文書檔案整理歸檔存在的問題與優化路徑

摘 要：對于檔案業務來說，文書檔案的整理歸檔是一項非常重要的工作。目前我國檔案事業已經進入了新的發展階段，文書檔案的整理歸檔工作也應與時俱進，根據時代背景不斷進行創新，這樣才能提升這一工作的綜合質量。目前在諸多因素的影響下，文書檔案整理歸檔工作中存在一些問題，需要相關單位和管理人員深入探析，提出科學合理的發展策略，促進檔案工作有序開展。

關鍵詞：文書檔案;整理歸檔;存在問題;優化路徑

對于檔案業務來說，文書檔案的整理歸檔是一項非常重要的工作。這一工作如果處理不好，就會導致文書檔案的整理雜亂無序，文書檔案的遺失或者損壞，影響其保管和將來的查詢利用，對于檔案管理工作的順利開展產生負面影響。我們應對文書檔案整理歸檔工作給予足夠的重視，并對存在的問題進行分析，進而提出有益的解決路徑。

1 文書檔案整理歸檔需要遵循的基本原則

1.1 保障其內在緊密聯系

文書檔案年度整理歸檔工作應遵循文書檔案形成的客觀規律，保持其內在聯系，對這些檔案根據不同的價值和對應的關系進行科學劃分。要知道檔案的整理和歸檔是檔案業務的開始，檔案的保管以及利用才是其最終目的。[1 ]對此，相關人員在實際檔案整理歸檔時，應深入分析和依照文書檔案的形成規律，找到他們之間的內在聯系，根據相應的價值進行歸檔，進而保障日后能夠快速檢索，避免檔案存放的雜亂無章。

1.2 對其價值進行合理劃分

相關人員在進行文書檔案整理歸檔時，應根據有關規定和要求，對不同文書檔案的成分構成和范圍進行分類處理，還要劃分并標注相應的保存期限。對不同價值的文檔進行分類歸檔，能夠讓這些相關檔案更加地集中，為將來檔案應用打下堅實的基礎。文書檔案的客體形成之后，就和將來的用戶之間構建起了一種潛在的價值聯系，而文書檔案的真正價值是在這些檔案客體被有效利用后，才能轉變為實際價值。

1.3 有利于管理和應用

在文書檔案整理歸檔工作中，工作人員應保障這些文書檔案能夠方便管理和應用，這是檢驗文書檔案整理歸檔質量的重要標尺之一。管理和利用之間是互為依托、相互配合、相互影響的關系，有關工作人員不能單純強調兩者中一方的重要性，而忽略另一方。有關部門在檔案業務中也不能忽視分類處理的原則，工作人員一定要依照便于管理和應用作為基本原則，這樣才能真正實現文書檔案整理歸檔的最終目標。

2 現階段文書檔案整理歸檔存在的主要問題

2.1 對檔案整理歸檔工作的重要性認識不夠，重視理念有待提高

一些單位及其有關領導在文書檔案整理歸檔工作中未能認識到這項工作的必要性，未能將其納入應有的議事日程。在這種情況下，文書檔案整理歸檔工作也就難以獲得相應的支持，資金投入也沒有及時跟上，工作模式也較為傳統，設備引進及人員結構的更新和調整也無從談起，這是這項工作效率明顯不達標的癥結所在。以此同時，目前文書檔案整理歸檔工作缺乏現代化分類歸檔管理思想的指導，無法發揮出檔案應有的功能作用，傳統的文書檔案整理歸檔模式缺乏對歸檔規范化的要求，需要對這種傳統的檔案整理歸檔模式進行革新。

2.2 文書檔案的整理歸檔制度不完善

文書檔案整理歸檔工作是非常繁瑣而具有一定難度的，涉及的事務多、部門廣、流程復雜，實際工作中還面臨著很多部門的不重視，缺乏完善的管理制度，會出現很多問題，收集歸檔困難、沒有連續性、完整性和及時性，進而影響了文書檔案整理歸檔的工作效率。[2 ]目前，一些機關或企事業單位的檔案整理歸檔制度存在一定缺失，傳統的管理制度和現代化發展不協調，傳統的管理制度重點強調的是文書檔案簡單的收集、整理，忽略了文書檔案的實際利用，因此，檔案的實際功能無法有效地發揮。另外，制度的缺失，使得有效的制度監督價值無法實現，導致文書檔案整理歸檔工作缺乏嚴謹性，一些檔案管理人員工作不認真，出現疏忽、大意的情況，甚至找不到工作的重點和方向，偽造數據、應付任務，使得文書檔案資料遺失或出現偏差，喪失了文書檔案的價值，不利于檔案管理工作的長久健康發展。

2.3 收集和相關工作方法不規范

文書檔案的管理是從收集各個部門的重要文件開始的，檔案管理工作是文書工作的延伸，但是出于各方面的因素，很多部門不能及時將需要歸檔的文件材料移送到檔案管理部門，出現了配合不當的問題，增加了檔案收集整理歸檔工作的難度。在這種缺乏有效溝通和協調的情況下，一些部門缺乏歸檔意識，工作銜接不當，以及文件的用紙、裝訂、版記、文種不統一，造成了文書檔案缺失或者遺漏的現象，使得文書檔案整理歸檔工作進展緩慢，準確性降低。另外，這些文書材料大部分是依件整理，而不是根據內容劃分，造成了各個檔案之間缺乏緊密的聯系，文件資料零散化，再加上信息資料、案卷目錄制作不規范，分類雜亂等問題，大大影響了檔案管理效率。同時，傳統的人工和紙質檔案為主的收集歸檔方式也無法滿足當下網絡信息技術廣泛應用的文書、檔案工作部門辦公需求，也無法滿足計算機終端自動檢索的實際需要。

2.4 文書檔案整理和歸檔人員的綜合素質有待提升

文書檔案整理和歸檔效率與其相關人員的整體素質和能力是密切相關的。但是，在實際工作中，由于對文書檔案整理歸檔工作缺乏重視，很多單位并未設立專門的文書檔案整理歸檔人員，大多是由行政辦公人員進行兼職，由于在實際操作中缺乏長期的專業知識和技能培訓，導致文書檔案管理人員的相應知識和技能無法和信息技術的進步相適應，對檔案的分類、立卷等方面缺乏系統的了解，不但限制了文書檔案資料整理歸檔的效率，也會出現文書檔案信息的錯漏、缺失等問題。有的機關或企事業單位雖然聘用了專業的檔案管理人員，但是由于缺乏對工作認真負責的態度，導致工作不積極、流于形式，使得文書檔案的收集整理不及時、不完整，影響了工作質量。

2.5 信息化和現代化水平較低

現階段，我國已經逐漸步入了信息化時代，對此，文書檔案的整理歸檔工作也應該逐步提升其信息化水平。但是由于很多機關或企事業單位的經費投入不足等因素，造成了其信息化設備和軟件系統無法滿足文書檔案整理歸檔的基本要求，檔案安全存儲的規范化和信息化水平比較低，影響了其管理質量。伴隨互聯網技術的進步和普及，檔案管理的現代化水平已經成為檔案管理效率提升的一個關鍵因素，也是文書檔案整理歸檔的重要依托。現階段，我國機關、企事業單位檔案缺乏專業的信息化技術，具體表現在：一是檔案管理缺乏信息化技術設備及軟件，例如檔案整理數據庫等，也無法做到對設備及時的更新和維護;二是缺乏信息化存儲和管理的思想觀念;三是檔案整理歸檔缺乏專業的信息化技術人才。

3 文書檔案整理歸檔的優化路徑

3.1 轉變觀念，提升思想認識

要做好文書檔案整理歸檔工作，必須加強思想認識，樹立積極的工作理念。各個機關或企事業單位的管理人員要真正了解文書檔案整理歸檔的重要價值，從根本上轉變目前文書檔案整理歸檔的傳統觀念。[3 ]要用現代化的管理理念加以指導，有序開展文書檔案整理歸檔工作，進行檔案整理歸檔改革，創新整理模式，注重整理效果。并且從人力和設備以及資金支持上入手，保障信息化管理理念在整個文書檔案工作中得以貫徹。只有樹立正確的思想觀念，轉換工作模式，才能保障文書檔案整理歸檔工作順利開展。各級有關領導和部門應充分認識到這一點，并在全體職工中組織學習和宣傳，使全體職工都能樹立較高的檔案管理意識，認識到文書檔案整理歸檔的重要價值，及時將文書資料上交整理存檔。同時，在實際工作中，相關領導和人員應經常針對檔案工作人員思想上放松的行為，給予正向引導和督促，幫助工作人員及時處理文書檔案歸檔管理中的問題，順利推進文書檔案管理工作。

3.2 構建完善的文書檔案整理歸檔制度

文書檔案整理歸檔工作進展不順利，管理制度不完善是一個重要原因。檔案的收集和整理是一項比較繁雜的工作，要保障文書檔案工作規范化，必須依靠健全的制度支撐。因此，應加快構建專門的文書檔案管理及收集歸檔制度，明確檔案的收集辦法、管理期限、責任歸屬等相關內容，這對文書檔案整理歸檔的效率提升具有重要意義。首先，應根據實際情況和相關管理法規、職能制度，來明確文書檔案整理歸檔的范圍，規范整理歸檔工作流程。其次，構建有效的各部門溝通機制，明確收集期限，促進其他部門及時將需要歸檔的資料送交檔案部門，并對無法立即收集的資料，由相應人員做好記錄，保證按期歸檔。應加大對臨時文件的收集和整理力度，避免歸檔文件的丟失和錯漏。最后，建立檔案監管制度，對檔案人員的工作情況進行監督，細化獎懲要求，加強培訓，提升檔案管理人員的積極性和工作質量。

3.3 采用科學的收集和整理模式

應優化文書檔案收集整理程序和歸檔工作模式，提高效率。為了推進機關文書檔案整理歸檔的實效性，應整合目前文書檔案的整理程序。一是重視對文書檔案的綜合把握，選擇科學高效的整理標準和歸檔方法，擺脫傳統的整理流程，創新收集模式，避免造成不必要的麻煩。二是堅持全面系統化的整理原則。系統化檔案文書整理要求，注重文書檔案之間的內在聯系，發掘文書檔案的規律性，體現區分文書檔案之間的價值，并預先做好整理準備工作。此外，在開展文書檔案整理歸檔實際工作時，應運用科學的立卷分工管理方式，建立檔案部門集中收集和各部門立卷歸檔工作制度，確保責任落實。對文書檔案中重要的、具有全面性和綜合性價值的文書檔案由檔案部門統一集中歸檔管理，對于具有專業性、特殊性的文書檔案，可以根據不同性質，由各部門整理之后，再交由檔案管理部門歸檔。對于那些以機關或企事業單位名義發布的文件，應由檔案管理部門進行歸檔;由其他部門發布，反映單位基本職能的文件材料，在初步整理的基礎上交由檔案部門歸檔;由其他部門自主發布，純屬部門事務性的文件材料，則由該部門自主進行整理歸檔;由機關或企事業單位統一召開的各種會議或開展的活動所形成的文書資料，則由檔案管理部門統一歸檔。

3.4 提高整理歸檔人員的綜合素質

為提高文書檔案整理歸檔的綜合效率，應加快提升檔案整理歸檔人員的綜合素質。一是針對目前文書檔案管理中存在的專業化程度較低的問題，重視專業人才引入，專門負責文書檔案的收集和整理，來應對樣式繁雜、任務繁重、涉及部門繁多的文書檔案整理歸檔工作。這是提高文書檔案整理歸檔效果最為快速的措施之一。二是加強對檔案管理人員的綜合素質培訓，提升其專業化工作能力，如定期組織安排檔案人員和文書專題座談會，同其他單位溝通交流文書檔案整理歸檔的相關做法和技術，對這些檔案管理人員進行計算機、檔案管理軟件等現代化管理技術、傳輸設備的操作培訓，使其能夠更好地適應現代社會發展的潮流，高效地開展和實現檔案管理工作。[4 ]三是對文書檔案整理歸檔工作人員進行職業道德的監督和工作熱情的激發，提高其工作責任感和使命感，采用有效的獎懲措施，對這些人員進行激勵，促進其認真、負責、高效地完成相應的工作，實現文書檔案整理和歸檔的基本要求，促進文書檔案管理工作的正常發展。

3.5 提升文書檔案整理歸檔的信息化水平

信息化是科技和時代發展的產物，已經滲透到經濟社會生活的各個領域，促進經濟社會發展。隨著現代化建設的發展，對于文書檔案的需求和應用也越來越多，要求也逐漸提高，傳統的文書檔案收集歸檔方式已經無法滿足目前的發展要求。完善檔案管理系統，推動檔案管理信息化建設，是機關和企事業單位向信息化邁進不可忽視的環節，必須采用先進的信息收集、傳輸、整理、歸檔技術，提升檔案管理的水平和效率。應重視信息化技術設備的引進，研發運用文書檔案信息資源收集、歸檔、存儲、管理、利用的系統軟件及平臺，跳出傳統的文書檔案收集整理模式。應加強對這些檔案管理設備及系統軟件的維護和必要的更新，加強保密權限和安全措施的設置，強化安全管理，確保檔案信息系統及檔案信息的安全。

網絡信息技術的廣泛深入應用，為文書檔案整理歸檔工作帶來了新的挑戰。相關管理人員應充分認識到這一工作的重要價值，深入把握文書檔案整理歸檔的基本原則，及時分析解決工作中存在的問題與不足，制定實施科學的優化策略，推動文書檔案整理歸檔工作的創新和發展。

參考文獻：

[1]田鵬.高校后勤文書檔案整理歸檔存在問題及有效對策[J].黑龍江檔案，2021（06）：214—215.

[2]李媛.文書檔案整理歸檔流程及注意事項探究[J].蘭臺內外，2021（24）：52—53.

[3]秦夢杰.高校文書檔案整理歸檔存在問題分析[J].品位·經典，2021（08）：89—92.

[4]黎英.提高文書檔案年度整理歸檔質量的策略研究[J].科技風，2019（09）：210—211.

作者簡介：羅婭，大學學歷，海南省海口市第三人民醫院館員，研究方向：檔案管理。