“互聯網+”環境下高校教學檔案數字化管理研究

摘 要：在互聯網環境下，很多先進的信息技術，以及整個互聯網模式都在不斷創新。高校檔案數字化管理工作有著重要意義，在其管理過程中，需要充分應用先進的信息技術。本文針對互聯網環境下高校教學檔案數字化管理的意義進行了分析，詳細闡述了檔案數字化管理中存在的問題及其管理的可行性分析，并對互聯網環境下高校教學檔案數字化管理的策略進行了說明，以提高高校教學檔案數字化管理的質量。

關鍵詞：互聯網;高校;教學檔案;數字化管理

在高校開展數字化的教學檔案管理，可以使高校的管理工作水平得到有效提升，對高校的發展和管理有著重要意義。目前，高校的教學檔案數字化管理過程當中，還存在著很多問題，因此需要采取相應的措施來有效改善這些問題，使高校的教學檔案數字化管理工作能夠得到更為長遠的發展。

一、互聯網+環境下高校教學檔案數字化管理的意義

1.提高高校教學檔案管理的工作效率

在互聯網+背景下，很多先進的信息技術快速發展，高校也開始進行教學檔案數字化建設，對提高教學檔案工作的管理效率有著促進作用。通過數字化的管理方式，可以使很多教學檔案能夠及時歸檔，并且在應用和提取過程當中更加方便快捷。高校的每一個部門都有相應的調取權限和應用權限，同時在數字化管理過程當中，還可以在線上傳閱文件并修改，這對高校的年終歸檔管理工作發揮著重要作用。

同時，采用數字化管理方式，還可以使得檔案由紙質轉換為電子檔案信息傳輸，使得教學檔案管理工作方式更為便捷。此外，在高校教學檔案管理工作中會包含很多內容，如：管理設備、教師的信息、教學情況、學生的信息等，以此使管理工作更高效。

2.保存檔案的方式更多

在高校的教學檔案管理過程當中，可以積極發揮先進信息技術的優勢，使得檔案的內容更為豐富，如在傳統的紙質教學檔案保存過程當中，會存在很多的問題，使高校的檔案管理工作不能適應時代的發展要求。互聯網背景下，應新時代的要求，高校積極開展數字化的檔案管理模式，并且在檔案建立和保存過程當中，加入圖片、文字以及音頻和視頻，使教學檔案的內容形式多樣化，有利于增強教學檔案的完整性，使教學檔案的價值更高。

3.優化檔案資源配置

在高校的教學檔案管理過程當中，實現數字化的管理方式，可以使各種各樣的信息進行自動分類，保存環境和傳統的保存環境相比會更加安全可靠，進而使得教學檔案資源的配置更為合理。在互聯網的環境下可以有效保證檔案的完整性，降低傳統檔案在傳輸過程當中丟失、破壞、缺損等各種意外情況發生，檔案的保存成本更低。在對高校的教學檔案進行數字化管理過程當中，會將紙質的各種信息轉化成電子信息進行保存，利用先進的計算機技術，可以有效將這些信息進行合理分類，減少了傳統管理工作中采用人工分類的工作量，教學檔案管理人員工作量減少很多，為管理工作提供了很大方便，并且還可以通過數字化管理實現資源共享，教學檔案的資源配置能夠更為優化合理。

二、互聯網+環境下高校教學檔案數字化管理中存在的問題

1.教學檔案本身的特征較為復雜

通常情況下，高校的規模較大，因此在高校的教學檔案當中會涉及大量的檔案管理，并且涉及的范圍非常廣泛。因檔案管理具有連續性、周期性以及專業性等特點，所以在使用傳統的管理方式當中也會存在很多問題，不能提高檔案管理的工作效率和質量，同時使教學檔案沒有辦法快速被收集和充分利用。很多高校在管理過程當中，并不注重教學檔案的管理工作，通常會只注重在人事、會計以及科研方面的管理內容，使高校檔案管理數字化建設速度非常緩慢。其實很多教學檔案已經實現了電子化轉換，但是在對這些龐大數量的教學檔案進行搜集和整理過程當中，沒有保證檔案的完整性和真實性，因為教學檔案涉及高校當中的所有問題，因此每一個部門都會有相應的檔案，如學校的招生部門對于招生以及就業情況進行檔案管理，而其他學院的教學檔案和學生的成績又會在相應的教學部門和教師手中，因此在進行數字化的管理過程當中，使檔案的集約化管理過程受到了很大影響，導致數字化管理建設工作遇到了困難。

2.教學檔案管理方式傳統

在大部分高校當中，都會配備相應的計算機設備，但是很多高校的教學檔案管理人員專業水平很低，還有大部分管理人員仍在用人工管理方式來對教學檔案進行管理和操作。在收集檔案的時候，也通常會使用紙張或案卷的方式，在向上級部門進行上報資料時，就需要制作成紙質檔案和電子檔案，增加了管理人員的工作量，并需投入大量人力、物力和財力，教學檔案管理工作效率低下，并沒有實現教學檔案管理過程的數字化。有的高校雖然已經建立了相關的檔案檢索系統，但是并沒有充分利用這些系統軟件，或者這些檔案管理的軟件功能過于單一，不能實現完全的自動化管理。在高校利用教學檔案的次數很少，高校教師可以通過網上檔案來了解自己在教學過程當中的詳細情況，如教學內容、教學管理和教學質量方面的問題。大部分高校教師并沒有充分利用教學檔案，很多教師依然按照自己原有的教學方式來開展教學，正是因為數字檔案的利用率不高，使得教學檔案的數字化管理工作開展的效果不夠理想。

三、互聯網+環境下高校教學檔案數字化管理的可行性分析

1.教學檔案數字化管理的特點

第一，智能化。在對教學檔案進行數字化管理過程中，會用到檔案管理系統對所有教學檔案進行智能化管理，每一份檔案都有自己的檢索編碼，以此來提高管理工作效率。管理人員可以對這些檔案進行遠程操作，有效降低了傳統管理工作時間和空間的局限性，并且通過相關設備的掃描、壓縮和轉化，使得管理人員的工作量降低，同時還可以保證收集檔案的準確率，很多重要的檔案信息能夠得到安全準確的保存。在檔案的管理過程中，對于檔案的借閱和記錄都可以進行有效體現，管理人員可以按照借閱記錄來整理檔案，防止出現檔案遺失的現象。

第二，資源共享的特點。要想開展檔案數字化管理，需要應用先進的信息技術來降低傳統管理工作當中的煩瑣和復雜性，使教學檔案更加通用，更加安全。開展檔案管理數字化可以實現高校內部信息資源共享，需要教學檔案時可以隨時隨地進行調取，教學檔案的利用率更高，調取的方式也更加方便快捷，并且在使用數字化檔案管理過程當中，會不斷明確管理中存在的問題，進而不斷進行優化和改進管理系統，使高校的教學檔案數字化管理系統更為完善。CA008D61-6E81-4AAA-881E-7DD8A1AFFE1D

第三，數據庫的安全性。高校開展檔案管理數字化應該明確先進的信息技術既可以幫助提高管理工作效率，同時對信息的安全性也會產生一定的隱患。因為網絡本身就是一個虛擬空間，在使用網絡管理的過程當中，很容易受到計算機病毒或者黑客的攻擊，并且本身電子檔案的信息具有很強的易改性，在遠程操控下就能夠對信息進行修改，甚至在被修改之后很難找到“犯罪分子”。導致數字化檔案信息管理當中安全性存在問題，這對于教學檔案的管理人員來說是一個很大的工作問題。

第四，系統更新速度快。隨著信息技術的不斷更新和優化，電子教學檔案的數字化管理系統也要進行不斷優化和創新，這就導致原來的電子文件載體會出現老化現象，整個系統需要進行持續更新，如果不能及時更新，系統會影響到電子文件的可讀性。但是，如果不斷更新電子檔案，會消耗大量的人力、財力，增加管理工作人員的工作量，并且在對電子文件的格式進行轉換過程當中，很容易導致電子文件沒有被儲存或刪改等，造成檔案的丟失。

2.高校教學檔案數字化管理的可行性分析

開展高校教學檔案數字化的管理需要遵循三個原則。一是需要先進信息技術的支持。我國很多高校都在不斷建立和完善網絡平臺，使學校的各個部門能夠實現信息的整合，通過平臺將信息進行交換、共享，檔案管理工作能夠有序開展。作為管理人員只需要將這些信息數據進行整理和保存即可。

二是在檔案數字化過程中能有效滿足高校檔案管理需求，因為高校對教學檔案開展數字化管理可以有效節約人力、財力和物力。高校有不同的專業和學院，采用數字化管理方式可以將所有的教學信息進行快速歸檔，學校的各種資源能夠進行及時調配，增強實際的管理水平，使高校的各個學科能夠協同合作。同時，開展數字化的教學檔案管理，還可以有效提高課堂教學的管理水平，發揮教學檔案的價值，提高教學檔案的利用率。

四、互聯網+環境下高校教學檔案數字化管理的策略

1.提高管理人員的管理水平

要想實現高校檔案的數字化管理，需要管理人員能夠不斷提升自身的專業管理水平，熟練應用計算機技術，因此作為管理人員應該適應數字化管理的各種需要，不斷學習以提升自身的管理能力，熱愛檔案管理事業，并且還要有先進的管理意識，使高校的檔案管理數字化工作有序開展。在管理工作開展過程當中，還要進行不斷創新，學習更多的管理技術和相關業務類培訓，明確數字化管理的方法和規律，以及管理服務流程，使得高校的教學檔案類別清晰，管理更為高效。

2.創新教學檔案的鑒定方式，保證檔案的準確性

在進行檔案數字化管理過程中，可以將一些具有較強連續性的檔案部分信息進行公開。

比如，可以公開教科書的購買、編寫以及在教學中使用到的教學費用等，同時還可以對一些實習教師的教學情況進行公開，使學校能夠對教師的實際教學情況進行準確判斷。電子檔案在管理的過程當中，如果發現檔案異常或造假現象，應該進行及時改正，以此來提高教師的責任感，使教師能夠不斷規范自己的教學行為。學生可以作為檔案管理的監督人員，使其積極參與到教學檔案的監督管理工作中，有效降低教師只是上報教學計劃，而并不按教學計劃準確實施的情況發生，使教師的教學水平能夠得到有效提升，并且在教學過程中更加注重規范自己的教學行為。

3.完善教學檔案數字化基礎設施的建設

在對高校中的教學檔案進行數字化管理過程中，會需要用到很多基礎設施。比如，檔案管理室會用到計算機、路由器、掃描器、打印機、復印機還有管理系統，信息安全管理系統以及相應的操作平臺等各種基礎設施。在開展數字化管理工作時，先要對這些基礎設施進行檢查，對一些已經無法再正常使用的機器進行更換，而對于一些軟件類，如數據庫管理系統、安全管理系統要進行及時更新升級，才能有效保障高校教學檔案數字化管理工作的有序開展。同時，作為管理人員還應該結合系統的不斷優化來提高自身的計算機使用水平，學習更先進的管理技術，才能有效提高高校教學檔案數字化管理的整體水平。

4.建設教學檔案數據庫

開展高校教學檔案的數字化管理先要具有相應的辦公系統，通過辦公系統可以將管理中的一些文件和通知以及相應的校規在網上進行發布，使所有師生都能夠通過網絡平臺來了解更多學校的教學信息，這種信息公布方式比傳統張貼布告、收發文件的效率要高很多。同時，在管理系統中還要增加一些交流平臺，如貼吧或者聊天室，使師生能夠不受時間和地點限制進行交流和互動，增加師生互動平臺。教師和學生能夠在平臺對于學校的教學問題或其他問題提出相應的建議，并且在實際的教學中教師和學生對于高校的信息會了解得更多，還可以有效參與到檔案的管理和監督中，高校的教學檔案管理更加公開透明。教學檔案對于高校的發展有著重要的參考價值，因此應該發揮教學檔案信息的價值，所以在管理過程中還要對學生的學籍檔案數據進行電子化管理，并且設置相應的數據庫，學校可以明確每一位學生完整的檔案信息，并且還應該將學校原來的紙質檔案進行掃描轉化成電子檔案存到數據庫中，通過關鍵字來搜索相應的檔案信息，使檔案的借閱、統計、鑒定等各種工作能夠高效開展。

五、結語

隨著科學技術的不斷發展，在互聯網+環境下高校的教學檔案管理工作也在不斷進行優化和改革，高校的教學檔案管理工作朝著數字化方向發展，以此來提高檔案管理效率，創新檔案管理模式，使檔案的管理內容能夠更加豐富優質，并且還可以有效優化檔案管理的資源配置問題。

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（作者單位：河南財經政法大學）

基金項目：中國高等教育學會檔案工作分會2020年基金重點研究項目“高校檔案文化記憶與大學文化建設研究”（編號：ZGD-ZD-2020-15）

作者簡介：周書英（1975—），女，漢族，河北石家莊人，學士學位，館員，研究方向：檔案管理。CA008D61-6E81-4AAA-881E-7DD8A1AFFE1D