試論高職院校學生檔案材料收集規范對管理育人的影響

[ 作者簡介 ]

張昌明，女，四川成都人，四川國際標榜職業學院，助理館員，碩士。研究方向：高校學生檔案管理。

[ 摘要 ]

學生檔案材料的收集是學生檔案管理工作的重要環節，其規范程度不僅關系到學生檔案管理的有效施行，還對高職院校的管理育人工作有著重要影響。本文從高職院校管理育人對學生成才的影響的總體分析入手，針對當前高職院校學生檔案材料收集工作中存在的不足，指出制定收集標準、規范表格格式、提供填表（寫）說明或填寫范本、提高書寫要求、建立材料移交登記制度等規范學生檔案材料收集的途徑，不僅能提高學生檔案材料收集的質量和效率，還能提高學生檔案管理育人的水平。

[ 關鍵詞 ]

高職院校;學生檔案材料收集;規范;管理育人

中圖分類號：G64

文獻標識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.02.049

2019年，國務院發布的《國家職業教育改革實施方案》指出：“高等職業學校要培養服務區域發展的高素質技術技能人才，重點服務企業特別是中小微企業的技術研發和產品升級，加強社區教育和終身學習服務。”明確了經過教育改革后，高職院校應確定的培養目標和教育服務內容。隨著社會經濟的發展，“高素質技術技能人才”這一培養目標蘊含的內容越來越多，同時也對高職院校教學和管理工作的開展提出了越來越高的要求。學生檔案管理作為高校管理工作的有機組成部分，發揮著不可或缺的重要作用，而學生檔案材料的收集則是學生檔案管理工作的重要環節，其規范程度不僅關系到學生檔案管理的有效施行，還對高職院校的管理育人工作有著重要影響。

1 高職院校管理育人對學生成才的影響

在我國現階段高校的日常管理工作中，管理育人是一項重要任務，其基本內涵在于以“培養什么人”“怎樣培養人”“為誰培養人”為出發點，以人為核心，以育為根本，在人才的培養過程中堅持育人與育才相統一。當今社會發展的程度越來越高，各行各業招工用人除了看重學歷、技能，對素質、形象的要求也越來越高。高職院校一般規模不大，作為集教學、管理、服務于一體的教育行業中的一員，通過食堂、超市、公寓、校車等為學生提供衣食住行的基本需求，通過院系組織的教學活動使學生學習到專業技能來提高個人素養，通過學生處、團委等管理部門制定的措施或組織的活動滿足學生的精神需求，側面展示了社會各行業經營的現狀、特點和要求，對學生而言是最直接、最鮮明、最具體可感的就業單位樣板。具體說來，在管理方面，高職院校各部門關于管理的規章制度，各部門管理人員的理念、行為、形象，都會對學生產生示范、指引的作用。

2 高職院校學生檔案材料收集的現狀

根據教育部頒布的《高等學校檔案管理辦法》和《高等學校學生檔案管理辦法（試行）》的規定，再結合各校的實際情況，目前高職院校學生檔案材料收集的內容和分類都比較明確，但在學生檔案材料收集的具體要求方面還存在著不足。

2.1 表格格式不規范

高職院校學生檔案材料多為表格樣式的，因《高等學校學生檔案管理辦法（試行）》中未涉及格式的規定。現在的社會發展迅速，高職院校的辦學條件也在不斷改善，但有些高職院校的自制表格卻還保持著十多年前的模樣而未加以調整、改變，導致某些原有的表格內容反映不出學生真實有用的信息，如“新生入學登記表”新生基本信息填寫欄中保留有“寢室電話”，但“家長電話”卻只有一欄，“軍訓總結鑒定表”中的“教官鑒定”欄該教官簽署意見的地方卻被簡單地設置成“合格”與“不合格”結果選擇欄等。諸如此類，我們可以看出，高職院校學生檔案表格如果制作不規范，尤其是表格內容設置得不科學、不合常理，不僅不利于高職院校學生檔案表格材料的查考利用，還會影響輔導員實際工作的開展，更不利于學生正確理解和填寫“鑒定”類材料。

2.2 填表說明較缺乏

除“普通高等學校畢業生登記表”有各省教育廳統一規制、統一提供填表說明，高職院校自制的學生檔案填寫表格與之相比則比較缺乏填表說明。沒有填表說明，文化基礎較差的高職院校學生就會以狹隘的認知去理解要求填寫的內容，造成填不規范、寫不具體的情況發生。如在填寫學年綜合表現的“自我鑒定”欄時，有學生將“自我鑒定”簡單地理解成紀律或學習方面的表現，留下的是“遵守紀律、擁護黨的領導、積極上進”“遵守紀律、學習認真”“我性格外向，就是不愛學習”等類似的寥寥數語。在實際工作中還發現，不夠具體也會對學生檔案表格的填寫產生影響，如“普通高等學校畢業生登記表”雖有填表說明，但在“自我鑒定”欄沒有相應提示，部分學生不知道從思想政治、學習工作、參加活動等方面進行總結評價，想到什么就寫什么，填寫的內容籠統概括、自我評價不夠中肯，導致大學三年也許學有所成但卻不能留下一份內容翔實的自我鑒定材料。

2.3 書寫要求不全面

《高等學校學生檔案管理辦法（試行）》第五章“檔案材料的收集、鑒別與歸檔”中雖然有“姓名書寫要準確，不能用曾用名，也不能寫同音字”“不得用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫”等規定，但這些規定內容并不全面，在高職院校學生檔案管理的實際工作中，收集起來的學生檔案材料常常出現書寫不工整、學生隨意涂抹等現象。究其原因，一是有些學生缺乏檔案意識或檔案意識差，對填寫檔案材料不重視;二是部分學生書寫習慣差，需提高認識、加強教育。

2.4 材料移交不及時

高職院校學生檔案材料的收集工作是一個持續的系統過程：先由檔案館或學生檔案室發出收集通知，規定學工辦等部門應移交的學生檔案材料名稱、收集要求及移交時間，然后學工辦等部門領取（印制）表格，組織學生填寫，加蓋印章、排好順序后移交給檔案館或學生檔案室。在實際工作中，高職院校學工辦的輔導員事務繁雜、工作任務重，根據現實的需要，總是優先處理學生的思想問題、學習問題、生活問題或其他時效性強的工作（如領導臨時安排的任務），學生檔案材料的收集及移交工作被放在最后，以至于規定時間到了但有些輔導員還沒有完成學生檔案材料的收集工作，不能及時移交。學生檔案材料一旦移交不及時，不僅會影響學生檔案材料收集的效率和檔案管理下一步工作的開展，還會出現輔導員工作安排不到位、任務完成情況不好等問題，會給學生留下負面影響。

3 規范學生檔案材料收集，提高管理育人水平

管理學大師斯蒂芬·羅賓斯對管理的定義是：管理是指同別人一起或通過別人使活動完成得更有效的過程。學生檔案管理正是這樣的工作，其特質體現在了學生檔案材料的收集這個重要環節上。因為學生檔案材料的收集主要來源于輔導員組織學生填寫各種材料后向檔案館或學生檔案室的移交，所以在學生檔案管理的前期階段，規范學生檔案材料的收集工作非常重要;此舉不僅能提高學生檔案材料收集的質量和效率，對招收的學生文化水平參差不齊的高職院校來說，規范學生檔案材料收集還能提高管理育人水平。

3.1 制定收集標準

學生檔案材料的收集標準是對收集的學生檔案材料外在形式和特征要求的一種規定，是高校教務處、就業辦、學工辦、軍事教研室、醫務室等部門向檔案館或學生檔案室移交相關學生檔案材料時需共同遵守的準則和依據。基于此，制定收集標準是順利開展學生檔案材料收集工作的前提。

高職院校常見的學生檔案材料收集標準有：

3.1.1 歸檔材料的填寫要完整

即“新生入學登記表”“軍訓總結鑒定表”“體檢表”“學生綜合表現評價表”“畢業生登記表”等表格材料，該學生填寫的部分就由學生填寫，該粘貼復印件的地方就要按要求粘貼復印件，該教官、醫生、輔導員簽署意見的地方就要由他們簽署，不得遺漏。

3.1.2 歸檔材料的手續要完備

如“軍訓總結鑒定表”“體檢表”“學生綜合表現評價表”“畢業生登記表”等含有鑒定內容的表格材料，一定要檢查是否有本人簽字、該蓋章的地方是否印章齊全。

3.1.3 歸檔材料的載體要規范

一是歸檔材料的用紙必須是國際標準的A4紙型（297*210 mm），紙張需厚實、耐用、易儲存;二是歸檔材料應留足25 mm的書寫邊，便于檔案材料的裝訂和保護。

3.1.4 歸檔材料的書寫工具要規范

《高等學校學生檔案管理辦法（試行）》規定：“不得用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。”所以歸檔材料的理想的書寫工具應是黑色墨水筆或簽字筆，因其書寫印跡清晰且不易消退，利于長期保存。

總的說來，高職院校學生檔案材料收集標準的制定，不僅使教務處、就業辦、學工辦、軍事教研室、醫務室等部門在印制、組織填寫或移交相關學生檔案材料時有規可依，而且有利于維護學生檔案的真實性、原始性和嚴肅性，有利于學生檔案價值的保存和發揮，還有利于促進學生對檔案的認識和了解，培養他們的檔案意識，從而增強個體的責任意識感。

3.2 規范表格格式

目前，高職院校學生檔案材料多為自制的表格，所以規范學生檔案材料表格的格式是規范學生檔案材料收集不得不考慮的問題。表格格式的設置要遵循科學、實用的原則，欄目用語要準確、規范，表格大小的安排要合理合適，既要能記錄學生成長階段某一方面重要的過程和結果，又要便于學生理解和填寫。規范的表格格式不僅給人留下美觀、端莊的印象，學生經過長期填寫表格的實踐，還能感受到嚴密的思考和嚴謹的工作作風營造的管理育人氛圍，受到管理規范方面潛移默化的教育。

3.3 提供填表（寫）說明或填寫范本

填表（寫）說明指填寫表格時應遵守的各種規定和應注意的問題，填寫范本則指填寫表格時可參考的樣本。高職院校學生大多文化基礎薄弱，再加上缺少閱歷、理解能力有限，填寫表格材料時難免出現不規范、不具體的情況，因此在制作學生檔案填寫表格的同時附上填表（寫）說明或填寫范本就顯得非常有必要。具體說來，填表（寫）說明有助于學生了解填寫表格材料應注意的一些常識，能避免學生填寫時偏離大原則、大方向;填寫范本則有助于學生理解表格填寫的內在要求，能避免學生填寫時出現基本錯誤或言之無物。

從以上分析可看出，附著在各種學生檔案表格上的填表（寫）說明或填寫范本有著各自獨特的作用，它們不僅能幫助高職院校學生快速掌握填寫檔案表格的要領、提高學生填寫表格材料的效率，還能讓學生學到填寫表格的一些規范性知識，幫助他們以后求職時能更好地填寫個人簡歷，工作時能更好地寫工作總結。

3.4 提高書寫要求

高校學生檔案管理不僅是為學生個人管理檔案、整理材料，同時更是在為學校和社會積累個人檔案史料;高校學生檔案不僅僅“藏”在學校檔案館、學生檔案室，它還要交給用人單位，展示大學畢業生的基本信息和個人素質與能力。由此可見，不管是“藏”還是“用”，都要求學生檔案材料字跡清晰，表面整潔，便于鑒別、閱讀、保存和利用。綜上所述，高職院校學生填寫檔案表格時如果書寫不工整、隨意涂抹，那肯定是不利于學生檔案管理工作的，所以在學生檔案材料收集環節必須對他們提高書寫要求，讓他們認識到書寫工整、保持表面整潔不僅是在對自己負責，同時也是在展現自身的良好素質和個人形象。

3.5 建立材料移交登記制度

針對輔導員移交學生檔案材料不及時的現狀，高職院校的學生檔案管理機構可通過建立學生檔案材料移交登記制度的方式加以解決。學生檔案材料移交登記制度要求學生檔案材料移交登記不僅要詳細記錄每一次移交材料的名稱、數量、移交人、移交時間，對于收集過程中出現的問題、移交不及時等情況還要加以注明，并定期在輔導員工作群中加以公布。該制度不僅有利于量化輔導員的學生檔案材料收集工作、改善輔導員移交學生檔案材料不及時的狀況，而且能通過輔導員給學生留下按制度辦事、規范管理的印象，同時還能為學生檔案管理留下有意義的、有保留價值的歸檔材料。

4 結語

目前有些高職院校的學生培養目標及要求不夠全面，課程設置突出了專業技能而弱化了人文課程，片面強調技能、學歷、證書而忽視了職業道德和人文精神。進入高職院校學習的學生受此影響，再加上他們的文化基礎薄弱、人生閱歷和思維認識有限，他們對于接受高職教育的認知目標也慢慢地簡化為學習知識、掌握技能，不了解高度發展的社會對人才的要求越來越高，用人單位對勞動者的要求也越來越全面，因而不知道如何提高自身的綜合素質和核心競爭力。高校學生檔案管理是高校思想教育和素質培養的載體。我們相信，以管理育人為出發點和歸宿，通過規范的學生檔案材料的收集等環節，高校學生檔案管理必能促進高職院校學生行為習慣的更好養成和學生綜合素質能力的不斷提高;同時，還能促進高職院校優良學風的形成、教學質量的提高，從而推動高職院校健康穩定發展。

參考文獻

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