網絡環境下教學檔案管理工作創新的思考

摘 要：在計算機網絡高速發展的今天，電子信息技術滲透的寬度與廣度超出人們認知，計算機網絡技術應用遍布各行各業。教學檔案管理作為高校高質量發展過程中一項重要工作環節，應積極迎接信息化浪潮，優化工作管理模式，讓網絡技術更好地服務于教學檔案管理工作，提升教學檔案管理的優勢，從而不斷提高管理質量和管理效率，保持教學檔案管理的生命力。

關鍵詞：網絡;教學檔案;管理;創新;思考

當下我國高校網絡建設大力發展，計算機網絡技術能夠極大程度上簡化傳統的教學檔案管理模式、突破管理瓶頸，實現高校教學檔案管理科學化、標準化發展。采用網絡信息化教學檔案管理、積極構建信息化檔案管理工作、建立教學檔案網絡信息共享資源、讓用戶獲得更快捷的檔案查閱體驗，是時代賦予高校檔案管理發展的新任務。高校管理者應抓住機遇，充分重視，積極探索，不斷提高信息化管理手段與管理水平，加快建成高效的教學檔案管理數字化系統。

1.教學檔案管理工作必須充分利用網絡信息技術

教學檔案是高校檔案的重要組成部分，以文字、圖表、音像等表現形式記錄高校有價值的教學活動，在總結教學經驗、探索教學規律、深化教學研究、促進教學改革、提升教學質量方面發揮著舉足輕重的作用[1]。

隨著高校的歷史時間的向前發展，檔案管理工作任務日益繁重。對于教學檔案來源上的分散性、內容上的廣泛性、時間上的分散性、類型上的多樣性以及工作內容設計資料收集、分類、裝訂、鑒定、排列、上架、借存等流程的復雜性而言，傳統的以紙張為主要載體的教學檔案管理模式在大量消耗人力、物力和財力的同時工作效率不高，信息透明度較差，技術管理上存在明顯的缺陷。

信息化時代下檔案管理工作進入新環境，檔案信息主要以數據庫、信息庫的形式存在[2]，以互聯網為傳播途徑，利用先進的網絡技術突破紙質檔案在創建、更新、保存、查閱方面的局限性，使教學檔案管理工作不受時間、空間的限制，實現檔案的自動收集和整理，易于提取和保存，極大程度上提升了教學檔案管理工作的質量和效率。

在教學檔案管理中應用網絡技術使檔案資料建立方便、獲取快捷，給高校教學檔案管理工作開辟了新的生存空間和發展空間，符合時代發展的特點，是高校自覺提高管理水平的具體體現。

2.網絡環境下教學檔案管理工作創新的思考

信息技術為教學檔案管理工作帶來機遇的同時，也帶來前所未有的挑戰。教學檔案管理者要把現代化的設備和技術手段運用到日常管理中，進一步鞏固階段性工作成果，穩步推進信息化教學檔案管理工作的深入、全面開展。

2.1加強領導重視與財政投入

目前教學檔案管理作為高校管理的最基本的職能工作之一，未取得與承載高校重大發展責任相匹配的重視程度，管理者管理意識相對薄弱，管理模式相對傳統，缺乏先進的教學檔案管理思維和管理觀念，在工作布局和開展方面難以取得預期效果。

為進一步推進信息化教學檔案管理工作，首先高校領導應在思想上對教學檔案管理工作充分重視，對信息化管理手段的優勢充分了解，通過開展座談會、探討會、觀摩會等多種形式的交流學習活動，在高校大力宣傳教學檔案管理工作的重要性，強調采用信息化技術手段開展教學檔案管理工作的必要性。順應社會發展浪潮，根據實際出發，將教學檔案管理工作納入高校教學質量發展的課題中，全面組織安排部署工作，制定教學檔案信息化管理工作的近期和遠期發展目標，制定相應工作流程、細化工作內容，科學、系統地指導相關工作人員開展工作，有計劃、有階段、有任務的推進信息化教學檔案管理工作。

其次高校領導應堅決摒棄“等、靠、要”的思想，樹立創造資源、主動爭取、主動迎接挑戰的管理意識，以高度的責任感和思想覺悟投入到信息化教學檔案管理工作的指導中。一方面主動謀劃學習，善于進步。在組織、安排、部署工作之前，提前進入工作指導狀態，與時俱進，創新管理思路，改變管理方式，逐步推進教學檔案管理工作的體制創新、機制創新、技術創新，搶占發展的先機;另一方面主動作為，科學開展工作。針對教學檔案管理工作中遇到的新情況、新問題應及時組織工作人員進行探究和總結，開展頭腦風暴，形成“解決舊問題，形成新認識”的良性工作局面。

高校領導對教學檔案信息化發展的重視還應體現在資金投入方面。當前“老牛拉新車”的現狀普遍存在，高校電腦無論是從軟件系統上、還是硬件配置上都存在與信息化教學檔案管理發展不相適宜的水平，導致工作過程中電腦卡機、死機，或是軟件報錯，工作效率不高，教學檔案管理的信息化發展對院校電腦的軟、硬件提出了更高的要求。因此高校領導需要精準發力，科學配置財政資源。采購新電腦設備、開發優化軟件系統，保障資金精準投入到信息化教學檔案管理工作中，為教學檔案管理信息化發展提高物力、財力保障。

2.2提升管理工作者綜合素質

教學檔案管理工作的信息化轉型在提高工作便捷性的同時對相關工作人員提出了更高的要求。高校領導應有效指導教學檔案管理工作人員提升綜合素質，推動教學檔案信息化管理的高質量發展。

2.2.1建立培訓機制

教學檔案信息化管理需要相關工作人員了解計算機技術、精通信息化檔案管理業務，具備相關系統軟件的操作和維護技能。但目前受傳統教學檔案管理工作的影響，在教學檔案管理團隊中未形成有效的信息化教學檔案管理業務的學習培訓機制，工作人員業務生疏、上手緩慢，進一步產生畏難心理，缺乏主動學習能力，導致思想動態不穩定、工作積極性不高。

因此高校應重視工作人員的業務培訓，注重灌輸新的信息技術知識內容和管理模式，注重管理提升工作人員的業務能力，使工作人員順應社會發展潮流，積極利用信息化管理的優勢，投身到構建信息化教學檔案管理的工作中。

高度重視業務培訓工作首先要不斷深化培訓理念，按照月度、季度、年度進行培訓任務的細分、細化，制定詳細的培訓計劃，做到“思路清晰，目標明確”。培訓者要善于根據部門工作人員的不同崗位的實際需求科學制定培訓內容，做到“基礎知識不偏不落，專業知識應知應會”，促使工作人員對信息化教學檔案管理工作內容清楚，對工作方法明了，對工作職責明確。同時培訓者應為每位參訓人員建立培訓檔案，不斷提高精細化的培訓理念，提升工作人員的工作執行力和承擔力，以適應信息化管理的需要。

其次培訓工作要著眼發展，注重實效，構建長效機制[3]，不斷開展培訓成果與崗位實踐的跟蹤研究。培訓管理者應落實“沒有最好，只有更好”的培訓管理理念，不斷完善培訓機制，廣泛開展培訓調研和反饋，形成高質量學習成果。并將培訓機制與日常考核機制相結合，將信息化業務技能培訓列為日常考核必檢內容，采用提問、實操演練等方式檢驗培訓結果，促進工作人員不斷扎實業務基本功，真正做到學有所成、學以致用。

2.2.2建立工作責任制

目前處于教學檔案管理模式的改革期，相關工作人員學習任務繁多、工作壓力相對較大。然而信息化發展背景下，社會對網絡工作的容錯空間降低，高校教學檔案管理中不恰當的工作失誤會導致錯誤信息迅速傳播、影響廣泛，造成高校檔案信息缺乏可信度，為教學檔案管理工作帶來不必要的麻煩，同時對課題研究教師和學校的聲譽產生不良影響。因此相關工作人員需要在提高業務技能的同時，具備高度的工作責任感和良好的職業道德操守。

一方面，教學檔案信息管理工作涉及編寫、收集、整理、分類、校對等多個環節，環環相扣，每個程序都有相應的責任人，這就造成在工作失誤時互相推諉扯皮，對工作有序開展造成一定阻礙，也不利于良性工作氛圍的形成。因此應大力優化高校教學檔案管理機制，建立健全的工作責任負責制，明確各個崗位分支工作人員的工作界限、工作標準和工作考核內容，保證工作的嚴肅性，引導相關工作人員進一步加強嚴謹的工作作風，加大檔案信息的甄別和校對力度，降低工作中出錯的概率，保證信息傳播的準確性。

另一方面，在教學檔案管理工作中一部分工作人員自身職業道德素養有限，工作態度懈怠，平時對待工作得過且過，在離職或調任時更是不注重善后工作。但檔案管理的信息化技術會在資料上傳系統之前產生大量的前期準備，工作之間環環相扣，每份資料開展情況不盡相同，缺乏詳盡的交接溝通既導致大量的重復性工作，降低工作效率，又會由交接權責界定不清晰阻礙工作推進，導致工作矛盾。因此管理者也應該充分重視教學檔案管理的工作交接，建立明確的工作交接制度，對檔案管理離任者實施相適宜的檔案管理連帶責任制度。對于工作交接中推諉扯皮導致工作進度停滯的情況嚴肅處理，保障交接工作的順利進展。

在各項管理責任制度落實中要嚴格執行，不能讓制度形同虛設，大力發揮責任制度的對從業者工作質量的正面導向作用。

2.3健全信息服務體系

教學檔案信息化建設是為了提升教學資源共享的便捷性，促進教師相互交流與教學研究。然而當前教學檔案管理中缺乏“用戶為先”的管理機制與管理理念，服務水平處于較低發展階段，導致教研工作者對高校教學檔案資源使用率不高，沒有發揮出教學檔案信息資源真正的效益。因此教學檔案工作者應不斷優化管理水平，提高服務質量，從而促進檔案資源的有效利用[4]。

2.3.1構建一站式檢索平臺

全方位構建一站式檢索平臺中檔案資料歸檔是重要步驟，是開展信息化教學檔案管理工作的重要內容，是優質教學檔案管理手段的基礎保障。不準確的教學檔案信息歸檔會造成用戶查閱不便，產生消極體驗，影響用戶使用效率。

在教學檔案信息歸檔管理中一方面需要教學檔案管理工作者熟悉待歸檔文檔內容，對檔案的共享信息情況進行分析，從文件上傳時間、文件類型、所屬教研領域等方面著手，建立多維度分類標準，將各類信息垂直進行劃分，不斷細化分類，存儲在數據庫的適宜的位置，逐步縮小用戶查找范圍，便于用戶查閱。另一方面教學檔案管理工作者需要研究不同用戶檔案搜索信息的類型和特征，清楚不同用戶的文檔查閱需求，將相似的信息整合在一起，方便瀏覽者查閱，提高用戶對檔案資源的使用效率。

教學檔案信息化管理的歸檔工作相較于傳統紙質的存檔方式，在歸檔操作上便捷、多元化的歸檔主體，為優化歸檔工作、提高搜索引擎匹配度提供了更多發展的空間。但在教學檔案管理中要注重區分內部交流文件和通用流通文件的區別，建立專門的分類文件夾，不同的保密程度對應不同的使用權限，讓特定人群使用，讓機密檔案在高校內部安全流通。

構建一站式教學檔案信息檢索平臺，要注重歸檔的準確性，更要兼顧用戶使用的便捷性與信息推送的精準性，創造更多用戶閱讀體驗情境，讓用戶減少索引頻次，提高查閱效率。

教學檔案管理者應主動對教學檔案資源進行推送宣傳。根據用戶的搜索記錄進行同類型新上傳文檔資料的個人網頁郵箱推送服務，促使用戶點擊查閱，滿足用戶學習需求，為檔案管理工作創造有利外部條件，最大限度實現信息共享和分享，為信息化檔案的建設和發展提供重要助力。

2.3.2建立信息反饋機制

為了更好的了解用戶需求、正確評估高校信息化教學檔案管理工作的開展情況，為用戶提供更優質的服務，工作管理者應把用戶反饋作為管理服務的延伸，建立全面的信息反饋機制，促進用戶良好體驗，提高檔案資源利用率。

一方面應建立用戶反饋專欄收集用戶對網站設計、信息服務的意見與意見。通過反饋，檔案部門可以直觀、清晰的了解工作中存在的問題，為改進明確方向提供依據。同時也是監督作用，促進服務意識、責任感和職業道德的提升。

一方面建立報錯專欄。在用戶使用軟件過程中的自動退出、電子檔案無法正常點擊查閱等情況進行自動反饋至管理信息上，為軟件的進一步性能優化提供依據[5]。

管理者在收到反饋的第一時間，應及時查閱處理，對客觀存在問題虛心接受，積極處理，并將處理階段和處理結果及時告知用戶，提升服務質量。

新時代下高校檔案管理工作應由管理型向服務型轉化，關注用戶使用感受，積極做好線上各項服務工作，不斷提高教學檔案管理服務水平，更好滿足用戶需求。

結束語

教學檔案是學校寶貴的財富和珍貴的史料，信息化教學檔案管理標志著高校檔案管理工作進入一個新時期，關系到智慧校園建設以及高校教育現代化目標的實現。為適應時代發展的需要、實現高效的教學檔案管理目標，必須積極推進高校檔案管理工作從傳統型向現代化、信息化方向轉變，從而進一步促進高校教學檔案管理工作高質量發展。

參考文獻

[1]梁晨. 高等學校教學管理檔案建設工作問題研究[J]. 散文百家，2021（6）：53-54.

[2]姜春美.信息化背景下高校教學檔案管理工作存在的問題及對策研究[J]. 新校園（上旬刊），2018（1）：100-101.

[3]倫鳳梅，宋曉淳.網絡環境下高校電子檔案面臨的問題與對策思考[J].黑龍江檔案，2021（3）：176-177.

[4]王海鷹.高校檔案管理工作如何更好的服務于教學和科研工作[J].卷宗，2020，10（28）：28.

[5]尹黎莉.淺析高校教學檔案管理工作的創新路徑[J].改革與開放，2017（14）：159-160.

作者簡介：

邢磊，男，漢族，1982年6月出生，山東菏澤人，初級職稱，從事教學管理、檔案管理研究。