學(xué)生資助檔案管理探索

楊琳杰

摘 要：學(xué)生資助是我國當(dāng)前階段較為重要的一項(xiàng)民生工程，當(dāng)貧困學(xué)生受到國家的資助時(shí)，會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)與信息，并形成學(xué)生資助檔案。而作為檔案中的一項(xiàng)新類別，如何確保學(xué)生資助檔案管理工作的效率，是相關(guān)學(xué)校以及檔案管理人員需要思考的重大課題。因此，本文通過完善檔案管理制度，設(shè)置專人管理以及檔案管理信息化等三方面對學(xué)生資助檔案的管理工作提出了有效建議，希望能夠?yàn)閷W(xué)生資助檔案的管理工作人員提供幫助。

關(guān)鍵詞：學(xué)生;資助檔案;管理方法

引言

學(xué)生資助工程能夠有效推動(dòng)我國教育事業(yè)的公平開展，在開展此項(xiàng)工程的過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)與資料信息，所產(chǎn)生的信息經(jīng)過收納整理后便形成了檔案。而想要確保學(xué)生資助工程開展的公平、公正性以及是否能夠順利開展，檔案管理工作的重要性也因此體現(xiàn)出來。

一、完善學(xué)生資助檔案管理制度

學(xué)生資助檔案是近年來在學(xué)校檔案中建立的新類別，針對其建立的管理制度尚不完善，各個(gè)中小學(xué)校對資助檔案的收集范圍以及保管限期都存在不同。俗話說，沒有規(guī)矩不成方圓，不完善的管理制度極容易導(dǎo)致學(xué)生資助檔案材料的缺失以及損壞，后續(xù)的檔案管理工作也受到了一定程度的影響。因此，學(xué)校應(yīng)增強(qiáng)學(xué)生資助檔案的管理力度，不斷完善資助檔案的管理制度細(xì)則，確保檔案管理的有效性與完整性。可以建立收集范圍確定制度，學(xué)生資助檔案有諸多類別，而不同資助類別的檔案資料也存在差別，相關(guān)管理人員應(yīng)根據(jù)制度細(xì)則進(jìn)行資助檔案的類別確認(rèn)，區(qū)分檔案的收集范圍;建立整理歸檔要求，學(xué)生資助檔案應(yīng)定期進(jìn)行移交整理，相關(guān)管理人員應(yīng)根據(jù)制度細(xì)則進(jìn)行資助檔案的整理與歸檔;建立分類管理要求，通過以上內(nèi)容可以得知，學(xué)生資助檔案的類別有許多種，檔案管理人員在分類管理的基礎(chǔ)上，應(yīng)對資助學(xué)生的檔案進(jìn)行相應(yīng)的完善，確保學(xué)生檔案與資助檔案的統(tǒng)一，對貧困學(xué)生的個(gè)人基本信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保后續(xù)的審批與資助程序能夠順利開展。由此可知，想要確保學(xué)生資助檔案管理的有效性，相關(guān)人員應(yīng)建立明確的管理制度，以我國頒發(fā)的相關(guān)政策為基礎(chǔ)，確保學(xué)生資助檔案管理的準(zhǔn)確性。

二、設(shè)置專人管理學(xué)生資助檔案

學(xué)生資助檔案建立的時(shí)間較短，管理工作尚不成熟，為了確保學(xué)生資助檔案管理的精密程度，學(xué)校應(yīng)建立專人、專柜的管理方式，為學(xué)生資助檔案管理提供優(yōu)秀的管理?xiàng)l件。管理人員應(yīng)針對不同類型的資助檔案進(jìn)行分類分項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，確保后續(xù)的查找使用效率。相關(guān)部門也應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范專人專柜的管理制度，確保學(xué)生資助檔案從目錄、排序、編號以及存檔等環(huán)節(jié)的有效性。同時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)對學(xué)生資助檔案的管理人員進(jìn)行專業(yè)水平的提升，并培養(yǎng)其信息技術(shù)能力，定期開展培訓(xùn)講座，重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理人員的整理方法、管理方式以及電子檔案的編排規(guī)范，并加入適當(dāng)?shù)膶?shí)踐活動(dòng)，例如，參觀優(yōu)秀檔案館。培訓(xùn)活動(dòng)的開展也應(yīng)適度，切忌過于頻繁，避免學(xué)生資助檔案管理人員出現(xiàn)貪多嚼不爛的情況，而通過對學(xué)生資助檔案管理人員專業(yè)管理能力的提升，其在開展檔案管理工作時(shí)的思路也更加清晰，學(xué)生資助檔案管理工作的開展也更加有效。此外，學(xué)校應(yīng)給予學(xué)生資助檔案管理人員一定程度的環(huán)境與資金支持，為檔案管理人員提供良好的工作環(huán)境支撐。

三、實(shí)現(xiàn)學(xué)生資助檔案管理信息化

學(xué)生資助檔案管理需要管理人員具有較強(qiáng)的專業(yè)性，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，紙質(zhì)保存檔案的方式已逐漸落幕，檔案管理人員也應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)，使用電子檔案的方式開展檔案管理工作。學(xué)生資助檔案是在中小學(xué)校對學(xué)生進(jìn)行資助的過程中產(chǎn)生的材料與數(shù)據(jù)，對學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r以及其他各種有保留價(jià)值的歷史信息進(jìn)行了記錄。資助檔案管理人員利用信息技術(shù)將紙質(zhì)實(shí)體檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺以及資助系統(tǒng)的優(yōu)勢提升檔案管理工作的整體質(zhì)量。對于一些具有重要意義的資助檔案，切不可丟棄或轉(zhuǎn)化為電子形式的紙質(zhì)檔案，相關(guān)管理人員應(yīng)單獨(dú)對其歸檔，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的共存。部分學(xué)校沒有設(shè)立專門的檔案存放室，將學(xué)生資助檔案與其他檔案混合安排在一起，不恰當(dāng)?shù)谋４娣绞绞沟脵n案極容易出現(xiàn)發(fā)霉、蟲蛀、遺失等情況。由此可知，學(xué)生資助檔案的管理人員不僅要使用電子檔案的形式，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，更應(yīng)該注重紙質(zhì)檔案的存放，確保學(xué)生自主檔案管理工作的規(guī)范有效性。

結(jié)束語

綜上所述，學(xué)生資助檔案管理的工作仍然存在諸多不足，因其建立的時(shí)間有限，許多規(guī)章制度尚未得到完善。因此，相關(guān)部門應(yīng)對學(xué)生資助檔案管理工作給予相當(dāng)程度的重視，首先要為相關(guān)檔案管理人員提供良好的工作環(huán)境條件;而后對其檔案管理的專業(yè)水平進(jìn)行提升，定期開展培訓(xùn)，通過細(xì)節(jié)提升整體管理工作的效率;最后相關(guān)部門應(yīng)對學(xué)生資助檔案管理人員進(jìn)行信息技術(shù)水平的提升，在一定程度上規(guī)避紙質(zhì)檔案管理容易出現(xiàn)的損壞、丟失等問題，促進(jìn)檔案管理工作的信息化、專業(yè)化與規(guī)范化。

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