區塊鏈技術在高校電子檔案管理中的應用研究＊

劉 利

（中華女子學院 管理學院，北京 100101）

引言

2016年以來，國際上對區塊鏈技術高度關注。我國中央政府、工信部也相繼發布公告，強調并大力推動區塊鏈技術的應用發展研究。我國《國務院關于印發“十三五”國家信息化規劃的通知》中，區塊鏈被視為戰略性技術已提前布局。《國務院關于進一步擴大和升級信息消費持續釋放內需潛力的指導意見》將開展基于區塊鏈的試點應用作為重點任務之一。目前，區塊鏈技術的應用已經在金融、供應鏈、電子商務、公共服務等領域迅速鋪開。而在檔案管理領域，區塊鏈技術能夠幫助構建更加完善的電子檔案管理系統，能夠幫助電子檔案實現更優質的創建與保存工作。2017年和2018年國家檔案局科技項目立項選題指南以及2018年國家社科基金項目立項指南中，均設有區塊鏈技術在文件檔案領域應用的相關選題，彰顯出研究的迫切性。本研究基于此，探索區塊鏈技術在高校檔案管理中的可行性和應用模式，旨在解決當前檔案管理存在的問題，為加強學校檔案管理提供參考。

一、研究綜述

區塊鏈（Blockchain）在使用時，借助由完整時間戳和信息的“區塊”自動連接而成的“鏈”，通過去中心化、加密技術和自動有序運行的“智能合約”，形成了可防偽溯源、可驗證信息準確性、不可進行未授權或惡意修改的信息網，保證了數據的穩定性、可靠性和協作性。

區塊鏈技術具有以下主要特點：

1.去中心化

區塊鏈技術使用了分布式核算和儲存信息，不存在中心化的硬件或管理機構，任意一個節點所對應的權利和義務都是均等的，這可以保證信息傳遞過程中的操作過程都是公平公正的，對于文件以及數據安全性的保障是非常有效的。

2.不可篡改

只要信息經過驗證并添加至區塊鏈，就會永久儲存起來，除非能夠控制系統流中超過51%的節點，否則單個節點上對數據庫的修改是無效的。這個不可篡改的特點就讓區塊鏈的數據更加的穩定且可靠性極高。

3.開放使用

區塊鏈的數據是對所有人公開的，任何人都可以通過公共的接口查詢區塊鏈數據以及它的相關應用，對于想要使用信息的人來說，整個系統的信息都是高度透明的。

從上述特點看出，區塊鏈技術的應用與文件檔案管理存在高度相關性，必然會給檔案工作帶來新的管理模式，故引起國內外文件檔案管理相關從業者及研究者的關注。目前，檔案界探討區塊鏈技術的主要是國外學者，代表性人物為加拿大不列顛哥倫比亞大學的Victoria Lemieux，她有系列相關研究成果，分析了區塊鏈技術應用于文件檔案管理的優勢、劣勢、機會和威脅；根據文獻研究和訪談調研，得出區塊鏈技術本質上是一種文件檔案管理技術的結論；基于案例研究，總結了不同區塊鏈文件管理模式及其對檔案保存領域的影響；等等。Kate Cumming 和Cassie Findlay（2018）的文章探討了區塊鏈技術與文件檔案管理的緊密聯系、如何應用、應用中需要注意并有待解決的問題。

我國檔案學界關于區塊鏈技術的研究論文數量近年來呈逐年攀升的趨勢。張姍（2017）從區塊鏈技術的概念、特點和應用現狀入手，著重探討了區塊鏈技術在電子檔案管理中的適用性，并對區塊鏈技術在電子檔案管理上未來應用進行了展望[1]。劉越男（2018）等人全面深入分析了區塊鏈技術在數字檔案長期保存中的優缺點以及實際應用需要解決的關鍵問題，并預測未來區塊鏈技術在數字檔案長期保存應用中的重要著力點[2]。馬仁杰等（2020）從區塊鏈技術出發構建一種基于聯盟區塊鏈的長三角地區檔案部門信息資源共享的新模式[3]。可以看出，國外的研究更加深入，涉及了相關的理論知識、法律、標準等方面，并針對區塊鏈技術在文件檔案管理中的具體應用實踐進行了深入調查和分析。國內的研究目前已開始了初步的探索，未來還將繼續進行總結和反思，以及創新與探索。

二、區塊鏈技術在高校檔案管理中的作用

高校擁有教學、科研、人事、學生等非常重要的信息資源和知識資產，其價值不斷凸顯。例如，高校科研檔案，往往包括基礎研究和創新應用成果，未來還會在國家政策鼓勵下進行科研攻關和創新研究，如何保障檔案信息安全就更加重要。再如，學生檔案，也急需確保檔案的可追溯性、誠信審核、檔案利用和共享等。

高校電子檔案管理，是近幾年由于電子文檔的迅速發展出現在人們視野中的一種新型檔案保管模式[4]。正是因為學校傳統紙質檔案保存管理的不健全，以及管理水平不高一些問題導致了大學的電子檔案保管工作逐步地向由傳統紙質檔案保管向現代電子檔案保管方向發展。這一運作模式更加符合了如今大數據時代的發展背景，能夠把先進的信息技術、大數據分析技術、人工智能技術和傳統的高等學校檔案保存管理的方法結合在一起，從而建立了一個更為有效、便捷、穩定的新型檔案存儲管理模式。郭昱等（2021）研究了區塊鏈技術在高校檔案管理工作中的現狀中，針對現階段高校檔案電子化管理存在的問題，提出了將區塊鏈信息技術應用在高校檔案管理的內容上，對于高校檔案數據信息管理工具的落后、檔案信息安全性的威脅以及專業人才數量的儲備不足等這些方面的問題都可以得到極大的提升[5]。

可知，隨著區塊鏈等新技術的應用，高校電子檔案管理的轉型勢在必行。區塊鏈技術在高校電子檔案管理中的作用可體現在以下幾方面。

第一，保障電子檔案的完整性和安全性。高校中部分電子檔案（如科研成果）保密級別是較高的，部分電子檔案是不開放的。區塊鏈技術自身的特性，決定了一個節點數據的丟失或損壞，并不會影響整個數據的完整性和準確性。同時，可防止惡意刪除或篡改（錢秀芳，2020）[6]，保障了數據傳輸的安全，和電子檔案的真實性。

第二，促進電子檔案的共享，提高了電子檔案的有效利用率。當前檔案電子化、信息化進程加快，數量加劇。區塊鏈技術通過“加戳”和“加密”等方式，既可對檔案是否使用、使用次數進登記，建立使用者誠信記錄，對檔案收集、建立、處理、利用、銷毀過程追蹤溯源（鄧曉嬌，2020）[7]；也可保證檔案信息不被泄露，有效避免了電子檔案共享中可能存在的風險，促進有效和安全的共享，大大提高海量檔案信息的管理效率與利用效率。

第三，降低管理成本。區塊鏈技術可設置自動執行的命令，而且沒有第三方中介機構參與，避免了因此而產生的成本，降低了數據分析和挖掘成本。

三、區塊鏈技術在高校檔案管理中的應用模式

應用模式說明了區塊鏈技術究竟能夠透過什么樣的渠道和流程融入電子檔案存儲當中，以及區塊鏈技術能否讓電子文檔保存安全與廣泛的使用。區塊鏈技術帶來的開放式平臺對于高校電子檔案管理來說，一方面是利用分布式數據庫使數據透明化，公開化，并利用特有的密碼學內容保證存儲內容的安全性，使其難以篡改，難以偽造，保障了電子檔案的真實性；另一方面是查找、調取檔案時能夠節約時間，不需要再去找到特定的檔案負責人請求查看或是調取檔案，便于檔案的存儲管理。

高校檔案管理具有一定的數據規模和復雜程度，“去中心化”的數據存儲可以很好地讓數據的儲存變得清晰可見，避免以往的復制粘貼，每個節點都具有信息的存儲。運用在高校的區塊鏈技術結合大數據就可以對高校的檔案信息內容進行整理和篩選，可以減少人力翻查的時間消耗，也可以將訪問人數，訪問內容進行排序整理，使其數據運用更加清晰明了。

2017年，上海信聯信息發展股份有限公司開發了基于區塊鏈技術的服務平臺——“信發鏈”，成功將區塊鏈技術與電子檔案管理相結合，推動了區塊鏈技術在我國檔案管理領域的落地應用。系統通過本地區各級檔案館共同參與組網的區域性區塊鏈網絡，組建區域檔案館聯盟鏈，制定統一標準，搭建電子檔案身份證平臺，每個生成的檔號（電子檔案身份證號）都上鏈存證，并在鏈上核驗檔案證明其真實性、可靠性等。不僅是實現了電子檔案全生命周期管理。還統一了電子檔案元數據標，同時兼顧了電子檔案安全性和利用便捷。這是構建了電子檔案管理的新模式。據此，結合高校的教學、科研、人事以及學生檔案的特殊性，構建如下應用模式（見圖1）。

圖1 區塊鏈技術在高校檔案管理中的應用模式

第一，前期準備階段。基于區塊鏈技術，首先，建立高校不同類別的電子檔案與元數據管理系統，確定各類型電子檔案管理部門與管理規章、加密處理級別、訪問權限、保密期限和利用范圍。對于上述檔案管理與規范不明確的，確定訪問和利用的審批流程，以確保不出現電子檔案隨意被獲取的問題。其次，建立用戶身份管理與驗證系統。采用基于區塊鏈的“數字型身份”解決方案，創建自動化、程序化的用戶身份驗證管理（Identity Management）。

第二，中期利用階段。根據前期準備階段建立的分類電子檔案，給予用戶檢索訪問權限。用戶在提出檢索請求時，區塊鏈電子檔案系統會更加智能的識別和判斷用戶角色和電子檔案權限設置是否匹配。當用戶權限通過后，再判斷檔案的真實性，以保證用戶使用準確的電子檔案。

同時，在內部促進積極共享，創建有利于教學改革、科研創新、人事規范，以及學生征信檔案建立的氛圍。同時，在外部，促進電子檔案商業價值的體現（王子鵬，2020）[8]，對于可擴大利用范圍的、真實性、權威性的電子檔案（例如圖書館電子資源），可盡量滿足社會和個人的訴求服務。

第三，后期管理階段。在區塊鏈技術下對電子檔案進行管理，可以準確記錄電子檔案從創建、檢索、訪問、讀寫等所有操作。這種追蹤溯源功能，可確保電子檔案及過程記錄的完整性、真實性和可靠性，進行用戶行為統計和分析，實現后期有效管理。同時，對于存在問題的電子檔案，及時提交錯誤信息，并給出初步錯誤判斷。管理員再進一步明確故障發生原因，積極追責、彌補修復。

結語

結合高校檔案管理內容和流程以及實際利用需求，這三個階段可細化成各項明確可控的管理目標，以解決涉密檔案管理不到位、檔案誠信審核困難、難以實現信息共享等問題。高校電子檔案有效利用和管理的影響因素是復雜和多樣的。加快區塊鏈技術應用場景建設，有助于建立一個可全程溯源、共享利用、無法惡意篡改、安全運行、便捷使用的檔案管理系統，使用戶提高檔案的利用效率，并充分認識到檔案的利用價值。

同時，區塊鏈技術在檔案管理中的應用，有可能對管理文件檔案部門的中心地位帶來影響。高校的檔案包括教學、科研、人事、學生等環節的檔案，區塊鏈中產生的業務文件，該以何種方式歸檔管理？如何在區塊鏈技術應用中構建檔案管理的構架，在研究中也是一大難點。需要相關人員更新觀念，提高對區塊鏈技術的認識，并合理配置資源，以加強技術研發。