公共圖書館檔案管理信息化建設中的問題及對策

文/山東省煙臺市福山區圖書館 杜曉

當下，很多行業通過利用信息化技術促進行業高速發展，而公共圖書館要想加快改革與發展，不斷提升服務能力，就要積極推進圖書館檔案管理信息化建設。公共圖書館檔案管理信息化建設期間，需要先利用電子掃描儀等電子信息設備把紙質檔案轉為電子檔案，并利用電子終端提升檔案信息管理的便捷性、及時性、科學性，促進知識傳播與分享。但就目前情況來看，其中仍然存在諸多問題，包括數據庫建設、專業人才、管理制度、檔案格式、資金投入等方面，需要公共圖書館深入分析并正確認識到檔案管理信息化建設過程中存在的弊端，并針對性地采取有效措施加以完善，以充分發揮信息化技術在公共圖書館檔案管理工作中的優勢和作用。

一、公共圖書館檔案管理信息化建設的原則

（一）先后原則。公共圖書館在加強檔案管理信息化建設期間，要始終堅持先后原則，也就是對圖書館各類文獻資料以及館藏檔案進行信息化處理期間，要先對檔案資料進行分類統計，之后按照有關規范與標準做好篩選工作，清晰標注信息化資源類別。另外，對于具有館藏特色和讀者亟須的檔案可優先進行信息化處理，促使檔案資料提升利用率。而對于信息化適用性不佳或者年代久遠的檔案，可適當向后安排，重點加強日常管理，做好儲存保護，等待后期信息化處理。

（二）安全性原則。公共圖書館當中的部分檔案信息具有機密性特點，在這些檔案信息傳播和共享過程中，雖可利用信息化技術提升工作效率，幫助檔案使用者進行查詢、檢索與利用，不過因為互聯網具有開放性特點，一些重要的檔案資料面臨較大安全隱患。為防止發生檔案信息泄露問題，要在信息化建設過程中采取有效的密保措施，針對信息化管理系統建設強有力的安全體系，防止病毒侵入，避免機密性檔案信息被篡改或盜取，同時確保通過信息化途徑共享檔案信息過程中更加嚴密、可靠。

（三）服務性原則。公共圖書館主要是為檔案使用者提供檔案資料供應服務，為有檔案資源需求的公眾提供專業服務。而公共圖書館針對檔案管理工作加強信息化建設，主要目的也是為讀者提供更優質的服務。所以在檔案管理信息化建設期間，要始終圍繞讀者需求，為其提供個性化、信息化服務，以滿足用戶高效讀取及利用檔案資源的需求，不斷提升用戶滿意度。

二、公共圖書館檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）數據庫建設不夠完善。公共圖書館在推進檔案管理信息化建設過程中，數據庫建設屬于重要內容之一，數據庫當中的信息應包含公共圖書館館藏檔案資源以及社會檔案資源等。目前很多公共圖書館所搭建的檔案數據庫不夠完善，資源有限，直接影響著檔案信息的利用，難以充分滿足用戶對數字化檔案資源的獲取及使用需求。

（二）信息化管理意識不足。在公共圖書館檔案管理過程中，管理人員的信息化管理意識直接影響著檔案管理信息化的建設，若檔案管理者能夠深刻認識到檔案管理信息化建設的重要意義，在檔案管理工作中積極應用多種信息化技術，可明顯提升檔案管理信息化建設效率及質量。但就目前情況來看，很多公共圖書館檔案管理者不具有強烈的信息化管理意識，在日常工作中主要應用傳統管理模式，直接影響了檔案管理效率，使所建立的信息化系統使用率較低，紙質檔案和數字化檔案之間的轉化率也不高，還容易出現檔案遺失情況。

（三）缺乏專業的信息化建設人才。公共圖書館在推進檔案管理信息化建設過程中需要依托于專業的管理人才，但目前很多公共圖書館嚴重缺乏信息化建設及專業的檔案管理人才，隊伍綜合素養參差不齊。公共圖書館在推進檔案管理信息化建設期間，要求相關建設人才不僅要掌握豐富的檔案管理學基本知識，還要能熟練應用互聯網技術、現代通信技術等支持信息化建設。但目前公共圖書館個別檔案管理者由于管理觀念滯后，使得整體管理工作效率較低。此外，公共圖書館未對檔案管理者加強統一培訓，造成檔案管理信息化建設嚴重缺乏人才支撐，并衍生出一系列問題。

（四）檔案管理制度相對滯后。以往公共圖書館在檔案管理過程中以紙質檔案及電子檔案資源為主，檔案載體相對單一，同時檔案內容和檔案載體存在相互分離以及存儲密度高等問題，容易導致檔案信息被泄露。與此同時，很多公共圖書館針對檔案管理所建立的制度相對傳統，制度內容不夠完善，缺乏創新，未結合圖書館的發展及時更新制度規范。而在圖書館不斷推進檔案信息化建設期間，引申出更多新型檔案管理方式與檔案服務，這些內容都應有嚴格標準。如圖書館為用戶提供信息化檔案服務期間，應同步加強信息化檔案管理制度建設，并針對檔案類型合理制訂制度細則。而很多圖書館在檔案信息化建設期間并未考慮相關因素，使檔案管理制度相對滯后，不符合新時期檔案信息化管理需求，無法為檔案的信息化管理工作提供正確指引和參考。

（五）缺乏統一的檔案格式標準。公共圖書館檔案資源豐富，資料范圍比較廣，而在以往檔案管理工作中，檔案存儲形式以及方式相對隨意，為后續檔案信息化建設帶來一定困難，阻礙著檔案信息化管理效率的提升。以往在數字化檔案建設中缺乏統一標準和格式，在后續大規模處理電子檔案數據期間需再次調整檔案格式，這就要求檔案管理部門在格式調整工作中要投入大量人力、物力，嚴重影響工作效率和檔案管理信息化建設進度。

（六）系統功能缺乏合理性。目前圖書館在針對檔案管理工作加強信息化建設期間，主要有兩方面誤區：其一，信息化建設不夠充分。這主要是一些公共圖書館在檔案管理信息化建設期間缺乏足夠的重視，只立足電子文檔視角進行規劃，對圖書檔案傳輸、存儲的需求有所忽視，使得信息化檔案資源存在泄露風險，影響檔案資源深度開發。其二，檔案信息化系統功能過多。比如一些公共圖書館在規劃檔案信息化系統期間只關注系統功能性，會向系統中嵌入一些功能性低、操作性不佳的內容，不僅嚴重浪費資源，也影響檔案信息化管理效率。對此，在檔案信息化系統規劃初期，需要有關部門和工作人員全面梳理圖書館資源庫，掌握檔案資源現狀，并考慮各項技術問題，在綜合分析基礎上確定和圖書館實際需求相符且有助于推進圖書館檔案管理長遠發展的信息化系統。

（七）信息化建設投入不足。公共圖書館在推進檔案管理信息化建設過程中提出一定資金需求，需要圖書館管理層重視增加資金投入，完善的配備信息化建設所需軟硬件設施。但目前很多公共圖書館因為管理層缺乏足夠重視，使得信息化建設投入力度不足，如存在資金不到位等情況，直接制約著檔案管理信息化建設進度和質量。

三、公共圖書館檔案管理信息化建設的完善對策

（一）構建圖書館檔案數據庫。公共圖書館在推進檔案管理信息化建設過程中，要統一制訂規劃，并全程貫穿立卷思想。所謂立卷思想，具體是指基于檔案整理制度框架合理建立文件檔案之間的聯系，在信息化建設過程中，立卷思想是保證檔案信息化管理質量的重要基礎，所以圖書館在搭建信息數據庫過程中也要始終滲透立卷思想，確保數字化檔案信息彼此保持密切關聯，在此基礎上實現規范化整理。公共圖書館針對檔案管理搭建數據庫系統之后，要合理分配系統權限，只有獲取權限的部分工作人員才能在系統內部進行相關操作，以保證系統檔案信息的安全與保密。比如在信息數據庫建設過程中，可在系統內分設多個管理模塊，不同模塊負責不同的檔案管理任務，著重強化具有特殊價值檔案信息的數字化管理。公共圖書館要基于檔案數據庫加強和臨近圖書館之間的合作，以滿足不同地區讀者多元化的檔案資源讀取及應用需求，通過合理調度數據庫信息，充分體現檔案數據庫的功能作用。

（二）樹立現代化檔案管理理念。公共圖書館在加強檔案管理信息化建設期間，要求檔案管理者也要同步建立先進的檔案管理理念，提升信息化技術應用意識，充分發揮信息系統的作用與價值，提升檔案管理的信息化水平。如檔案管理者在實際工作中，要主動轉變傳統人工查找機制，利用信息化技術，按照館藏來源、作者、關鍵詞、年度、卷宗、年份等條件優化建設檔案管理體系，促進檔案資源共享，提升檔案利用率，避免資源浪費。檔案管理者還要在檔案管理工作中積極利用大數據技術，將大數據思想滲透于工作全程，使檔案分類更加科學、合理。除此以外，檔案管理者可基于大數據技術高效管理復雜的檔案資料，巧用關鍵詞高效調用館藏檔案信息。

（三）加大專業人才培養力度。公共圖書館在推進檔案管理信息化建設期間，還要加大對員工的培訓力度，以不斷提升檔案管理者綜合素養。比如公共圖書館可定期組織和圖書館檔案信息化建設、信息化管理理念、信息化管理問題等相關的研討會、知識講座以及分享會，并聯合應用線上培訓與線下培訓方式，促使檔案管理者不斷提升綜合素養。此外，公共圖書館要注意和高校加強合作，通過聘請對檔案信息化建設有見解、有研究的優秀畢業生，優化檔案管理隊伍結構。公共圖書館還可為高校提供實習崗位，以充分體現青年人才的創新性，并服務于檔案信息化建設工作。公共圖書館還可積極通過“老帶新”模式加快新員工的成長，使老員工從更多途徑了解信息化建設新技術、新發展歷程，在彼此互幫互助過程中推進檔案管理人才的全面進步。

（四）及時完善與優化檔案管理制度。公共圖書館傳統的檔案管理制度已難以滿足信息化檔案管理需求，所以要求有關工作人員及時結合檔案信息化建設工作，同步更新與完善檔案管理制度內容，并確保制度標準與要求可有效降低檔案信息化管理風險，提升管理效率與質量。在制度建設過程中，要重點關注規范檔案信息化工作方式，完善信息化管理體制，確保檔案管理工作開展中有據可循，并合理提升管理效率。此外，公共圖書館可針對檔案信息化管理工作人員制訂相關獎懲制度，并落實員工責任制，以調動人員工作熱情，使其保持端正、負責的工作態度，在此基礎上提升檔案信息化管理成效，保證檔案管理工作有序進行。

（五）制訂統一的檔案管理標準。公共圖書館在推進檔案管理信息化建設期間，在不斷完善軟硬件設施的基礎上，要保證檔案工作更加標準化、規范化，具體要統一的制訂信息化檔案數據格式和存儲方式，檔案讀取也要保持統一格式，以提升檔案查閱效率。

（六）優化檔案信息化管理方式。公共圖書館在加強檔案管理信息化建設期間，也要同步關注紙質化檔案管理，因為和數字化檔案相比，紙質化檔案擁有著豐富的館藏資源，并具有一定法律效力，所以在檔案信息化建設的同時，也不能忽視紙質檔案資源管理，并將紙質資源作為電子資源的重要補充。除此以外，在信息化建設過程中要積極應用云計算，借助云計算的強大功能使公共圖書館檔案管理工作更簡潔、高效，并加快信息化資源建設進程，豐富數據庫資源，促進資源共享。在檔案管理信息規劃中，也可運用云計算技術為讀者提供定制化、全面化服務。

（七）合理增加資金投入。公共圖書館在推進檔案信息化建設期間，需要充足的資金投入，以完善配備智能化設備。對此，需要公共圖書館適當增加資金投入，積極引入智能化檔案管理系統，推進圖書館智慧化發展。公共圖書館還可通過加強和社會企業之間的合作，開發更多資金投入渠道，滿足信息化建設的資金需求。公共圖書館在增加檔案管理設備投入的基礎上，還要加強高效管理，合理完善與優化信息檢索功能，并搭建反饋機制，以便于及時了解設備運行情況，不斷提升檔案信息化管理的有效性。

四、結語

在信息時代背景下，公共圖書館要加快推進檔案管理信息化建設，不斷提升檔案管理水平。公共圖書館在加強檔案信息化建設期間，需遵循服務性、安全性以及先后原則，結合公眾對檔案資源的獲取及應用需求，關注在檔案信息化建設中信息化設備的采購，建立完善的信息化系統，不斷提升檔案管理信息化水平。此外，檔案管理者要積極學習先進的信息化管理技術，提升信息化服務水平，以充分發揮信息化技術在公共圖書館檔案管理中的功能與作用。