OA信息辦公系統(tǒng)在企業(yè)信息化建設(shè)中的作用與價(jià)值分析

張小虎

長(zhǎng)沙市軌道交通運(yùn)營(yíng)有限公司 湖南 長(zhǎng)沙 410000

引言

互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息化建設(shè)儼然已成為企業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，以長(zhǎng)沙市軌道交通信息管理系統(tǒng)項(xiàng)目為例，該系統(tǒng)自2019年開始建設(shè)涵蓋了3個(gè)標(biāo)段共計(jì)20多種應(yīng)用子系統(tǒng)，但當(dāng)前在信息化建設(shè)中還存在著一些問(wèn)題，為有效解決，可廣泛運(yùn)用OA信息辦公系統(tǒng)，提升工作效率與質(zhì)量，增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

1 OA信息辦公系統(tǒng)的特點(diǎn)與功能

OA信息化辦公系統(tǒng)是利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、信息設(shè)備、智能設(shè)備等，為多人提供溝通，并實(shí)現(xiàn)信息的共享、協(xié)調(diào)，是一種當(dāng)前信息時(shí)代的新型辦公方式。在日常辦公中廣泛運(yùn)用OA系統(tǒng)不僅可以解決傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公的各項(xiàng)不便，提升辦公效率，節(jié)約辦公成本，還可以強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部各部門的溝通交流、數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)當(dāng)前時(shí)代移動(dòng)辦公的需求，且通過(guò)不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制，來(lái)實(shí)現(xiàn)集團(tuán)化辦公的目標(biāo)[1]。

OA信息辦公系統(tǒng)的核心是一個(gè)集成度、兼容性較高的溝通平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)辦公中各項(xiàng)通訊、文件傳輸?shù)臅r(shí)效性，同時(shí)還可以依靠這個(gè)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)中職工的人事信息、專業(yè)知識(shí)管理、人事管理以及行政管理等多種功能，還可以依靠操作人員的習(xí)慣和喜好進(jìn)行個(gè)性化設(shè)定，如催促任務(wù)進(jìn)度、實(shí)時(shí)跟蹤、短信提醒、郵件接發(fā)甚至是考勤管理、工作日志管理等。

2 OA信息辦公系統(tǒng)在企業(yè)信息化建設(shè)中的應(yīng)用途徑

在企業(yè)信息化建設(shè)中，OA信息辦公系統(tǒng)的加入，可應(yīng)用于系統(tǒng)檢驗(yàn)，并將其在信息化建設(shè)中提升建設(shè)效果。而OA信息辦公系統(tǒng)還可以在易用性檢驗(yàn)中，注重于單功能的靈活性與直觀性方面進(jìn)行檢驗(yàn)，重點(diǎn)檢查使用者的操作頁(yè)面是否流暢、整潔，加強(qiáng)操作人員任務(wù)目標(biāo)的一致性。

OA信息辦公系統(tǒng)可為企業(yè)構(gòu)建系統(tǒng)技術(shù)方案，其中在對(duì)互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)器與數(shù)據(jù)庫(kù)的連接中，應(yīng)做好OA協(xié)同軟件開發(fā)工作，提升系統(tǒng)的操作性與兼容性，并充分發(fā)揮出OA信息辦公系統(tǒng)的價(jià)值與優(yōu)勢(shì)，通過(guò)工作流引擎做好自主研發(fā)。

3 OA信息辦公系統(tǒng)為企業(yè)信息化建設(shè)帶來(lái)的價(jià)值

3.1 提高工作效率

相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化辦公，企業(yè)的信息化建設(shè)更可以提高工作效率，滿足當(dāng)前社會(huì)對(duì)時(shí)效性的需求。由于當(dāng)前企業(yè)信息化建設(shè)在很多方面還存在著不確定性，運(yùn)用OA信息辦公系統(tǒng)可通過(guò)其高度的自動(dòng)化與檢測(cè)性，為企業(yè)信息化建設(shè)提供更多的幫助[2]。

運(yùn)用OA信息辦公系統(tǒng)，擁有著極強(qiáng)的公文管理功能，當(dāng)前信息時(shí)代對(duì)各項(xiàng)事務(wù)都提出了時(shí)間的要求，而針對(duì)新市場(chǎng)的到來(lái)，技術(shù)不斷更新的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)可以通過(guò)本身的公文跟蹤、查詢、傳遞以歸檔等功能，讓職工實(shí)現(xiàn)自助式辦公模式，讓職工可以自己進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃，并在多個(gè)部門之間建立起長(zhǎng)效的溝通與連接。當(dāng)前的單獨(dú)施工項(xiàng)目完成批點(diǎn)時(shí)間僅需要20秒，同時(shí)單個(gè)文件在不同部門之間的傳閱，也從多日縮減到了兩個(gè)工作日，這種工作效率的提升還可以大幅度降低工作強(qiáng)度，還可以通過(guò)協(xié)同部門溝通來(lái)為后續(xù)其他工作提供幫助，同時(shí)隨著后續(xù)移動(dòng)App的開發(fā)，還可以通過(guò)OA信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，加強(qiáng)了多種工作的辦公效率（如圖1）。

圖1 行政公文流轉(zhuǎn)時(shí)間大為縮減

3.2 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程

信息化建設(shè)過(guò)程中，各項(xiàng)功能運(yùn)用后都可以為企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展提供幫助，而在此過(guò)程中卻由于功能之間的兼容性等原因難以實(shí)踐運(yùn)用。OA信息辦公系統(tǒng)可有效改善信息功能的兼容性，由于當(dāng)前企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，內(nèi)部職工人數(shù)不斷增加，部門也出現(xiàn)了分割的情況，很多工程在開展過(guò)程中需要各個(gè)部門通力配合，但各部門卻由于聯(lián)系不暢、數(shù)據(jù)不對(duì)稱等原因出現(xiàn)溝通的壁壘。而通過(guò)OA信息辦公系統(tǒng)，則可以大幅度提升工作質(zhì)量，加快部署效率，節(jié)約企業(yè)的成本，規(guī)范施工中各部門的配合情況，標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)辦公，往往很多人需要十幾天的事情，現(xiàn)在兩三人就可以通過(guò)信息化系統(tǒng)來(lái)完成，減少參與人員多帶來(lái)的不規(guī)范性與管理難度[3]。

3.3 挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值

OA信息辦公系統(tǒng)可通過(guò)自身的協(xié)同作用，通過(guò)實(shí)時(shí)通信、郵件接發(fā)等功能，將傳統(tǒng)垂直化管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫仃嚹Ｊ剑畲笙薅忍岣咂髽I(yè)工作人員的寫作能力，激發(fā)人員的創(chuàng)造力。而這項(xiàng)功能還可以起到挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值的作用，利用信息化系統(tǒng)可以將各項(xiàng)數(shù)據(jù)，并配合報(bào)表分析，減少故障發(fā)生率以及檢修率，讓更多的數(shù)據(jù)加以展現(xiàn)，而隨著關(guān)鍵數(shù)據(jù)的錄入，信息化平臺(tái)還可以深度分析各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，并準(zhǔn)確上報(bào)，為技術(shù)管理工作提供便利，系統(tǒng)也可以通過(guò)信息化平臺(tái)全面統(tǒng)計(jì)斷面客量以及換乘客流等多項(xiàng)要素，為運(yùn)營(yíng)決策相關(guān)管理者提供數(shù)據(jù)支持。

4 企業(yè)信息化建設(shè)面臨的現(xiàn)狀和困難

長(zhǎng)沙市軌道交通信息管理系統(tǒng)在2022年前已經(jīng)完成了14個(gè)子系統(tǒng)的上線試運(yùn)行（如表1）。

表1 軌道交通信息管理子系統(tǒng)建設(shè)計(jì)劃

在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，多個(gè)部門間都已全力配合，共同建設(shè)信息化辦公體系，且各項(xiàng)子系統(tǒng)都嚴(yán)格按照需求完成調(diào)研與方案設(shè)計(jì)，試運(yùn)行的子系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，都已為各部門的辦公提供幫助。但仍有一些子系統(tǒng)未能成功按照預(yù)定時(shí)間上線運(yùn)行，由于公司組織架構(gòu)的調(diào)整部分業(yè)務(wù)歸屬已轉(zhuǎn)至新成立的分子公司，建設(shè)過(guò)程中的系統(tǒng)還未遷移至政務(wù)云環(huán)境，系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程未實(shí)現(xiàn)App移動(dòng)端的全覆蓋。另外，物流配送系統(tǒng)雖已完成初步設(shè)計(jì)，但由于當(dāng)前業(yè)務(wù)流程采用分散式采購(gòu)物資管理模式同時(shí)缺乏物流配送團(tuán)隊(duì)，最終導(dǎo)致完成設(shè)計(jì)的系統(tǒng)無(wú)法實(shí)際運(yùn)用[4]。

4.1 缺乏經(jīng)驗(yàn)無(wú)法全面實(shí)現(xiàn)功能需求

信息化系統(tǒng)雖已經(jīng)為業(yè)務(wù)工作提供了便利，隨著更多子系統(tǒng)的上線還可以為信息化建設(shè)累積更多的經(jīng)驗(yàn)，但由于企業(yè)缺乏信息化系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，以往根據(jù)傳統(tǒng)辦公模式編制的業(yè)務(wù)范疇與管理?xiàng)l例難以滿足更多功能的業(yè)務(wù)規(guī)范管理，部分功能都難以在信息化建設(shè)中得以有效落實(shí)，且各生產(chǎn)部門的管理模式還存在著較大的差異，面臨著無(wú)法滿足全體人員需求的窘境，而不同子系統(tǒng)間的接口與數(shù)據(jù)顆粒度還存在著不匹配的差異，需要在不同系統(tǒng)間重復(fù)錄用，難以實(shí)現(xiàn)真正意義上的數(shù)據(jù)共享。

4.2 初期使用效果難以達(dá)到預(yù)想

當(dāng)前企業(yè)在信息化建設(shè)中，還面臨著對(duì)建設(shè)難度的預(yù)判不足，在施工系統(tǒng)上線后，缺乏對(duì)后續(xù)建設(shè)中的風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避，業(yè)務(wù)需求部門對(duì)信息化系統(tǒng)建設(shè)前景過(guò)于樂觀。已建線路所需設(shè)備的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)臺(tái)賬較為龐大，在系統(tǒng)推廣過(guò)程中很容易由于用戶數(shù)量過(guò)大，對(duì)未部署至云環(huán)境的系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)造成過(guò)大的負(fù)載，從而出現(xiàn)操作界面鎖死，運(yùn)轉(zhuǎn)不暢的故障；實(shí)際辦公中，在各子系統(tǒng)未推廣使用之前，并沒有給關(guān)鍵性用戶安裝兼容性的配套軟件，導(dǎo)致用戶在使用時(shí)出現(xiàn)界面卡死的問(wèn)題；最后，由于最初的系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段智能手機(jī)和5G技術(shù)還未全面普及和推廣，并未考慮到所有系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的App端全覆蓋，同時(shí)在App移動(dòng)端的推廣和運(yùn)用中，鑒于手機(jī)版本的操作系統(tǒng)的差異，很多操作系統(tǒng)都難以有效發(fā)揮其價(jià)值，導(dǎo)致最終結(jié)果與預(yù)估效果存在著差異。

4.3 缺乏完善配套的管理制度

在信息化建設(shè)中，各項(xiàng)子系統(tǒng)在上線試運(yùn)行到正式投入使用的過(guò)程中，都需要進(jìn)行不斷的更新迭代，最終讓系統(tǒng)人機(jī)界面和流程運(yùn)作更為流暢，這就出現(xiàn)了相關(guān)配套技術(shù)資料并沒有及時(shí)更新，在系統(tǒng)上線后，業(yè)務(wù)歸口部門也沒有及時(shí)發(fā)布配套的系統(tǒng)使用規(guī)范，因此在運(yùn)用過(guò)程中也無(wú)法發(fā)揮其最大功效，由于建設(shè)經(jīng)驗(yàn)不足缺乏完善配套的管理制度，都導(dǎo)致了在信息化建設(shè)中各子系統(tǒng)在上線測(cè)試以及正式運(yùn)用等方面還存在不足。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)科技與社會(huì)的不斷進(jìn)步與進(jìn)展，各企業(yè)都已將信息化建設(shè)放在首要工作中，而當(dāng)前企業(yè)在信息化建設(shè)過(guò)程中還面臨著建設(shè)經(jīng)驗(yàn)不足、管理制度不夠配套等問(wèn)題，在企業(yè)的信息化建設(shè)過(guò)程中運(yùn)用OA信息辦公系統(tǒng)可為企業(yè)帶來(lái)提高工作效率、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)控制、標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程以及挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值等諸多價(jià)值，從而增加企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。