新形勢下建設工程檔案信息化管理研究

查偉杰

摘 要：建設單位文件量大，由此檔案管理工作是一項非常重要的內容。如今的工程數量增多，形勢變化較快，給檔案管理工作也帶來了許多阻礙。應進一步利用好信息化技術，順應信息化時代，確保檔案信息化管理的有效性，進一步對管理工作模式進行改革，通過多種途徑來確保信息化管理效率。

關鍵詞：建設工程;檔案管理;信息化

當前國家正在高速的發展，建筑工程的數量也越來越多，城市規劃建設以及修繕都離不開建設工程。工程數量增多給工程相關的檔案管理工作增加了一定的難度，為保證建設工程檔案管理的效率，應進一步對當前的檔案管理問題進行改革，以保證當然利用率提高，信息及時更新。面對這樣的新形勢，應進一步利用好信息化技術，保證檔案管理工作的效率。

一、建設工程檔案信息化管理的優越性

建設工程的信息較為雜亂，工程不同的階段都需要對信息進行規整，使其發揮著重要的作用。尤其在建設工程發生糾紛時，這些檔案信息的作用十分突出。建設工程的數量增多，有必要對工程的細節更加關注，以保證信息的規整化。信息化技術的應用會使得相應的檔案信息管理服務水平更高，收集與整合更加便捷，同時還能夠實現檔案信息的實時共享，發揮出了很好的服務價值等。

1.智能化管理模式的轉變

傳統的工程檔案保管是通過紙質的存放，同時由相應的工作人員進行管理。普通人員若想了解檔案信息，需按步驟照申請進行查閱，使得檔案信息的利用率較低。隨著建設工程數量的增多，這樣繁瑣的檔案查閱步驟會嚴重影響到該行業的發展[1]。然而信息化技術的應用使得檔案管理逐漸被的公開化、透明化，人員查看檔案信息步驟簡化，提高了檔案的利用率，促進該行業的發展。

2.提高檔案管理的時新性

檔案的信息化管理是通過相應工作人員對檔案進行科學的安排，以保證不同檔案能夠入庫，擁有編號。在查閱檔案的過程中，信息化技術能夠快速的找到相應的檔案信息，保證了檔案利用的效率。信息技術中的數據庫不但可以儲存大量的檔案信息，還能夠對建設工程中的每個要點信息進行分類規整，使得信息一目了然。同時還可有效避免相應的錯誤工作，比如資料的重復錄入等，這樣可使有效的資源得到最大化的利用[2]。

3.降低管理成本

傳統的建設工程檔案管理工作由許多專業工作人員完成，需要對信息進行收集、分類、整理、保存等，這一系列都由人工完成。但經過信息化管理后，工程信息可直接由信息技術進行處理，大大的降低了人工參與率[3]。同時還可有效的節約了紙張和空間，紙質檔案的保存還會出現丟失、腐蝕等情況，需要工作人員進行維護，而信息檔案的管理則無需這些后續的工作，這就從兩方面給工程企業節約了相應的管理成本。

二、新形勢下建設工程檔案信息化管理措施

1.注重檔案信息安全性

檔案的信息化管理確實比傳統的紙質檔案管理擁有很多優勢，但是信息檔案管理也有著其管理要點，比如信息的安全性問題。相應的工程信息都儲存在數據庫中，應進一步維護數據庫的信息安全才能夠使檔案管理工作有序進行。工程信息中有一部分信息非常重要，需要通過各種方式來保證系統的安全性，消除相應的安全隱患和漏洞[4]。基于建設工程信息管理的特點，應提出有效的預防控制措施，比如相關的信息技術人員和檔案管理人員可設置網絡訪問權限、信息審查等相應的步驟，保證整體數據庫的維護力度增強。信息系統內也應有自動化措施，可有效地保證重要的信息不泄露。隨著信息技術的不斷發展，對于建設工程檔案管理工作也應該利用新的技術確保信息安全性，不僅要提高數據庫自身的防控能力，還要通過各項技術的研發和創新，提供安全的專業化管理。

2.進一步加強對檔案信息化的保護

檔案管理不單是對信息的保存，更為了日后使信息發揮出參考和借鑒的作用，這就要求工程檔案資料的真實性。紙質檔案資料相比于當前的信息化資料能夠突出資料的原始性特征。一般情況下，紙質檔案若被修改，會直接留下相應的痕跡，便于對信息的全過程進行掌握，但信息化檔案的管理卻很難直觀的了解到信息篡改和修改的情況。如何保證工程信息的原始性，如何確保檔案資料不被惡意篡改，這就需要在當管理過程中設置只讀模式，這樣可有效地阻止其他人員對信息的修改[5]。信息化的檔案管理還應注重相應的外界環境，一些硬盤和系統等也會受到溫度、濕度的影響，出現管理漏洞。因此應及時對外界環境進行檢測，了解到電子檔案儲存的情況，應進一步預防相應的意外發生。

3.強化管理意識

隨著傳統紙質檔案的改革，信息化的檔案管理也應該轉變相應的管理意識。雖然信息化的管理方式非常的便捷，且有利于提高信息的利用率，但是工程檔案的信息較為繁雜，同時信息化的管理仍存在一定的缺點，因此相應的企業應進一步的強化管理意識，要求相應的工作人員認識到信息化管理的重要性，要求員工能夠全面負責的每一項工作，使檔案的管理工作不出現漏洞和錯誤。建設工程檔案中一些細節信息能夠影響到日后的信息作用發揮，因此細節問題是十分重要的。要想抓住信息化管理的細節，就應該先有良好的管理意識，通過大量的工作經驗積累，創新出新的管理模式和方法，提升整體的信息化管理水平。

4.創新和開發檔案管理軟件

一款適宜的檔案管理軟件是非常重要的，不單能夠節約相應的人力物力，還能夠提高檔案管理效率，同時確保檔案信息的安全性。但管理軟件研發和創新應該適應建設工程的信息管理特點，通用管理軟件完善，對于整體的管理工作來說是一個質的飛躍。相應的軟件功能不斷優化，不斷完善，這樣能夠進一步使軟件的配置優化，從而使信息管理更加便捷、高效、安全。現階段建設工程檔案信息化管理越來越普及，如何通過管理軟件的完善使得資源能夠進一步的挖掘和利用，如何能夠使信息的儲存量逐漸擴大，使信息的安全性更高，這些都是管理軟件需要進一步研究的問題[6]。除建設工程本身的信息特點之外，還應該對當前的外界環境進行了解。了解現有的經濟結構，如何完善軟件才能夠使信息在當前的大環境下發揮出更好的作用，這樣才是正確的開發軟件的思路。

三、總結

大數據環境進一步的要求建設工程的檔案管理實現信息化，但在傳統檔案管理向信息化管理轉變的過程中，仍會有一些挑戰和阻礙。應進一步利用好信息化管理的優勢，同時也要結合建設工程信息本身的特點，進一步的完善信息化管理，使得建設工程檔案信息發揮出更大的作用。

參考文獻：

[1]田超.淺談建筑工程檔案資料有效管理措施[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2021（01）：11-12.

[2]王周蘭.新形勢下工程檔案信息化管理分析[J].住宅與房地產，2021（09）：177-178.

[3]呂衛，李冰陽. 水利水電工程檔案信息化建設策略研究[J].四川水力發電，2021，40（02）：123-125.

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[5]袁媛.建設項目工程檔案信息化管理的思考[J].安裝，2021（10）：23-25.

[6]尹學新.建筑工程檔案信息化管理現狀及對策探究[J].城建檔案，2021（12）：21-22.