大數據背景下高校檔案管理模式的變革與發展

摘 要：隨著信息技術的發展及普及，我國迎來了大數據時代。在面對這種社會環境時，高校應積極應用大數據工具完善檔案管理模式，確保通過利用大數據工具有效提升高校管理工作的水平。由于高校內學生人數眾多，教職人員每年資質都會發生變化，因此，檔案管理涉及的信息數量較多，只利用原有的檔案管理模式是無法對內容復雜、數量龐大的信息進行處理，無法將其應用到教育教學工作中去的，以此不能為高校學生提供良好的教育教學環境，對高校整體的發展也造成了一些負面的影響，因此，大數據背景下的高校檔案管理模式變革工作是十分有必要的。

關鍵詞：大數據背景;高校;檔案管理;發展

中圖分類號：G647.24

在我國科學技術快速發展的背景下，大數據技術被廣泛應用到各個行業，有效提升了數據信息的處理效率，推動了社會經濟的進一步發展。隨著社會的進步與發展，檔案工作越來越受到社會的重視，高校檔案管理工作，作為檔案工作的一部分，也必須積極利用大數據技術，改變自己的管理模式，提升自己的管理水平和服務能力。在大數據不斷發展的當下，高校要通過對大數據技術的利用加強檔案管理工作的建設，通過大數據分析加強對檔案庫中相關信息的使用。在改革高校檔案管理模式時，相關人員要對其現狀進行深入的分析，認識到該工作中存在的問題，明確其變革及發展的方向，通過大數據技術完善檔案管理工作，確保其可以為高校內部其他工作的開展提供更加準確、可靠的數據。

一、高校檔案管理模式的現狀

（一）不能有效利用檔案資源

想要在大數據背景下研究高校檔案管理模式的變革與發展，管理人員就要分析高校檔案管理模式的應用現狀，只有通過對現狀的分析，明確其中的問題，才能在大數據技術支持下，確保檔案管理工作為高校建設所用。不能有效利用檔案資源是現階段高校檔案管理模式中存在的主要問題，在檔案管理中，領導及管理人員更加注重將與高校發展的相關信息進行收集、儲存，并非在收集后對其進行分析、應用，重收藏輕利用，導致信息資源得不到充分的開發和利用[1]，這是目前大多數高校普遍存在的一個問題。

另外，部分高校在實際工作中使用原始的方式進行資源管理，不少高校也僅僅是利用Excel表格或檔案管理軟件進行館藏檔案目錄的搜索和查找，還不能進一步地利用大數據技術對館藏數據所蘊含的內在信息進行提取，因此無法提升信息的利用效率。

（二）檔案資源的接收以被動為主

在檔案資源接收工作中存在著以接受為主的現象，管理人員應對該現象進行全面的分析，明確問題所在，提升后續的大數據使用效率[2]。高校檔案管理工作人員會根據各個工作部分上傳的信息內容將其錄入，并保存相關的數據，這種現象體現出在日常工作中管理人員并不會根據信息分析工作需求主動、積極地尋找相關資料，而是被動地接受各個部門匯總的信息，導致信息搜集工作具有被動性。

在大數據環境下，盡管部分高校領導也要求工作人員主動進行信息搜集，但是效果甚微[3]。還有部分原因是一些高校不夠重視檔案管理工作，沒有意識到檔案管理工作的重要性，經費投入少，人員配備嚴重不足，導致工作人員任務繁重，沒有更多的精力去主動地征集檔案資源。

（三）檔案資源的保管以實物為主

如今，信息技術已經充斥著管理人員的生活與工作，但是其并沒有充分地認識到信息技術在管理工作中的重要性，多數的資源保管工作仍舊以實體為主，例如紙質版文件、影像盤等，這在一定程度增加了檔案管理工作需要的空間，加大了人員開展工作的難度，使得數據分析工作也不能快速完成。而且對實物進行管理，會難以避免地出現破損、腐蝕、信息丟失等情況，對檔案管理的安全性存在著較大的威脅[4]。在部分高校具備檔案管理信息化意識后，沒有加大對該工作的資金投入，導致相關工作擱淺。

二、大數據背景下高校檔案管理模式的變革

（一）更新檔案管理的理念

在明確現階段高校檔案管理工作中出現的問題后，管理人員應根據現在存在的問題實施變革工作，使得變革工作更加符合高校建設對檔案管理工作的需求[5]。在管理模式改革工作中，領導及管理人員要注意更新檔案管理工作的理念，充分認識到在信息加持的基礎上高校建設可以少走彎路，正視該工作的作用與意義，加大對該工作的投入，保證不會在設備、系統方面為檔案管理模式改革帶來阻礙。

另外，高校應加強對檔案管理工作的宣傳，更新教師、學生的理念，提升其工作配合程度[6]。只有人人都認識到檔案管理工作的重要性，讓檔案管理工作緊跟信息化發展的步伐，利用先進的信息技術，樹立重視檔案、管好檔案、用好檔案的理念，才能夠真正地促進高校檔案管理模式的變革。

（二）加強電子管理軟件的技術研究和共享

在大數據背景下進行檔案管理模式改革工作中必須要加強對信息技術的應用，以此才能在高校建設中提升檔案管理所能發揮的作用。在實際建設的過程中，檔案管理人員要加強對大數據技術的應用，根據管理人員的匯總、錄入工作，建立信息化檔案庫，確保管理人員可以通過信息技術來處理數據，使用大數據技術明確散碎信息之間的聯系，進而提升檔案庫中信息的使用效率[7]。而想要高效率地使用大數據技術，高校管理人員就要在建設中積極引進計算機軟件，并對該軟件進行創新，使其更加符合自身檔案管理工作。另外，在信息化檔案庫建設的過程中，要保證其具備一定的共享性，確保學生、職工、管理人員均可以自主地在檔案庫中尋找自身所需的信息[8]。

（三）提升檔案資源管理的主動性

相對于以往檔案管理中管理人員被動地接受相關信息，在模式改革工作中，高校領導要不斷地提升檔案資源管理工作的主動性，減少被動對信息管理的現象出現。首先，相對于信息獲取而言，管理人員應根據數據庫建設的需求及數據分析的信息需求，主動地找相關部門完善相關信息，做到不僅僅是對信息進行儲存，更是對信息的管理[9]。其次，在模式變革過程中，相關人員不能只被動地接受相關信息，更要在信息錄入后，積極地對數據進行歸檔。而且信息歸檔要具備一定的標準，嚴格按照類別進行分類，確保在后續工作中可以使得這些信息發揮應有的價值，以此保證其可以為高校發展建設所用，確保高校可以通過檔案管理模式的變革逐漸提升自身檔案管理水平，讓檔案可以為教師、學生提供更多教學、科研、學習、生活上的幫助。

（四）提升檔案管理數據的應用效率

提升檔案管理的應用效率是變革工作的目的之一，因此，在變革中應積極提升信息的利用效率[10]。在完成數據信息搜集后，管理人員不能將信息只儲存不分析，其要積極地更新自身的管理理念，認識到在檔案管理中就是要加強對數據信息分析結果的應用，因此在完成數據搜集后，應積極地通過大數據技術對檔案庫中的信息進行細致的分析，對相關信息做上統一的標識，做成專題或特色館藏，通過數據檢索就可以輕松地查找到所有相關的資料，保證和提高信息的利用效率。

三、大數據背景下高校檔案管理模式的發展

（一）構建現代化檔案體制

在明確大數據背景下高校檔案管理的應用現狀及其變革后，管理人員應對高校的檔案管理模式的發展方向進行分析，保證在高校后續的發展中檔案管理工作可以為高校建設、高校發展所服務。在檔案管理模式發展中應積極地構建大檔案體制，確保可以在高校發展的過程中逐漸引進新的管理理念，使得檔案管理工作趨于規范化。

在明確檔案體制后，高校應通過廣播、宣傳欄、宣講會等方式加大對該內容的宣傳，確保高校內教育工作參與人員、學生等都明確知道檔案的重要性、檔案管理工作的重要性，達到人人重視檔案、人人關心檔案、人人支持檔案管理工作的目的，學校加大對檔案管理部門的資金投入，檔案管理部門加大對檔案管理信息化建設的謀劃和建設，教師和學生加大對檔案征集工作的支持，多給檔案部門提供完整、真實、系統的原始檔案。同時應根據檔案管理需求逐步完善管理體系，確保每個級別的管理人員可以根據自身權限進行信息管理及信息利用。

（二）拓展大數據資源

拓展大數據資源是檔案管理建設工作未來發展的趨勢之一，高校在相關工作建設中應緊跟時代發展的潮流，加強對大數據資源的利用。在加強對大數據資源利用工作時，相關人員要高度重視檔案管理工作的建設，館藏資源的收集，極力搜集與檔案管理建設有關的信息，對相關信息進行備份，并對儲存環境進行嚴格的控制，防止出現文件丟失或損壞的現象，確保電子檔案信息的完整與安全。管理人員還要根據自身管理工作的需求，不斷地擴大自身信息獲取的渠道，以此獲取到更多的信息。

加強專題檔案，特色檔案的收集與建設。例如，學校的扶貧工作也可以做成扶貧專題檔案。學校的優秀校友、教學成果、科研成果可以建成特色檔案。有條件的高校還應該建設自己的口述檔案數據庫，口述檔案可以更好地展示學校的歷史和發展歷程。

在建設檔案管理工作中，要加強對館藏存量的數字化建設，確保高校在建設過程中可以逐漸加大對信息化工具使用的投入，以此將信息化技術充分地融入管理工作中，實現歸納、分析工作的高效率、高質量開展。存量庫的數字化，不僅可以提高檔案管理工作的工作效率，還可以提高檔案查閱者利用者的用戶體驗感，對于進一步利用大數據對檔案進行分析，進行研編工作，也提供了便利。在信息搜集工作中，管理人員要應用信息技術將檔案管理工作與校園卡、學生管理平臺進行連接，以此做到快速地搜集學生學習、生活中產生的信息，減少檔案管理工作中支出的人力及物力，以此提升增量數據建設水平，保證數據的真實性。

（三）建設數據平臺

數據平臺的建設，對提高檔案的利用率有極大的幫助。高校在進行檔案管理建設時要注意與智能管理平臺相連接，確保能夠及時獲取學生及教師活動后產生的數據信息。而且高校要建立數據平臺，管理人員在對相關數據匯總、分析后上傳至相關平臺，例如，學生的成績單，可以上傳到平臺，學生只要輸入自己的相關信息如學號和身份證號等，就可以自助下載自己的成績單，這樣就極大地方便了畢業在各地的學生。對于其他可以公開的檔案，都可以在整理后上傳到平臺，這樣教師、學生、社會人士就可以通過平臺，遠程查看或下載自己需要的資料信息。教師與學生也可以通過自身權限獲取平臺中的知識，想要進行相關數據調查時可以通過數據提取完成調查，進而保證檔案管理工具可以在高校發展及學生教育工作中發揮其應有的作用，使得該工作的開展能夠為廣大教師、學生、校友等社會人士提供便利，推動高校的發展，提升高校的形象。

（四）貫穿用心的主動服務理念

在檔案管理建設中，管理人員應明確檔案管理工作是服務于教育教學工作、高校建設工作的，因此，要貫穿熱心、溫馨、用心的主動服務理念。在大數據技術的支持下，管理人員要定期利用檔案館網頁、微信公眾號、微博等推送介紹館藏檔案資源、檔案研編成果，例如學校歷史變革情況，名人校友事跡等;推廣檔案知識，介紹檔案法律規定等;開展線上檔案展覽等，讓更多的學生、教師、社會人士能夠通過檔案更多地來了解學校，了解學校的人、學校的事。要積極地進行增值服務，積極利用確保學生、教師及管理人員可以在檔案庫中通過信息查詢獲取某項事件的發展趨勢。另外，檔案管理人員要樹立主動服務的理念，主動拓展服務方式、服務內容、服務范圍等，讓檔案庫里的檔案活起來、用起來。

結語

在以往高校檔案管理工作中，部分管理人員及高校建設人員不能根據學生教育需求科學的利用相關資源，往往是信息出現后對信息進行收錄，并非在檔案管理工作中積極主動地進行信息收集工作，信息管理工作還是以實體工作為主。檔案管理水平較低。而在變革工作中，管理人員應積極更新檔案管理理念，完善管理體系，加強對電子管理軟件的應用。新形勢下，高校應積極健全現代化管理體制，拓展大數據資源，構建完善的數據平臺，樹立主動服務的服務理念，充分發揮人的主觀能能動性，將檔案管理與利用做到極致，進而在高校建設的過程中充分地發揮檔案管理工作的積極作用。

參考文獻：

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[9]韓冬.基于知識管理的高校學生工作能力形成機理及提升對策研究[D].吉林大學，2014.

[10]榮響逸.高職院校檔案管理問題與對策研究[D].河北大學，2018.

作者簡介：關利革（1984— ），女，漢族，河北內丘人，本科，館員，研究方向：檔案管理。