信息化背景下財務內部控制影響及其應對措施

黎觀遙

摘 要：內部控制近年來已經受到了許多企業的關注，在企業的運行發展中管理的地位不斷提升，逐漸成為經濟發展的根基。信息化的到來讓數據來源渠道擴寬，數據量激增，并要求快速高效的處理，同時對內部控制的制度、體系都產生了一定的影響。在本文從信息化對財務實施內部控制的影響出發，闡述信息化下財務內部控制所存在的問題，并給出相應的解決措施。

關鍵詞：信息化;內部控制;財務管理;應對措施

內部控制是企業經營運行的重要核心之一，負責監督各種計劃的執行以及落實，及時的掌握各項投融資、資金日常活動等經營相關的事項。信息技術的加入使得內部控制在組織架構、管理決策、經營風險方面都有著新的影響，如何應對信息化背景下內部控制存在的制度不健全、風險管理不到位等情況是亟待解決的問題。

一、信息化背景對財務內部控制的影響

（一）對企業組織機構的影響分析

高效的財務信息系統對不同部門之間的溝通和協作起到了較大的促進作用，因為在信息化的背景下，溝通和交流更加的迅速和及時，使得溝通變得低成本，緩解了過去信息孤立的現象。當財務人員與業務人員的聯系更加密切時，財務人員更能深入體會到業務的運作過程，對內部控制的建設完善更加有利。財務信息化促進了崗位與崗位之間的責任區分和職責細化，信息在逐層傳遞時會不斷遞減，反過來作用內部組織架構不斷優化，提升內部控制的執行力度。與此同時，財務信息化平臺可以讓制度和指令快速分發到員工手中，讓員工可以時刻查閱相關的制度準則，減少操作流程中所犯的錯誤，并準確收集業務運行中的數據，編制財務報表及提供信息領導決策。

（二）對高層管理者的影響分析

在實施財務信息化后，高層管理者能夠時刻掌握所需要的數據，能夠逐漸改善管理層的結構和管理效果。在獲取企業真實的運營情況，部門之間的發展需求，可以以此來評估戰略目標是否切實際和能夠得到執行。因為數據傳遞的高效性，已經從原來較為冗長的組織結構逐漸變成扁平化的結構，一個高層領導者所輻射的面更廣，面對的一線員工更多，能夠得到真實的一手數據，信息傳遞的速度更快，對企業經營成果大有提升。所以在信息化背景下戰略目標的編制依附于企業的實際情況，以企業外部環境變化為調整依據，以企業內部運行的問題為更正要點，逐漸梳理出適合于企業的管理層和戰略目標。

（三）對經營風險的影響分析

企業的經營風險來自于多個方面，從宏觀的角度來看，企業戰略的可執行程度較低，不能很好的落地執行，一些風險防控的措施不足導致項目存在停滯的風險。從微觀的角度來看，在執行過程中的操作風險也可以通過內部控制的方式有效控制起來。通過信息化的手段，財務的系統風險和非系統風險可以得到控制。非系統風險可以通過信息化平臺減少意外或人為的錯誤，只要有修改、篡改或竊取的現象，系統可以得到反饋，加強信息安全管理的功能。系統風險通過信息化平臺的升級、完善、整合進行分散。但同時也存在一些不利影響，一旦系統不夠穩定或軟硬件的要求過高需要升級，系統可能存在崩潰的風險，影響工作的正常開展。財務人員和其他參與系統的部門成員層級和管理權限也需要得到區分，樹立道德風險意識，禁止未經授權的賬戶或行為，減少財務風險。

二、信息化背景下內部控制的建立原則及優勢分析

企業內部控制的機制和效果是保障企業健康長遠發展的重要舉措，所以企業的每一項內控措施都需要從長遠發展的目光去看待，彌補每個發展階段的不足之處，讓企業經營的各個環節都獲取良好的成果。在加入信息化技術后，對于內部控制的要求相較之前不能放松，因為新的環境、新的技術和新的業務流程自然會帶來新的風險，企業需要繼續保持高標準嚴要求，把握信息化背景內部控制的走向和方案，及時的調整信息技術參與后所帶來的一系列變動，調整新環境和新技術下內控機制、活動，并且監督其真正的落實。內控制度的建立與修改不僅根據企業自身的情況，還需要結合國家相關政策與法規，用較為嚴格的態度要求相關的業務活動與員工，必要時與績效體系相掛鉤，輔以獎懲措施來督促內控的建立、實施與完善。信息化背景下的內部控制主要有以下幾個優勢。

（一）信息的產出與獲取更加高效便捷

在沒有大數據背景下的會計產出、傳遞、獲取是有明顯的滯后性與延遲性，繁瑣的日常財務工作中，財務人員花費較多的時間在審核、校對、錄入等環節，多個環節與部門互相之間協調的成本較大，不能利用潛在的信息資源。在大數據背景下，信息、資源的流轉突破了距離的限制，通過信息化平臺高效的共享、整合、處理數據信息，產出質量較高的會計信息。大數據背景下，不僅企業內部員工和管理層可以快取、便捷、有針對性的獲取有需要的信息，外部的投資者也可以對企業的各項能力獲取分類信息，從而做出最佳決策，也從側面監督了企業的經濟活動，讓企業變得更加透明。

（二）有效降低財務風險，提高內控水平

信息化下的財務管理使得大量的數據被處理分析，所有的數據信息都經過這個平臺流轉，各方可以輕易的篩選出所需要的資金、業務、人事、財務數據信息，對潛在的數據信息做好價值挖掘，不斷的為管理和戰略決策提供信息支持。信息技術例如區塊鏈技術可以用數字存儲、數字簽名、加密處理、身份認證等多重方式對數據傳導過程中的各環節進行處理，產生了前所未有的影響，讓內控活動從根本上預防了風險。內控數據價值在于讓企業意識到在運營層面中的風險，及時的制定出風險防范措施，建立基于數據信息化的風險管理與防控體系，了解和發現運行中的各種問題與不足之處，充分的發揮信息技術在內控中的作用。

（三）節約內控成本，增強內控效率

企業內控信息化不僅讓內控的資料和管理環境做出了大量的改變，也造就了企業內部控制的新內容和新形式。在信息化的背景下，業務內容和組織架構發生了轉變，讓原來繁瑣冗長的架構變成趨于扁平化的形式，審批流程等手續的減少也帶來內部控制層級和數量的減少，節約了成本并增強了效率。內部共享平臺的出現也讓員工為內控的完善出謀劃策，互相進行資源的借鑒與分享，在來回交流與探討的過程中讓內控體系變得更加科學化，爭取更好的經濟效益和發展前景。

三、信息化背景下財務內部控制存在的問題

（一）內部控制制度尚未完全建立

企業在內部控制方面的管理不到位，比如風險出現時沒有及時發現，投資時超預算沒有預警方案，很大程度上是內部控制的認識不夠深刻和全面，缺乏相關的機制。內部控制的目的在于把握當前財務管理規范性、及時性、統一性等方面的基本內容，其運行的有效性歸根結底在于內控制度是否科學有效，形成體系。一套科學合理的內控體系可以有效針對企業的資產和財務管理結果進行保護和糾正，有效的落實計劃，讓企業在獲得經濟成果的同時發揮社會效益。而缺乏內控制度的內控行為則是加劇了風險的多元化，讓管理層互相推卸責任，財務數據不準確不統一，最終喪失市場地位，失去競爭優勢。

（二）風險管理機制不到位

內部控制的第一步需要識別和評估風險，所以風險的把握是內部控制成效的關鍵點之一。在信息化的背景下，各個部門以及員工之間的信息傳遞效率很高，溝通更加方便和密切，也使得雙方之間的業務和工作處理更加通暢。但由于信息化的開放性和包容性較高，同時也帶來多重風險，比如系統自身的風險，出現故障甚至癱瘓的可能，讓操作人員無法工作;道德風險，篡改或惡意修改代碼，讓數據收集不準確，使用者無法得到真實的數據呈現;運行風險，在運行內部控制時沒有結合發展的需求和規劃，使得內部控制偏離了初衷，實施內部控制的人員崗位也沒有做到不相容分離等強制性要求，讓內部控制處于一個失控的狀態。在缺乏風險防控預案的時候，一旦出現上述風險，不能很好的轉移、轉化、控制風險，那么難以獲取較好的風險管理環境。

（三）信息安全環境受到威脅

在原始的內控模式下，所有的記賬憑證都會用手工處理的方式作為原始憑證，使用電子化后的憑證讓便捷性都有所提升，內控信息化為處理時效、信息的使用率等方面做出了較大的貢獻，但同時也存在著信息安全方面的風險和漏洞，優勢和風險共存。在全球信息安全調查中顯示，大多數的企業發生過許多信息安全問題，或者目前的安全問題不符合企業的預期，員工不了解預警系統、防火墻平臺，在未來的幾年里還會遇到相似的問題。現代的網絡是一個包容性和開放性非常強的環境，在這種情況下如果要流通信息，那么就存在著被改寫、泄露等諸多風險，對信息本身的可靠和穩定性有所威脅，也會對管理造成較大的障礙。

（四）財務人員的素質有待提升

內部控制的質量大多是與財務相掛鉤的，所以內部控制的質量在很大程度上與員工的自身素質和工作質量相關聯，對素質的重視就是對內控質量最大的把握。在企業中，員工的素質都略有偏差，有高有低，有些在職業道德素養方面突出，有些在職業技能方面占有優勢，如果沒有一個標準來衡量內控人員的專業素質，那么職業上的不成熟會影響整個企業的運行效果和效率，比如信息化系統不會使用和操作，招聘人員時忽略道德素養，職業晉升時不考核業績內容，導致整個員工層次的專業技能參差不齊，無法形成良性的團隊氛圍。

（五）內部控制在建立過程中缺乏相應的約束機制

內部控制的理論體系建設早已深入人心，但實施后的監督以及績效體系尚不健全，比如會計人員的權限和職責劃分不清晰，對維護和使用會計信息系統的責任定義不清，那么信息化下的內控系統就難以得到保障。一般來說，企業的監督體系不光包括內部的監督，也包括外部的社會公眾監督、政府監督，尤其是對具有國有資本背景的企業或行政事業單位。從外部環境看，內部控制沒有相應的法律法規進行約束，內部控制活動安排的不合理、不科學的現象屢見不鮮，外部監督也常常執法不嚴或違法不究，即使有侵犯內控的行為產生，也沒有合法的途徑來維護自身權益，打擊了企業在信息化內控建設方面的信心。從內部環境看，企業內控的監督意識薄弱，管理職責沒有明確的認知或內在的動機，監督人員和管理人員之間沒有設立相應的約束與制衡機制，那么內控的行為難以得到約束。

四、信息化背景下財務內部控制解決措施

（一）完善信息化下的內部控制制度

內部控制的制度需要根據時代發展、信息技術的變革來調整和完善相應的標準，不僅局限于工作內容細化、工作質量要求提升、可操作性增強，人員的素質也需要相應的提升。盡管在過去的幾十年里內部控制已經逐漸的完善和應用到企業的管理中去，信息化的加入，讓企業重新核查內部控制中存在的問題，對新出現的情況和應用場景調整內部控制的標準和制度，使得更加貼近于實際，變得有針對性。在有條件的情況下開發相關的內部控制軟件，財務人員的工作方式和水平獲得極大的提升，也讓審計人員的工作量有所減輕，配合理論以及實戰演練讓內部控制的人才隊伍更加的專業。

（二）建立風險管理體系，合理控制和把握風險

在信息化應用的背景下，如何分散和承擔風險是企業需要根據實際的工作流程和特點去進行制定和管理的。首先需要為員工的工作環境提供一個較好的文化環境，除了懲罰措施以外，也要建立股權激勵、獎金激勵等手段鼓勵員工參與內部控制，預防道德風險、操作風險，加強對員工的思想教育工作，從根本上意識到內控的重要性，減少發生失誤的風險。其次，信息化的內控應從整體范圍上防范風險，在制定相關的風險管理制度時要確定基本原則，除開原有的審慎合理等原則，需要增加人機結合、流程固化等新的內容，匹配人員的崗位和管理制度，引導企業良性的發展，逐步適應新的變化及環境。管理者可以根據企業現有的狀態來決定是否要深入業務前端，在業務進行的過程中就告警預知風險，以便在項目結束時積攢經驗，從根源上保證內控的安全。

（三）創造信息安全管理環境

內部控制信息化需要依賴于完善的信息技術和網絡技術，因此網絡安全和技術的可靠性決定著內控的穩定性和可靠性。對于系統風險部分，可以加強軟硬件本身的質量，全員的風險管控意識，對設備進行周期性的維護和監測，提升信息化平臺的性能和使用效率。在成本或者信息技術達到條件的時候，注重網絡安全，在操作平臺上增添防御系統和監控系統，對一切可能侵犯系統的漏洞和風險予以主動的防護，以免在受到入侵后造成系統癱瘓和崩潰，同時加強與從事信息技術人員的配合，在創造安全可靠的信息安全環境同時，也鼓勵財務人員吸收掌握這方面的知識，更好的應對系統中出現的臨時故障。

（四）端正內控人員態度，提升綜合素質

首先，領導層面要加強對員工素質的重視程度，明確每個崗位所需要負責的事情，即崗位職責，對現有的職業責任和職業道德有很清晰的認識，知曉應當履行的義務。其次，對員工進行定期的培訓和教育，比如新出的法律法規、會計準則、最新的政策、新技術應用等，讓員工不斷保持一個積極進取的態度，努力學習接受新的事物。最后，作為內控人員，需要端正自身的態度，用行為準則約束自己，盡自己最大的能力去保障現有企業的發展和運行，預防較大的風險發生，盡可能杜絕一切威脅到企業生命力、舞弊的事項，彌補由于風險防范意識不足、制度不足等帶來的損失，承擔一定的責任，構建自身綜合能力體系。對于企業而言，選擇和培養高素質的人群，會更加在意和重視企業長遠的發展前景，不會因為企業獲取短暫的利益而做出不合規、高風險、甚至是舞弊的行為，也不會因為個人的利益沖突做出違反內控制度的行為。

（五）建立健全內部控制監督體系

內部控制本身屬于控制監督活動的一種，但如果這種監督和控制活動本身就是失效或者不完善的，那么漏網之魚就會產生。從微觀層面看，要對內控做好后的評價措施，將內部控制運行后的結果進行統計與分析，鑒別是系統問題、流程問題或者是信息技術問題，及時的進行流程穿越和改進，最好可以運用清晰的圖例和表格進行直觀的展示，而不僅是文字制度的編寫，構建和奠定內控制度殷實的基礎。從宏觀角度來說，政府或行業的監督機構可以頒布一些行業條例或法律法規去規范信息化內部控制體系的建立，做到從政策幫扶、信息安全、技術指導等多角度做到良性的支持，促進信息化平臺建設的步伐。宏觀和微觀、內部和外部方法兼施讓內控的監督體系具有可操作性、持續性、前瞻性，從根本上降低內控監督的風險，落實會計人員的權限和職責，保障和維護信息化內控體系。

五、結語

在激勵的市場競爭環境下，信息化產生必然對內部控制產生一定影響，兩者的融合對企業的發展轉型、保持市場中的競爭力和地位至關重要。企業需要跟上信息化時代的步伐，借鑒信息技術的優勢，深入挖掘內部風險管控需求，實現數據資源共享，加強對內控管理的關注度，構建健全完善的內控制度和體系，強有力的支撐內部管理，讓其在發展路徑中更加高速高效。

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