“互聯網+政務服務”背景下外匯業務檔案管理提升路徑探究

高鵬

摘 要：當前我國外匯業務檔案管理上存在一定限制因素，信息化重視程度有待提高、上游管理數據資源共享不足、體制機制有待完善。文章分析“互聯網+政務服務”背景下外匯業務檔案管理存在的問題，并提出相應對策，助力外匯業務檔案管理水平提升。

關鍵詞：互聯網+；政務服務；外匯業務檔案；檔案管理

外匯業務檔案是指在辦理外匯業務或外匯檢查過程中產生的，具有保管和利用價值的歷史記錄，一般不包括文書、會計、基建檔案以及政府采購、科技信息、內審內控等相關檔案。外匯業務檔案涉及涉外主體跨境資金流動各領域，涵蓋外商投資、境外投資、外債、境外上市、跨境擔保、個人財產轉移、跨境證券投資等諸多方面，總量龐大、領域復雜，是跨境投融資記錄和涉外經濟發展重要參考資料。當前“互聯網+政務服務”背景下，外匯業務檔案管理思路滯后于時代對涉外經濟發展的要求。本文分析探討“互聯網+政務服務”背景下外匯業務檔案管理水平提升路徑。

一、 外匯業務檔案管理研究意義

自國家外匯管理局（以下簡稱“外匯局”）1979年成立以來，全國各分支局在內部審批、行政許可等業務辦理過程中產生了大量外匯業務檔案。這些檔案經由業務辦理部門整理、裝訂，移交外匯局各業務綜合部門保管，一直以來以紙質形式為主。目前國內作為涉外業務主體的銀行和企業信息化、電子化步伐加快，為涉外經濟做匯兌管理服務的外匯局，其行政許可審核材料也逐漸以圖像、音頻、視頻等信息化、電子化數據載體為主。[1]而國內對外匯業務檔案管理的研究較少，為加快推進外匯業務檔案管理方式和手段變革，本文對外匯業務檔案管理展開研究，以便更好更快適應新時代各方面要求。

二、 外匯業務檔案管理存在的問題及原因

外匯局于2019年實現政務服務網上辦理，在此過程中暴露出外匯業務檔案管理存在的一些問題。

1. 對紙質檔案存在較強路徑依賴

外匯業務檔案管理制度經過三次調整，均在紙質業務審批檔案管理思路框架下推進。2004年《關于規范外匯業務重要憑證、審批核準、檔案管理的指導意見》以指導意見形式規范了外匯業務重要憑證、審批核準、檔案管理等內容，明確了外匯業務檔案管理內容。2014年《國家外匯管理局 國家檔案局關于印發〈外匯業務檔案管理規定〉的通知》、2019年《國家外匯管理局 國家檔案局關于下發〈外匯業務檔案管理規定〉的通知》根據簡政放權和業務調整，明確檔案材料業務范圍、檔案清單、保管期限等，但是未具體提及檔案管理數字化、信息化方面內容。在管理規定上未強制開展紙質檔案轉化為電子檔案工作，實踐中存在無法查詢歷史銷毀檔案的情況。近兩年就發生過民事訴訟需查詢20世紀80年代外商到資的證明材料，因超過保管期限檔案已銷毀無法查詢，引發當事人向紀檢投訴的案例。

2. 缺乏電子印章和電子檔案管理制度

因為缺乏電子檔案管理制度，雖然業務受理環節中企業上傳電子版或業務材料掃描件，但是外匯局端審批環節仍需打印出企業網上申請的紙質材料進入紙質審批流程。因為缺乏電子印章，審批結束后材料錄入業務信息系統雖然為電子形式，仍需打印出行政許可決定書并在打印件加蓋外匯業務印章，再掃描為電子件上傳至“互聯網+政務服務”平臺供申請人查詢。如果申請人需要紙質蓋章件，還需要現場領取或由外匯局郵寄給申請人。

3. 重收藏輕使用管理模式制約利用

外匯局近三年歷史檔案調閱基本可以實現，超過三年的檔案，因人員變動、檔案未主動移交，基本難以調閱。目前外匯局檔案管理方式重收藏輕使用，難以滿足涉外經濟各方對檔案信息的使用需求。以外匯局新疆分局為例，在對新疆轄域內各級外匯局的內部檢查中發現，檔案管理政策調整滯后于業務政策調整和人員變化，外匯業務檔案管理存在盲目性、隨意性、碎片化和孤立化問題。

存在以上問題的原因，一是對檔案管理重視程度不夠。外匯局主要精力集中于外匯領域改革、外匯風險防范，未能全面認識檔案建設對于提高改革效率、防范外匯風險的價值。對各級外匯分支局而言，改進檔案管理不能直接帶來工作效益，不愿投入人力、財力和物力開展相關工作，造成改革觸角向檔案管理延伸緩慢。二是體制機制建設有待完善。從外部來講，“互聯網+政務服務”背景下，信息數據共享職責不明確，難以對檔案信息進行高效統一管理；從內部來講，外匯局和各分支局對電子印章的認識程度和推進速度，是檔案信息化進程推進的關鍵所在。

三、 “互聯網+政務服務”背景下提高外匯業務檔案管理水平具體路徑

要充分認識國家提出的《“十四五”數字經濟發展規劃》的重要性和前瞻性，理解外匯業務檔案管理在跨境資金流動數據統計收集和強化外匯管理與服務方面具有不可替代的基礎性支撐作用。

1. 改造現行業務流程，夯實外匯業務檔案管理轉型基礎

在全面推進政府運行和服務模式數字化背景下，國家提出要深化“互聯網+政務服務”。在檔案信息化建設中也提出要進一步融入數字中國建設，實現信息化與檔案工作深度融合，推進檔案管理數字化、智能化水平提升。[2]在此背景下外匯局應以電子化、數字化為目標，進行業務審批流程再造，推進檔案管理信息化進程。突破當前外匯局紙質審批流程，轉向電子化審批，把線下辦理程序調整為辦公自動化與線上辦理相結合，真正實現“互聯網+政務服務”與外匯局審批電子化、系統登記無縫關聯協同。

2. 推進外匯局電子印章使用，建立健全電子檔案管理制度

外匯局檔案管理制度體系建設應與時俱進。一是要結合“互聯網+政務服務”管理目標，圍繞電子印章和電子檔案管理，有針對性健全外匯業務檔案管理制度。二是充分認識外匯業務檔案收集、整理、裝訂、移交與保管工作流程規范的重要性。三是制定相應的檢查考核機制，做好外匯業務檔案日常監督管理，定期開展外匯業務檔案管理自查和檢查。通過國家統一電子印章制章系統，推進電子印章在外匯領域的使用。[3]目前新疆分局正在積極探索電子印章和網上業務申請與內部審批的電子化銜接操作與制度設計。在確保電子印章使用安全性的基礎上，實現印章圖片加載到行政審批受理單和行政許可決定書中，以實現網上辦理的全流程電子化。

3. 加強檔案電子化實踐探索，提升檔案利用率

將歷史檔案掃描成電子檔案保管，紙質檔案和電子檔案同時歸檔，規范電子文件和電子檔案管理流程。為保障電子檔案的不可篡改和原始記錄性，探索歸檔數據以數字證書形式驗證，自動通過業務系統形成電子檔案。[4]在電子檔案借閱中，可以使用數字簽名、數字水印等技術保障檔案安全性，提高檔案使用率。在外匯局系統內實現不同部門、不同業務條線、不同地區的電子檔案借閱，打破現有紙質檔案管理碎片化、使用孤立化的瓶頸，實現檔案資源集成和共享，在防范跨境業務風險和提升監管效率中真正發揮外匯業務檔案的有效價值。

注釋與參考文獻

[1]劉陽.大數據時代檔案管理模式變化研究[D].湘潭：湘潭大學，2015.

[2]陳聰.關于加快推進檔案信息化建設的幾點思考[J].機電兵船檔案，2021（5）：34-36.

[3]金夢然.電子簽章在“互聯網+政務服務”中應用的幾點思考[J].網絡安全技術與應用，2021（5）：124-125.

[4]趙改俠.電子印章風險及防范措施探析[J].中國質量與標準導報，2021（1）：13-17.