高校教學秘書在教學管理中的協(xié)調工作及作用

金微薇

摘? 要：在高校教育工作改進實施過程中，教學秘書是新型政策的傳遞者、教務考務的管理者、教學檔案的建設者，在實際教育活動開展中占據(jù)著極其重要的位置，同時，教學秘書也是保證高校基層教育教學工作實施過程能夠有序進行的重要核心崗位。本文將對高校教學秘書在教學管理中可能出現(xiàn)的問題及具體協(xié)調路徑展開分析討論，以此幫助教學秘書在開展工作時能夠有所參考，更好地為師生服務。

關鍵詞：高校;教學秘書;教學管理;協(xié)調工作

中圖分類號：G473? ? 文獻標識碼：A? ? 文章編號：1673-7164（2022）07-0066-04

當今社會，高等教育發(fā)展迫切需要一支高職業(yè)素養(yǎng)、高業(yè)務水平的教師隊伍和教學管理隊伍，后者的管理水平將直接關系高校教學改革和發(fā)展的成敗。高校教學秘書是聯(lián)系學校教學工作和各個院系教學工作的橋梁和紐帶，也是教學管理隊伍重要的基層核心組成部分。大部分教學工作由教務處通過教學秘書在基層落實，由教學秘書進行指導、落實和反饋，同時，教學秘書還需完成院系高層所期望的教學管理和組織工作。教學秘書工作在業(yè)務實行及教育服務方面針對性較強，且需要完成的工作量大，因此，針對教學秘書及其事務工作的作用進行探討研究，可以對高校教學管理工作的開展起到良好的促進作用，并為教學秘書的成長提供幫助。

一、教學秘書的定位以及作用

（一）領導者的助理和顧問

教學秘書在一定程度上基本等同于領導的助手，是院系級別教學領導小組的成員。在決策過程中，教學秘書可以作為助手向教學工作的決策者提供必要的關鍵性信息和可供采納的建議，通過其特殊的職能定位，協(xié)助教學政策實施與教學管理有關的具體事務，在解決突發(fā)問題中發(fā)揮參謀和助手作用。

（二）基層管理人員

在學校教學管理及其實施人員當中，教學秘書是基層的工作者和管理者。一方面，教學秘書協(xié)助校高層領導管理，輔助處理常規(guī)教學事務;另一方面，作為基層工作落實的監(jiān)督管理者，教學秘書還必須對教師的工作狀況、教學業(yè)績、科研成果以及學生的考試成績進行收集、歸納、總結和分析，并及時向教務處反饋，輔助上級管理者根據(jù)上述各類數(shù)據(jù)進行決策的調整。

（三）教學工作的提供者

教學秘書應該為學校和各院系的教學、教師、學生和領導服務，工作的最終目的是為領導、教師和學生提供一切可能的幫助，如向院系師生提供教務處下達的各類通知、要求、政策以及文件;聽取并執(zhí)行教務處和院系領導的指示，并向院系領導提供教學數(shù)據(jù)，幫助其制定學年計劃;提出能夠提高教學管理水平的各種策略辦法及手段措施，并及時提供教學所需的相應材料和設備儀器，為教師教學和學生學習提供必要的支持和幫助[1]。

二、教學秘書在高校教學管理中的作用

（一）教學秘書可以有效協(xié)調組織和安排教學工作

在高校教學管理工作中，由于高校教師的高獨立性，教學環(huán)境相對寬松，高校在進行教學管理時存在較大的難度，此時，教學秘書就起到了關鍵的信息傳遞作用。

教學秘書可以根據(jù)學校實施相關的事項及產生的問題向院系領導和學生及時傳達，并迅速組織相關人員參與改進計劃的實施，向上級部門領導或相關工作負責人匯報實際工作和教學方面的情況。教學秘書也需要對各系教師和學生之間的關系進行合理的協(xié)調，考慮教學過程中隨時出現(xiàn)的情況并向負責的系部報告。

同時，高校教學秘書也需要在工作中不斷提升自身素質，以更好地參與教學管理，提高處理各類矛盾的能力，確保高校教學管理工作的順利完成。

（二）教學秘書對教學檔案建設的作用

高等教育機構的教學秘書每日需要處理的工作任務既瑣碎又復雜，其不僅需要收集和計劃大量的教材和不同教學課件，還要收集和裝訂學生的日常考試成績和結業(yè)論文。

當前，很多教材和資料均為最新版本，教材不僅有收藏的價值，其相關工作的有效進行也存在重要指導意義，可以為今后的教育工作提供參考。教學秘書要能夠及時、準確和高效地建立教學檔案，處理大量的復雜信息和教學材料。

（三）秘書是各院系領導的參謀助手

在某種程度上，高等教育中的教學秘書可以被看作院系領導或教學工作實施計劃者的助手，他們不僅能夠幫助院系領導執(zhí)行各種教學政策和相關措施的改動與制定，還能在教育工作實行過程中起到監(jiān)督和督促的作用。

對于需要在短時間內便要解決處理并降低影響的事項，教學秘書要針對問題開展全面準確的信息收集工作，向學院領導匯報進展情況，公開面向學生展示工作實時情況，以順利完成相關工作;實施工作時在一定程度上可以合理合法地提出自己的意見和建議，供領導和教師協(xié)商決策。

為協(xié)助相關主管領導組織教學活動及前期工作時，教學秘書應針對可能預見形勢的發(fā)展及容易發(fā)生困難的方面提前做好準備，充分考慮各種因素，對有關教學活動要有應急措施，防止發(fā)生意外;教學秘書還要積極配合部門領導解決教學活動的日常事務，使各項工作運行正常[2]。

三、教學秘書工作中的素質要求

（一）業(yè)務知識學習能力

為了提高工作的有效性，教學秘書需要掌握多種業(yè)務技能。在日常工作中，他們必須通過各種學習渠道獲得工作所需的知識信息，如高校各專業(yè)的總體情況或教師隊伍情況、學生的總體情況及專業(yè)課程的內容特點等。教學秘書還必須充分了解大學工作，以求能用適當?shù)摹⒂杏媱澋姆绞浇M織與教學有關的會議，必要時也需合理規(guī)劃與其他單位、國家的學術交流和合作。此外，教育秘書需要了解高等教育，熟悉高等教育治理標準，精通高等教育與社會發(fā)展標準、人類發(fā)展標準的關系，主動獲取、了解和運用先進的治理知識，做好本職工作。

（二）溝通協(xié)調能力

教學秘書要做到與各個辦公室和所有系主任，特別是其所在系的教師和學生經(jīng)常保持聯(lián)系。溝通是管理的重要因素，因為在工作過程中，只有通過與各個群體的良好溝通，教學秘書才能取得相應的理解和支持，以便獲得所需的信息。一方面，教學秘書要執(zhí)行教務處和院領導分配的任務，另一方面，教學秘書要協(xié)調教職工作者和學生的教學問題，使雙方可以融洽相處，因此，教學秘書必須具備良好的溝通和協(xié)調能力。在具體的工作過程中，教學秘書可以定期走訪或電話聯(lián)系學生，面對學生時要平易近人，避免給學生造成較大的心理壓力，在溝通前要做好對相關資料的了解，如針對某問題學生的出勤率、考試情況、寢室人際關系等進行了解，更有針對性地幫學生解決問題，成為學生與教師溝通的橋梁。

（三）教學管理能力

高等教育應鞏固本科教育的基本地位，高校的工作應以教學為中心，教師在整個教學過程中起著至關重要的作用。較低一級的教學單位中的教學管理和開展工作主要由秘書負責，因此教學秘書的工作能力直接關系到教學質量。教學秘書應按課程表組織開展日常管理，穩(wěn)定和維護正常的上課秩序。其次，教學秘書要在規(guī)范教學活動的基礎上，提高教學質量，突出各個專業(yè)教學特色。所有工作都需要教學秘書進行協(xié)調，所以他們開展工作需要有規(guī)劃地進行管理，從而提高工作效率。為了更好地提升師生滿意度，教學秘書也可以通過發(fā)放問卷或走訪調查的形式聽取師生對其工作的評價，如許多學生認為教學安排不合理，教學秘書則要聽取原因，查看這是否是普遍情況，及時予以解決。

四、現(xiàn)階段高校教學秘書工作面臨的困境

（一）工作壓力大，易產生心理負擔

隨著大學的不斷發(fā)展和學生人數(shù)的增加，教學秘書的工作變得更加緊張，導致其心理壓力增加。教學秘書的工作范圍基本涵蓋了整個學校的所有問題，且每天都需要處理各種問題，不僅要處理日常的教學管理，以保證教學的順利進行，還要處理各種突發(fā)事件。教學秘書工作時應該考慮教師和學生的特殊情況，思考某些情況是否觸及學校的根本利益。調查顯示，大多數(shù)大學中只配有幾名教學秘書，且他們需要經(jīng)常面對幾十名講師和成千上萬名學生，所有與教學管理有關的問題都由教學秘書獨立協(xié)調解決。因此，秘書須經(jīng)常轉換角色，在面臨緊急情況時需經(jīng)常加班，稍有不慎就會發(fā)生教學事故。此外，常年從事工作的教學秘書因缺乏關注而易產生自卑心理，也會因同事和學生的不理解而抑郁，還會因為害怕犯錯而時常焦慮等。這些負面情緒若得不到及時緩解和釋放，或在沒有相應的激勵和促進措施的情況下就會不斷積累，產生對職業(yè)的不滿和職業(yè)倦怠心理，易導致教學秘書出現(xiàn)心理疾病[3]。

（二）教學秘書培訓、學習的機會較少

眾所周知，高等院校中的核心職位便是任課教師，學校在出臺新型政策或資金投入等方面都會向任課老師傾斜。各類重大交流活動也一般以教師為主，因教輔人員的工作性質和定位是為教師和學生服務，所以高校對其重視程度低，相應的機會便會很少，教學秘書也不例外。大學沒有過多資金和設施幫助教學秘書對其教學管理進行研究改進，也沒有提供相關政策支持，這意味著大學的教學秘書只能憑借自身經(jīng)驗完成工作。缺少培訓學習的機會也就意味著教學秘書的知識結構更新緩慢、工作能力難以得到顯著提升。在許多高校，教學秘書招聘通常不對學歷作過多要求，甚至有部分工作者先前并沒有學習過教育管理相關專業(yè)，知識結構與所做的工作并不十分契合，專業(yè)能力與崗位需求明顯不適配，許多工作者欠缺工作經(jīng)驗，崗位聘用缺少競爭機制，職位上升空間小，上述問題使得現(xiàn)代高校教學秘書團隊整體業(yè)務水平相對滯后，而當教學秘書感到在崗位上難以實現(xiàn)自我價值時，就會產生轉崗傾向，造成人才流失。

（三）薪資待遇和職稱評定方面和教師差異性大

教學秘書的職位較為特殊，并不是一個教學職位，相較于教師卻需完成更復雜的教學任務，在薪酬和福利方面也與高校教師有很大差異。由于工作性質和工作時間的不同，教師和教學秘書間的差異會變得更加明顯，在工資和福利方面，教師比其他輔教員工更具優(yōu)勢。教師享受的學校福利和名額也要高于教學秘書。對一般教師的評價標準是：開展一定的教學工作，發(fā)表具有一定水平的文章，申請教學改革項目和教學研究基金等。但對秘書的評價標準，各高校則不盡相同，據(jù)調查，一些高校將教學秘書這一職位定義為其他專業(yè)技術服務，并將其視作后勤人員。在評估學位時，教學秘書須發(fā)表過萬字的文章，并申請教育研究基金項目，且部分學校不承認教學改革基金項目。大多數(shù)高校不能有效出臺政策以滿足教學秘書獲取相應獎勵的需求，對這一崗位沒有合理且明確的晉升和評價機制，一般對教學秘書都是高要求、高標準，這在一定程度上降低了教學秘書工作的積極性，不能有效調動其活力。

五、發(fā)揮教學秘書在教學管理中作用的具體路徑

（一）科學對待教學秘書工作，合理定位

長期以來，人們對教學秘書的工作都存在一定的誤解，認為他們僅僅負責的就是一些無技術含量的工作，例如訂購教材、錄入學生成績等。事實上，教學秘書所負責的內容涉及學校教學工作的方方面面，除了處理常規(guī)性事務外，他們還起到協(xié)調與教務處、學生處、各院系等各部門關系，為院、系領導組織決策提供真實有效信息，為學生提供指導與服務，促進教學質量提升等作用。為了促進教學質量及人才能力的全面提高，高校應該對教學秘書在教育工作及處理事務時的表現(xiàn)進行科學合理的評價。教學管理工作是一門藝術，教學秘書除了要應對各種狀況做出正確的選擇與判斷，注意處理問題時所使用的方式方法，也要針對自身的工作態(tài)度和心理素質等問題及時進行改善，以求在處理工作問題時不驕不躁，面對棘手工作時做到冷靜分析并分清主次，有序處理;遇到同事和學生對其工作產生誤解的情況，要及時平復心情，調整心態(tài)，不斷增強內心承受力和抗壓能力;在面對不可預測的事件時也應沉著冷靜地應對，多與其他院系或富有經(jīng)驗的教學秘書進行交流，學習和借鑒其在相應事務上的處理方式。教學秘書應明確自身，工作能力、溝通水平及定位，時刻注意自己的言談舉止及處理工作時的交流態(tài)度，樹立“為師生服務”的目標，做好相應工作，發(fā)揮自身作用，以提高教學質量，改善學生的學習環(huán)境[4]。

（二）充分利用電子信息技術提高工作效率

進入電子信息技術時代，教學秘書也需要從紙質辦公轉型為電腦在線辦公模式，應充分利用現(xiàn)代電子信息資源來建設和管理教育文件，改善以往工作過程中的混亂、緩慢狀況，特別是在學生成績管理方面，大多數(shù)高校已實行教務管理系統(tǒng)，因此，教學秘書應及時提醒授課教師和學生到教務系統(tǒng)查詢成績，以便盡快安排復試和備考。教學秘書也應在教務系統(tǒng)中錄入員工培訓計劃，并聯(lián)系教師查看其工作和提出意見。教學秘書在教學管理過程中也應善于利用多媒體制作各種電子圖表，通過電子郵件等形式將教學資料進行發(fā)送和指定分發(fā)，從而提高教學管理效率。

（三）加強培訓學習，建立獎懲制度，提高教學秘書工作的積極性

面對各院系的教學秘書，高校應針對其工作能力及工作方式方法等方面進行評估和考核，并制定相應的獎懲措施。高校應對表現(xiàn)較好、責任心強或是考核成績較高的教學秘書給予充分的獎勵，或是一定的優(yōu)質政策和待遇;對表現(xiàn)不好的秘書要酌情給予處罰，鼓勵并監(jiān)督其及時改正。特別要注意的是，高校教學秘書工作繁多，難以量化，所以考核難度比較大，因此校方要綜合過往經(jīng)驗與教學秘書群體的意見，制定一套相對客觀的考核標準，盡量降低主觀隨意性，考核人員也要事先與教學秘書進行溝通，解釋考核條目，而不是將每月的績效考核結果下發(fā)被考察對象，使教學秘書群體不知道自己為何被打了低分或高分，從而陷入被動，這樣反而會讓績效考核工作打擊他們的工作積極性。教學秘書既是教學管理的具體執(zhí)行者和表現(xiàn)者，又是各種教學活動的組織者和促進者，還是教師和學生間開展教學活動和日常相處交流的關鍵，發(fā)揮著協(xié)調作用，不斷完善各種關系。因此，高校應針對教學秘書的能力和工作素質，增強其主觀能動性，提高教學管理的整體水平[5]。

六、結語

綜上所述，高等教育改革將不可避免地使高校課程、教學方法和教學管理方式發(fā)生改變。為適應這一改革趨勢，高校需要加強對教學秘書的培訓教育，使其能夠與不同高校進行討論、交流，學習其他高等院校教學管理的經(jīng)驗和方法，彌補自身的不足，不斷提高自身工作能力和水平，更好地為學校服務。此外，高校還要針對不同院系的教學秘書進行不同的考核和評估，建立適當?shù)莫剳蜋C制，對工作能力強、責任心強的教學秘書給予一定的政策和行為獎勵。總之，教學秘書既是教學管理的具體實施者和執(zhí)行者，又是各種教學活動的組織者和促進者，還是在教學活動的實施過程中教學部門的各院系、講師、教師、學生之間的橋梁和紐帶，高校應對其給予充分重視。

參考文獻：

[1] 李長青. 教學秘書在高校教學管理工作中的作用及隊伍建設[J]. 教育教學論壇，2020（32）：43-44.

[2] 李婧. 教務秘書在高校教學管理工作中的作用與困境[J]. 綠色科技，2018（19）：249-250+252.

[3] 孟凡麗. 談教學秘書在高校教學管理工作中的作用及其業(yè)務素養(yǎng)[J]. 西部素質教育，2017，3（17）：106.

[4] 姚微娜. 論教學秘書在高校教學管理工作中的作用[J]. 中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2016（10）：25-26.

[5] 徐慶佳. 教學秘書在高校教學管理工作中的作用與隊伍建設分析[J]. 中國管理信息化，2016，19（06）：220-221.

（薦稿人：馬大勇，大連財經(jīng)學院教授）

（責任編輯：羅欣）