信息化視角下的招標代理企業管理工作探討

鄭子

北京國際貿易有限公司

現階段，招標代理主要負責國際招標、國內招標，工程招標、政府采購項目的招標，其中科技、信息技術直接關系著項目的建設和發展。在信息技術不斷發展的推動作用下，招標代理企業要想提升自身的核心競爭力，必須要重視信息化建設。通過信息技術手段的應用，能夠及時獲取市場的相關信息，并且能夠確保信息的準確性和可靠性，企業據此建立相應反應機制，有利于保障企業決策的科學性和合理性，進而推動招標代理企業長遠穩定發展。

一、招標代理企業概述

(一)招標代理企業

招標代理企業屬于社會中介組織，主要負責從事招標代理業務。根據我國相關法律的規定，要想設立招標代理企業，首先要有固定的營業場所，要有配套的招標文件和相應的技術設施等，還要有可以作為評標委會人選的相應專家庫。由于招標具有較強的專業性，需要經過多重程序，具有較強的復雜性，所以招標代理企業具有較強的優勢，不管是從人員數量上，還是從招標經驗方面。現階段，招標代理企業主要幫助招標人對投標人進行審查，并提供相關的業務咨詢指導服務。

(二)招標代理企業對于信息管理的需求

在當前的招標代理業務流程中，各個環節都需要信息。同時，在業務流程進行的過程中，信息的需要也存在一定差異。在前期準備階段，需要收集項目的行業特征和發展前景等相關信息，了解招標人將要開展的工程背景，現狀等情況，想要購買的設備或要采購的服務等情況，明確潛在投標人的數量，為項目的有序開展奠定良好的基礎。在項目進展到中期階段，需要了解報價信息，招標代理企業主要承擔咨詢機構的作用。在項目進展到后期期間，招標代理企業應根據自身已有的經驗，結合相關專業項目特色，收集這些信息，并且需要將得到的反饋信息及時進行更新，確保掌握的數據資源具有實用性，能夠充分發揮其作用。

二、招標代理企業信息化建設的重要性

信息化時代背景下，促使傳統企業管理理念和管理模式發生變革，現代計算機技術與網絡通信技術實現了與各個行業的深度融合。首先，通過信息技術手段的應用，能夠幫助招標代理企業準確把握市場動態，實現對數據信息的高效分析，并及時調整企業生產經營活動。通過信息化技術的應用，可以大幅提升企業管理效率，在實現對內部員工科學化管理的基礎上，也便于企業業務范圍的進一步拓展。其次，可以促進招標代理企業市場競爭力的提升。信息時代，企業的發展離不開大數據的支持，招標代理企業應充分發揮大數據的作用，不斷促進業務的升級，提升自身對數據信息的獲取能力。對于招標代理企業而言，對智能技術和互聯網技術的應用程度直接影響其獲取咨詢的能力，只有具備較好的信息化建設水平，才能獲取更加全面的數據信息，才能準確把握市場動態，作出更加科學的決策，進而促進企業核心競爭力的提升。另外，通過信息化建設，可以有效提升招標代理企業的服務水平。招標代理企業服務質量的高低對其經濟效益有著直接的影響。通過信息技術的有效應用，可以實現信息資源的快速傳遞，這樣才能確保招標代理企業服務質量的提升。同時，通過技術應用，可以為招標代理企業帶來更多的經濟效益，促進其管理水平的提升，進而有利于其服務質量的進一步強化。

三、招標代理企業管理工作信息化建設的內容

企業的網絡化和系統化建設都是圍繞著管理工作進行的，企業信息化的應用范圍有兩個方面，一方面為前端辦公系統，主要以客戶關系管理為重點，另一方面為后端辦公系統，主要以企業運作機制為核心，二者互相制約，互相促進。因此，對于招標代理企業而言，企業信息的主要內容如表1所示。

表1 招標代理企業信息內容

(一)辦公自動化系統

隨著信息技術的不斷發展，以及企業管理工作規范化程度的提升，使其企業更加離不開管理信息系統。辦公自動化是基于互聯網技術和通信技術等多種技術來實現內部信息流通，能夠實現對相關文件的快速接收，實現對系統內各種信息的有效協調，幫助用戶能夠高效獲取所需信息。通過辦公自動化系統的運用，能夠實現移動辦公，保障協同工作的開展，以及復雜數據的處理等。在當前的招標代理企業中得到廣泛應用，對企業日常管理工作的開展具有重要作用，促進管理效率和質量的提升。

(二)資源計劃系統

資源計劃系統不僅具有先進的管理思想，也實現了對信息技術的充分利用，實現企業資源的合理調配，實現企業經濟效益最大化，是信息化時代企業生存發展不可或缺的重要基礎。一般情況下，招標代理企業資源計劃主要包含財務管理和業務管理等模塊，不同模塊之間有機結合，才能為企業管理工作的開展提供服務。

(三)決策支持系統

決策支持系統能夠通過人機交互的方式為決策者提供數據支持，其是在管理信息系統的基礎上發展形成的，能夠為決策者提供問題分析和決策模擬的環境，通過分析工具的利用，結合各種信息資源，提高決策的科學性和實用性。現階段，決策支持系統已經實現對人工智能技術和數據挖掘技術的充分利用，具有較強的功能性，為招標代理企業的科學決策提供保障。

四、信息化視角下招標代理企業管理工作面臨的挑戰

(一)生產經營中的挑戰

在招標代理企業進行信息化建設的過程中，會與企業日常經營之間出現爭奪資源的情況，導致不同部門之間產生矛盾。這樣不僅不利于企業管理工作的開展，也會使得各個部門由于不能正常開展工作而對信息化建設產生排斥，不利于企業生產經營活動的開展。因此，現階段，在招標代理企業信息化建設的過程中，需要有效協調信息化建設和業務經營之間的關系，科學權衡二者之間的發展。同時，還要加強對信息化建設風險的評估，確保不會影響企業管理工作的有序開展。

(二)人才與技術挑戰

對于企業來說，要實現信息化建設，主要離不開兩方面的要素，即人才與技術，在擁有一套成熟信息技術的基礎上，具備一支精銳的信息化人才隊伍，這樣才能確保企業信息化建設工作的有效開展。這樣不僅有利于企業的進一步發展，也能夠保障其日常業務經營水平的提升。在當前招標代理企業信息化建設的過程中，還存在一些不足，如網絡技術發展較慢、缺乏信息系統設計能力等，這些問題的存在，導致企業信息系統開發不能滿足實際發展需求，難以實現系統集成。同時，這樣也導致企業不能實現與用戶之間的有效溝通，降低信息系統的利用率。因此，對于招標代理企業來說，應積極引進先進的技術型人才，提升整體人員信息化利用能力，促進企業整體信息化水平的提升。

五、招標代理企業管理工作的信息化路徑

(一)制定信息化總體戰略規劃

招標代理企業要提升自身的信息化水平，就要從頂層設計著手，相關經營管理人員應具有前瞻性眼光，能夠從全局發展的層面看待企業的信息化建設，制定科學的建設規劃。招標代理企業的管理層要充分發揮自身的引導作用，加強對信息技術應用分析，將其與企業發展的各個方面聯系起來，這樣才能確保制定的信息化總體規劃藍圖具有針對性，能夠適應企業發展的需要。同時，招標代理企業應重視人才的培養，加強技術培訓，促進人才具有過硬的技術水平，為企業的信息化建設提供技術支持，這樣才能真正落實信息化建設規劃。在信息化時代背景下，企業人才和技術不能跟上經營決策必然會阻礙企業的發展。另外，管理層的決策直接影響著企業的戰略發展，在進行信息化建設頂層設計之前，應明確企業的發展方向，這樣才能確保信息化建設真正對企業的發展起到促進作用。

(二)建立相應責任管理部門

招標代理企業管理工作的信息化發展，需要建立專門的責任管理部門來有效落實相關工作。在企業建設初期，往往都會明確各個部門的職責，并作出明確的職權劃分，但信息化建設是一個長期不斷推進的工程，需要建立一個專門的責任管理部門，實現對相應權限的合理調度。通過該部門的建立，實現集權管理，進而逐步落實信息化建設的各項工作。通過這樣的方式，能夠防止出現各部門權責交叉的問題，影響管理工作的開展，降低管理質量和效率。同時，也能實現對企業各項資源的有效調動，促進信息化建設的高效發展。另外，通過專門的信息化責任管理部門建立，能夠實現對人才培養和技術研發等工作的有效推動，以免受到各種因素的影響，降低工作效率。同時，一旦信息化建設過程中出現任何問題，該部門可以直接進行處理，做好信息化建設和資源管理等各方面的工作。

(三)完善管理體制

招標代理企業應積極創新現有的管理理念和管理模式，實現對招標代理體系的重建。企業應明確市場對招標代理業務的具體要求，充分了解時代特點和科技的發展趨勢，要具有前瞻性，能夠將創新理念融入到造價管理和方案設計等各個環節當中。同時，要積極提高從業人員的技術水平，確保其能夠掌握新型技術，并可以將其應用到數據管理工作當中，提高數據信息利用率。同時，應加強企業內部的信息化建設，提高管理方案的設計水平，增強企業對各方面的統管能力，進而促進企業整體管理水平的提升。這樣也能有效激發員工的工作積極性，提高工作效率，為企業的信息化發展奠定良好的基礎。

(四)加強信息技術應用與研發

信息化建設的實現，需要加強對信息技術的研發，實現信息技術的有效應用。招標代理企業也要重視這一點，針對企業的業務活動，為信息化建設提供保障。首先，根據企業實際發展情況，加大對信息技術研發的資金投入，如支持自主研發信息技術，并為其提供各方面的支持。對于研發部門投放的硬軟件使用提供支持，并為相關維護工作的開展提供資金支持等。同時，要做好數據信息保密工作。在信息時代，各種技術高速發展，但網絡安全問題仍然需要重視。針對招標代理企業的相關業務活動性質，涉及到多方利益，所以必須重視保密工作的開展，做好技術研發等各項保密工作。由于網絡環境中存在大量安全隱患，嚴重威脅數據信息的安全性，一旦企業缺乏相應的保護措施，將難以保障信息安全，很容易造成利益損失。因此，企業應加強對專業技術人員的咨詢，在專家的指導下，對數據信息進行安全評級，然后制定相應的保護對策，形成完善的數據信息保護機制，有效保障信息資源安全。

(五)實現標準化的數據管理

招標代理企業在提升信息化管理水平的同時，應加強對數據的統一化管理，否則就不能統一硬軟件標準，進而影響設備和系統之間的兼容性。因此，應加強對硬軟件統一性的要求，統一設備接口標準，確保硬件之間的匹配性，同時統一數據傳輸協議，實現協議之間的兼容性，以保障系統平臺之間的有效交互。另外，為了保障數據管理環境的穩定性，應建立交互平臺，提高數據管理的質量和效率。

(六)提升業務服務層次

隨著信息化技術的發展，大幅提升了招投標業務流程效率，如現在幾分鐘就可以完成開標環節。同時隨著信息化管理體系的應用，大幅縮短了信息資料查詢的時間，提升了招標文件制作的效率。因此，招標代理企業必須加強對信息技術的有效應用，圍繞業主需求和招標文件策劃等重點環節，逐步提升服務層次。同時，要借助信息化技術，實現知識共享，促進常識知識的流動，促進招標代理企業業務水平的提升。另外，隨著電子招標的出現，招標代理企業必須根據相關規范要求制作電子招標文件，并創新管理方式，嚴格約束相應業務人員，只有做好前一環節的工作，才能繼續開展接下來的工作，確保相關操作流程的規范性。對于事務數據信息匯總模塊，應實施分類統計，滿足各種條件下的查詢，并保障數據的精確性。

(七)重視人才培養工作

招標代理企業應加強對人才培養工作的重視，因為人才不僅是工作正常開展的基礎，也是技術有效應用的保障。所以要想提高企業信息化管理水平，就要加強對專業人才的培養。因此，招標代理企業應制定相應的對策，積極引進優質人才，促進整體從業人員水平的提升。同時，應加強對內部人員的培訓，提升他們的專業技術水平，打造一支專業型的技術團隊，才能為信息管理創造有利的條件。另外，應做好管理系統的維護工作，確保數據庫能夠及時升級，并配備專門的網絡管理人員，保障管理系統的穩定運行，為企業信息管理工作的開展奠定良好的基礎。

六、結語

綜上所述，為了實現招標代理企業業務的自動化、網絡化開展，增強業務流程的規范性，應建立完善的信息化管理體系。為此，招標代理企業應制定信息化總體戰略規劃，建立相應責任管理部門，完善管理體制，加強信息技術應用與研發，實現標準化的數據管理，重視人才培養工作，提升服務的專業化水平，促進招標代理企業的長遠穩定發展。