簡論高校學籍檔案的信息化利用服務

陳文瑤

（內蒙古科技大學，內蒙古 包頭 014010）

高校檔案館作為學校檔案的永久保管和利用基地，其檔案資源建設是檔案館生存發展的先決條件。豐富的檔案資源既是檔案工作的物質基礎和前提條件，又是實現檔案工作“服務功能”的根本保證。《普通高等學校檔案管理辦法》中第二條和第三條明確規定：“高等學校檔案（以下簡稱高校檔案）是指高等學校從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”根據檔案管理辦法，學校檔案分為十二個大類，主要包括黨群工作類檔案、行政管理類檔案、教學類檔案、科學研究類檔案、基本建設類檔案、儀器設備類檔案、產品生產類檔案、出版類檔案、外事類檔案、財會類檔案、聲像載體類檔案和業務考績類檔案，實物類檔案為輔類。其中，高校學籍檔案是高校教學類檔案的核心部分，也是干部人事檔案的重要組成部分，它在近年來學歷認證、征兵入伍、出國留學、干部政審、人事檔案材料補充等工作中發揮著越來越重要的佐證作用。

隨著計算機技術在檔案管理領域的廣泛應用，國內部分高校已建立了檔案管理系統，尤其是學籍檔案部分。在目前的形勢下，高校學籍檔案管理服務工作就應適時轉變服務觀念，改進服務方式，在確保學籍檔案安全的情況下，依托檔案管理系統，適應時代的發展，從而實現檔案資源跨地域、跨層級、跨部門、跨系統共享利用。

1 高校學籍檔案工作重要性的認識

檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業。檔案工作是一項基礎性工作，也是維護黨和國家歷史真實面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業。經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。只有深刻認識檔案工作的重要地位和獨特作用，才能更堅定自覺做好檔案工作。

“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。”由此可見檔案工作在高校中的重要地位和作用，高校的檔案是高校辦學過程中形成的，它除了具有檔案的一般特色外，還具有高校的特點。高等學校是培養人才的地方，也是科學知識高度濃縮的地方，所形成的檔案具有社會和時代的代表性，他們在近年來學校教育評估、項目審計、博士點申報、學歷認證、干部政審、人事檔案材料補充等工作中發揮著各自的重要作用。所以提高高校全員檔案意識，就是指提高高校領導者、檔案形成者和檔案管理者對于檔案和檔案工作的性質、地位和作用的認識，并由此激發起來對優化檔案管理的自覺參與和支持的熱情，在一個學校中形成一種合力。

檔案館作為集中保管檔案的機構，是永久保管檔案的基地。檔案利用服務是檔案部門為滿足檔案利用需求向用戶提供檔案并為之服務的一項活動。高校學籍檔案是指被國家招生部門正式錄取、并按規定辦理注冊手續，取得學籍的學生在大學期間學習、生活和參加社會實踐等活動形成的對學校、社會和個人具有保存價值的歷史記錄。作為高等學校檔案工作的重要組成部分，學籍檔案主要包括新生錄取名冊、學生學籍卡片、中文成績單、畢業生名冊、學生學籍變更材料（升級、留級、休學、復學、轉學、退學、轉專業、專升本等）、學生獎勵材料、上級及本校有關學籍管理的規定、通知等文件材料，是館藏檔案中利用率最高的部分。以我校檔案館為例，2021年全年我館利用檔案人次786人次，其中學籍檔案利用人次為453人次，約占全年利用人次的57.6%，利用的目的主要集中在就業、升學、參軍、提干、出國留學、補充人事檔案等方面，檔案在這些方面發揮了不可替代的憑證作用。

2 高校學籍檔案利用服務現狀

高校的檔案管理體制和檔案服務利用方式相對于當前的信息技術、計算機技術、網絡技術的蓬勃發展來說，處于相對滯后的地位。雖然目前有些高校已根據本校實際情況建立起相應的檔案服務利用方式，但還是有部分學校由于對檔案管理的投資不足，缺乏比較完善的檔案管理體系，缺少信息化管理所需的技術設備。使得檔案服務利用還停留在半手工作業上。

目前高校的檔案館查詢學籍檔案的方式為到館查詢、自助查詢、在線預約、在線查詢、遠程辦理幾種方式。高校的學籍檔案內容均為個人信息，基于學籍檔案的特殊性和保密性，現大多數高校學籍檔案館查詢利用主要方式均采用本人或委托他人到館查詢。以我校檔案館為例，我校的學籍檔案查詢當前主要查詢方式是到館查詢，將復印件提供利用者，即將檔案復印件提供給利用者，同時在復印件上加蓋檔案館公章和此件由內蒙古科技大學檔案館提供印章。到館查詢要求本人或者委托人到館才能夠查詢利用檔案，但由于畢業生畢業后流動性大，及近幾年受新冠疫情的影響，有近一半以上的學生是委托他人代辦。這其中新生錄取名冊、中文成績單、答辯決議書、學籍卡片、畢業生名冊是學籍檔案中利用率最高的部分。在電話咨詢過程中，有些人無法到檔案館查詢亦因各種原因不便委托他人到檔案館代為辦理，這就勢必會造成檔案的利用者與檔案工作人員溝通交流障礙，不利于檔案管理服務，故有必要研究學籍檔案查詢利用服務問題。

3 高校學籍檔案的信息化利用服務發展

在這個信息技術被廣泛應用在各個領域的時代，高校教育的深化改革，數字化、信息化與服務利用網絡化，已成為高校檔案管理工作的發展趨勢。中辦國辦印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提出發展目標：“檔案信息化建設再上新臺階。檔案信息化發展保障機制進一步完善，檔案信息化建設進一步融入數字中國建設，新一代信息技術在檔案工作中的應用更為廣泛，信息化與檔案事業各項工作深度融合，檔案管理數字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現數字轉型”。

近年來隨著學校教育改革的深入和招生規模的不斷擴大，學校在管理、教學、科研、財務、聲像等方面產生的各種檔案數量不斷增加，尤其是學籍檔案增加更快，同時隨著學籍檔案憑證作用的凸顯，引入遠程利用服務新模式，有利于提高高校學籍檔案的利用率。因此，將學籍檔案紙質版轉換成信息化資源，建立學籍檔案數據庫，開展學籍檔案的信息化查詢可以有效地解決異地查詢的需求與到館查詢之間的矛盾，使利用者不受時間地域的限制，依托檔案信息管理平臺，根據自己需求獲取學籍檔案的復制件材料，實現檔案利用查詢服務，有效地提高學籍檔案的利用服務率。

3.1 開展學籍檔案的信息化利用服務的設想

在大數據的背景下，數據庫信息的不斷發展，電子文件數據信息量劇增，檔案信息的保存數量相應增多，檔案工作的對象由傳統的載體檔案為主變成傳統載體檔案與數字檔案并存；檔案工作的任務由檔案實體保管為主轉變為檔案實體保管與檔案信息開發并重。傳統的手工錄制、分類檢索、經驗查詢已經不能滿足當前的檔案利用需求，借助智能信息技術，加快檔案信息儲存，推進信息化建設，使數據規模和檔案存儲量相匹配，數據庫技術快速發展，將死板檔案變成靈活的信息，切實完善檔案信息，對龐大檔案信息進行處理的過程中，添加一些能夠體現個人特性以及專業水平的內容，確保檔案不再像過去一樣，過于模式化。在大量的檔案信息中能夠快、全、準、精地查找到所需信息，充分發揮檔案作用，對于當前檔案利用服務非常重要。

通過校內協同、校外兩個入口分別為在校學生和校友、用人單位等提供相應的智能化服務，針對不同的利用者設計不同的身份認證方式，如：在校生一卡通和密碼認證、身份證認證等。學籍檔案中的新生錄取名冊和畢業生名冊需要對原件進行遮蓋處理，掃描上傳至檔案信息管理平臺；中文成績單、學籍卡片、答辯決議書不需要進行遮蓋處理可直接掃描上傳至檔案信息管理平臺，利用者可以通過身份認證后查詢下載打印。

3.2 開展學籍檔案的信息化利用服務面臨的困難

根據我校現有情況，實現學籍檔案利用服務信息化還存在一定的困難。一是學籍檔案的數量龐大，短時期內無法完成全部學籍檔案的全文掃描工作；二是年代比較久遠的學籍檔案材料（新生錄取名冊和畢業生名冊）為手工填寫，字跡不夠清晰，填寫內容多用省略符號，新生錄取名冊和畢業生名冊又必須對原件進行遮蓋處理，要想實現文字的識別和篩選在技術上實現有一定困難。

3.3 開展學籍檔案的信息化利用服務的對策

要順利開展學籍檔案的信息化利用服務，檔案資源的數字化建設是基礎。為實現學籍檔案信息化利用服務，要深入調研，對目前高校學籍檔案管理信息化建設起步比較早的高校進行調研，實地考察其建設和使用情況，充分借鑒好的經驗，學習先進的管理理念；要將學籍檔案全文掃描，積極實現檔案存量數字化，為開展學籍檔案的利用服務信息化提供基礎數據支撐；要加強檔案工作人員信息化專業技能的培訓，傳統紙質檔案管理對檔案工作人員要求較低，而信息化利用服務不僅要求檔案工作人員具有專業技能，還要有較強的綜合素質。

3.4 開展學籍檔案的信息化利用服務的網絡安全

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出：“提升檔案數字資源安全管理能力。健全檔案網絡、檔案信息系統和檔案數字資源安全保密防護體系”。實現高校學籍檔案的信息化利用服務固然有諸多重要意義，但安全問題是不容忽視的，建立數據安全管理制度、開展安全教育培訓，更要采取相應的技術保障檔案信息平臺的安全性和穩定性。

4 結語

檔案的信息化建設是高校檔案管理發展的必然趨勢，高校學籍檔案的信息化利用服務是高校檔案信息化的重要組成部分，運用“互聯網+”、物聯網、云計算、大數據等新技術，持續強化檔案數字資源安全管理能力，不斷健全檔案安全防護體系，完善檔案信息化基礎設備建設，進而提高高校檔案管理水平。