人事檔案管理存在的問題與對策

劉敏

摘 要：人事檔案管理工作和人民的生活密切相關，是人事管理制度的重要內容，是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤。是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用。在新時期，檔案管理還存在許多方面的問題，本文通過對當前人事檔案管理存在的問題進行分析，并簡要提出解決對策，確保人事檔案管理水平提高。

關鍵詞：人事檔案管理;問題;改進對策

引言

人事檔案管理作為人力資源管理中的重中之重，是對單位內部所有人員信息資料的收集匯總，對于優化人力資源配置，提高人力資源利用率都有著非常重要的作用和意義。不過，在現階段的人事檔案管理工作中，仍然存在著對檔案管理重視程度不夠、檔案管理法律法規不完善、人事檔案保管信息化建設程度較低、專業化檔案管理人才不足等幾個方面的問題，影響了人事檔案管理水平的進一步提高。

一、人事檔案管理的意義

隨著中國經濟社會的發展和時光的變遷，檔案的種類和成份都在不斷地提高和豐富，另一方面檔案也處于日漸損毀的過程之中。對正在不斷建立和擴大的人事檔案，可以通過做好收集存檔工作來緩解這一問題，而對欠缺規范管理的人事檔案，則可以通過做好對收集、整理、歸檔、保管、利用的規范管理來完善。

人事檔案資料記載了事業單位工作人員的三齡兩歷等情況。在對工作人員進行晉級、調崗、辭退等情況時都需要人事檔案的有關資料作依據。所以，必須做好人事檔案的管理工作，同時對管理模式加以完善，促使人事檔案管理工作規范、標準、專業、科學地發展。

二、當前人事檔案管理工作存在的問題

1.人事檔案管理制度不健全。法律法規和規章制度一直不完善且部分內容流于形式，不能適應新形勢的發展。單位的檔案管理規定，大多數是按照上級機關的管理規定和具體內容而制定，而在具體執行時沒有按照本單位的實際情況制定，致使管理體系出現了紊亂，也沒有統一的規范化管理機制。長期的不重視及其內部管理制度的不健全，使得檔案管理工作出現了相互錯位與脫節，而歸檔的保管和機構管理工作相互之間也不能建立相應的關系閉環，甚至有些內部管理制度落實不力，嚴重影響了人事檔案管理工作的整體發展，不能發揮檔案的重要作用。

2.人事檔案沒有接軌現代化。傳統檔案的電子化比例一直非常低，但由于新媒體信息技術的廣泛應用，各檔案管理機關都已開始大力推行檔案的信息化管理工作，因此新型信息技術在檔案管理工作上的運用也迫在眉睫。檔案管理的信息化建設也是新時代檔案管理工作的關鍵轉變節點，既要將新的歸檔技術進行原件信息管理和電子存儲結合的新方法，要把原來的紙質檔案制作為電子檔案，便于查閱。傳統的檔案管理方法大大降低了工作效率，也不利于和上級單位的信息化網絡銜接，嚴重制約著人事系統內整體管理工作的發展，檔案管理工作跟不上信息化發展的需要。

3.對檔案管理人才的建設缺乏重視。人力資源是事業單位各項管理工作發展的重要基石，而事業單位內歸檔保管與管理等各項工作也同樣需要高素質的人力資源人才。由于缺乏高素質檔案管理的專業人才，在沒有基礎知識的前提下，就完全不能掌握檔案保管的基礎知識和技術手段，因此系統化的管理工作也就成無稽之談。

三、提高事業單位人事檔案管理的對策

事業單位管理工作和一般企業管理工作有著根本的差異，主要體現在管理工作內涵和效能評價層面，但在經營管理上卻有著較多的共同之處。事業單位檔案保管工作的進一步提升與優化，就必須自上而下地革新管理工作思想，通過借鑒了現代化公司內部管理模式的一些理念，有機地滲透到檔案保管工作之中，從而形成現代化的檔案管理制度。

1.完善人事檔案管理制度。切實落實檔案管理的各種規章制度，是確保檔案管理工作高效進行的基石。建立檔案管理資料收集、鑒別、檢查核對、保管保護、查借閱、轉遞、檔案資料接受登記等制度。建立紀委監委、公務員、事業干部、事業專技干部、工勤人員、退休干部職工檔案查借閱臺賬，規范檔案日常管理。? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?2.合理利用現代化硬件設備增強檔案管理。檔案保存的優化也必須考慮具體的管理工作執行層面，透過運用現代化發展的信息管理設施和信息技術，以提升對檔案資料的收集、檢索與管理工作。以檔案的保存形式為例，由于紙質檔案是傳統手段，而數字檔案則是當前的主要技術手段，因此怎樣平衡好二者的關系，是檔案管理工作中必須處理的重大課題。所以，把數字檔案管理水平提高到戰略層次，與紙質檔案同等重要的水平，就有著重大意義。

3.加強對專業化檔案管理人員的培訓學習。要做到事業單位內控制度歸檔管理工作的高效優化，就不可忽略對檔案管理人才的培養、培訓。事業單位要加大對檔案保管專業人員的培訓，通過進行定期和不定期的訓練，來增強檔案管理工作人員的檔案保管技術能力和專業性，使之能熟練掌握并運用傳統和現代的二種檔案保管方法，以此促進檔案管理工作順利開展。

四、總結

由于社會主義人才隊伍的蓬勃發展，對事業單位人事檔案的管理也在進一步規范，對管理中出現的問題應及時加以解決，并采取了合理科學的對策進行處理。加強檔案管理法律法規的建設，建立檔案管理收集、鑒別、整理、歸檔、保管、利用規范化工作運行機制，，配套建設好檔案管理信息化的硬件基礎設施，建設一支高素質的專業檔案管理隊伍。按照制度化、規范化、專業化、標準化的要求推動人事檔案管理向更高方向發展。

參考文獻：

[1] 龐愛思.事業單位人事檔案管理存在的問題及對策探究[J].辦公室業務，2015，（ 23 ） .

[2] 李衛東.事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].辦公室業務，2017，（04）：153-156.