水電站項目檔案管理工作中的重點和難點

趙運濤

摘要：水電站項目建設是民生發展中不能缺少的重要構成部分，在開展相關工作的過程中，涉及到的參建部門較多，檔案資料構成復雜，主要包括設計圖紙、預算文件以及施工資料等，為了實時掌握工程進度，同時為各部門的有效運行提供合理依據，應該增強檔案管理意識。相關部門應該結合文件資料分散性及復雜性特點，針對管理需求選擇合適的管理方式，利用信息技術減少人工管理的失誤，提高檔案管理質量。

關鍵詞：水電站項目;檔案管理;信息化建設

水電站項目建設難度大，對技術水平的要求較高，且涉及到的人員數量多，流動性大，在各項工作落實的過程中，會產生很多文件資料，此類文件資料對工程建設有著重要作用和意義。為了保證相關檔案的完整性，為項目決策提供有力依據，需要加強對檔案管理工作重點及難點的分析和研究。

1.水電站項目檔案管理工作的基本特點

1.1文件資料具有分散性特點

對于水電站項目來說，需要較長的建設周期，同時涉及到的內容多，且復雜性強，施工人員的流動性高。在相關工作開展過程中會產生數量龐大的文件，主要包括樣品圖、施工圖以及預算書等，還有各類業務活動的資金支出等。但是以上資料相互之間的獨立性強，很難實現集中化管理，為了避免出現資金浪費及影響工程經濟效益的問題，需要通過開展檔案管理工作的方式做好不同資料的整合及分類，保證水電站項目檔案的完整性及可靠性。

1.2文件資料具有復雜性特點

在開展水電站項目檔案管理工作的過程中，不僅包含單純的檔案記載，還應該涉及到施工前的現場勘察、設立項目以及設計圖紙等，且包括竣工驗收階段的報告等文件資料，無論是哪類檔案都有著重要的作用和地位。通過認真整理及合理分類，可以為工程建設各環節工作的開展和落實提供基礎依據。由于檔案資料的數量和內容較多，在管理過程中存在一定難度。

2.水電站項目檔案管理工作開展過程中的難點分析

2.1缺少完善的管理制度

開展水電站項目工程建設工作時，利益相關部門較多，有建設單位、施工企業、監理單位等，由于在不同的單位中，工作人員的職責存在區別，人員流動性強，很難實現全面且集中的管理，一定程度上阻礙檔案管理工作的開展。雖然在部分相關部門中有內部的檔案管理規章制度，但是多數工作流于形式，不同崗位的責任界限不清晰，且缺少相互的支持及配合，導致檔案管理工作的效率很難得到提高。

2.2缺乏強烈的管理意識

水電站項目建設參與方的部分領導人員對檔案管理工作存在理解誤區，認為工作內容僅包含文件資料的保管，不用重視管理人員的專業性，沒有意識到此項工作的重要作用。在以上因素的影響下，使得資源配置缺乏合理性，檔案管理工作的積極性及整體水平無法得到提升。

2.3員工配置不合理及管理人員專業能力低

對于水電站項目檔案管理工作的整體質量而言，管理人員的崗位設置及綜合素質是重要的影響因素，部分單位中的管理人員數量不夠充足，部分崗位由其他部門的員工兼職，此類員工缺少檔案管理專業知識的學習，無法保證檔案管理工作的質量和效率。與此同時，由于項目建設過程中人員流動性強，針對部分臨時聘用的人員，由于統計的信息不夠全面，無法形成相應的檔案，且兼職管理人員缺少對水電站及建筑工程等方面知識的了解，很難明確工作的核心和方向。

2.4缺乏信息化建設意識

在新時期發展背景下，市場經濟不斷發生變化，信息更新的速度變得更快，為了始終保持與時俱進，需要加強水電站項目檔案管理工作的信息化建設，進一步提高此項工作的效率和質量。但是在部分單位中，依然采用傳統的人工管理方式，缺少先進技術及設備的引進和使用，導致采用表格方式統計各類信息，而利用檔案袋收集和保存資料，不僅管理效率低且對儲存環境要求高。

3.水電站項目檔案管理工作重點分析

3.1建立完善的檔案管理機制

在正式進入項目建設階段之前，應該通過對相關政策和要求的分析明確管理方向和目標，同時合理細化及落實各崗位責任，為檔案管理工作的順利落實打下堅實基礎。首先，水電站項目的參建單位應該選擇合理的檔案收集和歸類方式，將工作目標、工作流程以及管理內容等融入到檔案管理制度的構建過程中;其次，明確各類問題的處理方式，如檔案資料不全面以及各環節銜接不順暢等，安排專門的工作人員做好嚴格的監督工作;最后，避免檔案管理制度落實過程中出現形式化現象，正確引導管理工作，從而有效提高文件資料的利用率。

3.2增強員工的檔案管理意識

檔案管理人員應該認真分析各項規章制度，保證每項工作的開展和落實符合相關要求和規定，避免因自身工作的失誤引發資料不完整及丟失等問題。除此之外，領導人員應該提高對軟硬件設施引進的重視，加強管理設施建設，而監理單位需要履行自身的職責，對項目檔案做好嚴格的檢查及審核，保證檔案資料的完整及可靠。

3.3加強高素質檔案管理隊伍建設

首先，應該結合實際情況和基本需求，合理設置檔案管理部門，并科學優化內部的組織結構，明確管理權的歸屬問題，針對不同的崗位劃分管理界限，為檔案管理部門的正常運行提供重要支持;其次，定期組織檔案管理人員參與專業培訓工作，幫助其學習和掌握更多檔案管理相關的理論知識，并加強對管理技術的學習，做到實際工作過程中的熟練應用，進一步提高自身的檔案管理能力;最后，應該制定科學且嚴格的人才聘用制度，不僅需要其具備較高的學歷水平，知識的涉獵范圍要廣泛，還要熟悉計算機設備和互聯網技術的應用原理和技巧，從而提升檔案管理部門的綜合實力。

3.4加強檔案管理信息化建設

信息技術在檔案管理工作中的利用率不斷提高，為了提升水電站項目檔案管理的效率和質量，應該增強信息化建設意識。加強互聯網技術與計算機技術等的有機結合，針對現有的信息化軟硬件設施做好及時的更新換代，同時積極參與到軟件的研究及開發工作中，保證軟件選擇的合理性，使其可以適用于檔案管理系統的內部環境。

結語：在信息時代發展背景下，雖然信息技術推動行業進步，但是針對水電站項目檔案管理工作而言，依然有較大的進步空間。項目參建單位需要提高對檔案管理的重視，明確檔案部門及工作人員的地位，通過專業化培訓提升管理人員的綜合素質，同時有效強化員工的服務意識，建立完善的管理機制，為相關工作的開展提供參照標準。

參考文獻：

[1]夏巧榮.淺談如何提高水電站項目檔案管理的水平[J].四川水力發電，2018，37;199（03）：201-202.

[2]羅坤琴.淺析如何做好水電站工程建設項目檔案管理工作[J].辦公室業務，2018，2（283）：126.