企業(yè)電子檔案單套管理的風險與對策

湯麗麗　袁海靜

摘要：信息技術的普及和應用使越來越多的業(yè)務活動形成大量的電子文件，電子檔案在檔案管理過程中占據(jù)的比重不斷增加。本文對于企業(yè)實施電子檔案“單套制”管理產(chǎn)生的風險給予充分分析，例如電子檔案管理的不安全性、不穩(wěn)定性、難以保持其原始憑證性等，并提出了加強企業(yè)電子檔案單套管理的軟硬件設施、健全電子檔案安全管理體系、建設專業(yè)化的人才隊伍等管理對策，以期為企業(yè)開展電子檔案“單套制”管理提供有益的理論借鑒和實踐思考。

關鍵詞：企業(yè);單套制;檔案管理

企業(yè)檔案、政府部門檔案和事業(yè)單位檔案等很多檔案機構共同組成了國家檔案，因此重視企業(yè)檔案的發(fā)展、推動企業(yè)檔案電子化建設以及單套制管理不只是可以讓企業(yè)的檔案信息資源更加完善，不斷減少企業(yè)檔案管理耗費的資源，使得企業(yè)具備的核心競爭力顯著增強，同時還可以將國家檔案信息化建設的現(xiàn)狀給予轉變，最終讓國家檔案信息資源越來越豐富。

“互聯(lián)網(wǎng)+”技術和國家政策的推動下，企業(yè)電子檔案“單套制”管理模式是順應信息技術發(fā)展趨勢，推進新時代檔案事業(yè)轉型升級的必然要求。

1企業(yè)電子檔案“單套制”管理的風險

1.1不穩(wěn)定，對軟硬件設備有極大的依賴性

企業(yè)電子檔案在“單套制”的管理模式下，電子檔案內(nèi)容能夠利用不同的數(shù)碼形式存儲在各個載體內(nèi)部，充分運用電子計算機軟硬件能夠將電子檔案內(nèi)容逐步轉為化可供人們觀看的格式，經(jīng)常會出現(xiàn)由于電腦操作不當、硬件問題、軟件缺陷等出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)無法使用、無法讀取、數(shù)據(jù)丟失的情況。

1.2易篡改，難以確保原始憑證性

目前，電子檔案的安全性普遍偏低，很多企業(yè)的電子檔案并沒有設立相同的儲存位置，使得企業(yè)的檔案儲存雜亂無章，同時電子檔案本身具備開放性，直接導致電子檔案經(jīng)常出現(xiàn)竊取、修改或者刪除的情況。電子檔案這種易更改性使得其很難保持原始面貌、完整性和真實性，一旦實行電子檔案“單套制”管理的企業(yè)對檔案提供利用，是否能保證其原始性，成為企業(yè)檔案工作人員迫切需要解決的問題之一。

1.3易泄漏，難以保證安全性

電子檔案實現(xiàn)了便捷傳輸、利用和共享的過程中也造成了管理上產(chǎn)生較大的缺陷。有效運用網(wǎng)絡傳輸、計算機等特別容易被網(wǎng)絡病毒或者黑客攻擊的方法，如果防火墻難以充分地域，就會導致大量的數(shù)據(jù)信息泄露。并且由于其過度依賴信息系統(tǒng)，如果系統(tǒng)出現(xiàn)崩潰，數(shù)據(jù)會無法恢復，對于電子檔案造成的損害相對較為嚴重。另外，能夠儲存電子檔案的外存儲設備更新?lián)Q代時間相對較快，產(chǎn)生的損失相對較大。由紙質(zhì)檔案角度來講，如果不出現(xiàn)大型的災難性事件，就不會出現(xiàn)整體性損害，然而針對開展“單套制”管理的企業(yè)來講，系統(tǒng)的崩潰會導致無法預估的影響。

2企業(yè)單套電子檔案管理的對策

2.1建立軟件安全評估與網(wǎng)絡監(jiān)測預警機制

網(wǎng)絡監(jiān)測預警機制就是用來進行病毒攻擊、木馬植入和網(wǎng)絡侵入的監(jiān)控惡化預警，進而能夠在短時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)并采取精準的行動。并且，需要把電子檔案信息按照保密級別、重要程度進行詳細劃分，針對有可能會遇見的潛在威脅和現(xiàn)階段的安全狀況給予精準評估，進而能夠制定出較為完善的安全對策。

2.2健全企業(yè)單套電子檔案的安全管理體系

2.2.1建立企業(yè)單套電子檔案的管理制度

企業(yè)需要在國家相關規(guī)章制度的基礎上充分結合企業(yè)真實情況，逐步構建出企業(yè)電子檔案收、管、存、用等層面的標準”。最終由宏觀角度指導企業(yè)構建出包含電子文件管理、電子文件歸檔和電子檔案管理等在內(nèi)的“單套制”管理制度。在源頭上讓電子文件的有效性得到充分保證，在過程中讓電子文件的可靠性得到充分保證。企業(yè)電子檔案“單套制”管理制度構建的核心是讓電子文件的法律效力得到充分保證，最終實現(xiàn)電子檔案安全可信、電子檔案長期可讀、電子檔案管理高效精益。

2.2.2落實企業(yè)單套電子檔案安全管理程序

企業(yè)要積極構建完善的電子檔案收集、歸檔、借閱制度，針對檔案信息數(shù)據(jù)進行整理過程中，需要充分運用信息技術來不斷拓展信息數(shù)據(jù)來源，同時需要詳細辨別信息，使得信息的真實性顯著增強。企業(yè)需要針對電子檔案制定出較為完善的電子檔案安全管理制度，主要涉及到電子檔案的查閱權限劃分、拷貝管理、存儲介質(zhì)安全管理等，逐步制定出企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡安全管理制度，在進行管理工作時，工作人員需要按照電子檔案管理的規(guī)章制度進行，針對檔案的細節(jié)管理給予足夠重視，進一步完善檔案的信息格式，為企業(yè)電子檔案“單套制”管理提供安全的內(nèi)網(wǎng)環(huán)境。另外，每隔一段時間就需要詳細核查電子檔案，如果出現(xiàn)損壞情況，必須及時解決，需要對電子檔案備份和原件保護工作給予足夠重視。

2.3提高企業(yè)檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

企業(yè)需要對熟練掌握檔案管理技術、本身還具備信息化、網(wǎng)絡化管理的人員給予足夠重視。企業(yè)可以從各個高校中尋找并聘用學習過檔案專業(yè)知識和計算機技能的專業(yè)化人才;也可以通過社會聘用到計算機技術過硬的人員，針對其進行檔案工作的培訓，使其能夠清楚認知檔案管理流程和原則，能夠大力推動企業(yè)電子檔案“單套制”管理的發(fā)展;再或者企業(yè)可以鼓勵在職的檔案人員進行深造，進一步的學習電子檔案的管理以及計算機技能操作，企業(yè)可以給予一定的資金、政策支持。

3結語

國家應該制定和完善電子檔案“單套制”管理的政策、法規(guī)和標準化體系，最終讓信息技術的研發(fā)實力大幅度提升，能夠在一定程度上讓企業(yè)電子檔案的“單套制”管理享受到技術和制度的雙重保障。企業(yè)也必須在短時間內(nèi)滿足“單套制”管理模式，不斷學習切實可行的管理經(jīng)驗，進而能夠讓企業(yè)的檔案管理從紙質(zhì)演變成電子檔案“單套制”管理模式。

參考文獻

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[2]李寶華. 電子檔案管理工作中的風險與不安全因素分析及防范[J]. 中國高新技術企業(yè)， 2017（1）：193-194.

作者簡介：湯麗麗（1989-5-）女，民族：漢族，籍貫：遼寧省新民市，當前職務：職員，當前職稱：檔案館員，學歷：本科，研究方向：檔案管理。