企業電子檔案單套管理的風險與對策

湯麗麗　袁海靜

摘要：信息技術的普及和應用使越來越多的業務活動形成大量的電子文件，電子檔案在檔案管理過程中占據的比重不斷增加。本文對于企業實施電子檔案“單套制”管理產生的風險給予充分分析，例如電子檔案管理的不安全性、不穩定性、難以保持其原始憑證性等，并提出了加強企業電子檔案單套管理的軟硬件設施、健全電子檔案安全管理體系、建設專業化的人才隊伍等管理對策，以期為企業開展電子檔案“單套制”管理提供有益的理論借鑒和實踐思考。

關鍵詞：企業;單套制;檔案管理

企業檔案、政府部門檔案和事業單位檔案等很多檔案機構共同組成了國家檔案，因此重視企業檔案的發展、推動企業檔案電子化建設以及單套制管理不只是可以讓企業的檔案信息資源更加完善，不斷減少企業檔案管理耗費的資源，使得企業具備的核心競爭力顯著增強，同時還可以將國家檔案信息化建設的現狀給予轉變，最終讓國家檔案信息資源越來越豐富。

“互聯網+”技術和國家政策的推動下，企業電子檔案“單套制”管理模式是順應信息技術發展趨勢，推進新時代檔案事業轉型升級的必然要求。

1企業電子檔案“單套制”管理的風險

1.1不穩定，對軟硬件設備有極大的依賴性

企業電子檔案在“單套制”的管理模式下，電子檔案內容能夠利用不同的數碼形式存儲在各個載體內部，充分運用電子計算機軟硬件能夠將電子檔案內容逐步轉為化可供人們觀看的格式，經常會出現由于電腦操作不當、硬件問題、軟件缺陷等出現檔案數據無法使用、無法讀取、數據丟失的情況。

1.2易篡改，難以確保原始憑證性

目前，電子檔案的安全性普遍偏低，很多企業的電子檔案并沒有設立相同的儲存位置，使得企業的檔案儲存雜亂無章，同時電子檔案本身具備開放性，直接導致電子檔案經常出現竊取、修改或者刪除的情況。電子檔案這種易更改性使得其很難保持原始面貌、完整性和真實性，一旦實行電子檔案“單套制”管理的企業對檔案提供利用，是否能保證其原始性，成為企業檔案工作人員迫切需要解決的問題之一。

1.3易泄漏，難以保證安全性

電子檔案實現了便捷傳輸、利用和共享的過程中也造成了管理上產生較大的缺陷。有效運用網絡傳輸、計算機等特別容易被網絡病毒或者黑客攻擊的方法，如果防火墻難以充分地域，就會導致大量的數據信息泄露。并且由于其過度依賴信息系統，如果系統出現崩潰，數據會無法恢復，對于電子檔案造成的損害相對較為嚴重。另外，能夠儲存電子檔案的外存儲設備更新換代時間相對較快，產生的損失相對較大。由紙質檔案角度來講，如果不出現大型的災難性事件，就不會出現整體性損害，然而針對開展“單套制”管理的企業來講，系統的崩潰會導致無法預估的影響。

2企業單套電子檔案管理的對策

2.1建立軟件安全評估與網絡監測預警機制

網絡監測預警機制就是用來進行病毒攻擊、木馬植入和網絡侵入的監控惡化預警，進而能夠在短時間內發現并采取精準的行動。并且，需要把電子檔案信息按照保密級別、重要程度進行詳細劃分，針對有可能會遇見的潛在威脅和現階段的安全狀況給予精準評估，進而能夠制定出較為完善的安全對策。

2.2健全企業單套電子檔案的安全管理體系

2.2.1建立企業單套電子檔案的管理制度

企業需要在國家相關規章制度的基礎上充分結合企業真實情況，逐步構建出企業電子檔案收、管、存、用等層面的標準”。最終由宏觀角度指導企業構建出包含電子文件管理、電子文件歸檔和電子檔案管理等在內的“單套制”管理制度。在源頭上讓電子文件的有效性得到充分保證，在過程中讓電子文件的可靠性得到充分保證。企業電子檔案“單套制”管理制度構建的核心是讓電子文件的法律效力得到充分保證，最終實現電子檔案安全可信、電子檔案長期可讀、電子檔案管理高效精益。

2.2.2落實企業單套電子檔案安全管理程序

企業要積極構建完善的電子檔案收集、歸檔、借閱制度，針對檔案信息數據進行整理過程中，需要充分運用信息技術來不斷拓展信息數據來源，同時需要詳細辨別信息，使得信息的真實性顯著增強。企業需要針對電子檔案制定出較為完善的電子檔案安全管理制度，主要涉及到電子檔案的查閱權限劃分、拷貝管理、存儲介質安全管理等，逐步制定出企業內部網絡安全管理制度，在進行管理工作時，工作人員需要按照電子檔案管理的規章制度進行，針對檔案的細節管理給予足夠重視，進一步完善檔案的信息格式，為企業電子檔案“單套制”管理提供安全的內網環境。另外，每隔一段時間就需要詳細核查電子檔案，如果出現損壞情況，必須及時解決，需要對電子檔案備份和原件保護工作給予足夠重視。

2.3提高企業檔案工作人員的專業素養

企業需要對熟練掌握檔案管理技術、本身還具備信息化、網絡化管理的人員給予足夠重視。企業可以從各個高校中尋找并聘用學習過檔案專業知識和計算機技能的專業化人才;也可以通過社會聘用到計算機技術過硬的人員，針對其進行檔案工作的培訓，使其能夠清楚認知檔案管理流程和原則，能夠大力推動企業電子檔案“單套制”管理的發展;再或者企業可以鼓勵在職的檔案人員進行深造，進一步的學習電子檔案的管理以及計算機技能操作，企業可以給予一定的資金、政策支持。

3結語

國家應該制定和完善電子檔案“單套制”管理的政策、法規和標準化體系，最終讓信息技術的研發實力大幅度提升，能夠在一定程度上讓企業電子檔案的“單套制”管理享受到技術和制度的雙重保障。企業也必須在短時間內滿足“單套制”管理模式，不斷學習切實可行的管理經驗，進而能夠讓企業的檔案管理從紙質演變成電子檔案“單套制”管理模式。

參考文獻

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[2]李寶華. 電子檔案管理工作中的風險與不安全因素分析及防范[J]. 中國高新技術企業， 2017（1）：193-194.

作者簡介：湯麗麗（1989-5-）女，民族：漢族，籍貫：遼寧省新民市，當前職務：職員，當前職稱：檔案館員，學歷：本科，研究方向：檔案管理。