新時代高校學生檔案管理數字化轉型問題探析

徐小琴 林 東 張 文

［提 要］現代信息技術的飛速發展促進了我國加速進入大數據的數字經濟時代。為更好地滿足新時代高校學生檔案管理工作的實際需求，檔案管理數字化轉型升級顯得尤為重要。我國高校應重視學生檔案管理數字化過程中所面臨的管理意識不強、隊伍建設薄弱、運行機制不健全、配套設施不完善等問題，有針對性地采取相應的優化策略，有效提高學生檔案管理數字化水平。

高校檔案管理數字化轉型是學校推進“數字化校園”的一項基礎性、全局性工作，完整的學生檔案能夠真實反映學生在校期間的學習生活情況，為高等學校管理學生工作以及將來企事業單位做好人力資源管理工作帶來極大的便利，而檔案數字化管理在保護檔案原件信息以及提升管理效率過程中發揮著不可或缺的作用。高校應重視學生檔案管理數字化轉型中所面臨的問題和挑戰，積極采取有效措施，彌補漏洞，實現升級。檔案管理數字化轉型成功有助于高校妥善保存歷史遺留下來的檔案資料，使高校數字檔案建設更加信息化、科學化和規范化。

一、數字化轉型在高校學生檔案管理中的重要作用

（一）增強高校學生檔案信息的安全性和完整性

人才是我國經濟高質量發展的骨干力量，也是企事業單位改革發展的主力軍，而高校學生檔案則為社會人才開發和管理提供了最原始且最真實的客觀記錄。完整的高校學生檔案反映了每一位接受高等教育的大學生在學校就讀期間的學習生活狀況和社會實踐表現，是企事業單位選拔人才重要的科學依據，也是新時代下高校學生管理和人力資源工作的重要組成部分。在數字化的新時代背景下，傳統的將學生檔案放入牛皮紙檔案袋歸檔管理模式已經滿足不了高校管理要求，因為這種模式存在諸多問題，比如，由于學生檔案材料包括在校期間的學習成績、獎懲貸助、社會實踐、心理狀況、黨團發展等等，隨著時間的累積，檔案袋中的材料越來越多，檔案整理存檔日益復雜繁瑣，將耗費大量時間和空間。同時，紙質材料極易破損，這些都加重了管理人員的工作強度，無法保障檔案信息的安全性和完整性，容易出現學生檔案信息缺失或者遺漏的現象。對此，建立學生檔案管理數字化轉型顯得尤為重要，通過運用數字化管理學生的海量數據，在查閱檔案時可不用考慮時間、空間及地域等因素，保護了檔案信息的安全性。而且數字化查閱方式也減少了因對檔案原件的反復翻閱和多次復印所造成的損壞，實現了對檔案的無損“備份”，為學生檔案信息的完整性提供了足夠的保障。

（二）提升高校學生檔案管理的效率

學生檔案數字化轉型就是運用掃描技術、計算機網絡、攝影、OCR、儲存與數據庫等現代化技術，將學生檔案進行歸類與整理、統計與接受征集、研究與編輯、檢索與編目、各種服務的提供與管理維護，核心是把學生檔案資源載體轉變為標準的數字化信息，提高了檔案管理的效率。數字化管理模式取代了以往的對學生檔案的手工搜集、整理、編號等方式，借助設備和檢索技術快速完成檔案原件信息的分類、整理、歸檔，極大地減少了檔案歸檔整理的時間和精力。另外，登錄專門的檔案信息管理系統，采用關鍵詞檢索就能夠快速查詢到所需要的數據資料文件，可以查閱從接受教育以來的最原始的人生軌跡。因此，檔案查詢網絡化可以最大程度地減少檔案管理人員的日常業務工作量，既滿足了學生、工作單位及管理人員的隨時查詢需求，又提升了高校學生檔案管理的水平和效率。

（三）節省高校學生檔案管理的成本與空間

數字化管理學生檔案可以定期過濾掉一些短期性、內容重復的無效文件資料，隨之清理掉一些失效的紙質文檔，保留重要且關鍵性的競賽或者考核評估材料，將贅余的輔佐性材料進行數字化歸檔后也可以適當清理，極大地節省了檔案室的存放空間，有效地節約了學生檔案管理的成本與空間。另外，學校的教學教案、學科課題、創新創業競賽由于跨度時間普遍較長，統一收集紙質材料的時候出現部分師生未能及時上交、上交時有錯誤或者遺漏導致紙質材料不完整、上交后整理歸檔混亂等情況，從而導致材料收集不全，后期分類、整理、歸檔的工作量相當繁重。檔案管理如采用數字化升級形式，既可以通過線上檔案管理系統隨時跟蹤老師和學生提交相關教學教案、學科課題、創新性競賽的材料，必要時方便及時聯系相關負責人上交材料，也可以保證學校整體教學進度有條不紊地進行，學科課題按照預期計劃正常進行，創新創業競賽相關材料在規定時間內順利完成。因此，依托高校學生檔案數字化管理系統，可以避免因材料眾多導致的歸檔混亂問題，既有效節省檔案管理的成本與空間，也有利于實時監督學校教學和競賽活動的開展情況。

二、高校學生檔案管理數字化轉型面臨的主要問題

（一）數字化管理意識不強

要想提高學生檔案管理的工作質量，加強工作人員和學生的檔案管理數字化意識是關鍵。目前，有些學校領導層面更多關注的是學生的日常教育教學工作，重視教學成果，而忽視了高校學生檔案管理工作，對學生檔案管理數字化方面的認識不足，大部分工作人員依然強調對紙質檔案的收集整理，認為網絡數字化檔案信息不安全，還未意識到數字化轉型管理對改善學校檔案管理效率的重要性。高校學生檔案管理數字化意識不強的主要原因如下：一是部分學校主管部門檔案數字化管理意識淡薄。高校學生檔案主管部門通常將檔案管理當作學校服務的一類輔助性工作，一般學生檔案在學校最長保管不超過六年，認為只要按基本要求保管好檔案即可。二是檔案管理工作者缺乏檔案管理數字化意識。大部分學生檔案集中放在各學院保管，輔導員是直接負責人，他們主要處理學生的行政管理事務或科研工作，檔案管理數字化方面的專業知識欠缺。三是學生對自己檔案不夠重視。檔案填寫都是學校負責整理以及核查，學生自我的存在感不強，填寫檔案時不夠細致負責，甚至不按規定進行填寫。

（二）數字化管理隊伍建設薄弱

高校檔案管理數字化轉型離不開專業的檔案數字化管理隊伍，其工作能力決定了學生檔案管理工作的水平。由于相關職能部門對檔案數字化管理的意識不強，從而數字化管理的隊伍建設并沒有得到足夠的重視。學校專職檔案管理人員普遍配備不足，當前大部分學生檔案管理工作人員基本都是由輔導員或者其他教師兼任。輔導員管理學生檔案時，在第一學期新生入學時負責統一收集高中檔案，平時比賽材料和其他重要性檔案材料都是由班干部幫助完成文件的匯總、整理、放置等工作。很多高校還是采用傳統的人工管理紙質檔案，缺少檔案專業背景的數字化管理知識和技術，大部分檔案管理員都沒有經過專業培訓，本身的業務綜合素質不高，已經難以適應新時代學生檔案管理工作的需求，必然導致檔案管理數字化進程難以推動，給學生檔案管理數字化轉型改革帶來了負面影響。加上高校學生檔案管理人員隊伍不穩定，流動性大，也影響了學生檔案管理的有序開展。

（三）數字化管理運行機制不夠健全

目前，我國國家層面除了教育部和國家檔案局2008年制定的高等學校檔案管理辦法之外，并沒有針對高校學生檔案的具體管理辦法，缺乏統一的指南標準，從而直接導致學生檔案數字化管理的細節指導不到位，管理人員的具體職責無法明確，也就造成相關管理工作容易出現混亂局面。在學校層面也沒有建立一個相對嚴格的規章制度，使得很多高校只能根據以往經驗并結合高校實際情況開展學生檔案管理工作，難以建立一套規范科學的高校學生檔案管理運行機制，數字化管理機制更是涉及甚少，數字化程度較低。由于數字化管理機制的缺失，使得初期對高校學生檔案信息化管理在數字化存儲、保管、歸屬以及后期檔案數字化信息的借閱利用、轉入、轉出等方面存在不少問題，學校各主管部門在檔案數字化管理中，缺少有效的溝通和聯系，也缺少必要的考核和驗收制度，存在由學生所在教學院系或學生工作處、研究生處等學生管理部門進行多頭管理的現象，只有極少數高校將學生檔案歸口檔案管理部門進行集中統一管理。因此，在新時代背景下高校檔案數字化管理工作的運行機制規范化還有待進一步健全，以期實現檔案數字化管理水平的顯著提高。

（四）數字化管理的配套設施不完善

檔案管理數字化轉型升級離不開先進的高科技，比如對相應的硬件、軟件的依賴。目前檔案管理職能部門提升了對數據化管理檔案的重視程度，但由于實施進程中存在時滯效應，尚無足夠的資金投入到檔案管理數字化建設中，也缺乏對相關技術以及人才的引進，這些都嚴重影響了檔案管理的軟硬件設備以及數據庫信息的更新速度。如果使用的軟硬件設備比較落后，或者軟件更新不及時，就很可能導致檔案數據庫的標準化程度無法達到數字化轉型的基本要求；而如果檔案數據庫信息更新不及時，滯后性較為嚴重，如新增的學生黨員檔案信息沒有及時錄入數據庫中，則會導致學校部門之間、學校與用人單位之間的信息不對稱，進而造成數據庫更新緩慢和人才管理效率低下。要想建立科學高效的檔案數字化信息數據庫，就需要有關主管部門投入更多的人力、物力及財力，實現計算機服務器和其他相關技術設備的覆蓋，進一步推進軟件與硬件的完美配合，達到檔案管理數字化信息的定期維護和優化完善。

三、高校學生檔案管理數字化轉型的優化策略

（一）建立檔案數字化管理規章制度

建立檔案數字化管理規章制度是在新時代下提升高校學生檔案管理工作水平的重要前提，管理制度對具體工作起著指導監督實施作用。應創新檔案數字化管理制度和管理方法，制定專門的《高校學生檔案數字化管理辦法》，對數字化管理的原則、職責、范圍、內容及要求等工作流程進行細化統一，讓高校學生檔案數字化管理的每個環節都點對點，有相應的人員負責，借助法律法規約束，以提高學生檔案數字化管理的法制化、規范化、科學化水平和管理質量。制定檔案數字化管理制度時，一方面，應從實際的管理需求出發，突出現代化信息管理的理念，將數字化管理的技術方法與業務活動充分結合，指導管理信息數字化系統的實際操作以及具體細節的調整；另一方面，應確定各相關部門的管理職責，明確劃分不同專業與不同類型學生的學籍檔案數字化管理歸屬，防止多頭管理。此外，還應規定相關單位涉及學生檔案材料的數字化歸檔時間，確保按時按量收錄進檔案數字化管理系統中，保障高校學生檔案的連續性和完整性。

（二）壯大檔案數字化管理隊伍

新時代下做好學生檔案數字化管理事務，為高校學生和企事業用人單位管理提供了科學依據。對此，各高校領導及教育工作者應該正確認識檔案數字化管理工作的重要性，增強檔案數字化管理意識，而檔案管理隊伍是檔案數字化管理工作的主要負責人，加強隊伍建設變得至關重要。第一，成立專門的檔案數字化管理部門，在經費和人員上供給充足且穩定。第二，構建學生檔案數字化的濃厚氛圍。對檔案數字化管理人員的專業素養和技術能力嚴格考核把關，注重管理人員熟知數字化管理方式的基本要求，定期更新和提高檔案管理人員的數字技術，安排檔案員學習并掌握“互聯網+”時代檔案管理工作的新方法。第三，加強學生檔案數字化管理人員的業務培訓。開展校內外學習交流，組織數字化技術培訓工作，潛移默化提高管理人員數字信息技術意識，一步步普及檔案管理新型法規，引導管理人員熟練檔案數字化管理方法和基本流程。

（三）加大檔案數字化管理設備投入

數字化檔案管理模式是檔案管理行業的大勢所趨，這種模式可以免受紙質檔案收集、整理、歸檔管理的弊端的影響，以網絡信息平臺為跳板實現各部門間檔案傳輸價值，逐步形成更加科學有效的檔案信息檢索、供給機制。而切實加大檔案數字化管理設備的資金投入力度，是解決高校學生檔案數字化管理問題的前提基礎。首先，建立健全專業性的檔案數字化管理信息系統。應完善相關基礎設施的建設，以滿足學校管理發展的需求，如結合教育教學檔案實際需要置辦必備的計算機、照相機、掃描儀和檔案應用軟件，定期更新維護檔案數字化管理的計算機、服務器、交換機等設備，不斷進行系統功能創新，優化數據信息的運算方式，從而保證教育教學檔案信息的時效性與安全性，并抵制不安全的訪問行為。其次，建立專門的檔案數字化管理場所。應在財力和物力上全力支持保證數字化管理中的硬件條件，進一步建立專門的相關場所來滿足高校檔案數字化管理需求。

（四）創建檔案數字化管理信息數據庫

新時代高校學生檔案管理數字化轉型需要創新一種管理方式，即創建檔案數字化管理信息數據庫，以期最大化數字化管理工作的效率。一是利用數字化技術重新整合學生檔案數據。在原始檔案的基本數據庫基礎上對相互關聯的數據進行整合，實現數字化管理信息數據庫的完整性，保證資源在各部門、各學院師生之間的順暢流通。二是創建數字化檔案內容專題數據庫。專題數據庫是指把學生大量的電子信息按照特定的專題系列進行劃分歸屬，比如學生學籍類、黨員檔案類、教育教學類、科研競賽類等等，分類存儲不同屬性的檔案數字化信息，這既有助于檔案管理工作人員對數據信息的整理分析，定期開展更新維護學生的檔案數據信息，也為教師和學生快速篩選與查看所需要的數據信息提供了充足的便利。三是創建學生學籍檔案綜合數據庫。學籍檔案包括學生在校就讀的基本個人信息、學號、在校期間的獎懲情況等等，是學校檔案管理最重要的組成部分。采用數字化管理檔案模式就是在開學時將每位學生的紙質檔案信息及時錄入數字化管理數據庫中，為后期開展學生管理工作提供基礎性和輔助性材料，從而能提高學校學生檔案數字化管理的效率和質量。