“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案館檔案信息化建設(shè)研究

摘 要：由于近年來中國信息化建設(shè)的高速發(fā)展，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時期怎樣高效進行檔案信息化建設(shè)成為人們關(guān)注的重要問題。根據(jù)相應(yīng)研究分析，“互聯(lián)網(wǎng)+”時期正確進行檔案信息化建設(shè)，要建立“互聯(lián)網(wǎng)+”思想，根據(jù)檔案館檔案信息資源的應(yīng)用要求構(gòu)建科學(xué)、合理、完整的文檔信息管理體系，通過網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)進行對文檔信息資源的分門別類、整合、運用及科學(xué)研究，以促使珍貴的檔案信息資源得以高效運用。文章對“互聯(lián)網(wǎng)+”時期檔案館的檔案信息化構(gòu)建系統(tǒng)進行詳細、深入研究，并給出具體的研發(fā)思路，希望可以起到借鑒作用。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;時代檔案館;檔案信息化建設(shè);研究

檔案管理系統(tǒng)是中國社會管理體系的重要組成部分，對于促進中國檔案管理技術(shù)的水平發(fā)展，具有重大意義。今天，檔案管理已成為人們以電子信息和紙質(zhì)文書為載體記錄單位內(nèi)部的重要事務(wù)，對于人們在總結(jié)管理歷史經(jīng)驗、推動現(xiàn)代化建設(shè)、創(chuàng)新管理理念、提升管理品質(zhì)等方面都具有意義。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，是社會經(jīng)濟和社會產(chǎn)業(yè)共同發(fā)展的大趨勢，網(wǎng)絡(luò)已成為良好的信息溝通媒體和最主要的信息傳遞途徑，對經(jīng)濟產(chǎn)業(yè)和社會消費群體的有效互動和橫向交流產(chǎn)生了良好影響，將其運用于現(xiàn)代的檔案館管理系統(tǒng)建設(shè)中，提升現(xiàn)代管理具有積極意義。

一、檔案及檔案信息化建設(shè)的概念

1.檔案的概念

根據(jù)新修訂的《中華人民共和國檔案法》，檔案是指過去和現(xiàn)在的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案具有重要的憑證作用以及參考作用，受到各界廣泛關(guān)注，成為處理各種糾紛所必不可缺少的依據(jù)。

2.檔案信息化建設(shè)的概念

檔案信息化工程，即在國家檔案管理機關(guān)的統(tǒng)一組織下，對機關(guān)單位、企業(yè)所產(chǎn)生的各種紙質(zhì)文檔實施數(shù)字化加工，同時對已歸檔的電子信息資料實施信息管理。檔案管理信息化主要分為建設(shè)規(guī)范化、存儲數(shù)字化和使用網(wǎng)絡(luò)化。檔案資料管理只有利用信息化，才能實現(xiàn)檔案信息資料的使用價值，是確保檔案資料數(shù)據(jù)真實可信、有效提供服務(wù)機關(guān)單位、企業(yè)的必需條件，同時對于促進國家經(jīng)濟的高速發(fā)展，也有著非常關(guān)鍵的意義。在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的今天，檔案信息化成為一種不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，有關(guān)方面投入大量人力以及物力，提升檔案信息化水平，為提高檔案管理效率奠定堅實基礎(chǔ)，也能夠進一步增加檔案使用者的滿意程度。

二、檔案信息化的重要性及意義

1.檔案信息化的重要性

（1）隨著中國社會信息化進程的加速，電子信息資源也開始作為人們社會生活與生產(chǎn)經(jīng)營活動中的重要戰(zhàn)略資源，電子檔案逐漸成為社會原生的重要信息技術(shù)資源。作為檔案工作人員要進一步掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，做好檔案信息化，了解現(xiàn)代電子計算機為檔案信息化工作服務(wù)內(nèi)容。在經(jīng)濟世界一體化形勢下，檔案管理信息化可以突破傳統(tǒng)信息使用者之間閉塞的技術(shù)壁壘，加速推進信息資料的開發(fā)、使用、儲存與傳播，以達到信息技術(shù)資源的有效共享。結(jié)合我國實際情況，檔案信息化有助于實現(xiàn)各單位之間的信息共享，全面提升交流效率，為其他各行業(yè)的快速發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

（2）紙質(zhì)文檔作為一個原生的信息資料，同時有著原生性和簡單性的特征，檔案數(shù)字化建設(shè)工程，是順應(yīng)時代發(fā)展趨勢的新舉措。電子文檔管理實現(xiàn)了無紙化辦公，節(jié)約了電子文檔周轉(zhuǎn)的時間流程，便于檢索。通過文檔數(shù)字化管理和電子文檔的高效整合，使電子檔案管理職能逐步由封閉邁向公開，由電子文檔的管理和使用職能逐步向信息收集、管理和服務(wù)等職能過渡，給使用者帶來了高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。通過檔案管理信息化建設(shè)，能夠最大程度彌補紙質(zhì)檔案管理不足之處，提升檔案信息使用效率，讓廣大使用者獲得全新體驗感。

（3）檔案保管信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)發(fā)展的新起點。原有的檔案管理方式，已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的發(fā)展趨勢，因此檔案工作人員需要突破傳統(tǒng)陳舊的管理思路，主動淘汰影響檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展的弊病，并運用更適宜于檔案管理信息化發(fā)展的工作結(jié)構(gòu)，讓其和經(jīng)濟社會整體發(fā)展相互協(xié)調(diào)一致。

隨著檔案管理信息化建設(shè)進程的加快，新型檔案管理形式不斷涌現(xiàn)，為檔案管理工作注入新鮮血液，也能夠全面提升檔案管理工作水平。

（4）檔案管理信息化是改革進步的新特點。過去的檔案管理工作，大多是利用人力對檔案進行采集、整理、保管等，雖然人力資源投入較大，但工作效率低下，現(xiàn)代檔案管理信息化不但增加了檔案的保存量，還極大釋放了人力資本，大大提高了效率，更符合現(xiàn)代經(jīng)濟社會高速發(fā)展的需要。與此同時通過檔案管理信息化建設(shè)，能夠最大程度避免檔案管理失誤，降低檔案使用者的損失。

三、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀以及存在的問題

1.檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（1）文檔信息化建設(shè)已初現(xiàn)規(guī)模，從以前的紙質(zhì)模式發(fā)展到現(xiàn)在，新增數(shù)字照相機、數(shù)字化攝像機、掃描儀以及數(shù)字、視頻資料存儲交換的裝置，同時又配備了適應(yīng)于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)傳輸?shù)膹?fù)印機和打印機，逐步完成了現(xiàn)代計算機技術(shù)在文書歸檔工作中的運用，為實施現(xiàn)代文檔的數(shù)字化管理工作打下基石。同時部分檔案管理單位借鑒國內(nèi)外先進經(jīng)驗，對現(xiàn)有技術(shù)及設(shè)備進行全面升級，進一步提升檔案管理工作效率。

（2）國家檔案信息化網(wǎng)上傳輸平臺已初步建立。建成后啟用了國家檔案局域網(wǎng)，在網(wǎng)絡(luò)上還專門建立了政務(wù)信息、辦公服務(wù)、業(yè)內(nèi)要聞、省市縣資訊、公告消息、專題節(jié)目、網(wǎng)絡(luò)展廳等專欄，一個功能齊全、性能平穩(wěn)、使用便捷的國家檔案信息傳播、運用網(wǎng)絡(luò)平臺已初步建立，為國家檔案局的信息化建設(shè)奠定物質(zhì)基礎(chǔ)與保障。國家級平臺的建立，對于促進檔案管理工作全面發(fā)展具有重要現(xiàn)實意義，也能夠進一步促進各檔案管理單位之間的交流與溝通，實現(xiàn)重要檔案信息共享，讓檔案管理工作更好適應(yīng)新時代基本需求。

2.檔案信息化建設(shè)存在的問題

（1）沒有統(tǒng)一的技術(shù)標準和技術(shù)規(guī)范。目前，政府部門在建設(shè)檔案信息化過程中往往只注重發(fā)展先進的通信設(shè)施和購置高端計算機，而忽略了檔案信息系統(tǒng)資源標準規(guī)范化建設(shè)。

例如，計算機軟件研發(fā)過程沒有規(guī)劃性，軟件系統(tǒng)在通用性、實用性等方面都出現(xiàn)了很大的缺陷，電腦及相關(guān)裝置型號不同，配備檔次不齊，未能建立統(tǒng)一的硬件環(huán)境，檔案信息資源標準化統(tǒng)一的分級編碼標準不健全、不統(tǒng)一。同時，由于沒有對信息技術(shù)的法律保障和系統(tǒng)管理，以及對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，因此沒有統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性規(guī)范，這些都約束了信息技術(shù)交流的范圍和程度，也直接影響了檔案信息化建設(shè)的步伐。

（2） 軟件及其應(yīng)用較弱，工作基礎(chǔ)不好。有些檔案館盡管配備了硬件設(shè)施，但其軟件應(yīng)用水平和效率并不高，主要以單機或者簡易的網(wǎng)絡(luò)運行方式，局限于進行單一的資料檢索與使用，而不是真正發(fā)揮作用。

（3）對數(shù)據(jù)保護存在的風(fēng)險。目前，國內(nèi)檔案安全的維護大多通過不斷提升技術(shù)手段，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但僅從技術(shù)手段角度保障，只是被動處理問題，無法長期、全方位的規(guī)范、維護安全。而且部分檔案管理單位缺乏專業(yè)化人才，不能及時維護單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全，對于檔案管理信息化建設(shè)工作造成嚴重不利影響。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”時期檔案館檔案信息化管理模式建設(shè)

1.檔案信息資源建設(shè)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理模式構(gòu)建，要重視以紙質(zhì)文書為主的資料使用主體構(gòu)建，包括檔案記錄、歸檔信息收集以及獨具特色文檔資源建設(shè)等。文檔資源建設(shè)面向不同的業(yè)務(wù)群體提供資料支撐服務(wù)，在各自職能發(fā)展過程中要充分發(fā)揮出獨具特色文檔信息資源的優(yōu)點，讓其滿足每個人的使用需要。首先，充分考慮到檔案管理機關(guān)的人力、物力資源，以文檔資源共享為核心內(nèi)容的檔案管理模型構(gòu)建要解決文檔信息檢索需要;其次，要滿足歸檔文獻檢索需求。同時，針對不同政府部門的文檔信息檢索需要，可協(xié)調(diào)其他信息管理業(yè)務(wù)組織機構(gòu)和政府部門，為相應(yīng)的政府部門利用文檔信息資源共享提供服務(wù)保障，并面向文檔信息用戶進行資料開放獲取業(yè)務(wù)，與社會上各領(lǐng)域的文檔信息化業(yè)務(wù)相互區(qū)別，以滿足不同需求用戶的資料索取需要。

2.國家檔案資料存儲信息庫建設(shè)項目

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時期，檔案信息化管理部門逐步以信息使用者的開放獲取資源利用業(yè)務(wù)為核心內(nèi)容，并在文檔信息資源使用行業(yè)領(lǐng)域迅速崛起，檔案管理部門逐步成為文檔資源利用體系的關(guān)鍵基礎(chǔ)部門，在面對不同部門開展相應(yīng)文檔信息檢索業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，更加側(cè)重于檔案資料儲存數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建立，以相應(yīng)的儲存數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)面對使用者，開展高質(zhì)量的文檔資源利用業(yè)務(wù)，為適應(yīng)不同文檔管理者需要，在整合了大量頂級OA網(wǎng)絡(luò)資源的基礎(chǔ)上建立了cornell檔案庫。針對各方面的文檔資料進行了長期儲存業(yè)務(wù)，與社會科學(xué)網(wǎng)站互動合作，既實現(xiàn)文檔資料的高時效性價值，又著力拓展相應(yīng)的文檔資源共享業(yè)務(wù)，讓文檔更能滿足使用者的個性化需要。

3.面向不同檔案資料的收集、加工、儲存

在不同層次和應(yīng)用領(lǐng)域，分散的檔案數(shù)據(jù)資料都是檔案管理的主要部分，而面對大規(guī)模資料的整合和應(yīng)用服務(wù)，“互聯(lián)網(wǎng)+”時期文檔數(shù)據(jù)庫模型的建設(shè)更應(yīng)著眼于對不同層次分散的文檔資料的收集、加工、儲存，特別是對面向重大開放性的科學(xué)技術(shù)數(shù)據(jù)信息加以收集，并在海量的科學(xué)技術(shù)信息資源數(shù)據(jù)信息中提煉高價值的信息內(nèi)容，再經(jīng)過更深入的聚合優(yōu)化工作，將之變成有價值并可供廣大使用者參考咨詢的文檔信息系統(tǒng)。這方面可參考美國密蘇里州政府的企業(yè)檔案管理經(jīng)驗，通過科學(xué)數(shù)據(jù)收集技術(shù)針對散落于不同網(wǎng)絡(luò)空間和應(yīng)用領(lǐng)域中的科學(xué)技術(shù)檔案資料加以收集，并通過分布式科學(xué)數(shù)據(jù)庫技術(shù)繼續(xù)保存，從而建立大規(guī)模的科學(xué)數(shù)據(jù)豐富館藏資料系統(tǒng)，為使用者創(chuàng)造了大批專門的學(xué)科數(shù)據(jù)資源，形成了CENC共享網(wǎng)絡(luò)。通過與企業(yè)檔案用戶共享檔案資料，將所收集的科學(xué)數(shù)據(jù)變成企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容。

五、“互聯(lián)網(wǎng)+”時期檔案館及檔案信息化建設(shè)的實施路徑

“互聯(lián)網(wǎng)+”時期要切實搞好檔案館服務(wù)工作會牽涉諸多法律與體制層面的因素，唯有抓好各項保障性工作，明晰責(zé)任，方可為今后更好地彰顯人文理念夯實基石，掃除阻礙。抓好檔案館服務(wù)的頂層設(shè)計工作，以促進檔案服務(wù)更加規(guī)范化和規(guī)模化。

1.構(gòu)建文檔信息資源服務(wù)管理制度

在新網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，根據(jù)檔案信息化建設(shè)體系的實現(xiàn)需要構(gòu)建文檔信息資源服務(wù)管理制度，并重新定位自身職責(zé)。一方面，文檔保管部門的傳統(tǒng)服務(wù)管理模式要圍繞新時代進行數(shù)字化需求快速轉(zhuǎn)化，并運用信息化手段建立更加完善的檔案管理業(yè)務(wù)制度。比如，開放式的資源信息庫、移動客戶端系統(tǒng)服務(wù)等。文檔保管部門要緊密結(jié)合元數(shù)據(jù)規(guī)范對文檔信息資源深度研究，并根據(jù)使用者需要進行建設(shè)檔案信息資源服務(wù)管理制度，建立特色化的業(yè)務(wù)模型。

在檔案資源服務(wù)管理制度構(gòu)建過程中，要兼顧使用者的檔案資源服務(wù)需要，以促進歸檔保管部門和使用者形成良性、開放的信息交互。抓好文檔公開使用中的法規(guī)體制建立工作，以進一步明晰檔案館主體與文檔使用者的權(quán)責(zé)關(guān)系，抓好有關(guān)政策措施研究與機制保障工作，構(gòu)建好文檔公開使用質(zhì)量評價系統(tǒng)，以有效促進公開文檔的高效獲取。

2.建設(shè)文檔信息資源咨詢服務(wù)導(dǎo)航系統(tǒng)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時期檔案信息化注重新技術(shù)工具的應(yīng)用，建設(shè)了文檔信息資源咨詢服務(wù)導(dǎo)航系統(tǒng)，以充分發(fā)揮文檔信息資源管理系統(tǒng)在資料收集、數(shù)據(jù)整合等方面的技術(shù)優(yōu)勢，為使用者帶來全方位的文檔信息檢索、查閱、定位咨詢服務(wù)。檔案信息化要根據(jù)文檔信息資源實行全方位梳理、細分和檢索，使用標記系統(tǒng)對文檔信息資源予以詳盡標識，使檔案資料直觀展示給使用者。文檔資源共享業(yè)務(wù)導(dǎo)航系統(tǒng)要科學(xué)、合理的設(shè)計管理系統(tǒng)，選擇合適的計算機語言實施管理，并明確設(shè)計目標，在統(tǒng)一設(shè)計目標的協(xié)調(diào)作用下，圍繞文檔資源利用管理要求構(gòu)建好文檔管理系統(tǒng)，以促進文檔資源的有效運用，使文檔資源共享使用的模式滿足管理要求。

3.在檔案利用服務(wù)中體現(xiàn)人文關(guān)懷

“互聯(lián)網(wǎng)+”新生態(tài)環(huán)境下，隨著公民對檔案信息資源利用的需要在廣泛性和深層次上呈現(xiàn)出的新變化，其對綜合檔案室的管理方式和管理水平自然給出了更多訴求。首先，充分尊重用戶自由利用文檔的權(quán)力;其次，群眾檔案使用業(yè)務(wù)必須堅持便民原則。事實上在不少地方，如上海、浙江、青島等地通過將線下群眾檔案業(yè)務(wù)窗口前移、一站式業(yè)務(wù)窗口設(shè)置等，都已在便利群眾檔案使用方面進行了嘗試。“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境為進一步優(yōu)化檔案局線上線下業(yè)務(wù)，創(chuàng)造了更大的創(chuàng)新空間，創(chuàng)造出融用戶、館員、文獻、設(shè)備、服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)為一身的全新空間形態(tài)，包含了資訊共用空間、專業(yè)共享空間、知識共享空間設(shè)計等。

六、結(jié)語

“互聯(lián)網(wǎng)+”時期檔案館的檔案資源管理形式已經(jīng)出現(xiàn)了全面變革，人們不但越來越重視對檔案資料的整合分類和高效使用，而且也越來越重視對檔案資源管理系統(tǒng)的優(yōu)化，通過運用各種信息技術(shù)推動檔案信息化系統(tǒng)構(gòu)建工作，在滿足個性化使用要求的基礎(chǔ)上推進檔案資料有效使用和系統(tǒng)建設(shè)管理水平，利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)深度發(fā)掘檔案資料，使之具有更高的使用價值。

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（作者單位：新疆博爾塔拉蒙古自治州精河縣檔案館）

作者簡介：張淑玲（1968—），女，漢族，河南長垣人，本科，副研究館員，研究方向：檔案信息化。