大數據背景下企業檔案管理信息化建設路徑分析

鐘小梅

（中交第四航務工程局有限公司，廣東 廣州 510290）

在大數據時代，為了使得企業檔案管理工作獲得良好的發展成果，需要強化對各類信息技術的有效運用，充分認識企業檔案管理的重要性，充分利用大數據技術的優勢和價值，提升檔案管理工作的成果，促使企業檔案管理的信息化建設邁上新臺階，確保各類信息的保密性，推動企業檔案管理工作的進一步發展。

一、企業檔案信息資源中大數據的特點

1.種類繁多，結構復雜

在大數據技術全面發展的社會背景下，企業檔案管理變得越來越復雜多樣，這也是信息爆炸時代的必然發展趨勢。現階段，我國的企業檔案管理工作涉及的范圍十分廣泛，包括企業的生產經營活動、發展歷程和人員架構等；同時，企業檔案的載體結構也變得越來越復雜多樣，包含電子、音頻以及視頻等。不同領域的檔案管理工作具有一定的差異性，面對各自行業的特征以及不同的檔案管理規章制度，促使企業檔案管理信息化建設工作必須依據行業特性而制訂適合本企業特點的管理制度。

2.數量龐大，增長迅速

數據的高速增長是現階段企業檔案管理工作面臨的重大難題之一，也是時代發展必須經歷的過程。企業經營模式出現了轉變，向著更加信息化的趨勢發展，隨之而來的就是需要加強對企業檔案的數據管理，由此給檔案的數據整合以及數據管理工作帶來了全新的挑戰。檔案管理工作人員在進行信息處理的過程中，工作量以及工作強度也會隨之而逐漸增長。

3.處理便捷，效率倍增

在互聯網技術以及大數據技術快速進步的社會背景下，企業檔案管理工作變得越來越復雜多樣，但是將大數據技術科學合理地使用在其中，這些問題都能夠得到合理的解決。在大數據的有效整合以及處理之下，檔案結構能夠變得更加科學、有序，相關的檔案管理工作人員只需要按照自身的檔案需求進行檢索即可，這樣能夠快速獲得想要獲取的檔案資料，使得信息處理速度被全面增強，大幅提高了企業檔案管理工作的效率及質量。

二、企業檔案管理信息化存在的主要問題

1.檔案管理信息化建設規劃亟待完善

我國企業檔案管理工作在信息化建設的推進速度上相對來說較為滯后。受到資金投入以及各種外界因素的影響，很多企業都沒有制定出科學合理的檔案信息化建設規劃，即便做出了相應的建設規劃，也只是對一些模板照搬照抄，最終確定的信息化建設規劃與企業實際情況嚴重脫節。同時，在落實規劃的過程中，檔案管理的信息化建設標準不一，建設進度受到很大影響。

2.資源建設和共享程度亟待提高

很多企業在檔案管理信息化建設過程中，會投入大量的資金和人力、基礎設備，比如建立暢通無阻的局域網、購置全新的計算機軟件等，但是其整體的檔案管理信息化推進速度卻和這些軟硬件不夠匹配，表現出檔案目錄不夠完善、數據不夠精準以及檔案全文數據庫數量不足等現象。同時，這些企業的信息化建設和信息資源共享出現了非常嚴重的脫節狀況，沒有建立較為完善和統一的檔案管理系統，無法確保信息能夠實現共享和傳遞，導致檔案管理信息化建設一直發揮不出其真正的價值和作用。

3.真實性和安全性難以得到保障

（1）在企業檔案管理信息化建設的過程中，個別管理人員重視程度不足，相關操作不夠規范，各類電子檔案的整合以及處理方式不夠科學合理。在進行數據整合以及數據處理的過程中，個別數據信息可能會摻雜管理工作人員的主觀意識，甚至在整個過程中會被競爭企業所篡改，導致出現檔案傳播的誤差現象。

（2）檔案管理的安全問題。企業檔案信息化管理工作主要是將各類數據信息存儲在硬盤和企業計算機系統內，但是，這些載體都具有其生命周期，很容易在黑客的網絡攻擊之下，或者受其他因素的影響出現數據丟失的問題，加上各類計算機病毒肆虐，信息管理系統若是建設得不夠完善，存在漏洞，將導致信息在傳播和共享的過程中被不法之人所盜取，給檔案管理工作造成非常大的安全隱患[1]。

4.對檔案管理工作不夠重視

長期以來，很多企業在開展各類業務經濟活動過程中，往往忽略了檔案管理工作，在企業內部未對檔案管理給予應有的關注和重視，一些檔案管理工作人員覺得這一工作可有可無，與企業的生產經營業務活動沒有直接的關聯，因此在常規工作中態度和行為都比較散漫，未認真對待這一工作。除此之外，部分企業的領導層以及核心管理人員也不關注檔案管理工作，甚至在個別企業中，都沒有設置檔案管理部門和專職崗位，只有一些兼職的管理人員定期對檔案進行管理。這些工作人員在常規化的檔案管理工作中，工作經驗嚴重不足，無法取得良好的檔案管理成效，更無從談起實現企業檔案管理信息化。由此可見，從企業高層領導一直到檔案管理的基層一線員工，對檔案管理工作不夠關注和重視，是導致企業檔案管理始終無法實現信息化、無法提升管理水平的重要因素之一。

5.檔案管理技術和基礎硬件設施較差

在大數據時代，企業在進行檔案管理相關工作時，與電子信息化技術無法分割，而想要實現檔案管理的信息化，就需要使用以電子信息化技術為核心的軟硬件設施。完善的軟硬件設施是企業檔案管理工作實現信息化建設的基礎條件和重要保障。但是，就現階段企業檔案管理信息化技術應用現狀來看，還存在顯著的缺陷和不足，主要表現在硬件和軟件設施較為滯后、更新速度慢、操作方式復雜等，無法適應信息化的發展趨勢。沒有完善的軟硬件設施和科學合理的信息化技術作為支撐，在信息爆炸的背景下，數據信息雜亂無章，檔案管理工作從儲存到管理和使用都將受到不利影響。

三、大數據時代背景下加強企業檔案管理信息化建設的策略

1.樹立科學的信息化管理理念

企業檔案管理工作部門需要對檔案管理工作建立正確的認知，牢牢掌握大數據時代的特點，構建先進的檔案管理工作理念，認清傳統企業檔案工作中所存在的弊端，并使用科學合理的辦法對管理工作進行改革和創新。相關的企業檔案管理人員需要運用大數據技術等手段提升檔案管理工作的價值，因此在實際的檔案管理工作過程中，需要充分應用各種信息技術，如互聯網、大數據以及云計算等，需要積極主動地學習大數據技術，了解大數據技術的真正內涵，全方位地優化信息技術的應用水平，在這樣的基礎上才能夠真正提高企業檔案管理信息化建設的質量和水平。

2.加強基礎設施建設

為了進一步強化企業檔案管理工作的信息化建設水平，首先需要讓傳統管理模式向數字化的方向進行轉型。在整個過程中，會涉及非常多的工作內容，如傳統企業經營材料的傳遞、收集以及處理工作等，需要強大的硬件和軟件作為支撐，創建出更加完善的企業檔案管理工作網絡環境。同時要強化硬件的建設，配置較為完善的信息處理設備，包含計算機以及文件資料掃描儀等等，創建出一個較為完善的檔案管理工作硬件環境。另外，還需要強化對軟件的建設，積極主動地建立科學合理且較為完整的企業信息化檔案管理平臺，促使檔案管理工作向著數字化、自動化以及智能化的方向發展，發揮出大數據技術的真正價值。

3.建立健全企業檔案數字管理系統

基于大數據時代，需要將傳統的紙質檔案轉變為數字化檔案，如圖1所示，將檔案學的基礎原理全方位地展現出來，針對數字化檔案的類別進行分類管理，并對其進行有效的存儲。同時，還需要結合企業的實際狀況，充分應用科學技術的價值，將檔案管理系統和企業的業務部門、財務部門、人事部門、后勤部門等進行有機融合，確保檔案管理工作的時效性，確保各類經營數據信息及時準確地被收錄，并能夠對其進行及時更新[2]。

圖1 檔案管理系統示意圖

除此之外，還需要展現出云數據技術的價值，對各類的信息進行精準地分析和有效的處理，同時將橫向分析、綜合分析以及動態化管理模式進行有機融合，依照縱向時間線，針對各類檔案資料展開相應的對比，和企業其他部門進行橫向對比，將檔案信息中的有用信息進行存儲，對一些無用信息進行過濾，這樣才能夠確保各類檔案數據資料的精準性及合理性。

4.制定完善的安全防護制度

在大數據時代，企業檔案管理信息化建設雖然使得檔案管理工作的質量和效率全面提升，從中獲取到非常多的便利，但是也會存在一些不同程度的風險和安全隱患。因此，需要在信息化建設的同時，通過防護制度來保障企業機密信息的安全性，在其中融入檔案管理系統安全保障的內容，尤其是檔案信息化建設的技術、資金以及內部管理，對各種制度進行建立健全[3]。

在進行企業檔案管理信息化的建設時，需要大量的基礎設施作為支撐，并投入大量的人力資源，因此需要強化信息的保密性，將風險防控措施做完善，使得各類檔案信息資料具備更強的保密性。

基于局域網科學合理地運用各類數字化的生產設備，嚴格監管信息化建設過程中的工作人員，對每個生產設備都設置相應的責任人，明確其職責和權限，在正式運用信息化檔案管理系統之前，需要采取科學合理的手段，對數字化管理系統的使用范圍進行清晰的界定，包括整個信息庫數據信息的備份以及相關人員的權限控制，加強對各類入侵檢測技術以及數據加密技術的應用，強化內部網絡的安全性以及可靠性，對其中存在的問題進行有效的處理，在這樣的技術條件下，才能夠有效避免不法分子、黑客的攻擊，提升檔案管理工作的安全性和可靠性。

5.加強企業檔案信息化管理制度建設

在企業開展檔案信息化的建設過程中，影響其管理效果的還有一個非常重要的因素，就是管理制度不夠健全。對于這一問題，企業內部的檔案管理部門應該提高重視程度，制定出科學合理的檔案管理制度，促使企業的檔案管理工作能夠在更加標準化和規范化的環境中開展，確保企業的檔案管理信息化建設工作能夠高效有序地向前推進。在相關管理規定的制定過程中，企業需要綜合實際生產經營發展現狀，建立具有企業特色的信息化建設標準，對檔案管理信息化建設存在的缺陷和問題進行改進，促使信息化工作流程更加暢通。同時在進行信息化檔案管理的過程中嚴格按照標準執行，包含企業的檔案管理、相關管理資料的使用、資料的調取使用等等。在執行該標準和規定的過程中，若是發現制度存在問題，或是和實際工作出現了脫節問題，則需要在第一時間對其進行調整，以保障檔案管理規章制度的標注化和可執行性。

6.加強檔案人才隊伍建設

為了在大數據時代真正展現出大數據的價值和作用，確保檔案信息化建設工作獲得良好的工作成果，需要企業內部打造一支優秀的人才團隊，將傳統繁復的紙質化檔案轉化為企業的信息化檔案，促使企業的信息化檔案能夠發揮出應有的價值和優勢，為相關人員提供更加良好的檔案服務。在傳統的企業檔案管理或者是使用信息技術來對檔案資料進行管理時，都需要將企業的信息資源轉化為知識資源，整個過程中會涉及眾多計算機技術，還有大數據分析以及大數據整合等與信息關系十分密切的工作。因此，需要相關的管理人才具備更加豐富的信息化經驗，以及較高的信息技術使用水平，較強的實踐能力和業務能力。對此，企業應該強化在該方向上的培訓力度，培養出復合型的信息檔案管理人才，促進企業的信息化檔案建設水平越來越強。

四、結語

綜上所述，大數據時代的企業檔案管理需要轉變傳統的工作模式，檔案管理工作者需要充分利用大數據技術的優勢和價值，推動檔案管理的信息化建設，促使我國企業檔案管理工作提質增效。