如何提高黨務檔案信息化管理水平

文/濟寧市婦幼保健計劃生育服務中心 李青

近年來，信息技術在各個領域中得到了廣泛應用，實現信息化管理能夠顯著提高檔案管理的水平。利用信息技術手段開展檔案管理工作可以充分代替傳統的人工操作，提高工作效率與質量。本文針對黨務檔案管理中存在的問題提出了相應的建議，從而提高黨務檔案信息化管理水平。

一、黨務與檔案信息化管理簡析

（一）黨務工作簡析。黨務指的是政黨內部有關組織建設的事務，即圍繞黨的建設開展的一系列黨內管理活動。黨務工作的概念十分廣泛，包括事務性工作與業務性工作，例如黨的組織工作、紀律檢查工作、黨的宣傳工作等。在實際工作當中，黨務工作人員需要做好黨員發展工作、黨員教育工作、黨員管理工作、黨內監督工作與紀律檢查工作。

（二）檔案信息化管理簡析。第一，檔案管理。即涉及檔案實體的工作，例如收集檔案、存儲檔案、鑒定檔案價值、利用檔案等，在個人發展、企事業單位發展與社會發展中發揮著重要作用。黨務檔案是各級黨組織開展各項工作產生的資料。常見的黨務檔案有黨委與黨支部的工作計劃、工作總結、工作報告等文件資料；黨委和黨建工作有關的文件資料；黨委與黨支部在黨務活動中產生的資料；黨員、預備黨員以及入黨積極分子的詳細信息等，是開展黨建工作的前提和基礎。同時，靈活應用黨務檔案可以規范黨務工作的發展路線。相比于其他檔案，黨務檔案也具有一定的憑證作用，加大對檔案的研究力度可以為后續工作做出決策提供憑證。總之，黨務檔案與其他檔案不同，對檔案管理工作的要求較高。第二，檔案信息化管理。信息化管理指的是利用信息化帶動工業化發展，使企業管理工作向現代化方向發展的過程，是一種將先進的管理理念與現代信息技術相結合的管理方法，可以實現生產方式、經營方式、業務流程的轉變，也可以促進資源整合，提高管理效率與質量。檔案信息化管理即將信息技術滲透在檔案管理活動的各個環節，優化檔案信息的處置、管理與利用。

二、信息化時代黨務檔案管理工作的機遇與挑戰

（一）黨務檔案管理工作的機遇。信息化時代為黨務檔案管理提供了更多新的機遇。第一，增強了檔案信息化管理的可能性。在信息化時代，黨務工作中會產生海量的數據信息，可以豐富檔案信息。同時，信息技術的發展也為檔案管理提供了新的思路，讓管理人員能靈活應用信息技術手段進行管理，從而提高工作的效率與質量，降低檔案管理所造成的時間成本與資金成本。第二，增強了檔案綠色化管理的可能性。大量的檔案信息會耗費大量的紙張，也會占用大量的空間。近年來，我國十分注重綠色環保，利用信息技術進行檔案管理可以直接將檔案信息存儲在計算機數據庫當中，減少對紙張的消耗，也不會占用大量的空間，可以實現檔案的綠色化管理。第三，增強了檔案管理的安全性。傳統的紙質檔案不僅會造成紙張的過度消耗，也無法有效抵抗各種風險，一旦出現火災、水災等情況將會造成嚴重后果，而將檔案保存在計算機數據庫當中，可以在一定程度上避免這些問題，增強檔案的抗風險性。

（二）黨務檔案管理工作的挑戰。在信息化時代中，檔案管理工作的效率與質量得到了提升，但是工作也面臨著一些前所未有的挑戰。第一，對管理理念的挑戰。傳統的管理工作相對簡單，管理人員只需要對黨務檔案進行分類儲存即可。但是在信息化時代中，黨務檔案信息量大，且部分檔案存在信息交叉的情況，傳統的管理理念與方法已無法滿足檔案管理的需求。第二，對檔案形式的挑戰。傳統的檔案以紙質形式為主，信息化時代主張利用圖片、音視頻、電子文檔等形式儲存檔案，這就要求檔案管理部門要利用信息技術創新檔案的形式。第三，對管理人員的挑戰。信息化時代的出現與發展對管理人員提出了更高要求，不僅要求管理人員掌握大量的管理經驗，也要求檔案管理人員具備信息技術應用能力，能夠靈活應用信息技術開展檔案管理工作。第四，對信息安全性的挑戰。雖然信息化檔案基本不會受到水災、火災等因素的影響，但是網絡系統會受到黑客攻擊、病毒入侵等因素的影響，可能會出現信息安全問題。

三、黨務檔案信息化管理中的不足

（一）缺乏信息化意識。缺乏信息化意識是導致黨務檔案管理水平較低的關鍵因素。部分檔案管理人員缺乏創新意識與憂患意識，沒有深入研究檔案信息化管理，也沒有意識到信息技術在檔案管理中的作用，未積極開展檔案信息化管理工作。

（二）缺乏健全的信息化管理制度。雖然黨務檔案管理部門設置了檔案管理制度，但是這些制度不夠健全，也缺乏針對信息化管理的內容，無法為檔案信息化管理提供保障。部分管理部門沒有充分了解管理工作的變化情況，沒有及時修訂管理制度，導致檔案管理制度與實際工作內容不符。例如，管理部門沒有針對信息化管理的內容制訂相應的管理制度，導致檔案信息化管理無據可依。

（三）缺乏高素質的管理人員。在不同時代中，管理工作要求的不同，對管理人員的要求也會出現一定的變化。從現代化角度來看，檔案管理人員所具備的知識和技能已無法解決復雜的檔案管理問題。之前，檔案管理人員只需要掌握檔案管理的基本流程與基本操作環節即可。但是，在信息化時代中，檔案管理人員需要掌握較高的信息技術應用能力，否則將無法提高信息化管理水平。但是，由于多數檔案管理人員存在年齡偏大、理念落后、采用的檔案管理方法單一等問題，學習信息技術的能力也比較差，并不能滿足信息化時代對管理人員的要求。

四、提高黨務檔案信息化管理水平的策略

（一）樹立信息化管理的理念。黨務工作的重要性要求，檔案管理人員樹立信息化管理理念。首先，負責人應綜合分析管理工作的現狀及其中存在的問題，明確工作的主要內容，對檔案收集、檔案分析、檔案整理與檔案利用等各個方面進行改革，實現全面的信息化管理。其次，負責人應強化信息化管理意識，深入研究信息技術，積極宣傳信息化管理的方式與思維，讓工作人員都意識到檔案信息化管理的重要性，從而積極配合信息化改革工作。此外，應不斷更新檔案管理理念，利用先進思想武裝頭腦，意識到檔案中數據信息的重要性，積極挖掘檔案數據信息的價值。

（二）健全信息化管理制度。管理制度具有約束與指導等作用，因此管理部門應當針對信息化管理的特點、檔案信息化管理的內容及管理過程中可能會出現的問題制訂完善的檔案信息化管理制度。可以將檔案信息化管理制度分為多個模塊，例如電子文件歸檔與管理制度、檔案信息保密制度等，做好檔案的收集、處理、保存、利用等工作。第一，電子文件歸檔與管理制度。需要根據《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與管理規范》等法律法規制訂符合實際需求的電子文件歸檔與管理制度，嚴格要求部門根據集中統一管理的原則進行檔案存儲工作與利用工作，確保電子檔案的真實、完整，嚴格劃分電子文件的保密等級。第二，安全保密制度。檔案管理人員是數字檔案室安全保密責任人，需要自覺做好電子檔案的保密工作，將電子檔案劃分為互聯網公開、政務網公開、單位公開以及不公開這四個級別。第三，數字檔案查詢利用制度。數字檔案室可提供非涉密檔案查詢服務，但需要將工作人員的利用權限分為普通用戶、中級用戶以及高級用戶等級別，并加大對紙質檔案借調的管理力度。第四，檔案數據管理維護制度。管理人員需負責管理和維護數字檔案，確保檔案安全，明確只有檔案管理人員才能進行數字檔案的修改。第五，數字檔案鑒定銷毀制度。數字檔案鑒定與銷毀都需要征得領導小組的同意，且需要永久保存數字檔案銷毀清冊。

（三）加強檔案管理隊伍建設。檔案管理人員是開展檔案管理工作的主體，也是進行檔案管理信息化建設的關鍵，其工作能力與專業素養在一定程度上決定了黨務檔案信息化管理水平。因此，黨務檔案管理負責人應高度重視檔案管理人員，綜合分析檔案管理人員在意識、態度、工作能力、技術應用水平等方面的不足，不斷提高管理人員的綜合素養。首先，需要提高檔案管理人員的聘用門檻，對應聘人員的年齡、學歷、專業、工作經驗等各方面情況進行嚴格把控，從中選出高素質的管理人員。其次，需加強現有管理人員的培訓。部分管理人員存在工作態度不端正、信息技術應用水平低等問題，影響到了檔案管理信息化改革的質量。因此，需要做好檔案管理人員的培訓工作。培訓工作的開展可以從思想政治教育、職業道德教育、檔案管理理論、檔案管理先進手段、信息技術應用等方面入手，從而全面提高檔案管理人員的專業素養。

（四）加大信息化建設力度。進行檔案信息化建設的主要目的就是利用先進技術提高管理水平，利用新的管理理論與原則指導管理工作，從而充分發揮檔案管理工作的作用。由于檔案管理信息化建設力度較小，黨務檔案管理信息化水平一直得不到提升，為此黨務檔案管理部門應增強信息化意識，以實現檔案信息數字化、構建檔案網站以及建設數字檔案館等方式來提高檔案管理的信息化建設水平。第一，實現檔案信息的數字化。檔案信息數字化有兩層含義，分別是檔案目錄信息的數字化與檔案全文信息的數字化。黨務檔案管理部門應在堅持安全性、規范性與效益性等原則的基礎上利用數據壓縮技術、數據庫技術、掃描技術等先進技術手段統計傳統的紙質檔案、聲像檔案以及電子檔案信息，并根據所有的檔案信息設置檔案信息庫。第二，建設檔案網站。建設檔案網站時需要在公共信息服務網站當中構建相應的站點，并利用主頁宣傳檔案并提供服務。進行檔案網站的建設可以加強信息化建設，黨務檔案管理部門需要在相關規定與標準的指導下構建檔案網站并確保網站具備查詢、服務、交流以及宣傳等多重功能。同時，管理部門也應當及時對網站中的信息進行更新和補充，確保網站當中有最新的檔案管理信息，例如新增的檔案資源、檔案機構的聯系方式等。第三，建設數字檔案館。建設數字檔案館后可以直接利用電子網絡獲取檔案信息，提高檔案利用率。從存在方式來看，數字檔案館屬于無形的信息組織與利用環境；從運行方式來看，數字檔案館可以在網絡中存儲檔案信息；從功能定位上看，數字檔案館的關鍵功能在于存取。數字與實體檔案館之間有一定的聯系，例如實體檔案館中含有大量的檔案信息，可以為數字檔案館的建設提供資源，而數字檔案館也可以為實體檔案館的發展提供新的管理思路。黨務檔案管理部門需要利用數據庫技術、物聯網技術等先進技術手段來建設數字檔案館，為檔案的查詢和利用提供便利。

五、結語

在信息化時代，黨務檔案管理人員缺乏信息化管理理念，沒有掌握先進的技術，將導致檔案管理信息化建設仍然停留在初期建設階段，無法充分發揮先進技術的作用。為了進一步提高管理水平，檔案管理人員應當樹立信息化管理意識，通過構建數字檔案館等方式加強檔案管理信息化建設，為黨務工作的開展提供支持。