淺談業主方工程合同管理

文／吳洪英 京能置業股份有限公司 北京 100070

引言：

合同管理工作是工程建設項目管理的重要內容，合同管理的好壞將直接影響項目成本管控工作，在房地產開發項目中，合同管理工作是成本管控的重要環節，工程合同管理必須協調和處理好各參與單位的關系，確保各合同規定的工作范圍和工作內容不重不漏，形成完整有序的合同管理體系，保證項目按計劃實施。因此，合同各方責任界限的劃分、合同權利和義務的定義以及各合同在時間上和空間上的銜接與協調極為重要。所以，復雜的合同關系同時決定了業主方工程合同管理的復雜性，本文結合在業主方從事合同管理的實踐體會，就做好住宅項目工程合同管理工作著重注意的幾方面進行探討分析。

1、項目前期策劃階段的合同管理工作

1.1 做好項目前期的合同策劃工作

合同策劃是指在項目實施之前，依據項目的具體情況和業主方的要求來確定對整個項目建設具有根本性和方向性的問題，形成整個項目合同結構的總體構想和基本框架，對每個合同的簽訂和履行有重大影響的問題，經過多方案比較后確定最優方案的行為。合同策劃對整個項目的計劃、組織、控制有著決定性的影響，其結果表現為項目的合同結構，目標是通過合同安排保證項目總目標的實現。

合同策劃分為合同總體策劃和具體合同的策劃。合同總體策劃的確定對整個工程項目有重大影響，合同總體策劃的內容是按照勘察、設計、施工、監理及材料設備采購等建設任務將整個項目分解成多少個不同種類的合同，每種合同又分解成多少個獨立的合同，每個合同的工程內容和范圍是什么，包括各個合同之間在內容上、時間上、組織上和技術上的協調；具體合同策劃內容包括采用什么樣的發包方式，合同文本的起草或選擇，合同中一些重要條款的確定。整個項目合同策劃方法是按照項目建設程序進行縱向策劃，按照工程內容和范圍確定每個合同包或分標，最終形成整個項目的合同結構。只有合理的合同策劃才能夠保證圓滿地履行各個合同，促使各個合同達到相互的協調，減少矛盾和爭執，并順利地實現工程項目的整體目標。

合理的合同策劃能擺正工程實施階段各方面的重大關系，防止由于一些重大問題的不協調或矛盾造成工作上的障礙，造成重大的損失。因此，在項目前期做好整個項目的合同策劃對業主尤為重要，甚至比招投標階段、履行階段的合同管理工作都要重要，但是由于種種原因這項工作常常被業主方忽視或不夠重視，導致的結果是項目實施階段的管理混亂，使業主處于不利的合同管理地位。

1.2 做好項目管理程序手冊的編制工作

項目管理程序手冊是業主方進行工程合同管理工作的基礎，內容一般由以下幾部分組成：項目參與單位及重要人員通訊錄、項目管理組織結構圖、項目合同文件編碼及歸檔管理程序、成本管理工作程序（合同變更流程、付款流程）、進度計劃管理程序、項目現場施工管理工作程序、標準文件表格和格式（本部分主要規定了函件、工程變更單、會議紀要等在具體項目的格式要求），項目管理程序手冊在項目前期階段完成，在項目實施階段開始使用，并根據項目進展定期檢查和進行更新。

住宅項目參與單位數量多、協調難度大，各家單位人員的工作方法及程序各不相同，為保證合同管理工作高效率進行，應規范項目各參與單位的工作方法，使所有參與單位按照統一的工作流程、統一的格式文件進行溝通和工作。所以業主方應根據本公司的要求，依據合同文件的約定，編制可操作性較強的項目管理程序手冊，對合同中用文字描述的各項重要工作的流程進一步的簡化，使其變成流程圖，例如設計變更流程、工程進度款支付流程、深化設計圖審批流程、索賠申請與批復流程等，同時提供流程中涉及到的文件的統一的標準格式文件，如變更通知單、付款申請單、竣工結算報表等，甚至提供每份文件的標準格式樣本文件，要求各參與單位參照填寫，使各單位進行規范化的合同管理工作。

2、招標階段的合同管理工作

業主方做好工程合同管理工作的前提是要有好的工程合同文件，而工程合同文件是以招標文件和投標文件為基礎編制的，所以業主應做好招標文件的編制工作,為工程合同管理奠定堅實的基礎。編制招標文件時，業主方應注重以下三個方面的工作：

2.1 重視施工合同條款中重要合同條款的編寫

每一個招標項目的招標文件中都包含許多的合同條款（合同通用條款和專用條款），這些條款的重要性并非是等同的，由于業主方負責起草合同條款，所以應對合同條款中的重要條款進行準確無誤的約定。所謂重要條款，就是對合同雙方的經濟利益起著決定性作用的條款。例如：工程變更條款（變更的提出、變更工程的計價和支付方式、如何確定變更工程的單價等）、價格調整（物價波動引起的價格調整的方法、明確引起價格調整的物價波動風險范圍及幅度、法律變化引起的價格調整）、支付條款（施工預付款的規定、工程進度款的支付、工程拖期或暫停時的支付規定、變更洽商簽證及價格調整的支付等）、暫停施工條款（暫停施工的合同責任劃分、暫停施工時的支付規定等）、施工進度條款（工期延誤補償金的規定、索賠時限規定）、索賠條款（索賠款的批準與支付程序等），竣工結算條款（竣工結算條款的約定）、終止合同條款（終止施工的條款、提出終止一方的權利和義務、被終止方的責任及利益保護、終止合同時的支付規定等）。這些條款都是在合同執行過程中處理索賠問題或解決爭端過程中的重要依據，所以在符合法律法規的前提下，業主方在確定上述重要條款時注意保護自己的利益，應有防止和減少承包商索賠機會的明確的思路，做到防患于未然。

2.2 重視招標文件中技術文件的編制工作

招標文件所附的招標圖紙、地質勘察資料、工程技術要求等是投標單位編制投標報價和投標技術方案的依據和標準，是工程合同文件的重要組成部分，是業主方檢查和驗收承包商交付工程的標準。如果招標用的技術文件編制的質量不高，地質勘探工作深度不夠，提供的設計圖紙深度不夠，工程技術要求不規范、不全面、不細致或者是數據出現錯誤，那么在項目實施過程中就會不斷出現設計圖紙修改、設計變更、功能調整等情況，必然給合同實施帶來工期的影響和費用的變化，也使業主方不斷處于被索賠的境地。為減少類似的情況發生，筆者認為一是業主首先要制訂設計管理方案，根據項目總體進度計劃制訂每個專業的設計進度安排，對每份設計文件的提交時間和深度做出嚴格的限定，且業主方相關部門要做好圖紙的審查工作，使之達到應有的設計深度，盡量減少合同執行過程中由于設計變更引起的索賠；二是文件中的工程技術要求應由有施工和設計經驗的工程師編寫，尤其是機電專業等專業性較強的專業承包工程的工程技術要求最好委托給經驗豐富的工程技術咨詢顧問公司來編寫，一是非常規范，便于在后的合同管理，二是缺陷和漏洞較少，可以減少項目實施過程中的合同爭議和承包商的索賠。

2.3 重視每個招標項目的工作范圍定義和工作界面劃分

由于住宅項目招標項目很多，業主在進行招標項目范圍定義時必須定義明確，尤其是工程范圍相鄰或工序相銜接的各單位之間的工程范圍界限和責任界限的定義，應做到責任到位、劃分清楚、不重不漏、不能出現錯誤，否則實施中必然產生合同糾紛，影響工期及付出經濟代價。因此，業主方在編制招標文件時應組織預算人員、合同管理人員、專業工程師、項目經理和主管領導共同確定界面劃分問題，來最大限度的降低界定不清造成的錯項、漏項、重項、交叉項等，從而避免因工作范圍問題引起的索賠費用的發生。尤其是重點做好總包單位與各專業施工單位的界面劃分，防止出現重項漏項，筆者結合所負責的某項目總包施工單位與各專業單位（室外供暖工程、供水工程、供電工程、電梯采購及安裝、公共區域精裝修等）的界面劃分舉例如下表1：

表1 總包單位與各專業單位工作界面劃分表

3、合同履行階段的合同管理工作

3.1 做好合同界面的協調工作（范圍管理）

各工程合同之間的合同界面往往是合同管理的薄弱環節，是最容易出現交叉重復、遺漏和疏忽、相互推諉現象的地方。除在合同策劃時做好合同界面的協調外，在合同履行過程中，合同界面的協調工作也是業主進行合同管理的重點。在合同履行中業主方應做好各合同履行時相關關系的協調，特別是各個合同之間工程內容和范圍的界定以及工期的銜接問題，應盡可能保證在合同界面上不出現矛盾或遺漏。例如，設計合同和施工合同之間的界面主要表現在設計圖紙提供的時間能否滿足施工進度的要求，在處理兩者的關系時，應保證圖紙的供應，否則業主面臨承包商索賠的風險；又如，土建施工合同履行時，應注意土建施工的階段性進度對裝修、機電安裝單位、進場時間及其進度的要求是否一致；再如，施工合同與材料采購合同的界面在材料供應的時間、數量和質量能滿足安裝施工的要求，這些都是業主方在合同履行階段對合同界面進行協調工作注意的主要問題。

為做好合同界面的協調，當合同履行中發現已經簽訂的合同出現界面問題時，要及時采取補救措施或簽訂補充協議予以解決，避免或緩解已出現的合同界面問題。在處理合同界面所出現的問題時，既要考慮措施的可能性和可行性，又要考慮所需付出的代價，在服從整個項目目標要求的前提下，做出最優的決策。

3.2 做好合同跟蹤和合同清理工作

所謂合同跟蹤，是指在項目實施過程中及時了解每一個具體合同的履行情況，要求做到深入細致，不放過任何一個問題，并將實際履行情況與合同中相應的規定進行比較，從而發現合同履行過程中出現的問題，采取有效的措施加以糾正或解決。合同跟蹤除對書面資料進行分析外，還要到施工現場了解合同的實際履行情況，尤其是進度、變更工作執行情況，只有在施工現場了解到的情況才是最真實、最可靠的。合同跟蹤，并不僅僅是針對承包商的，更需要掌握業主自身的履約情況，包括已履行的義務、應履行而未履行的義務、將要履行的義務等。合同中當事人的權利和義務都是相對的，業主的權利只有在完全履行自己義務的前提下才能得到保障。業主應通過合同跟蹤較好的履行自己的義務，才可能在合同管理中處于主動的地位，避免出現由于自己違約而導致索賠的發生。通過合同跟蹤工作能夠及時掌握合同履行狀態和整個工程的進展狀況，根據合同履行的實際狀態對后續合同工作計劃進行動態的調整。

合同跟蹤是合同清理的基礎，而合同清理是對合同跟蹤情況的綜合處理和深入分析。所謂合同清理，是指在項目實施工程中對所有合同的履行情況進行全面綜合性分析，不僅要發現各合同存在或需解決的主要問題，而且要發現不同合同之間的相互影響，包括已簽訂的合同之間的相互影響和已簽訂合同對尚未簽訂合同的影響，從而抓住主要矛盾加以解決，必要時對尚未簽訂的合同作出調整。合同清理應定期進行，合同清理工作對尚未簽訂合同的作用相對較大，對解決已簽訂且已實施合同收尾工作或遺留問題的處理有重要的作用。根據合同清理工作的結果，對下一步合同工作及時做出調整，以利于項目目標的實現。

3.3 做好索賠管理工作

在合同履行過程中，業主處于發包人的地位，業主的目的是合同的順利履行，實現項目的目標，而不是向承包商索賠為目的，只要承包商精心施工、按質量標準、按工期竣工，業主很少向承包商索賠。業主方的索賠管理工作重點應為預防和減少與承包商的索賠爭端的發生為主。業主方的索賠管理工作分為被動和主動兩個方面的工作，首先是對承包商提出的索賠報告進行業駁或是否定其索賠要求，或者消減索賠款額。其次，對承包商的違約之處進行索賠，以抗衡承包商的索賠要求，抵消一部分業主違約責任產生的承包商索賠。業主為了做好這兩方面的工作，首先是在合同履行之前應制定一份索賠事項清單，應確保能夠及早發現問題以便采取可能行動或措施阻止索賠事件的發生，該索賠事項清單將業主方和承包商未及時履行合同義務時構成索賠事項的情況明確的列出，例如業主方被索賠的情況主要有：施工圖紙拖期交付、未能按時移交施工場地、拖期付款、業主要求暫停施工、業主原因工期拖延或其他任何的違約行為；業主方可以向承包商進行索賠的情況主要有：施工進度拖后、誤期損害賠償費、施工質量缺陷或其他任何的違約行為。業主應通過合同跟蹤對照索賠事項清單，檢查業主自身的履約情況，在避免出現自己違約導致索賠情況發生的前提下，向承包商提出索賠要求，沖減其索賠款額，甚至超過索賠額，承包商的索賠心理和信心，使承包商的索賠要求進入十分艱難的境地。

結語：

站在業主的角度，工程合同管理工作貫穿了從項目籌建到保修期結束的建設全過程，做好項目實施全過程的各個環節的項目管理工作，才能實現合同管理的目標，使每個合同順利履行，保證項目總目標的實現。業主方合同管理人員抓住以上各階段工程合同管理工作的重點，會起到事半功倍的作用，能夠確保工程合同管理工作不會出現大的問題和不可控情況的發生，從而實現項目的成本控制目標。