構(gòu)建管理新體系發(fā)揮檔案在高校建設(shè)中的作用

●陰志芳

2021年4月，習近平總書記在清華大學考察時強調(diào)：我們要建設(shè)世界一流大學，要構(gòu)建一流大學體系。高等教育體系是一個有機整體，高校檔案管理是高校管理的重要組成部分，我國高校要明確檔案管理工作的重要性，發(fā)現(xiàn)實際工作中存在的問題與短板，構(gòu)建檔案管理新體系。

一、檔案管理在高校建設(shè)中的重要性

一是高校檔案凝聚著高校的辦學思想與精神力量，是高校文化的溯源與載體，為高校的長期規(guī)劃和發(fā)展提供參考，是高校不斷良性發(fā)展的動力源泉，在人才培養(yǎng)和文化傳承創(chuàng)新中發(fā)揮著獨特的重要作用。隨著“十四五”高校信息化建設(shè)的提出，提高檔案管理水平被擺在了高校發(fā)展的突出位置。

二是高校檔案作為高校重要的原生信息，是記錄個人學習、工作、成長經(jīng)歷等內(nèi)容的原始文件材料，是供在校師生、校友、社會大眾長遠利用的寶貴信息資源，具有不可替代的保存價值。

三是高校檔案是學校人事部門對個人管理的重要憑證和考核工作的基礎(chǔ)，是學校選賢舉能、知人善任的參考依據(jù)。在新的發(fā)展形勢下，隨著高校教育改革的不斷深入和發(fā)展，高校檔案管理發(fā)揮著愈加關(guān)鍵的作用，許多高等院校都開始強化檔案管理的創(chuàng)新變革，優(yōu)化管理手段與管理形式，引進信息化建設(shè)，加強信息安全管理，建立學校檔案管理信息系統(tǒng)，有助于學校領(lǐng)導及各部門管理者，在高校建設(shè)中能進行科學決策和管理。

二、高校檔案管理工作中存在的問題

高校檔案管理合理且科學地收集、鑒定、利用、整理、統(tǒng)計、保管有關(guān)檔案信息，具有一定的記錄價值與社會價值，旨在實現(xiàn)高校檔案管理工作的高效有序開展。當前我國高校的檔案管理還存在著一些問題。

（一）對檔案工作重要性認知不足，強化檔案管理意識淡薄

檔案工作相比于高校多項主要業(yè)務而言，其工作相對低調(diào)，不會獲得顯著的工作成績，難以受到更多的關(guān)注，為此，許多高校往往不重視檔案管理工作，很少設(shè)立專門的管理部門，一些高校領(lǐng)導沒有在本校的重點工作中納入檔案管理工作，致使檔案管理工作處于被動地位，依法治檔力度不夠，從而也導致具體檔案工作人員的認知缺乏。目前，在一些高校檔案管理人員身上，還或多或少地存在著思想觀念僵化、創(chuàng)新意識較差的問題，有的檔案管理人員身兼數(shù)職，盡管隨著信息化辦公的進程不斷加快，硬件設(shè)備越來越完善，但因一些職工對檔案管理工作存在認知上的誤解，強化檔案管理意識尚顯薄弱，部分高校的檔案管理人員對檔案的真實程度不夠重視，在實際操作環(huán)節(jié)中，導致檔案的真實性與安全性無法得到保障，嚴重影響到檔案信息作用的發(fā)揮。

（二）檔案管理制度陳舊，質(zhì)量把控不到位

許多高校在檔案管理制度上仍未形成一個高效、透明、真實的管理制度。對信息收集情況不明朗，增加了檔案信息不完整或出現(xiàn)錯誤的概率，為檔案管理埋下了真實性的隱患。制度政策的匱乏使得信息資源收集長期處于被動、延時的局面，高校檔案管理的關(guān)鍵在于對各方面信息進行全面且如實的記錄，高校在進行檔案管理的過程中，因為信息化手段不足，會將一些關(guān)鍵性信息有所遺漏，對檔案管理的質(zhì)量把控不到位而導致出現(xiàn)質(zhì)量問題。

（三）檔案管理信息化進程緩慢，制約著工作質(zhì)量的提高

長久以來，我國高校檔案管理工作存在著信息化頂層設(shè)計缺乏，大多高校檔案管理信息化進程緩慢，在實際工作中面臨多方面的嚴峻挑戰(zhàn)，高校檔案信息化建設(shè)工作，由傳統(tǒng)方式向信息化方式邁進刻不容緩。大多數(shù)的高校檔案管理數(shù)字化程度低，缺少統(tǒng)一標準，存在收集不全、管理困難等問題，對于檔案的利用將會增加了許多的不便。檔案管理信息化程度低，亦會導致高校辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)無法對接，會造成兩種系統(tǒng)同時運行，操作難度大而且很耗費成本，在信息查找方面效率低且存在很多的漏洞，嚴重制約著高校檔案管理的發(fā)展。

（四）檔案管理員的業(yè)務素養(yǎng)尚待提升

檔案管理水平的提升需要高校各管理層人員共同的努力，檔案管理人員素質(zhì)的高低直接關(guān)系到高校檔案管理質(zhì)量。目前，許多高校中分管檔案管理工作的領(lǐng)導，仍習慣于傳統(tǒng)的管理模式，對于實際的檔案管理工作也是較為模糊，對信息化技術(shù)手段理解得不夠透徹，因此，對學校的檔案管理在人員使用、計劃安排、監(jiān)督檢查等工作缺乏正確性指導。隨著數(shù)據(jù)化時代的來臨，檔案數(shù)字化已成為必然的趨勢，而數(shù)字化工作最重要的還是人才，即具備檔案數(shù)字化能力與計算機操作技術(shù)的復合型人才，如果沒有足夠的人力推進，將會嚴重影響到高校檔案的管理水平。

三、高校檔案管理變革新趨勢

高校檔案主要是產(chǎn)生于教學、科研、學生管理等大量的檔案信息，在我國信息化大數(shù)據(jù)高速發(fā)展，各級各類檔案機構(gòu)快速改革的新背景新形勢下，高校檔案數(shù)字化建設(shè)進程進一步加快，高校檔案管理工作要隨時代發(fā)展轉(zhuǎn)變管理思想與方式，不斷提升效率并獲得可持續(xù)發(fā)展的創(chuàng)新管理能力，實現(xiàn)智慧檔案管理成為高校檔案管理變革新趨勢。

（一）國家相關(guān)部門出臺了系列文件

政策法規(guī)是一切管理工作的基礎(chǔ)，在“十三五”期間，“四個全面”戰(zhàn)略布局、國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃的推進，國家大力倡導檔案利用便捷化、檔案安全高效化以及檔案管理信息化。從2011年起，國家相關(guān)部門出臺了系列文件，讓高校檔案信息化管理工作有理可循、有法可依。“十四五規(guī)劃”下對高校檔案管理提出了進一步的“智能化”全新變革要求，指出要推動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等同各產(chǎn)業(yè)深度融合。

（二）高校檔案信息化是時代機遇

信息技術(shù)的快速發(fā)展創(chuàng)建出一個全新的大數(shù)據(jù)時代，為高校檔案管理創(chuàng)建了更為廣闊的平臺。運用人工智能技術(shù)不僅可以加快高校檔案信息化的步伐，還可以通過智能化的利用更好體現(xiàn)檔案的價值和學校檔案部門的貢獻。其意義在于開闊視野、更新觀念、提高素質(zhì)、順應時代信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。

四、多手并重構(gòu)建高校管理新體系

進入“十四五”高校信息化建設(shè)新時期，高校檔案管理要緊跟時代步伐，依據(jù)教育事業(yè)國家相關(guān)標準規(guī)范，打造了符合高校檔案管理現(xiàn)實情景的解決方案，多手并重構(gòu)建高校管理新體系，實現(xiàn)對黨群、行政、科研、教學、學籍、外事等全門類高校檔案的收集、管理、保存、利用的全生命周期業(yè)務流程管理，全面提升高校檔案管理水平。

（一）強化認知，落實檔案管理責任制

強化認知是提升高校檔案管理水平的組織基礎(chǔ)，高校要落實檔案管理責任制，設(shè)置綜合檔案部門，充分認知高校檔案管理工作的重要性。檔案信息的記錄強調(diào)全面、真實，高校開展檔案管理工作時，應該秉持全面性和真實性的記錄原則，高校各級領(lǐng)導應該積極監(jiān)管，加大監(jiān)管的力度，將檔案管理工作列入工作議程。檔案工作人員要對檔案工作的各個環(huán)節(jié)都加以重視，要具備較強的分析與鑒別能力，防止出現(xiàn)材料失真情況影響到檔案管理工作的正常進行。高校必須要構(gòu)建系統(tǒng)完善的檔案管理制度，全方位落實管理責任制，要求相關(guān)人員詳細記錄好檔案的調(diào)動、查閱、接收等，學校的相關(guān)部門需要做好彼此之間的協(xié)調(diào)與溝通工作。

（二）提高信息化水平，創(chuàng)建新型高校檔案管理系統(tǒng)

“十三五”期間，我國檔案信息化建設(shè)成為檔案管理工作的重中之重，隨著信息網(wǎng)絡技術(shù)的快速發(fā)展，豐富多樣的檔案管理系統(tǒng)成為推進校園信息化建設(shè)的一個新標志。為此，高校要順應互聯(lián)網(wǎng)與數(shù)據(jù)開放共享趨勢，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化新路徑。當前，我國部分高校在不斷探索和推進高校數(shù)字化檔案室、智慧檔案館的建設(shè)，一方面能有效地促進檔案管理標準的統(tǒng)一，另一方面能實現(xiàn)檔案信息的共享，推動學校檔案的全面信息化管理，實現(xiàn)檔案優(yōu)質(zhì)管理的多項目標。

1.檔案資源數(shù)字化。通過數(shù)字校園的前端信息化系統(tǒng)的電子文件歸檔和存量檔案的數(shù)字化加工，實現(xiàn)以數(shù)字形式存儲各種檔案信息資源，提高工作效率，降低保管成本。

2.信息服務網(wǎng)絡化。支持校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等全網(wǎng)域和PC端、手機移動端的多終端服務，面向在校師生和外部單位提供遠程的、自助式的檔案借閱與利用、學籍檔案翻譯與認證服務。

3.流程處理自動化。由線下傳統(tǒng)處理模式轉(zhuǎn)向線上流程處理自動化模式，實現(xiàn)檔案業(yè)務流程的線上同步固化映射，提高各業(yè)務環(huán)節(jié)的規(guī)范化和自動性。

4.檔案信息知識化。對檔案進行深層次的加工，針對不同層次利用人群，創(chuàng)新檔案利用方式，提供檔案知識化服務，提升檔案利用價值，使高校檔案館成為高校“知識庫”。

（三）高校新型檔案管理新體系

1.多方面的內(nèi)容互通互關(guān)。首先，對標最新國家相關(guān)檔案標準、虛擬庫房在線實時管理、PC、手機多終端覆蓋，按照檔案類型、業(yè)務流程自定義。其次，數(shù)字校園系統(tǒng)一鍵電子歸檔，實現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)無縫遷移，逐步實現(xiàn)高校檔案資源數(shù)字化、信息服務網(wǎng)絡化、流程處理自動化和檔案信息知識化，最終將高校檔案館建成以檔案館為主體，檔案館、校史館、博物館連成一體的綜合性檔案館，以此促進文化和科技融合，發(fā)揮檔案在科學研究、知識教育、資源共享、決策支持等方面的作用，為“智慧校園”“互聯(lián)網(wǎng)+校園”建設(shè)提供助力。

（1）掌握檔案資源主動權(quán)。高校傳統(tǒng)檔案館檔案收集的模式難以保障信息的準確性，在智能化要求下，高校檔案部門要掌握檔案資源的主動獲取，一是，做好管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接工作，減少檔案信息二道手。二是，利用人工智能技術(shù)根據(jù)檔案的內(nèi)容和信息，自動完成檔案著錄。三是，利用人工智能技術(shù)對人工著錄信息進行檢測比對，保障檔案信息準確性。

（2）安全保存檔案資源。智能化要求下，高校檔案部門要實現(xiàn)安全保存檔案資源，管理系統(tǒng)要定期自動化備份數(shù)據(jù)，并對存儲狀態(tài)自動監(jiān)控，同時，要對接RFID庫房管理系統(tǒng)，簡化實物檔案利用流程。

（3）高校檔案管理手段多樣化。高校檔案管理工作在規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上，還需實現(xiàn)信息化、多樣化、靈活化管理。在智能化要求下，高校檔案部門管理手段多樣化，面對多種格式類型的檔案，要支持多種格式的轉(zhuǎn)換和保存，要根據(jù)實際情況自定義業(yè)務流程及自定義工具，滿足多樣化業(yè)務場景需要。

（4）高校檔案工作應當“藏用并重”。隨著高校檔案數(shù)字化建設(shè)的推進，高校檔案管理工作已經(jīng)從“重藏輕用”轉(zhuǎn)變?yōu)榱恕安赜貌⒅亍薄Ｔ谥悄芑笙拢咝n案部門能夠更好利用檔案，充分利用人工智能技術(shù)，自動結(jié)合命名實體識別和關(guān)系抽取技術(shù)，自動形成關(guān)系圖譜輔助編研，減少工作量的同時保證完整性。

2.高校檔案管理系統(tǒng)再升級。新《檔案法》指明了檔案管理現(xiàn)代化新路徑，推動了我國檔案信息化建設(shè)再出發(fā)。在高校檔案工作體系中，檔案信息化是核心層之一。伴隨新一代信息技術(shù)新發(fā)展，高校檔案信息化建設(shè)也需要進入一個“再出發(fā)”的過程，推進高校檔案信息化的存量“再”信息化、增量“全”信息化和面向用戶“真”信息化的進程。高校檔案管理系統(tǒng)再升級，以智能化應用為方向覆蓋各類管理功能，實現(xiàn)電子文件歸檔與電子檔案智能管理，以大數(shù)據(jù)存儲為基礎(chǔ)實現(xiàn)檔案電子化、數(shù)據(jù)化，可以對高校各種類型的檔案資料進行電子化、網(wǎng)絡化集中管理，并對其流轉(zhuǎn)過程進行實時地監(jiān)控，實現(xiàn)對電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲和管理。

3.檔案管理新方向——從數(shù)字化到數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)的概念不在于存儲或存檔的數(shù)據(jù)、文檔或記錄的數(shù)量，而在于如何使用它們，即大數(shù)據(jù)不僅是指數(shù)據(jù)容量的大，更是數(shù)據(jù)獲取、整合和分析的范圍和程度，是要通過識別和標記重要信息來豐富其語義，將有價值記錄或標記可以連接到其他開放數(shù)據(jù)資源。高校要在重視存儲或存檔的文檔或記錄的數(shù)量的同時，更加關(guān)注如何識別、抽取、使用與分析這些資源，從而更好地服務于高校各部門的運用。

4.創(chuàng)新高校檔案管理新體系堅持建設(shè)與發(fā)展主題。創(chuàng)新高校檔案管理新體系是大勢所趨，不僅能提高檔案管理效率，還能為高校節(jié)約教育經(jīng)費，為高校建設(shè)中管理層的正確決策提供強有力的數(shù)據(jù)支持，創(chuàng)新高校檔案管理新體系要堅持建設(shè)與發(fā)展這一主題，高校檔案管理人員要積極尋求檔案工作同學校中心工作的結(jié)合點，要真正把政治素質(zhì)高、適應檔案管理信息化建設(shè)要求的專業(yè)人才，選配到檔案管理崗位上來。同時務必加大宣傳力度，提高各部門人員的檔案意識，加強檔案工作人員的學習培訓，提升檔案人員整體素質(zhì)，實施檔案管理環(huán)境工程，重視應用現(xiàn)有的高新技術(shù)手段，最大限度地延長檔案的壽命。

綜上所述，我國高校要把握檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)的方向，高起點實施檔案現(xiàn)代化管理，最大限度地分層次實現(xiàn)檔案信息與學校和社會共享，要抓住歷史機遇，實現(xiàn)高校對檔案資料的高層次的利用，從而更有利于高校的決策與發(fā)展。總之，我國高校在檔案管理工作中，要順應時代的變革趨勢，以“十四五”規(guī)劃為指導，加強人工智能與高校檔案工作的融合，積極推動高校檔案管理可持續(xù)發(fā)展，更好地發(fā)揮檔案在高校建設(shè)