疾病預防控制中心檔案信息化管理探討

趙程

摘 要：疾病預防控制中心加強檔案信息化建設，是社會發展的必然要求，是提升工作效率與提供優質服務的重要舉措，對疾病預防控制中心的社會服務職能發揮有著積極意義。本文主要對疾病預防控制中心檔案信息化管理進行闡述，分析檔案信息化管理的意義與問題，提出建設性的整改意見，希望對疾病預防控制中心的檔案管理水平提升起到參照作用。

關鍵詞：疾病預防控制中心;檔案;信息化管理

疾病預防控制中心作為承擔疾病預防與控制、檢測檢驗與評價、健康教育與促進、應用研究與指導、技術管理與服務等專業技術機構，在疾病防控和研究方面有著舉足輕重的地位。隨著疾病控制機構承擔的職能不斷細化，工作留存的檔案資料數量龐大，疾病預防控制中心的檔案管理工作需緊跟時代發展步伐，加強與現代信息技術的整合，結合疾控中心檔案特點，加速檔案信息化建設，以實現檔案管理作用價值的充分發揮。

一、疾控中心檔案信息化管理的重要意義

1.提高檔案管理效率

提高檔案管理效率是疾控中心檔案管理工作開展的重要目標，在檔案管理工作中，信息化管理模式憑借便捷、高效等優勢特征，逐步取代了傳統的人工檔案管理方式，加強檔案管理工作與信息技術的整合，可顯著提升檔案管理效率，滿足檔案管理的實際需求。

2.提高檔案安全性

從疾控中心的傳統檔案管理模式入手分析，檔案資源通常以紙質檔案管理模式為主，紙質檔案易受各種因素的影響出現損壞，因此安全性較差。在檔案信息化管理中，利用電子文件與信息數據逐步取代以往的紙質化檔案，并在數據庫中存儲，可有效避免外界環境因素的影響，安全性能逐步提升，更符合檔案管理要求，從而推動檔案管理工作的轉型升級。

3.提高檔案利用價值

實現檔案資源的整合優化與高效利用，是疾控中心檔案管理的重要目標。在傳統的檔案管理中，紙質檔案信息的查詢檢索等工作的難度較大，需耗費大量時間與精力，不利于檔案資源內在價值的深入挖掘。在檔案信息化管理模式下，可通過關鍵詞快速完成檔案資源的搜索與提取，更利于實現檔案資源的高效利用。

二、疾控中心檔案信息化管理中的問題

1.基礎設施建設不完善

在疾控中心檔案信息化管理工作中，為確保信息化管理成效，需加強對基礎設施的完善。但實際上，檔案信息化管理中的基礎設施建設不合理，究其原因與疾控中心對檔案信息化管理工作不重視有關。另外，在投入方面嚴重缺乏，忽視對信息化管理設備及設施的建設配置，導致檔案信息化管理工作展開缺乏基礎支持，不利于達到理想的信息化管理效果。

2.管理體系不健全

在大部分疾控中心的檔案信息化管理工作中，存在信息化管理體系不完善的問題，導致信息化管理工作形式化。檔案信息化管理制度不健全，相關的管理制度規范尚未制訂，導致檔案管理工作展開缺乏制度化保障，檔案管理主觀隨意，無法確保檔案管理工作的有序展開。檔案信息化管理中的信息化技術應用，普遍存在應用不合理或功能淺顯等問題。大部分檔案工作人員缺乏信息素養，無法熟練應用信息技術，導致檔案管理工作的信息化建設進程緩慢。

3.檔案信息安全問題

受網絡的開放性等特征影響，疾病預防控制中心檔案信息系統易受到網絡惡意攻擊，出現檔案信息被篡改或丟失等安全隱患。尤其是網絡病毒侵入，會造成網絡信息系統癱瘓，給疾病預防控制中心帶來不同程度的損失，因此加強安全隱患規避顯得尤為重要。

4.檔案管理員工素質水平參差不齊

檔案管理工作人員的職業素養與業務能力，直接影響疾控中心的檔案信息化管理成效。大部分檔案管理人員的綜合素質水平參差不齊，直接影響檔案信息化管理工作的開展。檔案管理人員的信息素養低，無法靈活應用信息技術進行檔案管理，直接影響檔案信息化建設的進程。大部分檔案管理人員的責任意識與工作主觀能動性薄弱，專業知識技能更新緩慢，不利于推動檔案管理質量的持續改進。

三、疾控中心檔案信息化管理的實現策略

1.加強基礎設施建設

在疾控中心檔案管理工作中，加強基礎設施建設，是實現檔案信息化管理的重要前提。疾控中心的領導應當加強對檔案管理工作的重視，轉變思想觀念，增大對檔案信息化管理方面的資金投入，根據檔案工作的特征與管理要求，合理構建信息化設備，夯實檔案信息化管理基礎。除引進硬件設施外，還需加強對軟件設施的配置，合理開發利用信息化管理系統，加速檔案信息化管理的轉型升級進程，切實滿足檔案管理需求。

檔案信息化建設進程中，需遵循“存量數字化，增量電子化”的發展戰略，豐富建設內容體系，涵蓋傳統載體的數字化建設與增量電子文件的管理等內容。建設內容的落實，還需完善的基礎設施作保障，信息化基礎設施體現在檔案信息管理系統、檔案數字化裝置、檔案信息化管理硬件設施等方面。比如，檔案智能庫房是實現檔案管理的基礎數字設備，涉及檔案溫濕度控制系統與檔案智能密集架等功能模塊。除此之外，還包括計算機網絡與數據庫、檔案管理系統等軟件系統。推動疾控中心檔案信息化建設，離不開軟硬件設施的配置，但基礎設施的配置不能一蹴而就，更不能照搬照用，需根據疾控中心的檔案工作實際情況，本著引進來與走出去的原則，引進先進的檔案管理經驗及設備，從整體上進行基礎設施建設的部署，以推動疾控中心檔案管理水平持續提升。

檔案資源建設是信息化建設的核心內容，但檔案信息資源建設的過程復雜煩瑣，通常從以下幾方面入手：一是強化傳統紙質檔案的數字化。傳統紙質載體檔案的作用價值不能忽視，但隨著信息化時代的深入推進，檔案數字化與紙質檔案共同存儲，或是單獨存儲電子檔案文件成為主流。疾控中心還需根據檔案工作實際情況，加速檔案數字化建設，掃描紙質檔案，技術處理形成的圖像文件，提高文件的可識別性。還可以利用光學字符識別軟件將圖像文件轉化為可檢索的文字，以提高檔案的檢索便利度。尤其是檔案全文檢索的實現，更利于挖掘檔案的利用價值;二是電子文件。在辦公自動化工作進程中，電子文件的重要性逐步突出，同時電子文件的數量與類型逐步增多，加強對電子文件的管理，成為檔案信息化建設的核心工作。疾控中心需根據實際情況，合理設計或購買檔案信息管理系統，通過對接各業務系統，實現電子文件的及時歸檔。

2.完善檔案信息化管理體系

要想實現疾控中心檔案信息化管理，還需加強完善信息化管理體系，為信息化建設提供保障。首先，根據實際情況，合理制訂疾控中心檔案信息化管理制度，明確管理標準與規范，使檔案管理工作開展有章可循。在制訂信息化管理制度時，需依據疾控中心的實際情況與檔案資源特征，確保檔案信息化管理制度更貼合檔案管理要求，以充分發揮檔案管理制度的作用價值，促使檔案管理工作順利展開。合理運用現代信息技術，為檔案信息化管理提供技術支持。完善檔案信息化管理系統，合理分類整理與安全存儲檔案信息，實現檔案管理水平不斷提升，以實現檔案資源的高效利用。

在檔案行業信息化建設與發展過程中，國家頒布了《中華人民共和國檔案法》等法律規定與建設標準。但各地疾控中心檔案管理工作存在明顯差異。在制訂疾控中心檔案信息化管理制度時，首先，應從參照檔案行業現行的法律法規與建設標準，合法開展檔案信息化建設，使檔案工作緊跟行業發展步伐。其次，根據疾控中心檔案管理工作需要，遵循現行的建設標準，適應疾控中心的長足發展需要，合理規范制訂檔案信息化建設制度。疾病預防控制中心應當加強對檔案數字化管理工作的重視，根據本地疾控中心的工作特征與實際情況，加強對可行性資料數據的管理，完善檔案數字化管理的規章、制度及績效考核機制，確保管理體系的可操作性、完整性及有效性，實現檔案數字化管理質量的持續改進。

3.加強安全管理

在疾控中心檔案信息化管理工作中，需加強對大數據等現代科技的整合，為檔案信息化管理工作的開展提供技術支持。檔案管理工作人員靈活利用現代信息技術收集、整理疾病信息，利用大數據技術分析數據信息，建立疾病信息數據庫，整合相關的疾病信息與防控知識，建立完善的檔案，進行安全存儲，切實提高信息化管理的效率與質量。完善疾控中心檔案信息化建設中的安全方案，規避檔案工作的安全隱患，以確保信息安全與實體安全。在檔案實體安全管理中，加強對檔案庫房的科學管理，規范落實檔案“八防”措施，在檔案管理各流程中，做到檔案真實完整，尤其是在檔案信息化建設進程或檔案利用中，應當加強對檔案的保護，以加速檔案數字化建設進程。在檔案信息安全管理中，應完善檔案信息安全管理制度，落實保密規定，檔案信息存儲計算機與公共信息網絡連接時，需經過安全保密審查。還要加強檔案信息網絡傳輸的管理，確保網絡與使用過程的信息安全，同時加強計算機系統管理，及時更新殺毒軟件版本。計算機外送修理時，需做好計算機修理情況登記與數據內容清空處理，做到數據復制與異地保存。磁性載體定期抽樣，機讀檢驗，發現問題及時處理。在電子檔案的信息技術管理中，可采取數據簽名技術、加密技術、身份認證和防火墻等技術。利用各種先進的技術管理措施，規避各種影響檔案信息安全的因素，以盡快實現網絡傳送與信息共享等目標。

本著真實性、共享性、保密性的原則，進行電子檔案的信息安全管理，切實維護檔案網絡安全。加強對電子檔案信息安全的管理，包括存儲環境、管理制度與技術管理等。在電子檔案信息安全管理中，一是明確電子檔案信息安全管理的責任，尤其是在電子檔案的制作中，提高工作人員的責任心，要求其明確自身的責任范圍，通過只讀模式調閱檔案信息，避免出現隨意篡改信息等不良情況。二是及時保存電子檔案信息，尤其是公文性電子檔案，在確立后需減少變動，需要調整的檔案應在部門審批后再進行改動，不斷提高電子檔案的信息安全指數。三是完善保管制度，電子檔案歸檔后，設置相應的保護程序，使電子檔案處于只讀狀態。定期檢查檔案信息的實效性與準確性，發現數據庫出現問題，需將信息拷貝后再進行全面修復，使電子檔案恢復如初。四是加強對電子檔案活動的管理，采取訪問用戶的身份驗證方式，避免非法訪問用戶的入侵。

4.提升檔案管理人員綜合素質

檔案管理工作有專業性強、涉及環節多等特征，尤其是處于信息化時代，需根據用戶的習慣不斷提高檔案利用的便捷性，這也對檔案管理人員的職業素養提出了更高要求。疾病預防控制中心的檔案工作人員普遍存在專業檔案管理人員少、檔案管理人員不被重視等問題，不利于檔案人員綜合素質的提升。

一是應當引進優秀的檔案管理人才，加強檔案管理隊伍建設，夯實檔案信息化建設的組織基礎。同時，建立競爭上崗與職務績效掛鉤機制，對責任意識不強與應付了事的人員施行降級或調崗等處理。唯有完善人才引進機制與加強制度管理，才能實現檔案管理工作質量不斷提升。

二是加強思想教育，提高人才的道德水平。加強對檔案管理人員正確價值觀的教育，提高其思想道德水平與職業道德素質，確保檔案信息的安全，提高其工作積極性，同時利用職業道德準則，避免其做出違反法律制度的違法行為。

三是加強業務能力培訓。對檔案管理人員加強培訓教育，使其掌握先進的理論與方法，了解國家政策法規，明確檔案數字化管理的基本流程，并能夠得心應手地管理各類別與各載體的檔案。還應要求其掌握行業發展的新要求、新技術和新方法，以適應不斷變化的需求。

四是加強思想轉變，培育創新精神。注重檔案管理人員的創新能力提升，拓展其知識面與眼界，多學習先進的檔案管理經驗，掌握先進的檔案管理方法，加速檔案管理工作的轉型升級。還要求其積極學習與掌握基本的信息技能，緊跟檔案信息化發展步伐，不斷提高自身的信息素養，熟練運用常用辦公軟件與檔案管理系統，以快速檢索到所需的檔案信息。通過掌握先進的信息技術，根據工作需要不斷拓展軟件與系統功能，以加速檔案的數字化建設進程。

四、總結

在現代科技的發展帶動下，我國檔案信息化管理水平不斷提升。利用數字化系統進行檔案數據的精準、便捷查閱，實現檔案管理質量持續改進，更利于提高疾控中心的社會服務水平。疾病防控中心檔案管理需向著信息化、網絡化與數字化的趨勢發展，加強常規檔案管理工作的改進，挖掘檔案資料的利用價值。在檔案信息安全、人才培養、管理體系完善等方面加強創新，充分發揮疾病檔案信息的優勢。

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（作者單位：德州市疾病預防控制中心）