基于Web工作流系統的學校協同辦公應用

姚茜 張帥 張增山 王霜霜

摘? 要? 中小學數字校園建設是一個動態變化的實踐過程，其中數字化管理系統在不斷改進與完善。以校園卡制卡工作流為例，介紹學校協同辦公應用工作流系統涉及的三類用戶、四層系統架構、表單與流程兩大核心元素。經過幾年實踐，工作流系統能滿足學校實際業務需求，并能有效優化原線下跨部門業務流程。

關鍵詞? 數字校園；工作流系統；協同辦公；智慧校園

中圖分類號：G637? ? 文獻標識碼：B

文章編號：1671-489X（2022）09-0035-05

0? 引言

數字校園的概念起源于20世紀90年代美國克萊蒙特大學教授凱尼斯·格林發起并主持的一項名為“信息化校園計劃”（The Campus Computing?Project）的大型科研項目，我國的數字校園就是在這一理念上提出來的[1]。韓錫斌等學者[2]早在2005年就對數字校園的目標與內涵進行了分析，提出數字校園的5E架構，強調數字校園的五個主要應用方面，即數字化學習（e-Learning）、數字化科研（e-Science）、數字化管理（e-Manage-ment）、數字化服務（e-Service）和數字化生活（e-Living）。國內最早正式提出智慧校園概念的是浙江大學，2010年，浙江大學就提出要建設一個令人激動的智慧校園：無處不在的網絡學習、融合創新的網絡科研、透明高效的校務治理、豐富多彩的校園文化、方便周到的校園生活[3]。

智慧校園平臺是信息化建設的基礎性平臺和核心系統，完善該系統的主要建設目標包括提升學校教學組織、教學管理和資源管理效率，促進學校教師之間的有效溝通和資源共享，促進教師與學生以及家長之間充分溝通，支持教師開展數字化教學，適應中高考改革。

1? 應用背景

在基礎教育領域，教師的首要任務是高質量地完成教育教學工作，但同時也有一些業務需要辦理，常常會占用教師不少課余時間。學校的日常事務，如各級各類申請、審批、報銷等，最初是通過紙質申請單的形式在各部門之間進行傳遞，而紙質載體在信息處理、共享、存儲和查詢方面都是低效的；伴隨郵件系統的普及，一些通知公告等內容會通過郵箱進行共享；隨著互聯網技術的發展，辦公OA（Office Automation）系統在學校普遍應用，實現信息共享和電子公文的傳輸。從數字校園實踐發展的進程來看，伴隨新一代信息技術的發展以及社會信息化進程的加快，云計算使得中小學數字校園建設向集約化、云端化方向發展。

目前，大部分中小學在建設數字校園系統時除了滿足教育教學，還有一部分也涉及教學管理的技術支撐，如通知公告、周程管理、問卷調查、場館預約等辦公模塊，能較好地實現信息采集、查詢、統計與共享等功能，在一定程度上滿足信息處理的自動化、無紙化辦公和移動辦公的需求。但隨著學校規模的不斷擴大，職能部門工作細碎煩瑣，有一部分業務涉及多個部門，教師因申請、審批等具體事務需要在距離較遠的多個校區之間奔波，存在審核流程復雜、操作過程煩瑣等問題。因此，在數字校園系統中需要增加相應的模塊，能實現日常表單處理的電子化和自動化，即能滿足根據一系列相互銜接的業務進行配合與協同處理，并且能實現自動流轉和狀態監控的功能。

2? 概念明晰

2.1 工作流

工作流的概念最早起源于生產組織和辦公自動化領域，其中涉及的主要問題就是過程的自動化[4]。關于工作流，不同的組織給出不同的定義，其中工作流管理聯盟（WFMC）定義工作流是一種可以自動流轉的業務活動，通過一組定義明確的邏輯準則，實現業務活動在用戶之間運行與傳遞[5]。

2.2? 基于Web的工作流系統架構

工作流系統根據任務傳遞機制不同分為不同的類型，其中基于Web的工作流系統通過WWW來實現任務的協作，產品從1995年以后才起步，是目前應用最廣泛的。基于Web的工作流系統采用B/S（瀏覽器/服務器）架構，是隨著網絡技術的發展，在高內聚低耦合的設計思想下對C/S（客戶端/服務器）架構的一種設計提升。基于Web的工作流系統在使用時，用戶通過瀏覽器就能夠完成各種任務的處理與訪問，降低了業務處理對客戶端的要求，有利于系統的管理、維護和升級[6]。

目前，工作流技術越來越成熟，應用也越來越廣泛。學校應用的基于Web的工作流系統，采用數字校園提供的專業級工作流引擎，通過預定義的規范化流程，實現流暢的業務運作，可有效節約人力資源，提高辦公效率。

3? 需求分析

學校涉及多個部門協同工作的業務和場景通常采用固定流程，即管理員基于學校固定辦事流程，在系統中在線繪制流程、創建表單、部署流程并設定不同的角色和權限，用戶（全校教職工）基于系統設定的流程在Web端查看流程狀態并辦理相應流程。通常還可以指定在校人員作為流程匯總查看管理員，可以查看各審批流程狀態。

3.1? 請假管理

教師的主要業務是教育教學，教職工請假時需要向多個部門報備申請：教師請假需要告知教研組長和教務處，以便于調課及計算課時量；教職工請假需要告知部門主管領導，便于協調部門內工作安排；超過三天的請假申請需要向學校辦公室報備……根據學校的管理規定，請假一天、三天以內、超過三天等不同時長，也需要遞交給相應的主管領導進行審批。請假申請雖涉及多人、多級別、跨部門，還是一個相對比較規范的工作流機制，因此，在數字校園中使用專門的“請假管理”模塊，各個學校基本上可以通過自定義審批流程和權限配置來實現本校請假審批的基本功能。

3.2? 新任教師制卡等申請

學校使用微軟域架構系統，便于進行統一賬號登錄認證、校內資源庫訪問、IP電話、網絡打印等服務。新任教師入校申辦校園卡時，涉及教學、德育等部門主管教師審批，教務處和學校辦公室人事部門對新教師信息進行匯總，信息中心制作校園卡，并按申請在校園卡設置打印復印權限、門禁權限，總務處設置飯卡等跨部門協同業務。

工作流系統還將PC端應用移植到手機終端，支持安卓和iOS系統，同時實現移動終端數據與PC端數據實時聯動，滿足教職工隨時隨地移動辦公的需要。

類似制卡這樣的工作流比較多，而各個學校可以適用的場景也不一樣，使用數字校園中的工作流系統模塊，通過自定義表單、審批組等可以實現個性化流程的業務運作，具有可拓展性。

4? 系統應用

4.1? 學校工作流系統中涉及三種角色：用戶、審批組和系統管理員

如圖1所示，用戶就是數字校園的全體教職工，可以在工作流系統中創建流程實例、查看/撤銷申請進程；審批組主要負責業務流程的辦理與審批、處理待辦業務，將線下業務轉移到線上穩定執行；系統管理員則負責流程的配置和權限角色的設置、對實例進行監控、定期進行數據和流程的維護。

4.2? 工作流系統架構分為基礎數據層、數據連接層、流程服務層和前端表示層

工作流模塊架構在學校數字校園內，基礎數據從數字校園數據中臺中提取。如圖2所示，用戶通過瀏覽器訪問系統的前端界面；流程服務層負責處理用戶請求，并將處理后的數據返回前端；數據連接層集成數字校園底層基礎數據，為流程服務層提供數據支撐并完成數據的存儲[5]。

4.3? 表單和流程是工作流的兩個最基本元素

與線下的辦公模式對比，表單就是紙質簽單，不同工作填寫內容不一樣；流程指的是主管負責人簽字審批的過程，一個流程步驟一般涉及一個簽字。以制卡工作流為例，介紹流程的設計與實現。如圖3所示，新任教師制卡業務由申請人提出申請、審批人審批、校辦和教務處匯總、信息中心和總務處制卡設權限等五個步驟共同組成。

線下辦公往往需要教師來回聯系各部門，找分管校長簽字審批，并持卡到各部門辦理各權限，而申請人線上走流程只需要兩個步驟：填寫申請表單（圖4）、制卡完成后到校辦領取校園卡。其他的流程在申請提交后，由工作流系統根據辦卡人類別系統自動判斷并遞送到對應的審批組，經過電子審批與公文流轉，新任教師的各類信息清晰地匯總到學校辦公室人事部門和教務處，信息中心和總務處直接由職能部門辦理人員進行卡務交接，制卡的各個環節申請人及相應的辦理人員都能收到消息提醒，辦理完成后申請人到學校辦公室領取校園卡即可。

學校可以根據實際需求，在工作流系統中創建各類自定義的工作流業務。流程設計工具采用圖形化定義，通過拖拉拽等繪制方式實現。設計界面包括流程信息（如節點和流向），活動之間通過連線相連，流轉步驟參照線形箭頭的方向。系統管理員通過創建表單、繪制流程，并可以在流程中每一個環節設置審批組、經辦人及流程跳轉等。校園卡制卡流程配置見圖5。

5? 應用結論

學校從2018年開始試用工作流模塊，2019年開始常態化應用，目前每年使用工作流的教師約260人，發起流程的人員數量也在逐步遞增，數據統計見圖6（截至2021年11月24日）。在數字校園中使用基于Web工作流系統進行跨部門協同辦公，可以避免教師線下在各部門疲于奔走的煩惱，節約紙張，通過規范、高效、智能的辦公模式，提升教師的辦事體驗與辦公效率，具有以下幾點優勢。

1）操作簡單。復雜的業務流程設置均由系統管理員來操作，用戶（全體教職工）只需要關注自己發起的辦事流程，很容易上手。除了網頁端，手機APP端也能使用，可以方便快捷地實現移動辦事需求。

2）流程規范。工作流線上辦理業務流程更嚴謹、流暢，可規范學校管理流程；流程可視化，用戶可以清晰地了解申請進程及歷史任務，也便于管理者實現對業務流程的管理、監控和統計，提升申請事項存檔查詢的能力。

3）可擴展優化。工作流系統具備平滑可擴展性，學校可以根據實際業務自定義業務流程，根據使用反饋情況，不斷優化和改進辦事流程，支持不斷變化的需求。

當然，基于Web工作流系統協同辦公也存在一些問題，如個別部門或教師的信息化思維和意識還未建立，部分年齡偏大的教師未養成自動化辦公的習慣，導致協同辦公系統的應用推廣具有一定的困難。

6? 結束語

網絡的飛速發展和智能終端的普及為人們電子辦公提供了有利條件。基于Web的工作流系統經過近幾年的測試與實踐，能滿足學校實際業務需求，并能有效優化原線下跨部門業務流程。基于Web的工作流系統是學校精細化管理的一種有效方式，能在合適的時間將任務傳遞給合適的人，可以加快數據信息在各部門之間、教職工之間、領導之間的流轉速度，提高工作效率和管理質量，促進學校辦公規范化、標準化水平，提升教職工信息素養，為學校教育教學、科研、管理提供優質服務，實現數據資源的整合與共享。下一階段，可以考慮將更多適合的業務流程納入工作流系統中持續地應用與改進。

參考文獻

[1] 數字校園[DB/OL].（2021-12-04）[2022-01-20].https：//baike.baidu.com/item/%E6%95%B0%E5%AD%97%E6%A0%A1%E5%9B%AD.

[2] 韓錫斌，楊娟，陳剛.基于知識管理的大學數字校園的概念、架構和策略[J].中國遠程教育，2005（8）：39-42，79-80.

[3] 黃榮懷，張進寶，胡永斌，等.智慧校園：數字校園發展的必然趨勢[J].開放教育研究，2012（4）：12-17.

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[5] 王晶，崔然，胡曉亮.基于工作流的跨部門協同業務管理系統[J].軟件，2020（5）：184-188.

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[7] 盧芳.業務流程可視化建模方法的研究與設計[D].濟南：山東大學，2012.

[8] 張勇，黃濤.基于工作流的網上協同辦公系統的設計與實現[J].計算機應用研究，2004（9）：196-198.

作者：姚茜，北京師范大學附屬中學信息中心主任，研究方向為計算機教育應用；張帥，北京師范大學附屬中學行政管理中心主任，研究方向為學校管理；張增山，北京師范大學附屬中學信息中心副主任，研究方向為教育信息化；王霜霜，北京師范大學附屬中學教學服務中心主任，研究方向為信息管理（100052）。