“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理研究

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，很多先進(jìn)的信息技術(shù)，以及整個(gè)互聯(lián)網(wǎng)模式都在不斷創(chuàng)新。高校檔案數(shù)字化管理工作有著重要意義，在其管理過程中，需要充分應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)。本文針對(duì)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的意義進(jìn)行了分析，詳細(xì)闡述了檔案數(shù)字化管理中存在的問題及其管理的可行性分析，并對(duì)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的策略進(jìn)行了說(shuō)明，以提高高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);高校;教學(xué)檔案;數(shù)字化管理

在高校開展數(shù)字化的教學(xué)檔案管理，可以使高校的管理工作水平得到有效提升，對(duì)高校的發(fā)展和管理有著重要意義。目前，高校的教學(xué)檔案數(shù)字化管理過程當(dāng)中，還存在著很多問題，因此需要采取相應(yīng)的措施來(lái)有效改善這些問題，使高校的教學(xué)檔案數(shù)字化管理工作能夠得到更為長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

一、互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的意義

1.提高高校教學(xué)檔案管理的工作效率

在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，很多先進(jìn)的信息技術(shù)快速發(fā)展，高校也開始進(jìn)行教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)，對(duì)提高教學(xué)檔案工作的管理效率有著促進(jìn)作用。通過數(shù)字化的管理方式，可以使很多教學(xué)檔案能夠及時(shí)歸檔，并且在應(yīng)用和提取過程當(dāng)中更加方便快捷。高校的每一個(gè)部門都有相應(yīng)的調(diào)取權(quán)限和應(yīng)用權(quán)限，同時(shí)在數(shù)字化管理過程當(dāng)中，還可以在線上傳閱文件并修改，這對(duì)高校的年終歸檔管理工作發(fā)揮著重要作用。

同時(shí)，采用數(shù)字化管理方式，還可以使得檔案由紙質(zhì)轉(zhuǎn)換為電子檔案信息傳輸，使得教學(xué)檔案管理工作方式更為便捷。此外，在高校教學(xué)檔案管理工作中會(huì)包含很多內(nèi)容，如：管理設(shè)備、教師的信息、教學(xué)情況、學(xué)生的信息等，以此使管理工作更高效。

2.保存檔案的方式更多

在高校的教學(xué)檔案管理過程當(dāng)中，可以積極發(fā)揮先進(jìn)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，使得檔案的內(nèi)容更為豐富，如在傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學(xué)檔案保存過程當(dāng)中，會(huì)存在很多的問題，使高校的檔案管理工作不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求。互聯(lián)網(wǎng)背景下，應(yīng)新時(shí)代的要求，高校積極開展數(shù)字化的檔案管理模式，并且在檔案建立和保存過程當(dāng)中，加入圖片、文字以及音頻和視頻，使教學(xué)檔案的內(nèi)容形式多樣化，有利于增強(qiáng)教學(xué)檔案的完整性，使教學(xué)檔案的價(jià)值更高。

3.優(yōu)化檔案資源配置

在高校的教學(xué)檔案管理過程當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理方式，可以使各種各樣的信息進(jìn)行自動(dòng)分類，保存環(huán)境和傳統(tǒng)的保存環(huán)境相比會(huì)更加安全可靠，進(jìn)而使得教學(xué)檔案資源的配置更為合理。在互聯(lián)網(wǎng)的環(huán)境下可以有效保證檔案的完整性，降低傳統(tǒng)檔案在傳輸過程當(dāng)中丟失、破壞、缺損等各種意外情況發(fā)生，檔案的保存成本更低。在對(duì)高校的教學(xué)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理過程當(dāng)中，會(huì)將紙質(zhì)的各種信息轉(zhuǎn)化成電子信息進(jìn)行保存，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以有效將這些信息進(jìn)行合理分類，減少了傳統(tǒng)管理工作中采用人工分類的工作量，教學(xué)檔案管理人員工作量減少很多，為管理工作提供了很大方便，并且還可以通過數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)資源共享，教學(xué)檔案的資源配置能夠更為優(yōu)化合理。

二、互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理中存在的問題

1.教學(xué)檔案本身的特征較為復(fù)雜

通常情況下，高校的規(guī)模較大，因此在高校的教學(xué)檔案當(dāng)中會(huì)涉及大量的檔案管理，并且涉及的范圍非常廣泛。因檔案管理具有連續(xù)性、周期性以及專業(yè)性等特點(diǎn)，所以在使用傳統(tǒng)的管理方式當(dāng)中也會(huì)存在很多問題，不能提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量，同時(shí)使教學(xué)檔案沒有辦法快速被收集和充分利用。很多高校在管理過程當(dāng)中，并不注重教學(xué)檔案的管理工作，通常會(huì)只注重在人事、會(huì)計(jì)以及科研方面的管理內(nèi)容，使高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)速度非常緩慢。其實(shí)很多教學(xué)檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子化轉(zhuǎn)換，但是在對(duì)這些龐大數(shù)量的教學(xué)檔案進(jìn)行搜集和整理過程當(dāng)中，沒有保證檔案的完整性和真實(shí)性，因?yàn)榻虒W(xué)檔案涉及高校當(dāng)中的所有問題，因此每一個(gè)部門都會(huì)有相應(yīng)的檔案，如學(xué)校的招生部門對(duì)于招生以及就業(yè)情況進(jìn)行檔案管理，而其他學(xué)院的教學(xué)檔案和學(xué)生的成績(jī)又會(huì)在相應(yīng)的教學(xué)部門和教師手中，因此在進(jìn)行數(shù)字化的管理過程當(dāng)中，使檔案的集約化管理過程受到了很大影響，導(dǎo)致數(shù)字化管理建設(shè)工作遇到了困難。

2.教學(xué)檔案管理方式傳統(tǒng)

在大部分高校當(dāng)中，都會(huì)配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但是很多高校的教學(xué)檔案管理人員專業(yè)水平很低，還有大部分管理人員仍在用人工管理方式來(lái)對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行管理和操作。在收集檔案的時(shí)候，也通常會(huì)使用紙張或案卷的方式，在向上級(jí)部門進(jìn)行上報(bào)資料時(shí)，就需要制作成紙質(zhì)檔案和電子檔案，增加了管理人員的工作量，并需投入大量人力、物力和財(cái)力，教學(xué)檔案管理工作效率低下，并沒有實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理過程的數(shù)字化。有的高校雖然已經(jīng)建立了相關(guān)的檔案檢索系統(tǒng)，但是并沒有充分利用這些系統(tǒng)軟件，或者這些檔案管理的軟件功能過于單一，不能實(shí)現(xiàn)完全的自動(dòng)化管理。在高校利用教學(xué)檔案的次數(shù)很少，高校教師可以通過網(wǎng)上檔案來(lái)了解自己在教學(xué)過程當(dāng)中的詳細(xì)情況，如教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)管理和教學(xué)質(zhì)量方面的問題。大部分高校教師并沒有充分利用教學(xué)檔案，很多教師依然按照自己原有的教學(xué)方式來(lái)開展教學(xué)，正是因?yàn)閿?shù)字檔案的利用率不高，使得教學(xué)檔案的數(shù)字化管理工作開展的效果不夠理想。

三、互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的可行性分析

1.教學(xué)檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)

第一，智能化。在對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理過程中，會(huì)用到檔案管理系統(tǒng)對(duì)所有教學(xué)檔案進(jìn)行智能化管理，每一份檔案都有自己的檢索編碼，以此來(lái)提高管理工作效率。管理人員可以對(duì)這些檔案進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，有效降低了傳統(tǒng)管理工作時(shí)間和空間的局限性，并且通過相關(guān)設(shè)備的掃描、壓縮和轉(zhuǎn)化，使得管理人員的工作量降低，同時(shí)還可以保證收集檔案的準(zhǔn)確率，很多重要的檔案信息能夠得到安全準(zhǔn)確的保存。在檔案的管理過程中，對(duì)于檔案的借閱和記錄都可以進(jìn)行有效體現(xiàn)，管理人員可以按照借閱記錄來(lái)整理檔案，防止出現(xiàn)檔案遺失的現(xiàn)象。

第二，資源共享的特點(diǎn)。要想開展檔案數(shù)字化管理，需要應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)降低傳統(tǒng)管理工作當(dāng)中的煩瑣和復(fù)雜性，使教學(xué)檔案更加通用，更加安全。開展檔案管理數(shù)字化可以實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部信息資源共享，需要教學(xué)檔案時(shí)可以隨時(shí)隨地進(jìn)行調(diào)取，教學(xué)檔案的利用率更高，調(diào)取的方式也更加方便快捷，并且在使用數(shù)字化檔案管理過程當(dāng)中，會(huì)不斷明確管理中存在的問題，進(jìn)而不斷進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)管理系統(tǒng)，使高校的教學(xué)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)更為完善。CA008D61-6E81-4AAA-881E-7DD8A1AFFE1D

第三，數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性。高校開展檔案管理數(shù)字化應(yīng)該明確先進(jìn)的信息技術(shù)既可以幫助提高管理工作效率，同時(shí)對(duì)信息的安全性也會(huì)產(chǎn)生一定的隱患。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)本身就是一個(gè)虛擬空間，在使用網(wǎng)絡(luò)管理的過程當(dāng)中，很容易受到計(jì)算機(jī)病毒或者黑客的攻擊，并且本身電子檔案的信息具有很強(qiáng)的易改性，在遠(yuǎn)程操控下就能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行修改，甚至在被修改之后很難找到“犯罪分子”。導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息管理當(dāng)中安全性存在問題，這對(duì)于教學(xué)檔案的管理人員來(lái)說(shuō)是一個(gè)很大的工作問題。

第四，系統(tǒng)更新速度快。隨著信息技術(shù)的不斷更新和優(yōu)化，電子教學(xué)檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)也要進(jìn)行不斷優(yōu)化和創(chuàng)新，這就導(dǎo)致原來(lái)的電子文件載體會(huì)出現(xiàn)老化現(xiàn)象，整個(gè)系統(tǒng)需要進(jìn)行持續(xù)更新，如果不能及時(shí)更新，系統(tǒng)會(huì)影響到電子文件的可讀性。但是，如果不斷更新電子檔案，會(huì)消耗大量的人力、財(cái)力，增加管理工作人員的工作量，并且在對(duì)電子文件的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換過程當(dāng)中，很容易導(dǎo)致電子文件沒有被儲(chǔ)存或刪改等，造成檔案的丟失。

2.高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的可行性分析

開展高校教學(xué)檔案數(shù)字化的管理需要遵循三個(gè)原則。一是需要先進(jìn)信息技術(shù)的支持。我國(guó)很多高校都在不斷建立和完善網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使學(xué)校的各個(gè)部門能夠?qū)崿F(xiàn)信息的整合，通過平臺(tái)將信息進(jìn)行交換、共享，檔案管理工作能夠有序開展。作為管理人員只需要將這些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和保存即可。

二是在檔案數(shù)字化過程中能有效滿足高校檔案管理需求，因?yàn)楦咝?duì)教學(xué)檔案開展數(shù)字化管理可以有效節(jié)約人力、財(cái)力和物力。高校有不同的專業(yè)和學(xué)院，采用數(shù)字化管理方式可以將所有的教學(xué)信息進(jìn)行快速歸檔，學(xué)校的各種資源能夠進(jìn)行及時(shí)調(diào)配，增強(qiáng)實(shí)際的管理水平，使高校的各個(gè)學(xué)科能夠協(xié)同合作。同時(shí)，開展數(shù)字化的教學(xué)檔案管理，還可以有效提高課堂教學(xué)的管理水平，發(fā)揮教學(xué)檔案的價(jià)值，提高教學(xué)檔案的利用率。

四、互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的策略

1.提高管理人員的管理水平

要想實(shí)現(xiàn)高校檔案的數(shù)字化管理，需要管理人員能夠不斷提升自身的專業(yè)管理水平，熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，因此作為管理人員應(yīng)該適應(yīng)數(shù)字化管理的各種需要，不斷學(xué)習(xí)以提升自身的管理能力，熱愛檔案管理事業(yè)，并且還要有先進(jìn)的管理意識(shí)，使高校的檔案管理數(shù)字化工作有序開展。在管理工作開展過程當(dāng)中，還要進(jìn)行不斷創(chuàng)新，學(xué)習(xí)更多的管理技術(shù)和相關(guān)業(yè)務(wù)類培訓(xùn)，明確數(shù)字化管理的方法和規(guī)律，以及管理服務(wù)流程，使得高校的教學(xué)檔案類別清晰，管理更為高效。

2.創(chuàng)新教學(xué)檔案的鑒定方式，保證檔案的準(zhǔn)確性

在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理過程中，可以將一些具有較強(qiáng)連續(xù)性的檔案部分信息進(jìn)行公開。

比如，可以公開教科書的購(gòu)買、編寫以及在教學(xué)中使用到的教學(xué)費(fèi)用等，同時(shí)還可以對(duì)一些實(shí)習(xí)教師的教學(xué)情況進(jìn)行公開，使學(xué)校能夠?qū)處煹膶?shí)際教學(xué)情況進(jìn)行準(zhǔn)確判斷。電子檔案在管理的過程當(dāng)中，如果發(fā)現(xiàn)檔案異常或造假現(xiàn)象，應(yīng)該進(jìn)行及時(shí)改正，以此來(lái)提高教師的責(zé)任感，使教師能夠不斷規(guī)范自己的教學(xué)行為。學(xué)生可以作為檔案管理的監(jiān)督人員，使其積極參與到教學(xué)檔案的監(jiān)督管理工作中，有效降低教師只是上報(bào)教學(xué)計(jì)劃，而并不按教學(xué)計(jì)劃準(zhǔn)確實(shí)施的情況發(fā)生，使教師的教學(xué)水平能夠得到有效提升，并且在教學(xué)過程中更加注重規(guī)范自己的教學(xué)行為。

3.完善教學(xué)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

在對(duì)高校中的教學(xué)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理過程中，會(huì)需要用到很多基礎(chǔ)設(shè)施。比如，檔案管理室會(huì)用到計(jì)算機(jī)、路由器、掃描器、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)還有管理系統(tǒng)，信息安全管理系統(tǒng)以及相應(yīng)的操作平臺(tái)等各種基礎(chǔ)設(shè)施。在開展數(shù)字化管理工作時(shí)，先要對(duì)這些基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行檢查，對(duì)一些已經(jīng)無(wú)法再正常使用的機(jī)器進(jìn)行更換，而對(duì)于一些軟件類，如數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、安全管理系統(tǒng)要進(jìn)行及時(shí)更新升級(jí)，才能有效保障高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理工作的有序開展。同時(shí)，作為管理人員還應(yīng)該結(jié)合系統(tǒng)的不斷優(yōu)化來(lái)提高自身的計(jì)算機(jī)使用水平，學(xué)習(xí)更先進(jìn)的管理技術(shù)，才能有效提高高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的整體水平。

4.建設(shè)教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

開展高校教學(xué)檔案的數(shù)字化管理先要具有相應(yīng)的辦公系統(tǒng)，通過辦公系統(tǒng)可以將管理中的一些文件和通知以及相應(yīng)的校規(guī)在網(wǎng)上進(jìn)行發(fā)布，使所有師生都能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)了解更多學(xué)校的教學(xué)信息，這種信息公布方式比傳統(tǒng)張貼布告、收發(fā)文件的效率要高很多。同時(shí)，在管理系統(tǒng)中還要增加一些交流平臺(tái)，如貼吧或者聊天室，使師生能夠不受時(shí)間和地點(diǎn)限制進(jìn)行交流和互動(dòng)，增加師生互動(dòng)平臺(tái)。教師和學(xué)生能夠在平臺(tái)對(duì)于學(xué)校的教學(xué)問題或其他問題提出相應(yīng)的建議，并且在實(shí)際的教學(xué)中教師和學(xué)生對(duì)于高校的信息會(huì)了解得更多，還可以有效參與到檔案的管理和監(jiān)督中，高校的教學(xué)檔案管理更加公開透明。教學(xué)檔案對(duì)于高校的發(fā)展有著重要的參考價(jià)值，因此應(yīng)該發(fā)揮教學(xué)檔案信息的價(jià)值，所以在管理過程中還要對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化管理，并且設(shè)置相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，學(xué)校可以明確每一位學(xué)生完整的檔案信息，并且還應(yīng)該將學(xué)校原來(lái)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)化成電子檔案存到數(shù)據(jù)庫(kù)中，通過關(guān)鍵字來(lái)搜索相應(yīng)的檔案信息，使檔案的借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定等各種工作能夠高效開展。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下高校的教學(xué)檔案管理工作也在不斷進(jìn)行優(yōu)化和改革，高校的教學(xué)檔案管理工作朝著數(shù)字化方向發(fā)展，以此來(lái)提高檔案管理效率，創(chuàng)新檔案管理模式，使檔案的管理內(nèi)容能夠更加豐富優(yōu)質(zhì)，并且還可以有效優(yōu)化檔案管理的資源配置問題。

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（作者單位：河南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)）

基金項(xiàng)目：中國(guó)高等教育學(xué)會(huì)檔案工作分會(huì)2020年基金重點(diǎn)研究項(xiàng)目“高校檔案文化記憶與大學(xué)文化建設(shè)研究”（編號(hào)：ZGD-ZD-2020-15）

作者簡(jiǎn)介：周書英（1975—），女，漢族，河北石家莊人，學(xué)士學(xué)位，館員，研究方向：檔案管理。CA008D61-6E81-4AAA-881E-7DD8A1AFFE1D