新時期高校二級學院行政管理工作的特點與策略研究

摘要：高校二級學院辦公室需要承擔相當多的行政管理工作，其工作具有傳達、服務、分散等特點，隨著時代發展，這些行政工作出現了效率低下、服務方向不明等特點，說明應當對這些工作進行改進與創新。對此本文將展開相關分析，闡述二級學院辦公室行政管理工作要求、現存問題，確立創新方向，并提出創新建議。

關鍵詞：高校辦公室;行政管理;策略

引言

目前，在電子文檔還不能足以支撐歸檔存檔的情況下，紙質版文件的發放與收取，以及文件的簽字蓋章等都會加重高校二級學院辦公室工作效率的低下。“與時俱進”是我們在工作創新中要秉承的理念，不斷推進辦公無紙化是我們應對資源日益緊缺的不二法則，“便捷高效”是我們高校辦公室行政管理工作創新的基本思路。在這一思路下，高校需要展開大量的分析工作，明確了解到問題的本質，創新工作，提高工作質量。[1]

一、新時期高校辦公室行政管理工作的特點

（一）傳達性

二級學院辦公室工作有上傳下達的性質。綜合辦公室最核心的職責就是落實由學校領導下發的各種指示，并將落實過程加以嚴格監管，并適時向上級領導反映任務在落實中所存在的問題及其最后的成果。

（二）服務性

首先要清楚管理并非領導而是服務，二級學校辦公室的行政管理并不是故步自封，而是一定要順應時代蓬勃發展的風潮，也需要順應教育教學中事情蓬勃發展的基本規律與管理原則，唯有如此才能真正地將教育教學服務這一終極目的更好地去完成。

（三）分散性與突發性

高校二級學院辦公室工作事務不似輔導員處理學生日常工作具有系統性，而是呈現分散性，除每年一些固定動作之外，包括了很多不確定性的工作，如突發應急事情的處理以及職責范圍之外但又不屬于其他部門的事情。很多職能部處創新工作后下放的新任務以及要求上交的新文件都屬于分散沒有規律可循的工作，這些工作的出現要求辦公室行政管理人員的對工作必須靈活看待。

二、新時期高校二級學院行政管理工作存在的問題

（一）思想政治方面學習不足

身為大學二級院系的行政管理者，由于每天事務繁多，很難抽出時間開展思想政治理論學習，而且大多依靠的都是集體思政培訓或研討，所以很容易導致對近期重要思政文件的思想精髓掌握得不全面，長此以往很容易沒有良好的思想政治素質，所以也很容易出現在實際工作中出現不少問題，比如對政治工作的核心理解不夠深入，從而導致了工作的方向性模糊;因為平時對時事政治和熱點新聞的不夠重視，就會造成很多事情的處理起來無法依據最新章程辦事，甚至會造成管理效率下降的后果。[2]

（二）無法提升效率

由于現代的高校行政管理辦公室工作人員年齡層普遍較高，所以這些工作人員對新事物的接觸能力也普遍不足，所以在現代化科學技術進入管理部門時，這些工作人員通常無法熟悉現代科學技術使用方式，更偏向于傳統管理工作模式。

（三）服務力量加強發展方向不明晰

根據國家"加強行政機關管理服務能力"的需要，中國現代大多數高等學校就開展過服務有關培訓工作，并制定了新的服務標準，但根據工作情況和標準的表現分析，中國高等學校內普遍存在著服務力量加強發展方向不明晰的現狀，即高等學校所進行的服務培訓工作已趨于理論，而這些現狀也使得管理要求無法全面貫徹，服務能力的提高也十分遲緩。

（四）"放管服"政策措施執行不徹底

"放管服"政策措施的必要性不言而喻，行政管理工作需要全面落實該政策措施，但實際狀況中許多學院辦公室對該政策措施的了解缺乏透徹，或是對政策措施缺乏充分認識，致使政策落實不到位，工作出現許多問題。

三、創新時代大學二級學院辦公室行政管理優化的更新戰略

（一）及時改變工作理念

作為組成全國各大院校發展不可或缺的關鍵部分，辦公室不良運行給院校運作所造成的危害通常非常直觀。要想使部門的職能得以相應發展，關鍵問題就是引進科學精細化管理觀念，在徹底解決學校管理工作存在隱患的基石上，通過減少學校管理所需投資降低成本，并配合該部門效率的提升，直接面向院校內部場所進行整體管理，往往就能達到事半功倍的效果了。

（二）引入網格管理

進行精細化管理工作，其前提條件就是實現共享協商、共享建設和共同分享管理結果，即非傳統觀念中所主張的"自上而下管理"。可以在以黨組織領導的功能得以發揮視為基礎，采用網格管理的方法，充分調動行政職能機關對建言奉獻的積極作用，從而切實地實現了協調推動相關工作的進行，其內部精細化管理水平也自然可以獲得更加明顯的提升。

（三）明確管理目標

高等學校通過工作規范對發展目標進行具體體現所得成果，也就是高等學校所建立的各項規章制度，由此可見，要想讓規章制度發展出應有效果，前提就是對其予以落實。[3]從學校層面來看，對現有規章制度加以修改和完善，使規章制度與條例發展成為起到積極導向作用的良好標準，使得行政工作人員言行受到有效制約，而在此基礎上，對懲處辦法與規定進行進一步明確，往往能使行政管理等方面工作，具有更為理想的有效性。

（四）注重管理工作的流程

對精細化管理工作追求的主要目標，并不是傳統上所認為的管理工作結果，而是通過全方位把控管理工作流程的方法，使管理工作質效提高至嶄新高點，這也就意味著精細化管理工作質量與流程之間有著十分緊密的聯系。由于高校行政管理工作的涉及內容較為復雜，要想讓管理工作的過程得以進一步優化，關鍵問題就是以管理科學理論為指引，在與保證任何工作人員都有具體管理工作內容對應的前提條件下，切實實現職責對等。

（五）健全考評標準

行政管理工作中包含了大量便于量化的非程序性工作，而針對于這些工作，管理者們應該把定量指標體系的設定作為重點，使得對這些工作都能進行科學考評。事實上，從宏觀角度來看，可以在考核手段的輔助下，從全面、多角度地評估職能部門對管理工作的實際進行狀況，使管理工作質效被提高至嶄新高度，并為現代精細管理觀念與方式的引入提供了基石。[4]

四、結語

高校二級學院辦公室的工作是比較細碎，雜亂，繁忙的，其中存在很多缺陷，這些缺陷就是工作的創新方向，需要采用相關策略來進行治理。通過策略可以為工作創新提供動力，讓更多創新元素融入到工作當中，由此實現工作創新的目的。根據時代的變化與時俱進。明確工作人員的工作職能與工作目標，強化辦公室人員的服務態度與服務意識，增強服務功能。[5]最后是提高辦公室人員的整體素質。做好這幾點，往往能夠切實提高辦公室行政管理工作效率，真正發揮出管理樞紐和橋梁的作用。

參考文獻：

[1]張瑩璐.新時代民辦高校行政管理的問題與對策[J].學周刊，2019（12）：178-179.

[2]王碧昱.高校行政管理工作的精準化分析[J].西部素質教育，2019，5（5）：105-106.

[3]沈麗麗.高校精細化教學管理的構建研究——以行政教學為例[J].吉林省教育學院學報，2020，36（08）：131-134.

[4]張秀玲.“漏斗模型”在新時期高校院級辦公室精細化管理中的應用[J].中國多媒體與網絡教學學報（上旬刊），2020（02）：85-86.

[5]王紅艷.實現辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].價值工程，2013，34[11].

作者簡介：張穎（1994.01-），女，漢，山東濟寧市人，東華大學服裝與藝術設計學院2016級碩士研究生，上海電力大學電氣工程學院研究實習員，主要研究方向為高校行政。