教學(xué)評估視角下遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理工作問題與對策研究

劉淑嶸　余乃釗

摘要：教學(xué)評估與遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理工作關(guān)系緊密，將兩者結(jié)合研究具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。通過對廣西開放大學(xué)的教學(xué)檔案管理情況進(jìn)行調(diào)查，認(rèn)為普通師生和教務(wù)管理人員的檔案意識均為薄弱，遠(yuǎn)程教育教學(xué)評估工作還未得到相關(guān)人員的普遍關(guān)注，遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理工作長效模式亟待建立和完善，需要采取有效的措施改進(jìn)遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：教學(xué)評估;檔案管理;遠(yuǎn)程教育

一、調(diào)研背景

（一）調(diào)研目的

2021年國家開放大學(xué) 教育部高等教育教學(xué)評估中心下發(fā)了《國家開放大學(xué)分部辦學(xué)評估方案（含指標(biāo)）》，其中“教學(xué)運(yùn)行與效果”“質(zhì)量管理”兩個指標(biāo)比重占到辦學(xué)評估指標(biāo)的46%，可見教學(xué)及質(zhì)量在評估中的重要性。不管是評估工作的分校自評、遠(yuǎn)程評估、還是實(shí)地評估，教學(xué)方面的評估最終都是以教學(xué)檔案的存檔情況為依據(jù)來開展的。

（二）調(diào)研方式

調(diào)研采用遠(yuǎn)程調(diào)研與實(shí)地調(diào)研相結(jié)合的形式。遠(yuǎn)程調(diào)研包括審看分校及學(xué)習(xí)中心的教學(xué)檢查自檢報告、國家開放大學(xué)總部學(xué)習(xí)網(wǎng)的數(shù)據(jù)評價、網(wǎng)上檢查、遠(yuǎn)程聽評課、電話訪談等;實(shí)地評估包含有聽取匯報、查閱材料、實(shí)地考察、現(xiàn)場聽課座談等。

二、調(diào)研分析

（一）學(xué)校的檔案意識

參與調(diào)查的14所市級、行業(yè)分校其中有10個分校有獨(dú)立教務(wù)部門，學(xué)籍是教學(xué)教務(wù)管理中比較特殊的一部分，只有3個分校設(shè)有單獨(dú)的學(xué)籍崗位，只有2個分校既有獨(dú)立教務(wù)部門，也單獨(dú)設(shè)有學(xué)籍崗位。所有市級、行業(yè)分校的教學(xué)檔案管理工作均由承擔(dān)教學(xué)教務(wù)工作人員兼顧，并未設(shè)檔案管理專職人員。雖然有的分校設(shè)有檔案室，但由于沒有專人管理，檔案存放都不是很條理，基本采用堆放的方式，在座談和跟學(xué)生個別交流的過程中被調(diào)查者也大都不清楚學(xué)校存放教學(xué)檔案的檔案室的具體位置。

由此可見，教學(xué)檔案在普通師生的日常生活中并未扮演重要角色，學(xué)生、教師及教學(xué)管理人員的教學(xué)檔案意識也較薄弱。

（二）對教學(xué)評估的認(rèn)識

被調(diào)查的對象主要包括總校、分校、學(xué)習(xí)中心三級教學(xué)教務(wù)工作人員，大多數(shù)工作人員認(rèn)為教學(xué)評估是對辦學(xué)機(jī)構(gòu)綜合實(shí)力的檢測，也有一部分教學(xué)教務(wù)工作人員認(rèn)為主要是形式上的檢查，極少數(shù)人認(rèn)為教學(xué)評估沒多意義。對學(xué)校教學(xué)評估準(zhǔn)備工作的建議時，不少被調(diào)查對象指出，應(yīng)加強(qiáng)宣傳，注重實(shí)效等。可見，遠(yuǎn)程教育教學(xué)評估目前還未得到廣泛認(rèn)可，教學(xué)評估的宣傳、貫徹工作還不夠深入，而且留下了一些不好的印象，導(dǎo)致出現(xiàn)師生參與不足等問題，給教學(xué)評估的有效順利開展帶來隱患。

（三）教學(xué)評估與遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理工作的關(guān)系

1.教學(xué)評估對遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理工作的作用

教學(xué)評估涉及遠(yuǎn)程教育的整個教學(xué)工作，遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理工作是建立在日常教育教學(xué)基礎(chǔ)之上的教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)信息反饋及學(xué)生管理的真實(shí)記錄，在調(diào)查中所有人都認(rèn)為一份科學(xué)、全面、詳實(shí)的教學(xué)評估報告與教學(xué)檔案密不可分。

《國家開放大學(xué)分部辦學(xué)評估方案（含指標(biāo)）》中提到的“教學(xué)運(yùn)行與效果”和“質(zhì)量管理”指標(biāo)，最終的落腳點(diǎn)是學(xué)校的教學(xué)問題，而評估工作的開展自然也離不開遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案。所以為了提高學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量和圓滿完成評估工作，學(xué)校要理清完善檔案管理工作。

在工作開展過程中參與調(diào)查的人員中，52%認(rèn)為教學(xué)評估對檔案管理工作意味著機(jī)遇，45.3%認(rèn)為是考驗(yàn)，2.7%覺得兩者相關(guān)度不大，73.6%認(rèn)為教學(xué)評估促進(jìn)了學(xué)校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，83%覺得加強(qiáng)了檔案意識，可見參與研究調(diào)查的人員中很多已經(jīng)認(rèn)識到教學(xué)評估工作對檔案管理工作的推進(jìn)作用。

2.遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理工作在教學(xué)評估整體工作中的地位

遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案涉及教學(xué)教務(wù)管理工作的方方面面，主要包括教學(xué)準(zhǔn)備，教學(xué)組織實(shí)施，教學(xué)監(jiān)測、評估與督導(dǎo)等，教學(xué)準(zhǔn)備檔案包括教學(xué)計劃材料、教師工作安排材料、教材配送發(fā)放材料等;教學(xué)組織實(shí)施檔案包括入學(xué)材料、課程思政建設(shè)材料、各級各類教師培訓(xùn)教研材料、實(shí)踐環(huán)節(jié)教學(xué)實(shí)施材料等;教學(xué)監(jiān)測、評估、督導(dǎo)檔案包括教學(xué)單位建立的教學(xué)監(jiān)測、評估、督導(dǎo)工作機(jī)制，人員配備和分工等，教學(xué)檢查自查材料，教學(xué)整改材料等。如此繁雜的過程性教學(xué)材料目前主要是依靠教學(xué)教務(wù)管理人員兼職來完成。結(jié)合總部五年一周期的評估工作，遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理工作就顯得更為重要和迫切。

接受調(diào)查的人員中，認(rèn)為檔案工作承擔(dān)部門只是參與指導(dǎo)教學(xué)評估工作的占69%，認(rèn)為檔案工作承擔(dān)部門很少參與教學(xué)評估工作的占25%。56%人主張很有必要將檔案管理相關(guān)工作納入教學(xué)評估細(xì)則，45%人認(rèn)為可以考慮將其納入。可見，遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理工作參與教學(xué)評估工作程度有限，受調(diào)查者基本上意識到增強(qiáng)兩者聯(lián)系的必要性，并主張從制度上確定檔案工作參與教學(xué)評估工作的關(guān)系。

（四）遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理工作存在的問題

1.從檔案管理工作整體來講，存檔意識不強(qiáng)，缺乏明確思路

從學(xué)校的教學(xué)檢查工作來看，各分校對于教學(xué)檔案管理缺乏明確的思路和規(guī)劃。只有在迎接教學(xué)檢查和評估時，才把工作重心移到檢查評估資料的收集準(zhǔn)備中。而教學(xué)檢查要求和教學(xué)評估所需的教學(xué)檔案資料往往散落在各個處室和科室，教學(xué)的檔案職責(zé)要求不清楚，這極易導(dǎo)致重要教學(xué)檔案收集不及時、不完備，從而影響后期的相關(guān)工作。

2.從檔案形成過程來講，資料形成不規(guī)范，歸檔質(zhì)量不高

在開展遠(yuǎn)程教育教學(xué)的所有分校中重教學(xué)業(yè)務(wù)、輕檔案管理的思想依然存在，教學(xué)檔案管理人員中普遍缺少專人管理，教學(xué)檔案資料形成不規(guī)范，這在一定程度上都影響教學(xué)檔案的歸檔質(zhì)量。在教學(xué)檢查和調(diào)研的過程中，存在很多檢查材料本是屬于教學(xué)檔案原始材料仍采用手動書寫方式，且未采用統(tǒng)一分類存檔標(biāo)準(zhǔn)，“檔案死角”“重復(fù)歸檔”現(xiàn)象普遍存在，這些都嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案資料的歸檔質(zhì)量，也會加大教學(xué)評估的難度和不準(zhǔn)確性。

3.從檔案管理專業(yè)化來講，人員力量薄弱，缺乏專業(yè)人才

各分校都反饋人員緊缺，沒有能力分派專門的教學(xué)檔案管理人員，只能臨時安排兼職人員收集教學(xué)檔案資料，這些人員不僅沒有接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，也沒有專業(yè)化的檔案知識和技能，這在很大程度上也制約了教學(xué)檔案在教學(xué)評估中發(fā)揮的作用。

三、相關(guān)措施

1.提高教學(xué)教務(wù)工作人員的檔案管理意識，構(gòu)建遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理新平臺。

學(xué)校應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和要求，成立教學(xué)檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立教學(xué)檔案常態(tài)化管理組織機(jī)構(gòu)，全面組織相關(guān)工作開展。在此基礎(chǔ)上，學(xué)校管理人員要加大教學(xué)檔案工作的宣傳力度，可以采用學(xué)校網(wǎng)站、學(xué)報、論壇、講座等多種形式宣傳教學(xué)檔案工作的重要性，如果現(xiàn)實(shí)條件允許，學(xué)校還可以引進(jìn)教學(xué)過程檔案管理的信息化系統(tǒng)，使整個教學(xué)過程數(shù)據(jù)信息檔案化、一體化。

2.建立遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理規(guī)范體系和檢查制度，促進(jìn)良性循環(huán)。

針對遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理工作中出現(xiàn)的不規(guī)范、不全面問題，學(xué)校要組織出臺相關(guān)的政策文件，明確教學(xué)檔案管理的具體要求，形成教學(xué)檔案收集、歸檔和管理的規(guī)章制度，并將教學(xué)檔案管理工作納入學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展的規(guī)劃之中。另外要建立遠(yuǎn)程教育學(xué)校檔案工作保障體系，，建立高校檔案工作定期檢查制度，并把高校檔案工作納入教學(xué)評估的指標(biāo)體系，讓檔案工作在教學(xué)評估中也接受檢查，從而更好更快地推動遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案建設(shè)良好有序的發(fā)展。

3.加強(qiáng)崗位人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)“總校-分校-學(xué)習(xí)中心”三級教學(xué)檔案管理工作業(yè)務(wù)的有機(jī)銜接，提升各層級教務(wù)管理人員的存檔意識。

由于各分校和學(xué)習(xí)中心發(fā)展的特殊性，在教學(xué)改革發(fā)展的洪流下有的分校和學(xué)習(xí)中心存在合并的狀態(tài)，隨著學(xué)校的搬遷和人員的流動，很多檔案存在丟失的現(xiàn)象，所以要逐步完善遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案移交制度、檢查制度、催辦制度等，引入目標(biāo)績效管理辦法，以嚴(yán)密的制度體系和科學(xué)管理方法規(guī)范遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理。

4.強(qiáng)化評估檔案管理，挖掘評估檔案價值。

檔案的價值是客觀存在的，而檔案價值能否體現(xiàn)取決于社會發(fā)展水平、人們對檔案的認(rèn)識水平以及檔案自身的管理水平。強(qiáng)化評估檔案管理，運(yùn)用多種方法挖掘檔案價值，有利于幫助從事檔案管理工作的人員樹立正確的檔案價值觀，學(xué)校也應(yīng)利用教學(xué)評估的機(jī)會，做好宣傳，從學(xué)校現(xiàn)狀出發(fā)，創(chuàng)造條件，采取最為有效的方法挖掘評估檔案價值，進(jìn)而做好檔案管理的相關(guān)工作。

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[3]李彤，吳紅梅.發(fā)揮檔案價值 提高服務(wù)效能[J].蘭臺世界，2013（S3）：75.

[作者簡介] 劉淑嶸（1988-），女，漢族，山西忻州人，廣西開放大學(xué)，碩士，研究方向：遠(yuǎn)程教育;

通訊作者簡介：余乃釗（1987-），男，漢族，廣西桂平人，廣西開放大學(xué)，研究方向：遠(yuǎn)程教育。

* [基金項(xiàng)目] 2021年度廣西高校中青年教師科研基礎(chǔ)能力提升項(xiàng)目“遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)研究—以廣西開放大學(xué)為例”（編號：2021KY1918）;2021年度廣西高等教育本科教學(xué)改革工程項(xiàng)目開放大學(xué)教學(xué)內(nèi)控質(zhì)量保障機(jī)制研究與實(shí)踐（編號：2021JGA431）;2020年度廣西職業(yè)教育教學(xué)改革研究項(xiàng)目（GXGZJG2020B042）“鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略下新型職業(yè)農(nóng)民學(xué)歷與技能雙提升之‘二元’模式研究”。