互聯網時代下電子檔案安全管理的幾點思考

蔡亞華

摘要：隨著當前社會不斷發展，檔案數量和內容都在增加，為保證檔案管理效率，就需要在互聯網時代下能夠合理應用信息技術，加強電子檔案安全管理，從而來為社會發展提供幫助。本文就先了解互聯網時代下電子檔案管理變化，分析互聯網時代下電子檔案安全隱患，最后說明互聯網時代下電子檔案安全管理對策，為相關研究人員提供參考。

關鍵詞：互聯網時代;電子檔案;安全管理;對策

信息技術在檔案管理中應用，不僅能夠提高工作效率，而且還能夠發揮檔案作用。而在這種情況下，針對管理也提出更加嚴格的要求，因為電子檔案需要用到計算機來處理，而且自身具有修改、刪除等功能，所以使得在管理上嚴加注意，提高電子檔案安全管理水平，保證電子檔案的安全，確保電子檔案的完整性。

一、互聯網時代下電子檔案安全管理變化

實體向智能控制過渡

傳統紙質檔案和互聯網時代下電子檔案管理區別在于，傳統紙質檔案是需要管理人員針對紙質檔案來分類裝訂，以此來整理好零散的檔案，這部分具有明確的物理位置，屬于單向管理，在當前時代下這類管理方法已經無法有效的滿足實際需求。因此，電子檔案順應時代發展出現在人們的面前，在互聯網時代下的電子檔案安全管理向智能控制過渡，也就是管理人員能夠對計算機的應用，從而來實現信息提取、標引和編錄工作，從而來建立一套完整的信息檢索系統。

物理向邏輯管理過渡

在信息時代下，信息的載體不再只是傳統的物理媒介，而是利用電子檔案的方法來加強信息利用。在這種情況下，傳統的物理管理模式也向邏輯管理模式所過渡，這是在互聯網時代下的又一變化。互聯網時代下人們追求信息獲取的高校性，而傳統的檔案部門之間聯系不足，這樣嚴重浪費人力、物力。而電子檔案邏輯管理則是能夠以信息內容作為基礎，以此來利用計算機信息技術，實現對信息技術的整合，從而來打破原有的管理局限，實現最大范圍內的知識共享。

檔案管理向社會服務過渡

互聯網時代下的電子檔案管理使得管理人員的工作職能發生改變，在互聯網時代下的電子檔案管理人員不在只局限于檔案看護，管理人員要能夠從實際情況入手來為用戶提供檔案的查詢和檢索，需要對用戶實際情況充分了解，并完善用戶信息，從而來提高檔案的利用率。而且還要提高對檔案信息網絡化建設，從而來針對性的加強信息開放和推廣。在互聯網時代下的電子檔案管理職能向社會服務所過渡，檔案管理人員在這其中不再只是信息管理者，還是信息建設者。

二、互聯網時代下電子檔案管理安全隱患

載體安全隱患

互聯網時代下的電子檔案管理由以往的實體控制向智能控制所轉變，這樣就使得電子載體存在安全隱患。電子檔案是計算機技術下的體現，只有保證傳輸環境安全，，這樣才更好利用電子檔案。但是，從當前一些電子檔案管理環境上能夠看出，不滿足實際電子檔案安全管理要求，比如沒有配合防火設備，缺少監控系統等。此外管理人員針對電子檔案的光盤材質不了解，并沒有創造良好環境，這樣就影響電子檔案安全。

信息安全隱患

信息時代下電子檔案管理由以往的物理向邏輯所過渡，在這種情況下就使得電子檔案改變以往的物理特征，不會受到時間限制。所以，在這種情況下電子檔案就會受到很多方面的影響，比如電腦病毒、黑客攻擊等，這些都會導致電子檔案的傳輸和獲取存在著風險。與此同時，電子檔案也容易被篡改，導致信息安全和完整受到影響，嚴重的甚至還會導致電子檔案丟失。因為電子檔案的傳播媒介與以往不同，是在網絡中傳播，所以會受到網絡環境的各類因素影響，如果沒有加以控制，采取相應加密措施，那么在數據傳輸中就有可能出現問題，導致數據丟失，或者是數據內容更改，影響正常使用。

制度安全隱患

當前，我國一些電子檔案在管理上沒有形成完善的對外服務，比如電子檔案借閱需要哪些領導審批、權限設置等，這樣就導致在出現問題時不能夠及時的處理。而且，因為沒有及時落實責任，所以在電子檔案在使用上也沒有做好監督，嚴重的影響電子檔案安全。電子檔案安全管理涉及到多個環節，如果其中沒有完善管理制度，就很容易出現很多問題。在制定上，應該體現出科學歸檔要求。電子檔案管理往往有著大量的檔案信息，所以在具體歸檔上就應該針對電子檔案全方位檢查，以此來保證電子檔案的科學、真實性。此外，還應該制定完善保管制度，必須保證電子檔案內容真實、完整，這樣才能夠體現出電子檔案的價值。

意識安全隱患

因為電子檔案特殊，相比于紙質檔案有著很大的區別。因此，在具體管理上也各不相同，如果還是按照傳統方法并不可行。當前，存在著的常見問題就是針對電子檔案安全管理認識不足，這不僅僅是相關管理人員，更是體現在單位領導上，導致電子檔案安全管理的各個環節上都沒有得以重視，進而使得電子檔案安全管理存在問題。

三、互聯網時代下電子檔案安全管理對策

加強存儲管理

為保證電子檔案載體安全，必須要做好存儲保管工作，不僅要針對電子檔案外部環境加以管理，控制磁場干擾和溫濕度影響，嚴格落實我國相關管理制度要求。此外，針對電子檔案自身的傳輸和存儲媒介也要加以管理，管理人員要積極提高管理責任，減少對媒介的影響，并做好對電子檔案的定期檢測和備份，從而來更好的保證電子檔案的安全。

提高人員素質

保證電子檔案安全，管理人員應該能夠積極提高計算機信息能力和處理水平，在具體管理上需要做好幾個方面，首先就是數據備份，這是電子檔案安全管理中重點，能夠避免數據丟失。其次，是信息加密，針對一些檔案而言要利用信息加密技術，從而來加強管理，保證數據的安全。最后，要限制訪問，這是保證網絡安全的關鍵，只有具備訪問權限，這樣才保證指定用戶對于檔案信息的合法操作，從而來讓用戶能夠在正確的范圍和途徑上操作。加強對病毒防護，管理人員需要充分了解計算機病毒的實際發展情況，并采取嚴格的殺毒防毒對策，從而才能夠保證檔案信息不被侵犯。

完善監督體制

解決信息時代電子檔案管理職能，需要積極完善電子檔案使用監督體系。首先，要能夠完善電子檔案的等級，根據不同等級來做好數據規劃，從而來讓其規范合理。其次，要加強管理人員的網絡權限。根據檔案的保密等級，以此來明確用戶的具體使用權限。此外，管理人員還應該對用戶訪問操作過程建立跟蹤制度，這樣才能夠在出現惡意事件時及時的處理。管理人員在電子檔案下的安全防護，也應該明確管理目標，向用戶提供快捷信息服務和資源共享，更好的體現管理人員作用，也保證電子檔案被人們有效利用。

利用先進技術

計算機技術在不斷更新，所以就需要加強電子檔案安全管理的先進技術應用。要能夠采取先進技術方法，從而來保證在電子檔案各個環節上都保證安全。比如，在存儲上，為避免計算機損壞導致數據丟失，就可以將檔案信息傳入到專業存儲云端，以此來針對信息訪問人員進行身份驗證。針對在信息管理上存在的錯誤則是應該積極采取補救，在硬件上也應該跟隨時代發展來更新。

結語：

總而言之，在互聯網時代下，必須要積極做好電子檔案安全管理工作，不僅要加強存儲管理，而且還要積極提高人員素質，要完善監督體制，進而來更好的體現電子檔案價值，推動社會向前發展。

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