綜合檔案管理系統中信息保密技術探析

曾強 楊曉蓮 金鑫

摘要：由于檔案管理工作意義重大，它不僅是工作;各種形式的歷史記錄或者文檔的簡單保存，也是人事提升或者專業建設的參考資料，因此，針對檔案管理工作中的安全保密及信息化管理的主要問題，提出應對策略，幫助檔案管理行業的安全保密工作和信息化管理工作的良好運行。

關鍵詞：安全保密;信息化;檔案管理

1信息化檔案管理及其保密工作的重要性

檔案信息安全保密工作是國家和人民都會涉及到的問題。因此，要解決這個問題，就要建設一個相對健全的保密系統。因此信息化檔案管理對比傳統紙質檔案，是一次突破性的飛躍，檔案管理者及檔案提供者都需要掌握信息化技術，并且熟練操作信息化技術，保障信息的有效突性與安全性，這樣才能實現檔案的信息化管理。對于檔案管理者來說，檔案管理工作具有可操作性，如果處理不當，就會出現檔案的丟失、損壞或者泄露等現象，這樣就會給企業或者個人造成一些不利影響，因此檔案管理工作者的業務水平直接關系到檔案工作能否安全有效進行，上級部門應重視檔案管理工作，并對相關工作人員進行培訓，且加強自身的安全意識與工作業務水平，這樣就能夠更好地保障檔案資料的質量和安全。

2檔案管理的安全保密及信息化檔案管理存在的問題

2.1檔案管理性質理解不正確

檔案管理工作不僅僅是簡單保存各種形式，各種工作的文檔以及歷史記錄，同時它也是領導考察工作的重要憑證和制定決策的基礎依據，甚至還是基礎設施建設以及科學研究的重要參考資料。盡管檔案管理工作具有非常重要的作用和意義，但是在該領域中，相應的管理人才非常少，主要原因有兩點：首先，針對檔案管理的工作內容，很多人的理解都不正確，這就使開發和利用檔案資源方面出現了一定的缺陷。其次，針對檔案管理工作的性質，人們的理解也缺乏一定的正確性，最初開展檔案管理工作的目的主要是提供一定的資料服務，且對象是單位上的一些工作人員。目前檔案管理工作的功能以及業務等不斷在拓寬，且檔案保密、開發、保管以及查閱等，也屬于檔案管理的范疇。

2.2缺乏管理技術和人才

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理過程中，工作人員管理技術缺乏，專業信息技術人才缺乏，管理經驗以及管理意識缺乏等，目前檔案管理工作面臨的首要問題。而由于檔案管理人員缺乏相關的信息技術以及管理知識，使檔案的保密工作，管理工作以及查閱工作等，出現了各種各樣的問題。由于信息管理軟件未能獲得廣泛的應用和推廣，加之相關管理工作缺乏一定的統一性，因此使信息化檔案管理不能獲得有效的推進。而在檔案管理工作中，由于缺乏完善的，規范性的標準，使檔案管理行業的發展也面臨較大的挑戰。并且在實現信息化檔案管理的過程中，信息技術以及管理知識的相對缺乏，使得卷案管理以及檔案管理等工作的開展受到了阻礙。因此必須引進大量的檔案管理專業人才，同時不斷增加專業信息技術人才，才能促使信息化檔案管理能夠達到較高的水平。

2.3信息化檔案管理理念缺乏

當前在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，信息化管理理念缺乏是其面臨的重要問題。同時管理技術落后，管理模式陳舊，未能順應時代發展，采用先進的信息技術以及網絡技術管理檔案，也是面臨的重要問題。目前國內各大行業，如銷售、設計、餐飲，甚至是快遞行業，都逐漸應用到了信息化技術，但是在檔案管理領域中，信息化發展則非常緩慢。因此在開展檔案管理工作的過程中，信息化檔案管理未能獲得良好推進，則需要相關工作人員堅持不懈地進行建設，且要采取有效的措施不斷地解決信息化檔案管理過程中面臨的各種問題。

3提高檔案管理的安全保密及信息化檔案管理有效措施

3.1提高檔案管理人員的信息化意識

隨著當前信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統和網絡安全防護知識，以確保煙草生產經營和管理活動記錄的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。

3.2加強檔案信息化人才建設

檔案管理人員沒有現代化意識，就會影響管理現代化的進程，縱使有一流的管理設施，也不能算檔案管理現代化。人力資源，是檔案信息化建設的關鍵，任何事情都是靠人來操作的，否則會影響著各個環節的速度和質量因此，要培養復合型的人才，既要通曉檔案專業知識，又應會計算機操作技能，更要懂得科學的管理方法。所以，要加強檔案人員的建設，定期組織檔案人員去參加培訓、學習《計算機知識》、《檔案專業知識》，提高檔案人員的業務知識。學習探索檔案管理新模式，檔案人員更要增強工作責任感，才能很好地應用檔案管理軟件管理好檔案。

3.3保障應用軟件的安全

采取防偷竊和生物識別身份認證措施。檔案管理信息系統安全運行主要取決于;是否是合法的用戶在合法的權限范圍內執行了合法的操作。對于合法用戶的越權與非法操作，應從內部安全管理、權限分配和數據加密方面加強監管。

3.4提升檔案管理人員的職業素質

人才永遠是最重要的資源。沒有專業的人才，任何事業都無從談起，檔案信息化的管理工作更是如此。如果檔案管理人員能力不足，素質不高，就會影響到檔案管理質量。所以在選擇檔案管理人才時，要選擇專業知識能力強、文化功底深、具有發展潛力的人才，并為他們提供良好的工作環境，使他們有施展才華的機會。人才興則萬事興，有了人力資源的保證，檔案信息化建設就不再會舉步維艱了。根據檔案管理工作的需要，選聘專業的人員負責檔案管理工作。加強職業素質教育，提高檔案管理人員的職業素養，為檔案管理工作培養一支高素質的檔案管理隊伍。并且企業單位也應該大力引進新興人才，對于剛從學校走出來的人才，要加強實踐培訓，將學到的知識轉化為能力。為檔案管理工作提供新鮮血液。

3.5加強軟件開發，提高安全性能

對于整個檔案的管理來說，不僅需要做好檔案的錄入;歸檔;調閱編輯等一系列的工作，更重要的是做到對檔案信息的安全保護。因為檔案的安全保密性能是其最重要的特性，必須要高度重視。因此在進行檔案管理時，一定要進行檔案管理軟件的謹慎篩選，依據相關的國家標準來加強軟件的開發，加強技術的革新和進步，提高軟件的安全性和穩定性，防止發生一些來自外界的網絡技術攻擊而導致檔案文件的泄露，造成一些不必要的損失。盡量選擇正規的;安全性能高，系統穩定的檔案管理系統，因此加強檔案文件的保密性能。加強資金的投入，將檔案管理所需要的一些設備進行補充和更新，讓基礎設施滿足檔案管理的需求，防止出現技術漏洞或設備陳舊而引發的管理問題。

結束語

隨著新信息時代的到來，在現代化過程中，檔案管理發生了巨大的變化，管理內容更加復雜、管理手段更加多樣、管理水平亟待提高。因此檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進，檔案管理工作才能跟上時代發展的步伐。

參考文獻

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