淺議既有多層住宅檔案對推進加裝電梯工作的影響

文/朱超

上海已經成為全國人口老齡化程度最高的城市。截至2020年12月31日，上海全市戶籍人口總量為1478.09萬人，其中60歲及以上老年人口有533.49萬人，占總數的比例達到36.1%，占比已經超過戶籍人口的三成。

2020年出臺的《上海市工程建設規范住宅設計標準》規定，多層及以上住宅每單元應設置電梯，其中十二層以下（不包括十二層）應設置至少1臺電梯。許多20世紀末、21世紀初建設的多層住宅受當時的建設設計規范影響，沒有配置電梯，眾多居住在較高樓層的老年人上下樓極不方便，成了無法下樓的“懸空老人”。為解決這部分老年人上下樓的問題，上海自2011年起開始既有多層住宅加梯工作的試點，取得了積極的成效。“十四五”期間，市委、市政府把既有多層住宅加裝電梯工作列入實事民心工程，相繼出臺了一系列政策措施，有力推動了既有多層住宅加裝電梯工作。2021年，市委、市政府又把“既有多層住宅加裝電梯”作為一項“我為群眾辦實事”重點民生項目，全市既有多層住宅加裝電梯工作由此駛入“快車道”。截至2021年底，上海已經完成全市住宅小區加梯可行性評估全覆蓋，累計完成加裝電梯2094臺。2022年，市政府又制定了加裝電梯2000臺的目標，積極推動從零星化加裝向成片化加裝轉變。

作為一項社會各界關注度較高的實事民心工程，既有多層住宅的加梯工作涉及規劃、房管等諸多政府主管部門。加梯項目需要業主、業委會、居委、街道、電梯廠商、物業以及水電燃氣、通訊等公共事業部門多方協同配合。在既有多層住宅加梯工作的各個環節中，既有多層住宅檔案發揮著不可替代的基礎作用。

一、既有多層住宅檔案的定義及特點

既有多層住宅檔案是指住房管理部門、開發商、公共事業部門、物業公司等相關各方在住宅建筑及其公共部分的權益歸屬與使用過程中固化形成的具有原始記錄和憑證價值的各類文件，具有基礎性強、產權明晰、完整度高的特點。

1.基礎性強。既有多層住宅的檔案涵蓋了住宅建設、使用、管理的全過程活動，包括住宅建設過程的規劃、各類設計圖紙，竣工驗收時的全部資料以及設備設施的安裝、使用與維護保養等技術記錄。這些檔案為進一步開展加梯工作提供了數據支撐，可謂是開展既有多層住宅加裝電梯工作的“數據庫。”

2.產權明晰。既有多層住宅的檔案包含住宅交易變更登記過程中產生的應當保存的資料。這些檔案資料能夠清晰地明確需要加裝電梯住宅的所有權人以及使用權人的情況，這對于明確各個權益人之間的權利與義務、推進加裝電梯工作具有至關重要的作用，是加裝電梯居民自籌費用部分的“錢袋子。”

3.完整度高。既有多層住宅的檔案保存了住宅建筑本身及其公共部位、建筑相關附屬設施設備在管理、使用過程中產生的管理資料與更新記錄，能夠提供住宅建筑本身的現時狀況，讓相關人員可以更加有針對性地制訂加裝電梯的措施與方案，順利推進加裝電梯的實施進程，是加裝電梯進程中的“助推器”。

二、既有多層住宅檔案在加梯工作中的作用

1.有助于加梯前中期工作的順利推進。既有多層住宅加梯工作可分為前期準備、中期實施與后期維保三個主要階段。在前期的加梯意見征詢環節中，居委會、業委會、業主等各方主體可以根據住宅的檔案資料信息，在制訂初步加梯工作方案時有的放矢，實現“精準推進”。在中期加梯項目立項環節中，作為報批資料中不可或缺的部分，既有多層住宅檔案對于項目的報批結果與報批效率能夠產生較為重要的影響。

2.有助于施工時間與成本的有效控制。當前，在一般情況下，本市順利加裝一臺電梯需要3個月的施工時間，成本約80萬元。然而，在部分小區實際施工過程中，由于住宅公用設施與附屬設施設備檔案資料保管不全或缺失，往往在水、電、煤、通信設備配套管線需要移位時遭遇情況不明的問題，導致工期超時和工程費用超出預算的情況發生，給后續推進加梯工作增加了難度。例如：普陀區某小區2號樓加裝電梯工程，從2021年4月份開工，按照合同規定，施工期為3個月，原本可以在7月份完工。然而，在施工過程中，遇到電力電線移位問題，整個工程被迫延遲，施工時間增加了2倍有余，施工的成本也隨之大大增加。

3.有助于“成片化”推動加梯工作。在本市開展加梯工作的過程中，一些居委與小區得益于既有多層住宅檔案的優勢，積極推進“成片化”“整居委”加梯工作。由于既有多層住宅檔案齊全，江灣鎮街道紀念居委對適合加梯的96個門洞開展一次性加梯評審，推動“整居委加梯”工作提速，最大程度減少了對居民的影響，以最優價格向電梯廠商購買電梯，以最快速度完成整個住宅小區的加梯工作。

4.有助于開展電梯的維護保養工作。2020年國家市場監管總局《關于進一步做好改進電梯維護保養模式和調整電梯檢驗檢測方式試點工作的意見》中要求：新安裝電梯監督檢驗后6年以內，每3年檢驗1次，在不實施檢驗的年份每年檢測1次；使用6年以上、15年以內的電梯，每2年檢驗1次，在不實施檢驗的年份每年檢測1次；使用15年及以上的電梯，每1年檢驗1次、檢測1次。同時，電梯檢驗嚴格執行地方制定的收費標準。根據上述意見要求，每部電梯每年必須至少接受一次檢測并且需要支付相應的檢測費用，這意味著電梯安裝不是“一錘子買賣”，而是在使用的全過程中都需要居民承擔相應的費用支出。明晰的住宅檔案資料能夠更快更好地進行相關費用的分攤與收繳，從而保證電梯維護保養工作的正常開展，促進電梯更加安全平穩地運行。

三、既有多層住宅檔案存在的問題

1.住宅檔案保管主體分散。按照《物業管理條例》和《上海市物業管理規定》要求，目前既有多層住宅檔案保管主體主要是物業服務企業、業主委員會和規劃、房管等政府部門。各方根據各自的專業和管理范圍分別管理不同內容的既有多層住宅檔案。此舉造成了保管主體的多元化，在一定程度上導致保管主體分散的問題。同時，因為住宅物業服務企業時有變更，保管主體也會隨之發生改變，部分住宅檔案在業委會和物業公司間流轉，可能會受到一定的損害。若不及時解決此類問題，這種損害會隨著時間的推移而越來越嚴重。

2.既有多層住宅檔案缺失。目前，本市既有多層住宅的檔案保存載體主要是紙質資料、聲像資料和電子資料。需要加裝電梯的既有多層住宅檔案基本上都是以紙質資料為主、以電子資料為輔。由于這類檔案管理主體多元，又缺乏統一的管理規范與標準化的管理環境，致使部分既有多層住宅的檔案因管理不嚴而缺失，造成無法彌補的損失。不少街鎮、居委會在推進加梯工作中發現，多層住宅的圖紙資料不全，且缺失的部分難以找尋與補全，這也導致這些住宅加裝電梯工作以及后續管理難度加大。

3.檔案保管不夠規范。目前，既有多層住宅檔案大多存放于物業管理部門或業委會辦公用房內。由于沒有專業的檔案保管條件，無法做到檔案庫房防火防盜等“十防”的要求。缺乏專業人員的管理維護、存放環境不夠理想、硬件條件不佳、重視程度不夠等原因也導致這部分住宅檔案的使用壽命縮短，使用效率降低。

4.住宅更新檔案資料整理滯后。上海經過多輪住宅小區“美麗家園”行動建設，部分老舊住宅小區的外貌環境已經發生了較大的變化，內部的設施設備及配套管線也在不斷地進行更新。然而，由于缺乏必要的強制性檔案管理制度，不少檔案資料處于分散管理的無序狀態，給后續開展既有住宅加梯工作造成了不利的影響。

四、推進既有多層住宅檔案管理的工作建議

1.開展普查工作，摸清檔案現狀，建立既有多層住宅檔案管理制度。既有多層住宅建成使用年限較長，住宅的檔案資料保管時間較長。當保管主體發生變動時，需要政府相關部門推動開展住宅檔案保管普查工作，以區域化屬地化管理為原則，按照法律法規的要求，及時厘清普查范圍與內容，摸清住宅檔案的保管家底現狀，找出存在的困難，建立以“一房一檔”為管理目標的、規范完整的檔案管理制度。市級房管部門應聯合區級房管部門制訂《既有多層住宅檔案保管利用制度規范》和《既有多層住宅檔案更新管理制度》，明確相關工作要求，從而確保住宅檔案的完整性、準確性與系統性，為保管主體開展檔案保管活動提供制度遵循。

2.明確保管主體，強化責任落實，促進既有多層住宅檔案管理向專業化邁進。按照“誰保管，誰負責”的原則，明確既有多層住宅檔案保管的主體為業主委員會與開展服務的物業公司。在業主委員會換屆或物業公司發生變更時，街鎮房管部門應協調兩者及時補位，保證保管主體不斷不亂。同時，在日常工作中，街鎮房管部門應加強對業委會和物業服務企業的指導，嚴格落實住宅檔案管理的工作要求。

3.開展業務培訓，督促檢查指導，形成既有多層住宅檔案齊抓共管新局面。市、區房管部門在每年開展培訓的基礎上，應增加對既有多層住宅的業委會與物業公司人員關于住宅檔案接收整理、保管利用、更新維護等內容的培訓。在“有人做”的基礎上，進一步實現“有人教做，有人會做”的工作氛圍。市、區兩級房管部門對既有多層住宅檔案管理工作開展檢查指導，及時解決基層在實際工作中遇到的困難，提供相關的支持鼓勵政策，確保住宅檔案管理工作真正有效地運轉。

4.加強信息建設，強化數字賦能，促使既有多層住宅檔案加快駛入“數字化、集約化”軌道。檔案數字化建設正是當前及未來檔案管理的發展方向。在開展前期普查工作時，應同步實現存量住宅檔案資料的數字化。在將相關的統計數據進行匯總時，應要求有條件的部門對既有多層住宅檔案進行數字掃描，實現紙質檔案的電子化，形成住宅檔案資料的數字化保管，建立房屋的數字化模型，實現“普查+數字化”的跨越式發展。對于尚不具備條件的部門，應明確時間，創造條件，完成現有檔案的數字化工作。

同時，應將住宅建設管理納入本市“一網通辦”平臺，實現住宅建設檔案資料增量的電子化管理。對住宅小區內相關項目的建設主體，政府部門應根據工作各個階段的辦理要求，按照工作職責，在“一網通辦”平臺系統上及時完成工作任務，借助“一網通辦”平臺形成、收集、歸檔住宅建設工作全流程的電子文件。此舉既能大幅縮短建設資料在各工作環節中停留的時間，提高跟蹤效率，降低相應成本，又能整合人力、物力、財力，避免因責任主體眾多帶來檔案資料散失風險，促進住宅檔案資料的電子化、及時化、完整化。

5.集成檔案數據，增強檔案利用，提升住宅檔案為民服務功能和利用效率。眾所周知，檔案的價值在于利用，在既有多層住宅加裝電梯的“東風”下，應利用電子化手段，通過“一網通辦”平臺實現既有和新增住宅檔案數據集成，形成全市最新的住宅“檔案數據庫”，既便于老百姓與相關部門開展查檔等利用工作，提高社會對檔案工作的認同度，也促進相關行業主管部門提升檔案工作保管利用水平，為下一步住宅檔案更大范圍、更深層次的利用奠定堅實基礎。

既有多層住宅加裝電梯工作是著力解決“老小舊遠”問題的重要環節，是推進“人民城市”建設的重要抓手。既有多層住宅檔案在加裝電梯工作的過程中發揮了重要的基礎保障作用。只有重視并充分發揮檔案工作為民服務的作用，才能更好更快地推進加梯工作。這也是專業檔案人員應盡的職責與義務。