淺談山東博物館藏品管理系統的建設

滕衛 張興

摘 要：山東博物館藏品管理系統基于現有藏品管理業務，整合了原有的數字資源，實現了藏品征集、登編、保管、注銷、鑒定、修復利用管理、展覽利用管理、拍攝利用管理、賬目查詢、統計分析等基本功能，建立了完善合理的藏品利用指標體系—定義符合國家標準、滿足本館實際需要的藏品利用指標體系;開發嚴格合理的藏品利用管理流程—通過流程定制，將藏品選擇、利用限制管理、藏品占用管理等工作流程化、規范化;開發強大的統計查詢功能—通過大量的統計報表，實時統計當前館藏藏品的各種利用信息;設計完善的對外接口—通過合理、完善的對外接口設計，為以后系統的對外服務提供強力保障。系統還使用統一的用戶管理和權限管理系統，基于角色的權限管理，使業務流程實現起來更清晰，針對角色管理使得權限管理更加靈活。

DOI：10.20005/j.cnki.issn.1674-8697.2022.04.013

1 開發背景

山東博物館是新中國成立后建立的第一座省級綜合性地志博物館，成立于1954年，新館于2010年11月16日向社會開放。山東博物館具有豐富的藏品優勢，尤其青銅器、陶瓷器、甲骨文、碑帖古籍、古生物化石等方面的收藏在國內位居前列。

山東博物館的藏品數字化建設分別經歷了幾個階段：2009年全國珍貴文物數據庫建設時的48895件（套）;2013至2016年第一次全國可移動文物普查中，共采集登錄文物、資料、化石標本14萬余件（套）;2015年山東數字化博物館建設時2036件（套）館藏精品文物的3D掃描影像信息。多種版本、多種數據格式導致的問題就是：①沒有統一的管理系統，各自成體系而又不能統一為用，數字資源信息孤島化，不能做到館內藏品資源信息共享。②已有的單機版管理系統功能不完善，自身存在著一些不可實現的功能和系統封閉性，導致系統“天生缺失”。③館內溝通、協調、反饋三大難，缺乏一整套標準的管理服務協同系統。

因此，希望通過建設山東博物館自己的數字化管理項目，將不同體系、不同格式的數據進行整合，提高館藏數據利用率，規范業務流程，從而確保數據安全。

2016年3月4日，國務院頒發的《關于進一步加強文物工作的指導意見》中指出：“健全國家文物登錄制度。建立國家文物資源總目錄和數據資源庫，全面掌握文物保存狀況和保護需求，實現文物資源動態管理，推進信息資源社會共享。”2016年是第一次全國可移動文物普查項目的收官之年，普查的成果在行政管理、行業應用、公眾服務等方面的應用尤為迫切。為了充分利用好通過普查建立的可移動文物數據，山東博物館適時決定建設自己的藏品管理系統。2016年、2017年兩年間，經過招標、設計、研發工作的有序推進，該系統于2017年6月正式上線運行。

2 建設目標

山東博物館藏品管理系統的用戶劃分為以下幾個不同角色：館內職工、藏品征集員、藏品登編員、攝影師、總賬管理員、庫房責任保管員、各部門主管主任、館領導。每個不同角色在系統中擁有不同權限。

山東博物館藏品管理系統的建設目標：①建立完善的藏品著錄指標體系—依據國家標準，在征集指標、編目指標、鑒定指標、方位指標、藏品利用指標、出退庫管理指標等基礎上，制定博物館藏品著錄指標體系。②實現合理的賬目管理功能—通過對藏品征集信息、登編信息、方位信息、出退庫（館）信息、相關資料信息、完殘信息等的管理，生成藏品總賬、各分類賬。支持賬目查詢、導出或打印各種報表。③實現嚴格的藏品出退庫（館）管理—通過藏品出退庫流程化、規范化管理，實現藏品在線審批、單據打印、在線點交等出退庫管理。④提供強大的藏品綜合查詢功能—在合理的權限管理的限制內，針對各種不同業務需要的用戶群，開發便捷的查詢功能，包括藏品信息查詢、賬目查詢、出退庫記錄查詢等。⑤支持多維度的統計功能—通過大量的統計報表，實時統計藏品的各種動態信息，用戶可根據需求選擇多種統計指標，自定義統計標準，生成各類統計圖和統計報表。⑥設計完善的對外接口—通過合理、完善的對外接口設計，為以后系統的對外服務提供強力保障。

3 業務主線設計

山東博物館藏品管理工作主要分為藏品入藏、編目、修改、利用、移庫、注銷等幾方面。其中，藏品入藏是基礎，包括藏品入藏審批、藏品登編、上傳影像、分配庫房、入庫點交等;藏品編目、修改是指藏品編目信息的修改及審批，包括重要指標項信息修改和普通指標項信息修改;藏品利用是指因各種需要進行的藏品提用，包括提用申請、審批、出退庫藏品狀況的查驗、出退庫點交等;藏品移庫是指藏品存放位置的變更，包括同一責任保管員名下庫房藏品移庫、部門內移庫、跨部門移庫的申請和審批;藏品注銷是指藏品生命周期的終結，如藏品因損毀、調撥、交換出館等情況，需辦理藏品注銷手續，不再進行該藏品的管理。

①藏品入藏—登編—上傳影像—入庫。這條業務主線是博物館藏品從無到有的過程，主要包括藏品入館、入庫兩項業務。在藏品入館環節，由具有相關錄入權限的人員錄入征集單據、藏品信息、鑒定意見等信息后，提交給征集部門進行審核、根據實際需要提交給分管館長、館長進行審核。全部審核通過之后，將單據信息提交給登編人員進行登編。登編是指將征集來的藏品進行分類整理、錄入藏品相關信息，例如年代、尺寸、簡要描述等。藏品入庫點交：登編完成之后，藏品需要交由庫房進行收藏管理，在收進庫房之前，庫房責任保管人員和總賬、征集人員等幾方同時對藏品進行點交，確認藏品的完殘情況等信息，便于管理中分權分責。

②藏品提用申請—藏品出退庫管理。藏品提用是博物館發揮藏品作用的一項重要工作，這條業務主線是藏品在提用過程中的各項業務管理。當需要進行籌展、拍照、修復保護等利用藏品時，需要提出藏品出庫申請，寫明利用原因、地點、時間等，選擇相應藏品進行提交，經由主任、總賬管理員、分管館長進行審核（出館藏品需經館長進行審批）。全部審批結束之后申請人才能去庫房提用藏品。藏品出退庫點交是在進行出庫申請之后，申請人到庫房提取藏品時，需要申請人和庫房保管員對藏品進行點交，需要多方認可藏品的完殘信息，需要出館的藏品須有總賬人員作為第三方進行監督驗放。當藏品利用完成退庫時，還需要退庫送回人和庫房保管員進行點交，多方重新對藏品完殘信息進行確認。點交后，藏品的安全責任回歸庫房保管員。

③修改編目信息—更新總賬記錄。這條業務主線是藏品在日常保管過程中，保管員對藏品信息不斷完善的業務。包括重要指標項和普通指標項信息維護兩部分。變更后的藏品信息自動更新到總登記賬中，并保留修改痕跡，以便進行備查。

④藏品移庫申請—藏品移庫點交。這條業務線是記錄藏品存放方位的變化及相關保管負責人的變化。包括藏品移庫申請審批，雙方庫房責任保管員進行藏品驗傷、點交。部門內部移庫需要部門主任審批即可，部門間移庫需要目標庫房主任進行審批，當兩庫房屬于不同責任保管員時還需要庫房保管員之間進行點交，確定藏品完殘信息。

⑤藏品注銷申請—適時在藏品總賬中進行相應信息的注銷。藏品撥出等情況發生時，要對藏品進行注銷，說明藏品已經不在館內保管。要有注銷申請權限的人員進行申請，填寫注銷原因、注銷憑證號等信息后提交給審核人員進行審核。審核通過后進行藏品注銷，當再進行申請出庫、移庫申請時將檢索不到該件藏品。

一方面，藏品管理系統建設可以對博物館的藏品管理主線有更清晰的劃分，讓藏品各個階段的業務更加清楚明了;另一方面，從博物館的管理工作看，藏品管理系統建設可以對相關的業務進行分析，相較之前各部門獨立的管理工作更集中，各業務之間的關聯性也更緊密，藏品信息數據不斷在業務發展變化中得到完善，業務的變化促進數據動態的變化和更新。文物總賬室和各個保管部門始終能掌握第一手準確、完整的藏品動態數據，可以進行各類藏品、單據、動態的查詢統計，為全館各業務部門人員使用數據提供了便利條件，同時，多維度的統計報表也為館領導提供輔助決策支持。

4 系統功能模塊

山東博物館藏品管理系統的主要功能模塊有：①藏品管理;②登編入庫;③利用審批;④出退庫管理;⑤移庫審批;⑥編目修改審批;⑦注銷審批;⑧查詢統計;⑨統計分析。

4.1 山東博物館藏品入館流程

藏品入館是獲取藏品數據、藏品管理的最初始點，入館模塊可以分為兩個過程：一個是藏品入賬過程，一個是藏品登編入庫過程。入賬包括：征集員提交征集申請—錄入征集藏品信息—錄入鑒定意見—部門主任和主管領導審核—產生征集單據和藏品基本信息;登編入庫包括：登編員完善藏品信息—攝影師上傳藏品影像—分配庫房—責任保管員入庫驗傷—錄入存放方位—三方入庫點交。整個過程通過藏品征集獲取第一手藏品數據，再經過登編完善藏品信息、驗傷點交進入庫房。正式入庫后，藏品基本信息及相關的鑒定信息、影像信息、完殘情況等信息自動計入藏品總分類賬，無須再次錄入。

另外，藏品管理系統中最重要的是形成第一手完整的藏品信息檔案。藏品的各類信息在管理利用期間會發生各種變化，有些源于各項業務，有些源于藏品編目信息修改，而無論何種變化，最終都體現在藏品信息檔案中。我們在進行系統設計時仔細分析了各項業務對信息產生變動的觸發點以及變動的指標項信息，同時與變動的相關影響結果進行聯動。

4.2 以藏品出庫申請為例說明藏品提用流程

對擬提用藏品，需由申請人提出申請，填寫相應單據信息，并選擇需要出庫的藏品，提交給主管主任進行審核。審核通過后，單據提交分管館長審核。審核通過后，如果有一級品或者藏品出館等情況，系統自動提交給館長審核;否則通知申請人，同時將單據按照庫房分單后，進入“藏品出退庫點交”流程。

在館長審核確認提交之前，如果認為申請單有問題，如所選擇的某件藏品不能出庫等原因則可以逐級退回，退回到申請人，再對單據信息進行修改或者增刪藏品。

在使用過程中，我們將單據按照“待辦”“已辦”主動推送到業務人員的工作桌面上。業務人員只需要打開自己的待辦列表，就可以看見所有等待自己處理的工作單據，處理完成以后，單據自動轉移到已辦列表中。業務人員可以檢索查詢自己的已辦列表，通過已辦列表檢索自己已經處理過的單據，可以查詢當時處理的詳細信息，也可以查看當前單據的位置。

5 統一身份認證平臺

山東博物館藏品管理系統建設了公用的認證系統，統一管理和驗證用戶的身份。用戶實名從統一認證平臺中獲取證書或令牌，通過所在部門和密碼的認證，可以實現在平臺和多個集成系統之間切換，系統會根據用戶的角色和權限自動完成身份認證。同時完成用戶管理功能，主要包括單點登錄、人員信息管理、組織機構信息管理以及統計查詢四個部分內容。

5.1 單點登錄

提供單點登錄功能，用戶只需在登錄系統時認證一次，即可以在不同業務模塊之間自由切換。

5.2 人員信息管理

實現用戶信息的錄入、修改、注銷等功能，并給用戶指定組織機構。

①添加、編輯、注銷人員信息，包括文本、照片、PDF等多種類型的資源;②支持批量導入人員信息;③人員信息以身份證號作為唯一標識;④人員信息一旦發布，系統將不支持該人員信息的刪除，只能通過注銷的方式退出人員管理范圍。

5.3 組織機構信息管理

實現部門信息的錄入、修改、注銷等功能。組織機構發生調整后，其下面的人員信息支持組織機構信息的自動更新。

5.4 統計查詢

人員信息檢索結果和統計結果支持數據導出功能。

6 系統外部接口

作為博物館信息化建設的一部分，藏品管理系統并不是孤立存在的，支持與其他現有或將來再上的系統進行交互。系統在設計時分析了藏品管理系統的外部接口，左側為藏品管理系統調用的其他系統接口，右側為藏品管理系統提供的可供外部應用系統與之集成的接口。藏品管理系統與各個業務系統之間可以通過Web Service接口實現數據的共享和交互。

7 結語

山東博物館藏品管理系統通過兩年來的線上運行，基本上實現了館內相關業務部室藏品管理與協同利用，業務主線的設計也基本滿足了藏品入賬、點交、利用申請、編目修改、注銷等功能的流程化管理，經過層層審批，增強了系統中錄入數據的正確性，減少誤差，責任明確。利用統一的用戶管理與基于角色的權限管理對系統中的用戶信息以及角色分配等功能進行統一的管理，減少用戶維護的不一致性，降低權限維護的復雜度。但山東博物館藏品管理系統僅僅就圍繞藏品所發生的最基本的工作流程進行了框架式搭建，諸如影像管理、藏品修復保護等方面仍需進一步展開設計并加以細化完善，以期為山東博物館藏品管理水平的提高再添助力。■

參考文獻

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