ERP環境下供應鏈管理中采購結算業務處理詳析

周虹（副教授/博士）

（廣東海洋大學管理學院 廣東湛江 524000）

一、引言

隨著我國企業經濟效益觀念的日益加強和精細化管理理念的興起，大而全、小而全的企業組織形式正逐漸被專業化生產和企業間協作生產模式所替代。外購件、外協件在企業產品結構中的比重逐漸增加，這對企業的采購管理提出了更高的要求。企業在各項生產經營活動中，采購業務發生頻繁、周期較長，很容易出現管理漏洞。制造業的采購成本一般會占到銷售成本的50%以上，對利潤的影響非常大。有關研究發現，在美國和日本的制造業中，降低5%原材料成本所創造的利潤，需要降低22%的人工成本或24%的制造費用才能達到同樣效果。因此，現代企業普遍非常重視采購管理，采購管理也成為ERP系統的核心業務流程。

在ERP環境下供應鏈管理遵循財務業務一體化思想，采購業務的處理是通過采購訂單、采購到貨單、采購入庫單、采購發票、采購結算單等多種單據在不同部門間的傳遞和處理來完成的，整個流程中涉及庫存管理、采購管理、存貨核算、應付款管理等諸多子系統，共同合作以實現物流、資金流、信息流的統一。如果缺乏對整個采購業務流程的深刻理解及關鍵環節的清晰把握，財務部門與業務部門之間就很難實現協調配合，從而影響工作效率和處理結果。在整個采購業務處理流程中，采購結算是關鍵節點，透徹理解不同采購類型及不同情境下采購結算操作要點能夠幫助財務人員更準確地進行業務處理及提高采購管理效率。

二、ERP環境下供應鏈管理系統簡介

20世紀90年代以來，隨著網絡技術的應用和發展，整合企業內部“人、經營、技術”三個層面的信息系統以及企業與外界信息系統的條件逐漸成熟，ERP應運而生。經過物料需求計劃（MRP）、閉環MRP、制造資源計劃（MPRⅡ）等階段后，管理信息集成的程度不斷擴展和深化，最終形成的ERP實現了對企業物流、資金流和信息流的集成化管理。ERP系統中的會計信息系統主要包括財務管理系統、供應鏈管理系統和管理分析系統等核心組成部分。供應鏈管理系統以企業購銷存業務環節中的各項活動為對象，在記錄各項業務發生的同時還有效跟蹤其發展過程，為財務核算、業務分析、管理決策提供依據，在整個流程中實現了財務業務一體化的全面管理，實現了物流、資金流、信息流管理的協調統一。

常見的供應鏈管理子系統一般包括采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算等幾個模塊，并與應收款、應付款模塊共同合作，完成對采購、銷售、庫存業務環節的控制和對存貨出入庫成本的核算。其主要功能在于增加預測的準確性，減少庫存，提高發貨供貨能力；減少工作流程周期，提高生產效率，降低供應鏈成本；減少總體采購成本，縮短生產周期，加快市場響應速度。在供應鏈管理系統中能夠完成請購、訂貨、到貨、檢驗、入庫、開票、采購結算的完整采購流程處理，支持普通采購、受托代銷、直運等多種類型的采購業務，支持按詢價比價方式選擇供應商，支持以訂單為核心的業務模式。

三、日常采購業務中采購結算的處理

在會計實務中，往往把采購業務員以采購發票和入庫單副聯到財務部門報賬的過程稱為采購報賬，財務人員據以確認采購成本并進行相應的賬務處理。在ERP環境下，采購業務單據在各子系統之間進行流轉、處理并實現核算，無法像手工系統中通過采購業務員的采購報賬而實現資金流和物流的統一，因此必須專門設置采購結算環節，確定采購發票和入庫單的勾稽關系。不同采購業務類型及采購中發生的損耗、運雜費等各項采購費用都通過不同處理在采購結算環節加以反映，并直接影響財務數據的生成，采購結算處理具有“牽一發而動全身”的重要作用，是區分日常采購業務中不同采購類型的一把“鑰匙”。

（一）日常采購業務的業務處理流程

根據采購發票和貨物到達的先后順序不同，可將企業日常采購業務分為單貨同行業務、貨到票未到的暫估業務和票到貨未到的在途業務三種類型。在實務中，企業收到發票時一般是先進行壓單處理，待貨物到達后再作為單貨同行業務處理，因此本文對在途業務不再單獨分析。為了從整體上理解采購結算操作的樞紐作用，本文將結合整個采購業務的處理流程分析采購結算在不同情形下的具體處理及其對后續環節操作的影響。以單貨同行業務和暫估業務這兩種典型采購業務為例，其處理流程分別如圖1和圖2所示。

圖1 單貨同行業務處理流程圖

圖2 暫估業務處理流程圖（以單到回沖為例）

從圖1和圖2可以看出，單貨同行業務和暫估業務兩者的根本區別在于采購結算處理的不同。采購結算作為采購業務處理的關鍵環節，其業務處理的不同集中體現了ERP供應鏈管理中不同類型采購業務處理的差異，由此形成的采購結算單自然也是整個采購業務處理的核心單據之一。單貨同行業務指在貨物入庫當月收到采購發票的采購業務。這類業務的特點是在貨物入庫當月即進行采購結算（見圖1），生成的采購結算單反映了采購入庫單和采購發票之間的一一對應關系，從而實現了資金流和物流的統一。暫估業務指貨物驗收入庫與收到采購發票跨月的采購業務，根據沖銷方法的不同具體分為月初回沖、單到回沖和單到補差三種方式。（1）月初回沖方式下，在月末將已驗收入庫但尚未收到采購發票的存貨暫估入庫，到下月初存貨核算系統會自動生成與暫估入庫內容完全相同的紅字回沖單，以沖回存貨明細賬中上月的暫估入庫。收到并錄入采購發票后，對采購入庫單和采購發票進行采購結算，在存貨核算子系統中執行暫估處理，以生成與對應的入庫單完全相同的藍字回沖單，按實際采購價進行制單記賬。（2）單到回沖方式下，月末暫估入庫后，下月初不做處理，待收到并錄入采購發票后，進行采購結算，再在存貨核算子系統執行暫估處理，系統會同時生產紅字回沖單和藍字回沖單，并據以登記存貨明細賬。（3）單到補沖方式下，當月末暫估入庫，下月初也不做處理，待收到并錄入采購發票后，進行采購結算，但在存貨核算子系統執行暫估處理時，系統會依據發票金額與暫估金額的關系進行不同處理，對兩者差額生成調整單，并據以登記存貨明細賬。

本文以實務中經常采用的單到回沖方式為例解析暫估業務中采購結算操作的要點。暫估業務中貨物當月入庫，而后跨（數）月才收到采購發票，因此只能在收到采購發票時進行采購結算。貨物入庫當月因為沒有收到發票，無法確定物流對應的資金流，自然無法進行采購結算，只能在月末對貨物進行暫估入賬。

（二）日常采購業務中采購結算的具體步驟

1.單貨同行業務。由于單貨同行業務中企業是在同一月內收到采購入庫單和采購發票，因此，在當月進行采購結算。進行采購結算后，由于已經實現了物流和資金流的統一，因此后續的物流處理和資金流處理可以同時進行。本文以用友ERP-U8管理系統為例，進行采購結算具體操作步驟的分析。首先，從物流處理看，在存貨核算系統生成確認采購成本的記賬憑證時，由于入庫單已經與采購發票進行過采購結算，此時在記賬操作的選單界面應選擇“（01）采購入庫單（報銷記賬）”。其次，從資金流處理看，只有經過采購結算的采購發票才能在應付款系統中調出并進行審核，生成確認應付賬款的記賬憑證。如果在應付款系統審核發票時，發現未顯示任何相關發票記錄，則說明此筆業務尚未進行采購結算。此時應查詢采購結算單，查看是否有該筆采購業務進行采購結算的相關記錄，進而確認該筆業務的處理進程。

2.暫估業務。暫估業務的特點是在貨物驗收入庫與收到采購發票的時點跨月。在貨物入庫當月無法進行采購結算，在存貨核算系統以暫估價記賬并生成暫估憑證；待收到發票時才進行采購結算，并進行結算成本處理以調整原暫估成本。入庫當月在存貨核算系統生成暫估憑證時，由于入庫單未進行過采購結算，在選單界面應選擇“（01）采購入庫單（暫估記賬）”。待收到采購發票進行采購結算后，確定了物流和資金流的對應關系。此時，由于已經有了暫估入庫價格，因此需要根據真實入庫價格對暫估價格進行調整。即通過存貨核算系統選中采購結算單實現“結算成本處理”，其結果是在材料明細賬中增加紅字沖銷暫估成本和藍字確認采購成本的兩行記錄。由于ERP系統中對采購業務的處理是通過單據在不同部門的傳遞而完成的，如果業務部門和財務部門溝通不暢，則很容易因認定采購結算的時間節點不一致產生錯誤。如某一貨物已驗收入庫，預計無法于當月收到發票，材料會計將該筆采購業務視為暫估業務，在存貨核算系統制單時選擇了“（01）采購入庫單（暫估記賬）”，生成記賬憑證，即：

借：原材料

貸：應付賬款——暫估應付款（暫估價）

而后，采購員在月末提前收到了采購發票，由于入庫單和發票均在當月收到，遂進行了采購結算，則在系統里該筆業務會被視為單貨同行業務。但采購員并未通知材料會計此筆業務的發票已經收到。應付款會計在應付款系統制單時，系統自動按實際采購價格生成記賬憑證，即：

借：材料采購

貸：應付賬款（實際價）

由于存貨核算系統和應付款系統對該筆業務的性質認定不同，將造成月末總賬對賬不平。此時財務人員首先應查詢采購結算單，確認該業務是否進行過采購結算，進而確定其業務類型。如確定是單貨同行業務，材料會計應刪除原暫估憑證，并執行“恢復記賬”操作，再重新執行“記賬”操作，并制單即可生成正確的確認采購成本的記賬憑證。

另外，除了日常采購業務外，商業流通企業可能還會發生委托代銷業務。受托代銷業務指商品流通企業接受其他企業委托，為其代銷商品，待商品售出后再與委托方進行結算，由委托方開具正式銷售發票的業務。委托代銷業務和普通采購業務的業務處理類似，不同之處在于委托代銷業務在采購結算時是根據受托代銷入庫單進行結算，同時生成受托代銷發票和受托代銷結算單。首先，受托方接收貨物，在庫存管理子系統填制并審核受托代銷入庫單，售出代銷商品后手工開具代銷商品清單交委托方；其次，由委托方為受托方開具銷售發票，受托方在采購管理子系統中進行受托代銷結算，系統會自動生成受托代銷發票和受托代銷結算單；最后，在存貨核算子系統中對受托代銷入庫單進行記賬并制單，在應付款子系統中對銷售發票制單，付款后對發票和付款單進行核銷。

四、特殊情境下時采購結算的處理

（一）發生采購費用時

在用友ERP-U872環境下，采購過程中發生的由買方承擔的運費、保險費、裝卸費等采購費用是通過采購結算計入采購成本的。這些價外費用往往需要進行分攤處理并計入采購成本，而系統中的自動結算功能默認對采購入庫單和采購發票進行結算，無法對采購運費發票進行結算，因此此時應選擇手工結算模式。以運費發票為例，采購員在執行“采購結算-手工結算”操作時，在“選單”界面選中入庫單、相關采購發票和運費費用發票完成費用分攤。因此，會計人員可通過查詢結算單，核實運費分攤是否正確、采購成本是否正確計價。

在處理價外費用時，會出現價外費用發票晚于采購發票到達的情況。這時如果采購員已經將采購發票和入庫單進行過采購結算，則在手工結算時查詢不到某筆業務的入庫單和采購發票，僅有采購運費發票。這時應根據業務處理進度選擇具體處理方式。如果僅是進行了采購結算，未在存貨核算系統進行“業務核算-正常單據記賬”，可以刪除該筆業務生成的結算單，然后執行“手工結算”操作，選擇采購發票、采購入庫單和價外費用發票后進行手工結算。但如果在進行采購結算后，還已經在存貨核算系統進行了“業務核算-正常單據記賬”，也即已經確認了采購成本，則必須對運費做單獨結算，來調整已確認的入庫成本。采購人員需要先執行“采購結算-費用折扣結算”，選擇對應的入庫單以及采購發票、運費發票，完成費用分攤。而后進入存貨核算系統，執行“業務核算-結算成本處理”進行操作，再次結算成本，生成入庫調整憑證。

（二）發生采購溢缺時

采購溢缺指采購貨物的入庫數量與發票數量不一致，根據采購結算處理的不同可分為合理損耗（或贈品）和非合理損耗兩大類。

1.產生合理損耗及贈品時。由于合理損耗或贈品等導致的采購溢缺時，將直接計入成本，即相應提高或降低入庫貨物的單位成本。其采購結算的處理方式為在“合理損耗數量”處輸入正數（表示損耗）或負數（表示贈品），使得結算數量=發票數量-合理損耗數量。

例1：某商業企業2016年1月10日與明輝鞋業有限公司訂購女涼鞋500雙，單價200元。1月15日收到該批貨物，驗收入庫時發現損壞5雙，屬于合理損耗。收到貨物的同時收到一張編號為ZY0015的專用采購發票。此筆采購業務為存在合理損耗的單貨同行業務。采購結算時需要在“合理損耗數量”處注明損耗數量即可（如圖3所示），從結算單可看出單位成本為202.02（如圖4所示），高于采購單價。在存貨核算系統制單時直接根據采購入庫單制單，其選單界面如圖5所示。執行了采購結算后仍按圖1中單貨同行采購業務的處理流程分別在存貨核算系統和應付款管理系統制單，生成確認采購成本的憑證和確認應付賬款的憑證：

圖3 存在合理損耗時的采購結算處理

圖4 合理損耗業務的采購結算單

圖5 在存貨核算系統執行“制單”時的選單界面

借：庫存商品 100 000

貸：材料采購 100 000

借：材料采購 100 000

應交稅費——應交增值稅（進項稅額） 17 000

貸：應付賬款 117 000

2.產生非合理損耗時。貨物驗收入庫時如存在非合理損耗導致的采購損失，其采購結算時需要在“非合理損耗數量”“非合理損耗金額”“進項稅轉出金額”等項目中填入相關信息，使得結算數量=發票數量-非合理損耗數量。由于非合理損耗金額是非正常損失，不能計入成本，其進項稅額也要同時轉出。采購結算后采購成本等于采購單價，損失金額根據責任原因分別記入相關科目。特別需要注意的是，存在非合理損耗時，由采購結算來確定非合理損耗的金額及其原因，其資金流和物流的財務處理邏輯是：先根據入庫單和發票合并制單，入庫成本和應付賬款間的差額部分即非合理損耗。其具體步驟為：執行采購結算后，應先進入應付款系統審核采購發票，再進入存貨核算系統記賬，制單時在選單界面應勾選“已結算采購入庫單自動選擇全部結算單上單據（包括入庫單、發票、付款單）”，使得物流和資金流的處理結果在一張記賬憑證上合并體現。

例2：承例1，假如采購業務中貨物驗收入庫時發現損壞的5雙女涼鞋為非合理損耗，查明是運輸部門責任，尚未收到運輸部門的賠償款。

此筆采購業務為存在非合理損耗的單貨同行業務，采購結算時需要在“非合理損耗數量”“非合理損耗金額”“非合理損耗類型”“進項稅轉出金額”中分別錄入相關數據，從結算單可以看出單位入庫成本等于采購成本。執行了采購結算后在存貨核算系統制單生成確認采購成本的憑證和確認應付賬款的憑證：

借：庫存商品 99 000

其他應收款 1 170

應交稅費——應交增值稅——進項稅額17 000

應交稅費——應交增值稅——進項稅額轉出170

貸：應付賬款 117 000

圖6 非合理損耗的采購結算處理

圖7 非合理損耗業務的采購結算單

圖8 在存貨核算系統執行制單時的選單界面

對于非合理損耗的采購結算不能深刻理解時，其后續財務處理中很容易出現三類操作失誤：（1）未審核采購發票就直接進入存貨核算系統記賬并生成憑證，此時會出現錯誤提示，導致無法制單，其具體原因即“有發票未審核”。此時，應先去執行采購發票審核操作（不能制單），再進入存貨核算系統執行記賬并制單（注意勾選）。（2）在應付款系統中審核采購發票后繼續制單，則在存貨核算系統記賬并生成憑證時依舊會出現錯誤提示，其原因即“結算單上已有發票制憑證”。更正時應返回應付款系統刪除確認應付賬款的憑證，再進入存貨核算系統記賬并制單。（3）在審核采購發票并進入存貨核算系統記賬生成憑證時的選單界面未勾選“已結算采購入庫單自動選擇全部結算單上單據（包括入庫單、發票、付款單）”，則生成錯誤記賬憑證如下：

借：庫存商品 100 000

貸：材料采購 100 000

其更正方法是：在存貨核算系統刪除錯誤憑證，重新制單，則可生成正確記賬憑證。

五、小結

作為ERP環境下供應鏈管理的重要業務，采購業務處理過程實現了業務流程、會計流程、管理流程之間的緊密合作，整個處理流程體現出信息化系統高度智能化的典型特征。本文詳細分析了不同類型采購業務以及存在采購費用、采購溢缺等不同情境時采購結算的具體處理，并結合采購業務整體流程說明采購結算操作對后續財務處理的影響，從而為財務人員準確追蹤采購業務信息、把握采購成本的確認提供思路。