加強行政事業單位檔案管理工作的幾點思考

楊再朝

摘要：隨著我國經濟社會的快速發展，經濟體制改革不斷深入和完善，信息化技術得到有效發展，被人們廣泛使用。但行政事業單位檔案管理工作存在諸多問題，制約著行政事業單位的正常發展。故本文簡單闡述了檔案管理的重要性，以及加強行政事業單位檔案管理的有效措施，如加強保密工作、加強信息化建設等，希望對我國行政事業單位加強檔案管理工作有所幫助。

關鍵詞：行政;事業單位;檔案管理

引言：

行政事業單位在我國發展歷程中占有重要地位，相關管理人員應該認識到這一問題。隨著經濟社會的快速發展，行政事業單位的檔案管理工作應該做出適當的改變和調整，使其能夠緊跟時代的腳步，不斷提高檔案管理工作效率和質量，促進行政事業單位快速發展，為我國經濟社會發展作出應有的貢獻。

一、檔案管理的重要性

行政事業單位檔案管理在人員管理方面發揮了重要作用，當在辦理保險和社會勞動保障等業務時，檔案能夠加快行政人員的工作效率，為其提供工作便利，很多基礎性的信息都會在檔案中清晰的體現出來。因此，相關工作人員要認識到檔案管理的重要性，仔細做好檔案記錄工作，方便查找，還能使員工快速了解實際工作情況和內容，幫助管理人員熟知全體員工的職業生涯等情況。除此之外，還對人員的選用起到重要作用，當管理人員選用職工擔任某一崗位時，會仔細了解其工作情況以及專業能力，檔案管理會發揮重要作用，所有職工的基本信息都被記錄在檔案中了，管理者只需要查找相應的檔案資料，就能快速了解職工的個人信息及工作履歷，促使能夠做到公平、公正、公開的原則。

二、加強行政事業單位檔案管理的幾點措施

（一）加強保密工作

檔案管理的保密性直接決定整體管理效果，相應的工作人員應該清楚認識到這一點，行政事業單位的管理人員要加強保密工作，避免出現檔案信息泄露的情況，從而造成嚴重的后果，影響到行政事業單位的正常發展。應從以下幾點入手，具體包括：

第一，重視檔案庫房的管理，這是整個保密工作的重點和難點所在，行政事業單位的檔案庫房管理應該遵守國家相應的規定，不能將隨便一間辦公室當做庫房，要經過各層領導仔細討論，并能符合國家有關規定。在選擇檔案庫房的過程中，不應該將其設置在整個辦公單位的最底層，其人員經過較為平頻繁，不易管理，很容易發生檔案丟失的情況，檔案庫房的門窗應由特殊材料制成，禁止使用普通的材料，并且還要將庫房與職工辦公室分開。除此之外，應該選擇具有豐富經驗的人員管理，增加庫房的安全性。

第二，還應該將檔案的保管時間與保密期限分別管理，詳細確定管理的具體時間，并且能夠區分檔案現實和歷史作用的不同之處，做到系統化管理，使其能夠符合相關政策要求，還要充分熟知檔案的保存價值。當出現檔案信息泄露，不僅對行政事業單位產生影響，還會嚴重影響國家的發展，其管理工作受到國家法律法規的保護。

（二）加強信息化建設

進行行政事業單位的檔案管理，最初目的是促使其能夠提高管理水平和效率，方便各項工作的順利開展，將檔案的作用發揮到最大，為行政事業單位的發展作出貢獻。檔案管理工作要緊跟時代的腳步，采取當前先進的技術，利用科學技術手段進行工作，優化工作流程，提高管理工作效率，增加檔案的使用時間。為了達到上述效果，各個行政事業單位的管理人員，應該要求檔案管理部門保證信息管理的時效性，促使其能夠準確快速地傳遞關鍵信息，還要實現資源共享，增加部門之間的交流，從而大大提高行政事業單位的工作效率和質量。除此之外，還要進行計算機輔助管理，充分利用各種現代技術和設備，如掃描儀、計算機等，使其能夠將一些圖片和視頻轉變成為文字，方便統籌管理。還要運用計算機技術不斷創新檔案管理方式，將一些信息資源面向社會，服務社會。

（三）加強組織領導

保證行政事業單位檔案管理工作的健康發展，是非常重要的一項任務，因此，相關部門應該加強組織領導，改變傳統的工作方法，及時采用一些新的技術和手段，不斷提高管理水平。檔案管理部門應該建立相應的領導機構，要求領導人員可以定期檢查檔案管理的實際情況，督促相關工作人員能夠嚴格要求自己，使其具有極高的責任心。當在檢查過程中，面對領導指出的一些問題，應該及時改正，而不是只說不做，導致領導機構的制定沒有實際意義。

除此之外，還要根據工作人員的工作情況，制定相應的考核機制，以及獎懲制度，對具體檔案管理職工進行定量的考核，若出現考核不合格的職工，應該給予懲罰，對于表現突出的職工，應該升職加薪，充分激發檔案管理人員的工作熱情和積極性，使其能夠不斷學習，提高自己的專業技能和管理水平，從而實現動態管理。還應該參考其他單位的工作方法，依據國家相關標準，建立一套完善的質量管理體系，使其能夠根據本單位的實際情況作出相應的調整，并能得到有效落實，保證科學合理地進行檔案管理。

（四）提高工作人員的素質

若想加強檔案管理工作，最重要的一點為提高工作人員的素質，其直接影響整個工作的科學化發展速度。當進行檔案管理工作時，工作人員應該充分熟知相應的管理要求，并且具備專業性技能，可以熟練地使用各項現代化技術，能夠不斷進行學習，提高自身的管理水平，為公眾提供更加準確的信息。隨著我國逐步進入信息化社會，行政事業單位應該要定期對相關工作人員進行培訓，提高其職業素養，使其在工作中保證充足的耐心，并能加強檔案管理人員的責任意識，讓其認識到此項工作的重要性，保持好學、嚴禁、求實、上進的工作作風。

三、總結

總而言之，伴隨著社會的快速發展，不斷加強行政事業單位的檔案管理工作，有助于優化社會資源的配置、推動公共事業的發展等，對行政事業單位的改革工作也有重要意義。所以，相關領導人應該重視此項工作，根據本單位的實際情況，采取相應的措施，能夠充分利用信息技術，從而有效提高檔案管理的效率，更好地為人民服務。

參考文獻

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