大數據背景下職業院校教師人事檔案電子系統構建研究

劉婷婷 楊正 焦月

摘要：以往進行人事檔案管理工作，依靠人事部門的人工操作形式進行，由于缺少對于數字化管理的足夠認識，因此整體的檔案管理工作效率較低，且效果并不理想，本文主要分析在大數據背景之下職業院校教師人事檔案電子系統的構建策略，目的在于進一步推動數字化的管理模式，在職業院校的人事檔案管理工作中的應用，更好的迎合大數據時代的發展趨勢，推動檔案管理工作的水平提升。

關鍵詞：大數據;人事檔案;電子系統

1引言

大數據背景之下構建的人事檔案電子系統，依賴于大數據技術實現各項數據的有效整合和處理，能夠實現分類存放的功能，便于在實際檔案管理過程中，通過各種數據信息提取和深度分析的方式，保證檔案管理工作的效果，充分展現數據本身的價值，圍繞大數據環境下的職業院校教師，人事檔案電子系統的構建，是推動人事檔案朝向數字化管理方向進發的重要舉措，進一步提高人事檔案管理工作本身的規范性和整體性，更能夠實現關于人事檔案信息數據的有效共享，體現人事檔案數據信息的價值效益。

2當前人事檔案數字化管理現狀

2.1人事檔案利用率低

受到部分人事檔案管理人員責任感以及參與度較低的影響，通常會對周邊其他檔案管理崗位員工的工作態度產生一定的負面影響，這很有可能成為人事檔案信息泄密的原因，并且在人事檔案管理實踐過程中，關于人事檔案信息的查閱，雖然屬于日常工作內容，但是在進行查閱之前，通常需要填寫相應的審批表格，涉及到相對較為繁瑣的流程，因此這種管理形式并為給人事檔案管理工作帶來任何服務上的便利。而人事檔案管理工作便利性的匱乏，必然會影響與人事檔案相關的各項工作之間銜接的順暢性，這對于職業院校內部管理工作的開展及其不利，并且職業院校的人事檔案管理工作，通常只服務于特定的對象，并未像企業單位內部建立的公共服務意識，這也是影響人事檔案資源數據利用率不足的直接原因。從目前情況來看，大多數職業院校的教師人事檔案管理工作仍舊采用人工輸入或者是紙質歸檔的作業方式，單純憑借個人經驗對人事檔案資料進行甄別，無法保證其中信息的真實性和完整性，雖然引入了部分的數字化管理平臺，但是在數據輸入方面的真實性難以形成有效的監管，另外一方面也無論是人員操作失誤或者是來自于網絡病毒的攻擊，都有可能引發數字化人事檔案信息的失真。

2.2管理模式陳舊

由于職業院校的教師人事檔案，庫房面積相對較大，如果依靠傳統的人工管理模式，只有通過招聘工作管理人員的方式才能夠確保工作效率，顯然無法規避傳統管理模式的弊端，同時還會導致人工成本支出的增加，并且傳統人事檔案的管理模式的主要功能是服務于檔案的查閱，難以展開教師人事檔案信息的分析以及預測評估，另外紙質歸檔和數字檔案結合的弊端也相對較為明顯，例如關于檔案材料真實性的判斷，完全依靠工作人員的經驗進行，顯然難以保證數字檔案轉化過程中的數據一致性，也會影響檔案信息本身的真實性。

2.3數字化建設重視程度不足

現階段關于人事檔案數字化管理已經涉及到相應的數字檔案規定的制作，但是受限于管理平臺軟硬件配置的限制，難以完全做到人事檔案數據真實性的有效查驗，特別要會影響人事檔案朝向數字化管理模式進發。從目前情況來看，職業院校的人事檔案數字化管理平臺的服務范圍局限于檔案管理部門內部，是今后的教師人事檔案管理工作必然面向更多不滿以及實際工作，涉及到人事檔案數據權限共享就必然需要滿足不同部門對于信息共享的需求，推動溝通效率的提升，因此圍繞數字化的人事檔案電子系統進行構建就顯得這個重要。

3基于大數據的人事檔案電子系統設計

大數據背景之下的職業院校教師人事檔案管理數字化轉變，涉及到數字符號等各種結構形式的數據形式，同時也包含傳統人事檔案的半結構式數據形式，基于大數據技術搭建相應的電子系統，能夠有效彌補傳統管理模式的不足之處，同時也能夠更好的實現關于人事檔案數字化管理的分析以及評估工作。

3.1系統硬件設計

檔案數字化管理系統選用Mysql數據庫，具有較高的便捷性，并運用Linux操作系統環境器，可兼容Firefox瀏覽器和Windows10瀏覽器，CPU應I5以上，硬盤500G，內存8G，可實現5臺PC服務器同時運作，每臺服務器包含兩個CPU，虛擬服務器4核。

3.2系統軟件設計

3.2.1管理權限模塊

基于大數據的教師人事檔案電子系統構建，首先需要針對人事檔案數據共享相應的權利和義務范疇進行明確，才能夠保證日常管理工作的規范進行，在明確范圍之后，也能夠圍繞相關數據的共享層級進行確定。針對職業院校內部的不同數字化人事檔案設備級別進行分析，包括了解不同的人事檔案操作權限，最終得到檔案可查閱等級具體情況。一般不允許越級查閱人事檔案行為的發生，只有在相關部門審批通過之后，才能夠提供教師人事檔案的查閱服務，目的在于避免出現內部教師人事檔案信息泄露行為，同時也能夠從源頭禁止教師人事檔案相關信息被訪問或者是拷貝情況的出現。借助大數據技術的支持，通過局域網連接的方式為教師人事檔案信息的共享提供可靠的安全保障，同時還需要關注內部教師人事檔案信息的保密性，不可將內部信息和公共網絡進行連接。

3.2.2檔案分類模塊

在基于大數據的人事檔案數字化管理過程中，通過大數據的先進手段，完善人事檔案的查閱方式，對檔案進行精準分類。大數據技術的引入，需要配備專職人事檔案管理人員。創新后的管理模式，人事檔案管理人員的工作職責具體包括：定期更新管理平臺相關軟件、協助數字化查閱保密協議的簽訂、保證人事檔案數字化存儲的安全性。

4結語

本文主要分析基于大數據的職業院校教師，人事檔案電子系統的構建策略，首先分析當前教師人事檔案管理模式的不足之處，隨后結合大數據信息互聯網以及云計算等先進技術共同搭建人事檔案電子系統結構，以此改正傳統管理模式的不足之處，實現數字化管理效果，另外一方面也為人事檔案信息的安全性和真實性提供了保障。

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