綜合檔案管理系統(tǒng)中信息保密技術(shù)探析

曾強(qiáng) 楊曉蓮 金鑫

摘要：由于檔案管理工作意義重大，它不僅是工作;各種形式的歷史記錄或者文檔的簡單保存，也是人事提升或者專業(yè)建設(shè)的參考資料，因此，針對檔案管理工作中的安全保密及信息化管理的主要問題，提出應(yīng)對策略，幫助檔案管理行業(yè)的安全保密工作和信息化管理工作的良好運(yùn)行。

關(guān)鍵詞：安全保密;信息化;檔案管理

1信息化檔案管理及其保密工作的重要性

檔案信息安全保密工作是國家和人民都會涉及到的問題。因此，要解決這個問題，就要建設(shè)一個相對健全的保密系統(tǒng)。因此信息化檔案管理對比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，是一次突破性的飛躍，檔案管理者及檔案提供者都需要掌握信息化技術(shù)，并且熟練操作信息化技術(shù)，保障信息的有效突性與安全性，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。對于檔案管理者來說，檔案管理工作具有可操作性，如果處理不當(dāng)，就會出現(xiàn)檔案的丟失、損壞或者泄露等現(xiàn)象，這樣就會給企業(yè)或者個人造成一些不利影響，因此檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平直接關(guān)系到檔案工作能否安全有效進(jìn)行，上級部門應(yīng)重視檔案管理工作，并對相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，且加強(qiáng)自身的安全意識與工作業(yè)務(wù)水平，這樣就能夠更好地保障檔案資料的質(zhì)量和安全。

2檔案管理的安全保密及信息化檔案管理存在的問題

2.1檔案管理性質(zhì)理解不正確

檔案管理工作不僅僅是簡單保存各種形式，各種工作的文檔以及歷史記錄，同時它也是領(lǐng)導(dǎo)考察工作的重要憑證和制定決策的基礎(chǔ)依據(jù)，甚至還是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及科學(xué)研究的重要參考資料。盡管檔案管理工作具有非常重要的作用和意義，但是在該領(lǐng)域中，相應(yīng)的管理人才非常少，主要原因有兩點(diǎn)：首先，針對檔案管理的工作內(nèi)容，很多人的理解都不正確，這就使開發(fā)和利用檔案資源方面出現(xiàn)了一定的缺陷。其次，針對檔案管理工作的性質(zhì)，人們的理解也缺乏一定的正確性，最初開展檔案管理工作的目的主要是提供一定的資料服務(wù)，且對象是單位上的一些工作人員。目前檔案管理工作的功能以及業(yè)務(wù)等不斷在拓寬，且檔案保密、開發(fā)、保管以及查閱等，也屬于檔案管理的范疇。

2.2缺乏管理技術(shù)和人才

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理過程中，工作人員管理技術(shù)缺乏，專業(yè)信息技術(shù)人才缺乏，管理經(jīng)驗以及管理意識缺乏等，目前檔案管理工作面臨的首要問題。而由于檔案管理人員缺乏相關(guān)的信息技術(shù)以及管理知識，使檔案的保密工作，管理工作以及查閱工作等，出現(xiàn)了各種各樣的問題。由于信息管理軟件未能獲得廣泛的應(yīng)用和推廣，加之相關(guān)管理工作缺乏一定的統(tǒng)一性，因此使信息化檔案管理不能獲得有效的推進(jìn)。而在檔案管理工作中，由于缺乏完善的，規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理行業(yè)的發(fā)展也面臨較大的挑戰(zhàn)。并且在實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的過程中，信息技術(shù)以及管理知識的相對缺乏，使得卷案管理以及檔案管理等工作的開展受到了阻礙。因此必須引進(jìn)大量的檔案管理專業(yè)人才，同時不斷增加專業(yè)信息技術(shù)人才，才能促使信息化檔案管理能夠達(dá)到較高的水平。

2.3信息化檔案管理理念缺乏

當(dāng)前在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，信息化管理理念缺乏是其面臨的重要問題。同時管理技術(shù)落后，管理模式陳舊，未能順應(yīng)時代發(fā)展，采用先進(jìn)的信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案，也是面臨的重要問題。目前國內(nèi)各大行業(yè)，如銷售、設(shè)計、餐飲，甚至是快遞行業(yè)，都逐漸應(yīng)用到了信息化技術(shù)，但是在檔案管理領(lǐng)域中，信息化發(fā)展則非常緩慢。因此在開展檔案管理工作的過程中，信息化檔案管理未能獲得良好推進(jìn)，則需要相關(guān)工作人員堅持不懈地進(jìn)行建設(shè)，且要采取有效的措施不斷地解決信息化檔案管理過程中面臨的各種問題。

3提高檔案管理的安全保密及信息化檔案管理有效措施

3.1提高檔案管理人員的信息化意識

隨著當(dāng)前信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保煙草生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動記錄的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。

3.2加強(qiáng)檔案信息化人才建設(shè)

檔案管理人員沒有現(xiàn)代化意識，就會影響管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，縱使有一流的管理設(shè)施，也不能算檔案管理現(xiàn)代化。人力資源，是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，任何事情都是靠人來操作的，否則會影響著各個環(huán)節(jié)的速度和質(zhì)量因此，要培養(yǎng)復(fù)合型的人才，既要通曉檔案專業(yè)知識，又應(yīng)會計算機(jī)操作技能，更要懂得科學(xué)的管理方法。所以，要加強(qiáng)檔案人員的建設(shè)，定期組織檔案人員去參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)《計算機(jī)知識》、《檔案專業(yè)知識》，提高檔案人員的業(yè)務(wù)知識。學(xué)習(xí)探索檔案管理新模式，檔案人員更要增強(qiáng)工作責(zé)任感，才能很好地應(yīng)用檔案管理軟件管理好檔案。

3.3保障應(yīng)用軟件的安全

采取防偷竊和生物識別身份認(rèn)證措施。檔案管理信息系統(tǒng)安全運(yùn)行主要取決于;是否是合法的用戶在合法的權(quán)限范圍內(nèi)執(zhí)行了合法的操作。對于合法用戶的越權(quán)與非法操作，應(yīng)從內(nèi)部安全管理、權(quán)限分配和數(shù)據(jù)加密方面加強(qiáng)監(jiān)管。

3.4提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

人才永遠(yuǎn)是最重要的資源。沒有專業(yè)的人才，任何事業(yè)都無從談起，檔案信息化的管理工作更是如此。如果檔案管理人員能力不足，素質(zhì)不高，就會影響到檔案管理質(zhì)量。所以在選擇檔案管理人才時，要選擇專業(yè)知識能力強(qiáng)、文化功底深、具有發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬牛樗麄兲峁┝己玫墓ぷ鳝h(huán)境，使他們有施展才華的機(jī)會。人才興則萬事興，有了人力資源的保證，檔案信息化建設(shè)就不再會舉步維艱了。根據(jù)檔案管理工作的需要，選聘專業(yè)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。加強(qiáng)職業(yè)素質(zhì)教育，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，為檔案管理工作培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。并且企業(yè)單位也應(yīng)該大力引進(jìn)新興人才，對于剛從學(xué)校走出來的人才，要加強(qiáng)實(shí)踐培訓(xùn)，將學(xué)到的知識轉(zhuǎn)化為能力。為檔案管理工作提供新鮮血液。

3.5加強(qiáng)軟件開發(fā)，提高安全性能

對于整個檔案的管理來說，不僅需要做好檔案的錄入;歸檔;調(diào)閱編輯等一系列的工作，更重要的是做到對檔案信息的安全保護(hù)。因為檔案的安全保密性能是其最重要的特性，必須要高度重視。因此在進(jìn)行檔案管理時，一定要進(jìn)行檔案管理軟件的謹(jǐn)慎篩選，依據(jù)相關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)來加強(qiáng)軟件的開發(fā)，加強(qiáng)技術(shù)的革新和進(jìn)步，提高軟件的安全性和穩(wěn)定性，防止發(fā)生一些來自外界的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)攻擊而導(dǎo)致檔案文件的泄露，造成一些不必要的損失。盡量選擇正規(guī)的;安全性能高，系統(tǒng)穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)，因此加強(qiáng)檔案文件的保密性能。加強(qiáng)資金的投入，將檔案管理所需要的一些設(shè)備進(jìn)行補(bǔ)充和更新，讓基礎(chǔ)設(shè)施滿足檔案管理的需求，防止出現(xiàn)技術(shù)漏洞或設(shè)備陳舊而引發(fā)的管理問題。

結(jié)束語

隨著新信息時代的到來，在現(xiàn)代化過程中，檔案管理發(fā)生了巨大的變化，管理內(nèi)容更加復(fù)雜、管理手段更加多樣、管理水平亟待提高。因此檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進(jìn)，檔案管理工作才能跟上時代發(fā)展的步伐。

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