談談機關事業單位的檔案管理

石玉雯

◆摘? 要：隨著社會的發展，機關事業單位改革工作也在不斷推進。檔案管理作為其重要組成部分，對單位工作的開展有著重要影響。檔案記錄的是機關事業單位每個人的信息，這樣有助于單位人才資源的優化配置。在信息技術快速發展的大背景下，檔案管理部門需要在各個方面做的與時俱進，不斷創新，才能有效提高檔案管理成果。檔案管理工作主要是將各類信息清晰、準確、完整的記錄下來，是為了便于后期的查找和使用。

◆關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;意義;難點;對策

一、機關事業單位檔案管理工作的難點

（一）檔案管理人員綜合素質有待提高少數機關事業單位在檔案管理方面，并沒有配備專業人員，而是調用其他崗位的職工兼職檔案管理，或是聘用臨時工作人員來管理檔案。由于專業人員的欠缺，管理工作者身兼數職，容易導致其面對繁雜的檔案管理工作時出現紕漏;對于細節問題的疏忽或者錯誤，容易導致檔案管理混亂不堪。雖然有些單位配備了專職檔案管理人員，但大多工作態度消極應付，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，也會讓檔案管理工作的效果不如人意。諸如此類問題還有對本職工作沒有責任心和認同感;檔案歸類不夠整齊合理;對信息資料的更新不夠及時，導致檔案資料難以最大限度發揮作用。此外，單位人員流動時，沒有做好檔案管理工作的交接，也會導致信息資料缺失。

（二）缺乏科學的檔案管理和利用機制機關事業單位能有序開展檔案管理工作，離不開完善的規章制度和規范的工作流程。目前少數機關事業單位的檔案管理工作，仍是讓各部門自行管理，使得檔案資料分散在各個科室，沒有統一管理會大大降低檔案的使用性。同時，部分單位還沿用“信袋式”檔案管理，紙質管理手段增加了工作難度;不科學、不專業的管理方式，使信息提取難度加大，使用起來比較麻煩，難以充分發揮檔案的作用。

（三）檔案管理工作信息化程度比較低隨著現信息科學技術的迅猛發展，互聯網信息技術的廣泛運用，已經深度到我國人民群眾日常生活和事業中的，所以，單位的檔案管理工作也必須要順應這一形勢，不斷改革創新，利用現代科學技術更好地對檔案進行管理。電子檔案相對于傳統的紙質檔案，存儲范圍大，保存方便，而且能高效收集、整理、分析信息資料，便于提取和利用信息資料。雖然有些單位已經采取了信息化檔案管理，但在保密方面還有待進一步加強。

二、機關事業單位檔案管理工作難點解決對策

（一）提高檔案管理人員的綜合素質檔案管理工作具有專業性、復雜性和綜合性的特點，這要求工作人員要有較高的素質，不只是較強的專業素質，還要有較高的道德素養，和對本職工作的認同感和責任心。檔案管理人員的素質對檔案管理工作有著重要影響，所以單位必須注重對人員的培養。首先，要選用專職人員負責檔案管理工作，避免管理人員頻繁變動，加強人員的穩定性。其次，要定期對檔案管理人員進行培訓，學習先進的檔案管理知識，提高工作人員的綜合素質。檔案管理工作也要與時俱進，對檔案管理工作人員進行考核，敦促工作人員對過往工作進行總結分析。進而提高其道德品質和工作能力，更好地做好本職工作。

（二）不斷完善檔案管理和利用機制機關事業單位需要認識到檔案管理的重要性，根據實際情況完善檔案管理和使用機制;明確各崗位工作人員的職責，嚴格按照檔案管理制度和流程開展具體工作，杜絕違法違規行為的出現。同時，要對檔案管理人員進行統一領導，分級管理。根據制度要求分類管理檔案信息，確保檔案管理工作更加科學。各單位應當成立專門的檔案管理工作小組，對檔案管理工作制定詳細計劃;并以此做為重要依據，保證檔案管理工作的有序開展。

（三）提高檔案管理信息化建設程度為提高檔案管理工作的效率，單位不僅要在思想上的重視，還應做好物質投入工作。充分運用現代化設施管理檔案，提高檔案信息化程度。隨著科學技術的快速發展，互聯網信息技術也不斷普及，加強檔案信息化建設，能夠有效提高工作的效率。有助于檔案資料的分類，為機關事業單位發展提供更全面、更專業的信息資料。信息化檔案能夠更全面搜集資料信息;管理檔案工作人員應當加強對圖像與影音等資料的記錄。同時，還可以建立檔案信息資料共享平臺，便于信息資料的登記與查詢，提高信息資料的使用率。提高檔案管理工作信息化程度，工作人員也應當學習相關知識，激發自身積極性，掌握相關安全知識，做好部分檔案的保密工作，使檔案管理工作更加科學安全。

（四）提升管理工作的創新服務意識檔案管理工作要跟隨時代腳步，在新形勢下提升創新服務管理意識。對此，機關事業單位檔案管理工作，可以利用互聯網平臺便捷的優點，開通自主查詢和分類查詢信息的功能，及時補充更新檔案資料，使檔案資料更為準確有效，為單位發展和領導決策提供重要依據。檔案管理工作者只有轉變保守思想，將單位實際發展情況與檔案管理機制相融合，進行創新管理，才能有效提高檔案管理工作的質量和效率，使檔案管理工作取得進步。各單位要對檔案管理工作給予重視，制定符合單位發展的檔案管理機制，找準工作重難點，并積極解決檔案管理工作存在的問題，提高檔案管理者的素質，引入信息化技術，培養員工的創新服務意識，使檔案管理工作更加科學化和規范化，為單位發展提供保障。

參考文獻

[1]謝文娟.事業檔案管理效率提高策略探究[J].辦公室業務，2016（20）：116.

[2]門勝偉.事業單位檔案管理的重要性與新思路[J].納稅，2017（05）：65.

[3]李霞.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].科技展望，2016（21）：242.