探究大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇

武更新

摘要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式弊端逐漸顯現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理工作在一定程度上加重了管理人員的工作量，同時(shí)不能發(fā)揮出檔案管理工作的價(jià)值。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理工作也應(yīng)進(jìn)行及時(shí)的創(chuàng)新，積極應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代所帶來(lái)的挑戰(zhàn)，以提高檔案管理工作的整體水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理;大數(shù)據(jù)時(shí)代;挑戰(zhàn)和機(jī)遇

引言：

目前，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛普及對(duì)各行各業(yè)都帶來(lái)的一定的影響，并直接推動(dòng)了行業(yè)的發(fā)展。檔案行業(yè)在快速發(fā)展的整個(gè)過(guò)程中，也充分認(rèn)識(shí)到信息管理技術(shù)的重要性，也開(kāi)始建立信息化的檔案管理系統(tǒng)，引用各種現(xiàn)代化信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)數(shù)字化采集處理，提高檔案信息采集、檢索以及處理效率，為廣大用戶提供更加高質(zhì)量的檔案服務(wù)。在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的支持下，檔案發(fā)展過(guò)程中，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建一個(gè)綜合檔案業(yè)務(wù)信息平臺(tái)，能讓檔案服務(wù)質(zhì)量水平得到極大提高。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.管理意識(shí)不到位

在我國(guó)企業(yè)中，對(duì)檔案管理不夠重視的問(wèn)題仍然普遍存在，許多高層管理者還沒(méi)有完全樹(shù)立起“檔案效益”的意識(shí)，即好的檔案管理工作不是簡(jiǎn)單地將檔案作為陳設(shè)擺在那里，而是有其獨(dú)特的價(jià)值。但是在部分企業(yè)中，檔案管理人員的專業(yè)性參差不齊，這樣的企業(yè)檔案管理不可避免地會(huì)存在著較多的安全隱患，無(wú)法為企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)應(yīng)有的價(jià)值。不準(zhǔn)確、不規(guī)范的企業(yè)檔案給企業(yè)的管理帶來(lái)了較多的問(wèn)題。

2、檔案收集重文字、輕聲像

由于受到傳統(tǒng)定式管理思維和傳統(tǒng)技術(shù)的雙重影響，在對(duì)有關(guān)國(guó)家工程技術(shù)項(xiàng)目的相關(guān)資料進(jìn)行收集和分析整理時(shí)，工作人員一般多以文字形式收集項(xiàng)目資料，但往往忽視音像形式數(shù)據(jù)的及時(shí)收集。除了這些主觀因素外，還有一些客觀因素，如硬件基礎(chǔ)設(shè)施不完善，相關(guān)錄像機(jī)、照像機(jī)、攝像機(jī)使用不合理，甚至電腦軟件更新速度滯后等，導(dǎo)致檔案信息內(nèi)容并不是十分全面。總之，沒(méi)有大量視聽(tīng)記錄材料的檔案是不完整的。因?yàn)槁曄駲n案資料能夠較好地彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文字檔案資料本身存在的不足，使聲像檔案資料變得生動(dòng)形象，具有較強(qiáng)的紀(jì)實(shí)性。

3.信息化程度不高

隨著現(xiàn)代自動(dòng)化電子辦公檔案技術(shù)的不斷提高，電子辦公檔案的管理生成和歸檔管理已經(jīng)被提上日程。但事實(shí)上，我國(guó)企業(yè)檔案的質(zhì)量和信息化管理仍需不斷提高。紙質(zhì)檔案仍占檔案的很大比例，如大量的專項(xiàng)規(guī)劃圖、設(shè)計(jì)圖、地形圖等。但是，如果在企業(yè)管理檔案中信息系統(tǒng)的應(yīng)用不夠完善，相關(guān)檔案技術(shù)培訓(xùn)相對(duì)深入落后，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)和引進(jìn)不到位，這些都可能導(dǎo)致我國(guó)企業(yè)檔案管理數(shù)字化、現(xiàn)代化應(yīng)用程度較低。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的發(fā)展創(chuàng)新

1.搭建檔案信息管理服務(wù)平臺(tái)

檔案數(shù)字化體系建設(shè)對(duì)于檔案工作、檔案信息安全性的不斷提升都具有重要的推動(dòng)作用，能夠在較大程度上真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享這一發(fā)展目標(biāo)。在這一技術(shù)優(yōu)勢(shì)的引導(dǎo)下，檔案服務(wù)部門仍然需要積極探索應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)技術(shù)，構(gòu)建針對(duì)全國(guó)檔案信息服務(wù)管理的檔案服務(wù)信息中心，在這一信息平臺(tái)中設(shè)置業(yè)務(wù)交流溝通的版塊，可以和其他社會(huì)組織中的各類檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)相互聯(lián)系，形成對(duì)參與檔案數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)的統(tǒng)一認(rèn)知，以此方式來(lái)幫助制定統(tǒng)一的檔案數(shù)字化檔案信息建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)，為推進(jìn)檔案信息安全管理工作開(kāi)展提供重要參考。除此之外，在搭建檔案服務(wù)信息中心的建設(shè)過(guò)程中，需要充分賦予其豐富、多樣的服務(wù)功能，結(jié)合檔案數(shù)字化服務(wù)建設(shè)實(shí)際應(yīng)用情況，設(shè)置出了檔案信息檢索、反饋信息交流、檔案信息分類等多個(gè)主要功能模塊，以此能夠?qū)崿F(xiàn)當(dāng)前我國(guó)檔案查詢工作的安全可靠和持續(xù)發(fā)展，保證檔案用戶隨時(shí)能夠通過(guò)這一服務(wù)平臺(tái)及時(shí)獲得到所需要的檔案信息查詢資源，將我國(guó)傳統(tǒng)檔案信息查詢服務(wù)中可能存在的一些問(wèn)題及時(shí)解決，將傳統(tǒng)檔案信息檢索處理流程及時(shí)簡(jiǎn)化，提高檔案信息資源搜索處理效率，在短時(shí)間內(nèi)使用戶可以及時(shí)獲得大量的檔案訊息信息。

2.優(yōu)化現(xiàn)有數(shù)字化檔案建設(shè)機(jī)制

為了有效促進(jìn)我國(guó)數(shù)字檔案建設(shè)的順利進(jìn)行，必須以功能齊全的檔案管理系統(tǒng)軟件為主要支撐。具體來(lái)說(shuō)，在檔案軟件系統(tǒng)建設(shè)的全過(guò)程中，需要包括檔案系統(tǒng)軟件的架構(gòu)設(shè)計(jì)、檔案系統(tǒng)資源的綜合整理、檔案系統(tǒng)資源的備份和掃描等多項(xiàng)工作，才能保質(zhì)保量地完成這些任務(wù)，因此，管理單位需要充分利用一套兼容性好的文件系統(tǒng)管理軟件，有效地促進(jìn)我國(guó)數(shù)字文件建設(shè)的順利進(jìn)行。

3、培養(yǎng)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)管理相關(guān)專業(yè)人才

在檔案信息化管理背景下，檔案信息的發(fā)布數(shù)量也不斷增加，傳統(tǒng)的檔案工作模式無(wú)法繼續(xù)滿足廣大檔案者的需求，有關(guān)檔案部門必須要深刻認(rèn)清這一發(fā)展形勢(shì)，將信息化檔案管理與紙質(zhì)型檔案模式進(jìn)行結(jié)合創(chuàng)新，應(yīng)用現(xiàn)代信息化管理技術(shù)，進(jìn)行各種檔案信息數(shù)字化管理建設(shè)，使得檔案管理人員能夠?qū)ο嚓P(guān)的檔案管理工作進(jìn)行不斷地創(chuàng)新，通過(guò)使用現(xiàn)代化管理設(shè)備可以實(shí)現(xiàn)各種檔案信息的高效率化管理。因此，開(kāi)展針對(duì)檔案數(shù)字化的管理工作，需要及時(shí)組織檔案相關(guān)管理人員聯(lián)合培訓(xùn)，一方面檔案工作者要時(shí)刻加強(qiáng)對(duì)這一管理工作的重視，另一方面是要在培訓(xùn)過(guò)程中熟練掌握計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的運(yùn)用，不斷提高檔案人員的專業(yè)知識(shí)和管理能力，突破傳統(tǒng)管理觀念的局限，通過(guò)檔案數(shù)字化管理為我國(guó)檔案發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。

結(jié)語(yǔ)：

構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)能夠提高檔案管理的效率，對(duì)于提高我國(guó)的信息化建設(shè)有一定的促進(jìn)作用。相關(guān)的部門要加速檔案信息化管理的建設(shè)，促進(jìn)我國(guó)相關(guān)行業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]石冬梅. 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的挑戰(zhàn)與機(jī)遇[J]. 現(xiàn)代商業(yè)， 2014， 000（027）：121-122.

[2]崔潔. 加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理工作的探討[J]. 現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息， 2016， 000（009）：46-47.

[3]吳麗麗. 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的變革與創(chuàng)新[J]. 環(huán)渤海經(jīng)濟(jì)瞭望， 2018， 01（No.280）：174-174.

[4]許鳴. 大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化[J]. 中小企業(yè)管理與科技， 2020， 000（007）：58-59.

[5]王勇男. 基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作分析[J]. 中外企業(yè)家， 2018， 615（25）：122.

[6]黃顥. 加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理工作的探討[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017， 23（No.280）：134-134.