基于考核評價的航天企業檔案工作發展策略思考

夏靜 /中國空間技術研究院

“十四五”時期，是中國航天科技集團有限公司“建設成為世界一流航天企業集團、支撐國防和軍隊現代化建設，推動我國躋身世界航天強國前列”的重要飛躍期，是中國空間技術研究院“建成世界一流宇航企業”的關鍵實施期。各級檔案部門置身企業深化改革、轉型發展的浪潮中，需要深入思考如何更好地圍繞中心、服務大局，全面提升檔案管理、研究、服務、保障能力，突出自身價值。為了探索航天企業檔案工作高質量發展的路徑，首先需要深入了解和把握各單位檔案工作狀況，采取有效措施督促各單位加強檔案工作。基于此，2020 年，研究院組織開展了面向全院29 家直屬單位的檔案工作考核評價活動。筆者通過在考評中掌握的情況，分析當前航天企業檔案工作現狀和面臨的問題，進一步思考發展策略。

一、考評內容

為了全面準確掌握各單位檔案工作發展水平，此次考評內容包括檔案工作組織管理、檔案設施設備、檔案基礎業務、檔案信息化建設、檔案信息開發利用5個方面22 個考評要素。檔案工作組織管理主要考評單位領導職責落實情況、檔案工作機構設置、檔案人員配備、檔案工作“三納入”情況、檔案集中統一管理情況、檔案管理體系和歸檔網絡建設情況、檔案規章制度建設情況、檔案宣傳培訓工作開展情況；檔案設施設備主要考評檔案庫房建設、檔案工作所需設施設備的配備情況；檔案基礎業務主要考評文件材料歸檔情況、檔案檢查驗收與進館情況、檔案鑒定工作開展情況；檔案信息化建設主要考評檔案信息化建設的規劃與實施、檔案管理軟件應用、檔案目錄與全文數據庫建設、電子文件管理和檔案異地異質備份工作開展情況；檔案信息開發利用主要考評檔案提供利用工作、檔案編研工作和檔案課題研究開展情況。

二、存在的主要問題

在研究院直屬29 家單位中，除了2 家單位由于成立未滿2 年暫未列入考評范圍，考評結果為優秀9 家，良好5 家，合格13 家，基本能夠反映出研究院當前檔案工作的整體情況。

1.組織管理

從考評情況來看，90% 以上的單位能夠較好地落實檔案工作領導責任，建立能夠滿足檔案工作基本要求的檔案工作管理機制和檔案制度體系，能夠組織和參加檔案宣傳培訓活動，為檔案工作發展提供一定的條件。但是也還存在一些問題，最為突出的是業務部門的歸檔責任難以有效落實。檔案資源建設是檔案工作的基石，歸檔是檔案資源建設的重要手段和途徑，需要業務部門和檔案部門的大力協同。部分單位檔案由檔案部門負責整理歸檔，沒有明確業務部門預立卷責任，沒有建立有效的檔案歸檔網絡；或者雖有制度要求但由于缺乏有力的監督考核手段難以落實，例如，檔案工作“三納入”“四參加”等旨在促進檔案工作與業務工作相融合的規定往往流于紙面，這些都不利于歸檔工作的開展，造成應歸檔文件材料不齊全、不完整。

2.設施設備

個別單位由于辦公區域面積有限，沒有做到檔案保管區、檔案閱覽利用區和檔案人員辦公區“三分開”。有的單位沒有配備滿足檔案保管條件要求的專門檔案庫房，只有一間屋子幾個文件柜；有的雖有庫房，但是庫房面積達不到 “有一定余量，滿足未來5 ～10 年發展需要”的要求。另外，部分單位檔案庫房的“八防”條件距離國家檔案局《檔案安全風險評估指標體系》要求還有一定差距，例如，未配備溫濕度調控監測設備，庫房溫濕度不利于檔案的長期保管；錄像帶等特殊載體檔案未配備符合標準要求的檔案防磁柜；未配備除塵消毒設備，沒有開展檔案除塵消毒工作，不利于檔案人員的職業健康防護；有的單位庫房滅火裝置為噴淋系統，可能對檔案造成二次傷害。

3.基礎業務建設

文件歸檔和檔案管理是檔案工作最為重要的組成部分。從考評情況來看，75%的單位能夠根據上級標準和本單位實際建立檔案類目劃分體系和各門類檔案的歸檔范圍表，對歸檔的文件也能夠按照標準進行規范整理和編目，確保檔案實體保管整齊有序。然而，從檔案資源建設的整體效果來看，還存在一些共性問題：一是綜合管理文件歸檔普遍有所欠缺。綜合管理文件的內涵很豐富，它是單位在行政管理、科研生產管理等各項管理活動中形成的各類文件，歸檔之后一般稱為“文書檔案”。但在實際歸檔中，往往只有機關收發文也就是我們習慣稱為“紅頭文件”的那部分公文能夠得到及時歸檔，機關內部所形成的“白頭文件”由于缺乏必要的受控手段而得不到及時歸檔，從而影響文書檔案的完整性。二是保管期滿檔案鑒定處置工作未能有效開展。檔案具有不可再生性，一旦銷毀，無法挽回。與企業面臨的檔案庫房壓力相比，檔案鑒定處置工作風險大，責任重，因此求穩保守的思想非常普遍，直接影響檔案鑒定處置工作的開展。

4.檔案信息化建設

數字化時代，檔案信息化水平已經成為衡量檔案部門發展水平的重要標志。通過此次考評，應用檔案管理系統的單位的比例為48%，檔案管理系統與OA、AVIDM 等主要業務系統建立接口，具備電子文件在線歸檔條件的單位只有20%，已開展傳統載體檔案數字化工作的單位占到55%。部分單位的檔案信息化水平不高，有的甚至還處于人工管理或者計算機輔助管理的階段，亟待以檔案信息化推動檔案管理現代化。有的單位檔案管理系統軟件陳舊，長期得不到升級改造，在一定程度上造成軟件功能與實際工作的脫節，更加不能滿足當前電子檔案管理需求。還有相當一部分單位檔案數字化程度較低，各門類檔案的數據庫建設也不完備，無法提供便捷的檔案利用在線審批和借閱，距離數字檔案館（室）的建設要求存在很大差距。

5.檔案信息開發利用

檔案信息開發利用包含檔案利用服務和以檔案編研工作為主的檔案信息開發2 個層面的內容。從考評反映的情況來看，各單位能夠做到檔案借閱審批手續合規，借閱記錄齊全完整，個別單位還能通過信息化手段開展網上在線借閱，使檔案利用服務擺脫時間和空間的限制，提升用戶利用體驗。然而，從檔案開發利用的高級形式——檔案編研來說，目前將檔案編研工作納入部門年度工作計劃常態化開展的單位僅占31%，這與基層檔案人員一人多崗、事務性工作較多以及檔案學專業高層次人才不足的現狀密切相關。

三、航天企業檔案工作發展策略

當前航天企業檔案工作存在技術瓶頸、人才短板以及基層基礎業務工作存在薄弱點等問題，建議從管理、技術和業務3 個方面入手，以規范化管理為關鍵，以信息化為手段，以高素質專業化人才為保障，切實推動航天企業檔案工作發展。

1.管理層面

（1）加強檔案管理制度體系建設

檔案工作是一項從國家層面具有頂層要求的管理性工作，自2021 年1 月1 日起新修訂的《中華人民共和國檔案法》正式施行。航天企業要做好新《檔案法》的宣貫，充分認識《檔案法》修訂的重要意義，切實抓好《檔案法》的貫徹實施，按照“工作規章—管理制度—業務標準”3 個層次對現行的各項檔案工作制度和標準進行全面完善和升級。工作規章主要是依據新《檔案法》，與企業檔案工作相關的其他法律、法規以及上級規范性文件，如國家檔案局、國資委、航天科技集團頒布的檔案工作制度規范等，制修訂本單位檔案工作綱領性文件《檔案工作管理辦法》。管理制度主要是綱領性文件的要求在科研生產、經營管理等重要工作及檔案工作中的深入和細化，需要本單位業務部門和檔案部門共同執行，以此促進檔案工作與業務工作的融合。業務標準主要是檔案部門在業務工作中需執行的規定，企業要持續完善和修訂檔案管理制度體系，使各項工作有法可依、有法必依。

（2）建立常態化檔案工作考評機制

考核評價歷來是一種有效的管理手段。早在2011 年，國務院國有資產監督管理委員會就曾要求中央企業按照《中央企業檔案工作評價辦法》開展檔案工作評價，旨在提升中央企業檔案工作管理水平，促進檔案工作規范化、制度化和科學化。當時，包括航天科技集團在內的多家央企均開展了考核評價工作。實踐證明，通過考核評價，有力提升了各單位對檔案工作的重視程度，困擾檔案部門多年的難題得到解決。因此，建立常態化檔案工作考評機制，將成為推動新時期航天企業檔案工作步入高質量發展軌道的加壓泵和推力器。

（3）提升檔案人才隊伍建設水平

檔案人員是企業履行檔案管理職責的主體，是承擔檔案業務工作的主力軍。檔案隊伍業務素質和專業水平的高低直接影響企業檔案工作的開展。針對當前企業基層檔案隊伍存在的技術型人才不足，具有較強研究能力和創新精神的復合型研究型人才緊缺問題，應圍繞檔案信息化建設的需求導向培養和引進人才，圍繞改革創新和服務航天企業集聚高層次檔案學專業人才，能夠開展檔案業務研究、管理研究、資源研究以及基于檔案的航天歷史文化研究，實現檔案工作的更大價值創造。

2.技術層面

（1）加快推進檔案信息化建設

隨著新一代信息技術加速突破應用，從國家到行業層面紛紛制定數字化發展戰略，搶占數字時代發展先機。航天科技集團提出“數字航天”戰略，明確了數字化轉型工作要求，為航天制造與應用能力升級創造了更加有利的協同創新環境。在此形勢下，一是企業要將檔案信息化納入本單位信息化發展規劃，配備系統完備、高效實用、安全可靠的檔案信息化基礎設施，為檔案信息化建設提供保障；二是企業檔案主管部門應加強對檔案信息化工作的監督指導和推進力度，在企業數字化轉型過程中強化電子文件歸檔和具有長久保存價值的數據歸口檔案部門進行集中管理等要求；三是從業務流程優化與系統建設入手，在業務流程中嵌入電子文件歸檔要求，在業務系統中同步規劃、同步實施電子文件收集和預歸檔功能，建設與業務系統相互銜接的電子檔案管理信息系統，優化電子文件歸檔、電子檔案管理、電子檔案檢索利用等功能模塊，保證電子檔案完整、真實、安全和可用。

（2）持續加強檔案館庫建設

館庫設施是關系檔案安全保管的重要條件。針對現場檢查中所體現出來的各單位檔案館庫條件參差不齊、檔案安全保管仍有隱患的現狀，一方面要持續加強檔案館庫條件建設，各單位對標國家檔案局《檔案安全風險評估指標體系》要求，加大檔案安全保障條件投入，加快檔案安全設施設備配備和更新，改善檔案庫房保管環境；另一方面，順應新時期檔案庫房管理智能化的發展趨勢，加大物聯網等新技術在檔案庫房管理中的應用，通過應用智能密集架來取代傳統柜架或手搖式密集架，實現密集架遠程操作和控制。通過在檔案實體粘貼RFID 智能標簽，實現檔案實體精準定位；通過不斷推進檔案保管智能化，使原先耗時較長的人工盤庫工作能夠在幾天內完成，從而極大提升檔案管理效率，同時檔案保管的安全性也得到增強。

3.業務層面

（1）強化檔案資源建設

堅持融入中心、融入主業的原則，“三管齊下”建立高質量的航天企業檔案資源體系。一是豐富檔案資源，推行檔案分類方案、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限表三合一制度，規范歸檔工作，提高歸檔文件質量，重點加強航天產品、重大科技專項、重大投資建設項目、重大經濟合同項目和涉及本單位發展的重要管理性文件的歸檔，最大程度地實現文件歸檔全覆蓋；二是優化檔案資源，鼓勵開展檔案鑒定工作，使保管期限屆滿的檔案得到合理的處置；三是加快檔案資源數字轉型，逐步建立以數字檔案資源為主導的檔案資源體系。大力推進“增量電子化”，促進各類電子文件應歸盡歸，電子檔案在檔案資源體系中占比明顯提升；繼續做好“存量數字化”，按照利用率高檔案優先、珍貴檔案優先、高危檔案優先、特殊載體檔案優先等原則，逐步開展傳統載體檔案數字化工作。

（2）提升檔案服務開發能力

藏以致用，凸顯檔案價值應成為檔案部門的不懈追求。進入大數據時代，檔案部門的作用不能局限于對檔案進行集中管理和提供查詢利用。有為才有位，應拓展對檔案信息的挖掘、分析和提煉，將“死檔案”變為“活知識”，主要方式包括：一是積極探索知識管理、人工智能等技術在檔案信息深層加工和利用中的應用，借助信息化手段簡化檔案利用程序和提升檔案查詢效率，將檔案進行分類整合形成專題檔案庫，促進檔案服務便捷化；二是加強檔案信息的深度開發，圍繞單位重要時間節點、重大紀念活動，通過展覽陳列、新媒體傳播、編研出版、影視制作等方式不斷創新檔案編研工作形式，推出具有廣泛影響力的檔案文化精品。