人力資源管理對人事檔案管理工作要求分析

●賀宏青

人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，直接影響著人力資源的利用效率，但從目前來看，部分機關事業單位的人事檔案管理并未實現與時俱進，基于此，有必要對其展開更加深層次的探究。

一、人事檔案管理工作的重要性

（一）提升信息真實性

優化開展人事檔案管理工作，能夠有效提升各項信息的真實性，可以在進行人事檔案梳理工作時，幫助管理人員對現職工作人員過去所采用的工作方式以及工作內容展開更加全面和詳細的了解，單位的負責人可以在此基礎上對職工的綜合能力進行簡單的評價，并深層次挖掘其在后續工作中的潛力。根據人事檔案中的相關信息合理分析工作人員能力，能夠更加詳細地劃分具體工作，進而更加系統化地安排后續工作，提升工作的質量和效率，最大限度展現出其自身的能力，有效減少由于信息和數據缺乏所造成的限制工作人員才能的問題。此舉能夠進一步提高人事檔案管理成效，是提高人力資源管理效益的重要手段。

（二）提高資源利用率

除了提升信息真實性以外，良好的人事檔案管理工作，能夠進一步提升資源的利用率。近些年，我國現代化發展水平得到了極大程度的提升，而在這一時代背景下，人事檔案管理工作的開展將會深層次地同其他部門之間相結合，并構建起健全完善的信息資源共享機制，支撐各部門之間就相關信息進行交流，并有效突破以往在時間和空間方面的限制，提升信息傳達的有序性和科學性。

（三）合理預測需求

對于人力資源管理工作來說，強化開展對于人事檔案的管理和梳理工作，可以幫助機關單位更為準確地進行人力資源需求的識別，對當前機關中急需要和比較缺少的人才類型進行合理分析，在此基礎上對相應的人力資源需求計劃進行科學制定。這樣便能夠在強化分析人事檔案的過程中可以更為高效地得到其所需要的資料和信息，與此同時，這也是機關事業單位通過招聘不斷擴大影響力的重要途徑之一[1]。

二、人力資源管理對人事檔案管理工作的要求及實施路徑

（一）工作要求

1.健全完善人力資源體系。在當前社會飛速發展的時代背景下，人力資源管理工作的高質量開展要求人事檔案管理能夠在原有的基礎上對人力資源體系進行健全和完善，對于人力資源管理工作來說，其最主要的目的便在于培養更加多樣化、職業化以及專業化的人才。若想促使單位的工作人員能夠充分同當下社會經濟體制一體化的發展趨勢相適應，在進行人力資源管理的時候應當強化保障人才管理的力度，人事檔案管理需要能夠構建起職工的職業工作能力要求準則。基于此，人力資源管理人員不僅僅要有著極強的組織能力，還需要積極自覺地提高自身的業務管理和監督能力，這樣便可以強化機關事業單位的人力資源水平，為其未來的持續平穩發展創造良好的條件[2]。

2.增強人事檔案管理深度。在人事檔案管理方面，工作人員不僅僅要保障檔案信息本身的真實性以及完整性，與此同時還要注重對于信息的安全化管理，在當前現代化信息化水平迅速提升的背景下，信息安全對于行政機關發展有著極為深遠的影響。因此，工作人員需要加大對個人隱私信息的保護力度，以免出現他人肆意篡改和利用檔案的現象，進而對檔案本身的真實性以及精準性產生負面影響。基于此，相關工作人員需要在實踐過程中不斷強化其人事檔案管控的力度，更為系統化地開展對于管理人員的培訓工作，幫助其形成更加良好的服務態度以及崗位責任意識，以提升檔案信息管控的全面性和實效性，進一步提高檔案信息的安全、真實水平，高效支撐機關人力資源管理成效的提升[3]。

3.強化落實信息化建設。信息化技術的應用能夠有效提升人事檔案信息管理的實效性，在以往所開展的人事檔案管理工作中大多會采用紙質資料的形式，并用人工的形式在計算機中錄入相關信息和數據，但這種方法過于繁瑣，難以同當前高效率和高質量的要求相適應，所以為了能夠提升人力資源管理的實效性，應當加大力度開展信息化建設工作，這樣一來便能夠有效緩解檔案管理的工作壓力，并進一步提升人事檔案管理成效，對于機關單位整體的現代化發展有著重要意義[4]。

（二）實施路徑

1.加強人員培訓。（1）提升工作意識。為了進一步提高人事檔案管理工作的實效性，行政機關應當加大力度進行人力資源培訓，而工作意識作為后續各項工作開展的原動力，應當是人力資源培訓的重點內容，為人事檔案管理工作的高質量開展創造良好的條件。機關單位需要立足于管理層工作人員管理意識的提升，在原有的基礎上擴大其在人事管理工作中對于人力、物力以及財力等多種資源的投入。除此以外，行政事業單位還應當加強對于普通基層職工的宣傳工作，使其能夠對人事檔案本身的重要性有更加明確的認識和理解。具體可以采用組織檔案知識講座的方式，聘請國內外的專家向在職職工傳授檔案管理相關知識，或者可以利用信息技術進行短視頻的制作，以便于擴大其影響力，更好地促進全員歸檔意識的進一步提升。（2）提高人員素質。除了要提升工作人員意識以外，還要注重工作人員素質的提高，具體可以從以下幾方面內容著手。一方面，需要注重對于人才聘用的把控，盡可能在人事檔案管理人員的選拔方面進行較高標準的設置。其所選用的工作人員需要有著良好的政治素養，與此同時還要有著較強的職業素質，能夠嚴格遵守工作要求，并用積極和細致耐心的態度開展檔案管理工作。另一方面，單位應當加大力度落實對于人事檔案管理工作人員的專業培訓工作。專業能力是人力資源管理對于人事檔案管理工作人員最基本的要求。首先，單位需要對剛入職的工作人員進行入職培訓，讓其初步對人事檔案管理的內容、機制以及要點問題進行明確，再采用一幫一的形式，讓老職工帶新職工，這種形式可以幫助新職工在老職工針對性的指導下短時間范圍內快速上手，掌握人事檔案日常管理工作的各項重點和難點[5]。其次，機關單位需要綜合考慮各方面影響因素，結合實際情況展開重點培訓，工作人員在剛入職的時候盡管能夠對人事檔案管理工作產生初步的了解，但部分問題有著較高的專業性，對于這一類問題新入職的工作人員往往存在較強的不確定性，而對其的重點培訓可以幫助職工更加高效地解決業務實踐中所存在的各種具體問題，以便深化其對于檔案管理知識的認識和解讀。最后，單位需要與時俱進，對社會發展過程中所產生的新成果、新經驗以及新技術展開全方位的學習，并及時向人事檔案管理人員宣傳，具體可以組織進行安全性培訓以及信息化建設培訓等等。這種培訓活動的組織開展可以為工作人員的迅速成長提供助力，進一步提升人事檔案管理的實效性，最大限度促進人事檔案利用效率的優化提升[6]。

2.深化檔案管理。首先是立卷歸檔，檔案室需要針對各類文件材料展開收集整理分類工作，接下來便是錄入機讀目錄，完成檔案整理工作之后要對檔案進行裝訂，然后制作檢索工具，最后檔案會入庫并按照相應的類別進行上架。其次便是借閱管理，借閱管理主要涉及到兩種類型，分別為本單位人員和外單位人員，其在流程方面存在一定的差異性。最后，是對于資料的收集、交接、整理以及統計工作，立卷部門檔案員需要從單位所指定的檔案歸檔范圍出發，在日常開展工作的時候處理好相關文件材料的形成、收集以及保存工作，進而保障歸檔文件材料具有較強的完整性。檔案管理人員應當立足于文件材料的實際特點，按照要求進行案卷類目歸卷工作，并合理進行分類整理、編制檔號，在入庫之后便要進行檔案的統計和保管，為檔案的合理利用創造良好的條件，接下來則要展開文件匯編工作，針對檔案信息進行二次和三次加工。在深化檔案管理的過程中應當注重以下幾部分要點內容[7]。（1）收集信息。在收集信息的過程中，工作人員需要從相關規章制度出發針對資料檔案展開科學的篩選以及歸納工作，人事檔案信息相對較復雜，涉及到諸多的分類，所以人事檔案管理工作人員需要事先制定可行的實施計劃，盡可能更加全面和完整地進行信息數據收集，以免出現遺漏影響后續工作的高質量開展。（2）完善信息。人力資源管理工作在開展過程中有著較強的變化性，其所涉及到的資料數據也會呈現出實時動態變化的特點，所以管理人員在完成好資料收集工作之后要注重對其后續內容的及時更新和完善，以免資料出現滯后性，對后續的決策造成負面影響。（3）信息管理。人事檔案管理工作人員需要立足于時間段、項目類型以及工作種類等對檔案信息進行細化分類，以便于為機關管理層作出科學合理的決策提供參考。機關事業單位可以構建起相應的人事檔案分類系統，并通過對各種現代化信息技術的應用實現對于資料的優化整理，為信息管理成效的提高提供方便。

3.信息技術應用。（1）系統升級。近些年來，我國社會經濟發展水平得到了大幅度的提升，各種科學手段以及信息技術開始在各個領域和各個行業中得到廣泛應用，特別是在機關單位現代化的人事檔案管理工作當中。在實際開展人事檔案管理工作的時，靈活實現對計算機等各種信息化設備的應用能夠有效實現對于勞動強度的降低，進而促進工作效率的進一步提升。基于此，機關單位需要在原有的基礎上進一步增加系統升級的力度，基于大數據和互聯網技術，實現對于信息采集、分類以及分析的高效融合，構建起更為安全和全面的信息化平臺，支撐機關人事檔案管理智能化以及數據化水平的提升，為人事檔案管理工作成效的提高注入一股全新的活力[8]。（2）安全管理。互聯網是一把雙刃劍，其在提升人事檔案管理工作效率的同時還會對其信息安全造成一定的負面影響，所以為了強化人事檔案管理效果，應當加強對檔案信息安全的重視。行政機關需要建立起完整健全的管理法規以及應急機制，盡可能保障其具有較高的信息安全管理和對于問題的應對能力，保障各項制度執行的實效性。此外，機關單位還需要采用適當的手段提升信息安全人員的崗位責任意識，使其能夠更加積極主動地投入到安全防護工作中，用自身的專業知識的專業技能為信息化技術的應用提供良好的保障。

綜上所述，高質量的人事檔案管理工作能夠有效提升人力資源管理的質量，對于行政事業單位的持續平穩發展有著積極的促進作用。因此，相關工作人員應當加強對其的重視，進而為人力資源利用效率的提升創造良好的條件。