數字經濟環境下的企業檔案工作
——兼論企業檔案工作“十四五”規劃的重點內容

文/北京強度環境研究所 李淑香

2022年是“十四五”規劃開展的關鍵年份。當前，各大企業正以此為中心，探討檔案管理工作的數字化轉型方式。科學規劃“十四五”要求下的企業檔案管理內容離不開現實基礎，數字經濟環境下對檔案工作者的信息化技術、人文素養、從業素質等提出了更高要求。因此，一名合格的檔案工作者，在日常工作中應基于企業工作實際，建立各級各類管理方式，在實踐過程中促進檔案工作方式方法的創新。對此，本文結合企業檔案工作“十四五”規劃的要求，探索出數字經濟環境下的企業檔案工作開展的可行性方式，以期能為同行提供借鑒。

一、開展企業檔案工作面臨的機遇與挑戰

（一）機遇維度。1.信息技術發展將同步帶動檔案管理工作升級。“十四五”時期，我國邁入了創新型國家發展關鍵期，以數字經濟、云計算、區塊鏈及人工智能為代表的新型信息技術手段迎來了發展高峰。上述技術在檔案管理中應用，一方面，可提升檔案利用水平；另一方面，可提升檔案服務效率，屬于未來企業檔案管理發展的機遇之一。2.檔案利用率將得到提升。近年來，各地接連出臺了檔案管理與利用政策，致力于建立完善的檔案利用服務體系。以國家政策作為依托，簡化檔案調取的便利性水平，順應了時代發展趨勢與政策要求，提升了企業檔案管理的標準化程度，屬于未來企業檔案管理發展機遇之二。3.檔案利用的社會服務地位可得到提升。從社會認可度來看，檔案在國家發展及重大節點均發揮著重要作用，群眾對于檔案利用的認可度不斷提升。對于企業而言，這也是提升對檔案管理工作認可度的絕佳契機，后期開展檔案管理工作，也將贏得更多人的支持與認可，屬于未來企業管理發展機遇之三。4.新時代要求有效增強檔案工作者的技能水平與專業水平。數據研究表明，2021年我國檔案工作者的整體學歷水平相較于2015年度，具有本科以上學歷的從業人員比例提升＞10%；同時，具有檔案學專業學位的從業人員比例提升＞5%。此變化與社會對于檔案管理人員技能及專業水平的要求高有關，從而潛在提升了檔案從業人員的門檻。從宏觀上看，檔案管理人員技能水平與專業水平的提升，屬于未來企業檔案管理發展機遇之四。

（二）挑戰維度。1.數字資源的應用增加了檔案調取服務的安全風險。雖然信息技術為檔案管理工作發展提供了充足推進力，但不論學術界或技術界，都存在著“唯技術論”的趨勢。事實上，只有數據科技發展與檔案資源利用的安全風險相互匹配，才能促進檔案管理的同步發展。如何協調好數據安全與技術升級的問題，是企業檔案管理發展面臨的挑戰之一。2.檔案管理政策與檔案管理法規兩者存在著應用不匹配的問題。雖然現有的檔案管理法規已日趨于完善，但仍存在著法律法規應用與實際發展需求不對等的情況。以新版《檔案法》為例，雖然其中提出了鼓勵檔案開放利用的提議，但從當前看，絕大多數企業缺乏開放的考核機制與免責機制，導致企業檔案利用率始終難以提升。法律法規與實際實踐不匹配，為企業檔案管理發展面臨的挑戰之二。3.檔案管理工作者的整體年齡呈現出老齡化趨勢。數據調研顯示：2021年我國檔案管理從業人數較2015年下降人數＞8000人；而＞50歲以上的檔案管理員工則較2015年上漲約5%。可見，企業檔案管理人員的老齡化影響著檔案管理工作的開展活力，為企業檔案管理發展面臨的挑戰之三。4.檔案管理的編研種類較低。數據調研顯示，2021年我國各級綜合檔案館編研檔案資料內容整體雖得到了提升，但檔案的編研水平較低，直接對檔案利用服務的質量造成影響。而對于企業而言，同樣面臨著檔案編研能力不足的現狀，為企業檔案管理發展面臨的挑戰之四。

二、企業檔案工作整體思路與可行性實踐路徑研究

（一）“十四五”規劃中有關檔案管理工作的重點內容。1.推進檔案管理數字化進程。數字化檔案是檔案在信息化時代應用的大方向。其中電子文件歸檔為數字化檔案建設的第一步。“十四五”規劃中明確指出，要積極利用數字經濟技術來提升檔案管理工作的數字化轉型進程。2.編研更豐富的檔案管理內容主體。數字化檔案管理工作可概括為前端工作與后端工作。前端工作致力于提升檔案工作內容的豐富性水平、后端工作致力于拓展檔案服務水平，充分發揮檔案價值，擴寬檔案服務渠道。3.減少數字化檔案管理中的冗余現象。將紙質化檔案數字化，對檔案內容予以整合優化，運用更為簡潔的數據編碼語言，減少檔案存儲冗余，使數據的調取與存儲更為方便，從而提升檔案的服務與管理水準。4.優化檔案管理人員人才結構。“十四五”規劃綱要中明確指出，要加強檔案人才隊伍的專業化及高素質建設，致力于引進更專業的數字化檔案管理人才，培養更多復合型檔案管理人才。

（二）企業單位“十四五”時期檔案管理的四大原則。1.安全性原則。企業檔案管理工作的開展，需要從強化檔案工作管理力度及法治思維的融入兩方面出發。工作時，應嚴格參照《檔案法》中所規定的內容，強化檔案工作的檢查力度與監督力度。在進行數字化轉型的過程中，要堅持底線思維，始終咬緊安全紅線不放松，定期開展檔案檢查與監督工作，將檔案安全管理視為工作常態，一旦出現安全隱患應第一時間予以解決，堅決規避各類影響企業數據安全的事件發生。2.中心性原則。應明確企業檔案管理服務大局，圍繞中心的著力點，在制訂管理措施時，從企業發展的實際情況出發，針對性開展檔案謀劃工作。要以促進企業經濟發展為中心，著力提升檔案管理工作的服務水平與工作管理水平。3.創新性原則。傳統的手工式檔案管理方式已難以激發檔案管理人員創新的內在動力。在數字經濟背景下，檔案管理工作人員應借助物聯網、人工智能、數字經濟等現代技術，致力于檔案管理工作水平的提升，從而強化人才創新活力，革新企業檔案管理工作的方法與理念。4.協作性原則。檔案管理工作的開展需要多部門聯動，而為了充分挖掘檔案本身的價值，擴寬檔案工作職能，檔案管理部門需要與企業多部門建立工作關系，在合作中優化知識管理、數據管理相關內容，旨在更高質量地推動企事業單位檔案管理工作的數字化轉型。

（三）推進企業數字化檔案建設的可行性實踐路徑分析。1.多措并舉，推進企業檔案管理的現代化水平。可分為以下三大路徑：（1）創新化檔案資源開發模式。傳統的檔案管理方式存在著科技化水平低、工作方式繁瑣的問題。故當前的企業檔案管理工作應致力于開發檔案管理創新模式，例如借助“云端數據”儲存技術，探索出一類全新的、能夠在一定程度代替人工的檔案信息資源管理新模式。也可通過查詢專利的方式，借鑒專利中的檔案管理內容，來對企業管理內容主體進行完善，使企業檔案的價值得到最大程度發揮。（2）應用現代化檔案管理方式。當前在數字經濟技術的支持下，海量數據也能得到有效儲存，安全調取。隨著企業經營年限的增加，各部門所產生的檔案數量也在不斷增加，當檔案數量累積到臨界值時，需要對檔案現有儲存方式進行優化。此時可通過定制檔案管理商務服務軟件，來提升檔案管理服務的專業性水平。將企業經營過程中所產生的合同檔案、經營檔案、聲像檔案、基建檔案、技術檔案、設備檔案、會計檔案、人事檔案、科技檔案及文書檔案等按照不同的分類形式，確保檔案的儲存與數據的調取流程規范，操作便捷。此外，數字化管理模式的推進需要人才的滋養。因此，建議企業為檔案管理部門劃定充足預算，保證檔案管理工作的技術、資金及人員投入。（3）檔案的針對性管理。根據檔案類型不同，應用不同的檔案管理方式，例如對文字較為規則的檔案，可利用OCR技術掃描文字，并借助計算機軟件進行檔案的著錄；針對利用程度及重要程度較高的檔案，要優先收集與編碼。2.多措并舉，推進檔案的標準化管理。（1）規范化處理檔案案卷題名。嚴格按照國家檔案著錄要求，標準化檔案題名的填寫形式。核對檔案題名是否符合標準化要求，針對不標準的、名稱冗余的要進行修正與精簡。為便于檔案的檢索，應在檔案中體現檢索詞，以免出現檢索內容與目標內容存在差異的情況。（2）應用標準化的檔案著錄標準。數字化管理需要統一著錄標準，方能確保后續計算機在處理數據檔案過程中的正確性水平。在企業日常檔案管理工作中，要嚴格參照檔案錄入的數字化著錄要求，確保檔案數據的標準化轉換。（3）檔案案卷信息規范化整合。企業中部分部門所產出的檔案內容過于繁瑣，針對這類過厚的檔案組卷，應當采取更為簡潔的歸檔形式，例如增設子案卷等。針對子案卷的命名與歸檔，應確保案卷內的文件名稱互相依托、相互關聯。針對錄入時無目錄、無頁碼的案卷，應重新加工，保證所著錄檔案都遵循統一的管理方式。（4）全方位檢查案卷。因既往企業檔案管理工作缺乏標準化的檔案質量清查環節。導致檔案管理期限的劃分不明確，進而出現了檔案繁雜的現象。因此，需要改進檔案檢查的方式，在篩查過程中確定檔案分級，挑選出利用價值高的檔案；剔除不具備保存價值的檔案，從而提升檔案的整體可利用度及管理質量。

三、未來企業檔案管理工作發展趨勢分析

（一）致力于打造檔案事業高質量發展綜合體。“十四五”期間，企業檔案管理將始終圍繞著強化管理信息化建設、檔案服務能力建設及管理體系建設為中心，從宏觀上提升檔案管理工作水平，打造檔案事業高質量發展綜合體。將數字化轉型視為工作目標，提升檔案管理的數字化、智能化水平。推進檔案利用服務，提升檔案利用率，強化企業員工調取檔案的便利性與資源可得性水平。建設完善的檔案治理體系，始終以黨和國家政策為依托，為檔案管理工作奠定制度基礎。由上可知，打造檔案事業高質量發展綜合體為未來企業檔案管理工作發展趨勢之一。

（二）未來檔案管理轉型將遵循著“頂層設計+全流程”的趨勢。首先，檔案信息化保障機制將得以完善。新版《檔案法》認可了電子檔案的法律效力。企業在進行檔案管理信息化轉型的過程中，可利用頂層設計作為依托，有助于開展全流程設計。未來將在已有工作流程基礎上，逐步完善數據文件歸檔、三維電子文件歸檔及其他業務系統歸檔工作，實現電子檔案的全面升級。可見，“頂層設計+全流程”的發展趨勢為未來企業檔案管理的趨勢之二。

（三）企業檔案利用服務將更為開放。未來的檔案利用服務將更為便捷，但始終不離“安全第一、服務為先、以人為本”的三大要求。在保證檔案利用安全水平的同時，提升服務質量，為企業人員提供更為便捷的檔案調取服務。三大要求相互制約、相互聯系，可確保檔案工作全面發展。最后，企業將逐步完善三位一體（技防、物防、人防）的安全防范體系。未來企業檔案管理的應急能力、隱患排查治理能力、檔案安全風險評估管控能力提升為未來企業檔案管理的趨勢之三。

（四）檔案治理效能將得到提升。治理效能離不開治理能力與治理體系兩方面的完善。未來我國檔案管理的政策法規內容將更利于推進依法治理的進程，進而強化治理體系的完善。而本企業未來的檔案管理工作將分別從創新檔案業務監督指導方式、加強重點領域檔案工作監管、嚴格按照檔案執法、建立健全檔案管理體系機制四大方面出發，進而提高檔案管理的治理能力。可見，在治理能力與治理體系兩方面均得以完善后，檔案治理效能將得到有效提升，這將成為未來企業檔案管理的趨勢之四。

四、結語

檔案管理工作發展歷經了從檔案資源與基礎設施的數字化任務到融合智能技術，再到創新智慧化服務的發展歷程，檔案管理工作的數字化轉型已初見成效。而在“十四五”規劃下，則要求強化檔案管理工作治理效能、資源體系、利用體系、安全體系、檔案信息化、人才培養多方面工作的開展。以國家政策為指導，各級黨委應切實加強對檔案工作的重視，與檔案管理部門同研究、同部署、同推進，使檔案管理在日常工作中強化經費保障，加強檢查評估，保障數字化經濟背景下，檔案管理工作數字化轉型的有效開展。