醫院科研檔案信息化管理要點探析

文/上海市嘉定區中心醫院 徐楊

檔案信息化建設是一項系統性工程，要想穩定高效地推進信息化建設，科研檔案管理人員不僅要主動作為、勇挑重擔，也要爭取院領導及相關部門的全力支持和通力協作。通過人力、財力、物力以及制度支持等形式，為醫院科研檔案信息化建設提供基礎性的保障及可持續提升。

一、醫院科研檔案管理概述

醫院科研檔案是醫院在從事醫療、科研、教學等過程中形成的原始材料，在一定程度上能體現醫院總體及醫生個人的水平。醫院科研檔案信息資源通過多渠道、多載體、多形式的公開及利用服務，對醫院發展創新、醫生專業水平提高具有一定的借鑒作用，使科研檔案發揮出更大價值。

對于科研檔案管理而言，科研檔案主要涉及臨床、教學、行政等多個部門，檔案來源較為分散，形成人員較多，且科研檔案形成過程的生命周期都比較長，其申報立項、項目實施、結題驗收等環節涉及的業務部門、業務流程都比較多。醫院檔案工作人員作為醫院科研檔案的主要管理人員，承擔著制度建設、監督指導及業務活動具體開展等工作，除了需具備專業的檔案理論知識、信息化基礎知識、業務管理能力外，還應對醫院的各項職能活動有全面的了解，這樣才能為科學高效推進檔案管理發揮醫院科研檔案的更大價值。

二、醫院科研檔案管理利用遇到的問題

（一）檔案意識淡薄。一是醫院是以醫療工作為中心的單位，院領導及管理人員主要把精力投入到醫療工作及科研工作上，對檔案工作的重視程度不夠，投入的資源十分有限，信息化基礎更是薄弱，對于檔案的認知僅限于“管理即存放，工作即保管”的傳統思想。二是醫院其他人員對于檔案認知程度也普遍較低，特別是開展科研項目的相關人員，往往以結果為導向，并不注重過程中各種有歸檔價值的科研檔案資料的收集與整理工作，不注重維護科研檔案各文件之間的有機聯系，從而造成科研檔案收集不全、管理不善。

（二）知識結構欠缺。雖然我院的檔案管理人員具備一定的專業理論知識和業務實操技能，但是隨著檔案業務的深化和載體形式的多樣，原有的知識結構已無法滿足日常管理所需。特別是醫院科研檔案有其獨特性和專業性，檔案信息化建設也有較強的技術性和實踐性，這都對檔案工作人員提出了更高要求，除了擁有扎實的檔案專業知識外，還要不斷擴充醫療業務知識、信息技術知識，從而豐富各類知識儲備和結構，更好地勝任崗位工作。

（三）歸檔形式單一。目前我院科研檔案的歸檔形式主要依賴于科研部門在科研項目完成后整合上交，且大部分都是以紙質形式作為最終歸檔載體。這樣的歸檔形式，一方面，可能會流失在科研項目進展中一些其他有歸檔價值的文件材料，如行政部門的管理性文件，項目運行過程的各部門、單位之間的重要往來文件等；另一方面，由于主要載體是紙質文件，容易造成檔案載體利用不便和科研檔案信息資源的匱乏。

（四）檔案借閱困難。一是我院檔案室雖位于單獨樓層，但由于庫房、借閱、辦公面積有限，提供的現場查閱條件較為不便，而科研檔案借閱過程中涉及的檔案數量較多，不能很好地滿足現場查閱的要求。二是科研檔案利用的需求人員較多為醫療人員，常因工作繁忙等原因無法上門借閱查詢，檔案查詢一般通過電話口述的形式，過程中涉及大量的醫學專業術語，而檔案工作人員很可能對口述的需求一知半解，因此很難精準地從大量的紙質文件中定位到所需材料，且無法確認所需檔案資料的具體信息是否準確、是否全面，檔案利用的查全率、查準率效果較差。三是通過近年來檔案利用經驗總結發現，傳統形式的紙質檔案借閱方式及手工登記流程較為繁瑣，并不高效。此外，科研檔案借閱一般為全項目借閱，材料內容較多，可能因管理不善、疏忽大意導致紙質檔案借閱過程中信息泄露、檔案損壞，導致檔案在完整性、原始性、保密性上出現問題，影響檔案保管安全。四是審批流程冗長。因我院開展科研項目的部門較多，形成科研檔案涉及不同部門的審批流程。而目前在科研檔案利用時，其利用流程未進行有效梳理和統一規劃，往往花費較長的時間才能夠獲取到所需的檔案，使得科研檔案的利用率下降。

（五）軟硬環境薄弱。目前我院科研檔案以紙質文件為主，但是隨著檔案信息化發展的客觀需求，對科研檔案管理的軟硬件環境也產生了新的要求。一是檔案管理方式仍較為傳統，特別是在檔案數據條目、元數據管理、接收利用等業務流程方面主要通過手工著錄、手工管理，迫切需要一套完善的檔案信息系統來輔助管理，提高工作效率。二是隨著信息系統的建設及電子文件等載體形式的豐富，檔案庫房資源就不能局限于保管傳統的紙質檔案，需要配置配備能夠滿足電子檔案長期保管的存儲設備及信息系統穩定運維的服務器環境。三是基于科研檔案信息資源的安全、保密要求，科研檔案在信息化環境下的收管存用流程，對其網絡環境的穩定及安全防護也提出了更高要求。

三、醫院科研檔案管理信息化建設對策實施

（一）不斷提升檔案工作意識。隨著國家及社會數字化轉型的深入發展，我國檔案法律法規及業務標準體系的持續完善和發展，特別是《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的發布，都對檔案信息化發展提出了新的要求與任務。檔案作為重要信息資源的價值也受到更多重視與關注,有助于院領導和管理人員改變對于檔案工作的傳統認知，提升對檔案工作的重視程度和支持度。此外，醫院檔案工作人員也應該積極開展宣傳活動，舉行專題宣傳或講座，如新版《檔案法》的宣傳、新標準的宣傳，利用院內宣傳墻張貼宣傳海報，在醫院OA辦公系統中開辟專欄等形式，使檔案工作與院內其他職能工作活動產生更多交集，從而提升醫院廣大職工的檔案意識。

（二）豐富檔案人員知識結構。為了更好地開展醫院科研檔案的管理工作，檔案管理人員不僅需了解醫院科研檔案相關的基礎知識、熟悉業務流程，主動介入科研檔案全生命周期管理，參與科研檔案形成歸檔全過程。更需要檔案管理人員懂得檔案信息化基礎知識與概念，對現代信息技術，如5IABC有一定的掌握及了解，這樣才能做好全院檔案信息化建設頂層設計，在工作中運用新技術、新方法，創新思維，推動檔案信息化建設工作行穩致遠，提高各項檔案業務工作的管理水平，更好地為醫院廣大職工提供檔案服務，深挖檔案價值。

（三）加強檔案軟硬環境建設。對于檔案信息化建設而言，軟硬件基礎設施建設是一項基礎但又極為重要的工作，應當予以重視，給予投入。在軟件建設上，可參考《電子檔案管理系統通用功能要求》《企業數字檔案館（室）建設指南》等標準規范，充分調研檔案管理人員及檔案利用人員的需求，結合醫院各項職能活動的實際情況，選取各項功能模塊簡單實用、功能明確的軟件系統，并選擇社會上較為成熟優秀的檔案產品服務商，從而降低自研成本，確保系統穩定可靠及維護升級服務的可持續。在硬件建設上，醫院檔案部門應和信息化部門通力合作，重點關注系統服務器配置、網絡系統可靠穩定及信息系統安全防護備份機制等問題，合理規劃資源的投入與配置，確保檔案信息系統用戶網絡并發、檔案信息資源上傳下載等關鍵環節不宕機、不崩潰，檔案信息資源交互、檔案信息資源保管等機制策略不泄密、不丟失。

（四）加強檔案信息資源建設。醫院科研檔案信息化的建設，也是醫院科研檔案信息資源的建設，沒有科研檔案信息資源，信息化建設也是無米之炊。在建設檔案信息資源的過程中，應重點加強以下幾方面檔案信息資源的收集。一是加強科研檔案歸檔移交時目錄數據與元數據的收集與數據質量，從而保證科研檔案的利用人員可以通過關鍵字檢索出想要的檔案。醫院檔案管理人員可聯合科研人員認真梳理科研檔案管理及利用過程中所需的各項元數據信息，規范各項數據著錄格式與標準，充分利用信息系統輔助管理的功能，盡量減少手工著錄管理可能存在的錯誤。此外，檔案管理人員應重視已歸檔科研檔案的歷史問題，設法補足完善歷史數據的缺項漏項。二是開展醫院科研檔案存量數字化、增量電子化的相關工作。制訂好檔案數字化標準，保證數字化副本質量，特別是運用ORC技術實現科研檔案的全文檢索功能，實現對科研檔案內容的深層次檢索，進一步滿足科研檔案利用人員的個性化檢索需求，提高科研檔案利用效率。在存量檔案數字化建設過程中，如可投入的財力有限，應對形成年代較早、較為珍貴、重大科研項目或日常利用較多的科研檔案等，優先進行數字化管理。在增量電子化建設工作上，應客觀結合醫院檔案管理水平與條件的基礎上，積極推行科研檔案由雙套制向單套制、單軌制的轉變。三是豐富檔案信息資源的組成形式。目前醫院科研檔案信息資源的載體形式常以紙質文件或電子文件為主，往往缺少在科研過程中一些有價值的聲像檔案的歸檔。檔案部門應聯合各部門，主動加強對科研項目關鍵節點或里程碑，如對研究過程，驗收過程聲像檔案及其他載體形式檔案的收集與整理，規范聲像檔案數據格式與“六要素”等著錄項要求，保證聲像檔案可查可用，進一步反映科研項目全貌。

（五）提高檔案資源利用效率。通過建立醫院檔案利用服務門戶網站，醫院科研檔案的利用可突破時間、空間的限制，利用方式也不再局限于電話咨詢、手工翻閱等形式，檔案利用人員可通過個人辦公計算機、移動終端等設備，在控制權限的基礎上實現對科研檔案信息資源的查詢和瀏覽，使得科研檔案利用的方式方法更加多樣，效率更加高效。對于一些需要線下瀏覽借閱、涉及檔案出入庫登記的情況，可積極運用RFID等技術，實現檔案出入庫的快速準確登記，庫藏變化的動態管理，減少手工登記及庫藏盤點的繁瑣低效，提高線下借閱時的工作效率，節約檔案管理人員及利用人員雙方寶貴的時間。另外，醫院檔案工作人員應進一步加強工作主動性，通過在檔案利用門戶網站發布新歸檔資源目錄，專題檔案編研成果等形式，充分挖掘和整合各類檔案信息資源，實現檔案信息資源的有效利用。

（六）促進檔案資源智慧利用。在深入建設醫院科研檔案信息資源的同時，檔案部門應以檔案利用需求為導向，充分發揮知識管理、數據治理等理念，不斷創新檔案利用方式和方法，對檔案信息進行深層次加工和知識化組織，將各種隱性知識顯性化，從而實現內部知識的充分共享，幫助醫院科研等各類人員快速發現本院已有的存量知識，節約科研成本，提高科研效率。在實現途徑上可通過運用大數據技術，整合和利用各類內外部信息資源，促進醫院內部各類知識資源和外部的情報資源、信息資源的充分聚合。利用自然語言處理的各類方法，識別各類信息資源中的知識單元，利用本體構建知識單元之間的語義關系，構建不同類型的醫院科研知識庫、專題情報知識庫，為院領導進行發展規劃、科研人員進行技術研究、管理人員總結工作經驗提供強大支撐，從而實現有針對性地、主動地為醫院科研、管理、經營等各項職能活動提供全方位、多層次的個性化檔案信息利用和知識決策支持服務。

四、結語

基于本文論述與筆者實踐經驗，醫院科研檔案信息化建設并非一蹴而就，其有著諸多復雜繁瑣的建設內容及工作流程，需要醫院提供可靠且持續的組織保障、制度保障、資源保障。作為醫院一名基層檔案工作者，需要不斷完善和豐富自身的知識儲備和結構，在檔案信息化建設等業務工作上勇挑重擔、主動作為，為院檔案管理工作提供強有力的知識支持與服務保障。