加強(qiáng)常態(tài)化學(xué)科評(píng)估背景下學(xué)科檔案管理的思考

文/青島大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)學(xué)院 李京

學(xué)科建設(shè)是高等學(xué)校建設(shè)的核心，是高校實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承與引領(lǐng)四大功能的基礎(chǔ)，是推動(dòng)高等院校建設(shè)發(fā)展的首要因素，在學(xué)校事業(yè)發(fā)展中具有“龍頭”地位和作用。學(xué)科水平是高校核心競爭力的主要體現(xiàn)，對(duì)學(xué)科建設(shè)水平的研究和評(píng)估，有助于促進(jìn)高校內(nèi)涵式發(fā)展，提高教育教學(xué)質(zhì)量，推進(jìn)高校學(xué)科特色發(fā)展。因此，學(xué)科建設(shè)和學(xué)科評(píng)估是高水平大學(xué)建設(shè)中的關(guān)鍵性內(nèi)容。

教育部學(xué)位與研究生教育發(fā)展中心開展的學(xué)科評(píng)估是按照國務(wù)院學(xué)位委員會(huì)和教育部頒布的《學(xué)位授予和人才培養(yǎng)學(xué)科目錄》，對(duì)具有研究生培養(yǎng)和學(xué)位授予資格的一級(jí)學(xué)科進(jìn)行整體水平評(píng)估。學(xué)位中心自2002年首次開展學(xué)科評(píng)估，按照“四年一輪”的周期，目前已完成四輪，2020年11月正式啟動(dòng)了第五輪學(xué)科評(píng)估。每一輪學(xué)科評(píng)估的體系框架基本涵蓋了一級(jí)學(xué)科建設(shè)中的人才培養(yǎng)、師資隊(duì)伍、平臺(tái)資源、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、國際交流與合作等多個(gè)方面，全面反映了學(xué)科建設(shè)內(nèi)容，囊括了大學(xué)各方面的職能。在學(xué)科評(píng)估過程中，產(chǎn)生了大量學(xué)科檔案材料，作為學(xué)科評(píng)估的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資源，對(duì)學(xué)科建設(shè)有著重要的參考價(jià)值和意義。

隨著學(xué)科評(píng)估的常態(tài)化、制度化，學(xué)科檔案作為反映學(xué)科建設(shè)水平的重要材料和高校開展學(xué)科評(píng)估工作的重要參考依據(jù)，以其真實(shí)性、系統(tǒng)性、權(quán)威性在學(xué)科建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。如何做好學(xué)科檔案的管理，為每一輪學(xué)科評(píng)估提供最全面、最真實(shí)的材料，為學(xué)科建設(shè)服務(wù)，是高校學(xué)科建設(shè)工作的重要內(nèi)容。

一、學(xué)科檔案的分類及主要內(nèi)容

學(xué)位中心于2020年11月3日公布《第五輪學(xué)科評(píng)估工作方案》，聚焦“立德樹人”，突出診斷功能，強(qiáng)化分類評(píng)價(jià)，彰顯中國特色，構(gòu)建了適合中國國情、體現(xiàn)中國特色的高質(zhì)量學(xué)科評(píng)估體系。

相較于前四輪評(píng)估，第五輪學(xué)科評(píng)估指標(biāo)體系已經(jīng)變得更精細(xì)和優(yōu)化。同時(shí)，學(xué)科評(píng)估的一級(jí)指標(biāo)相對(duì)穩(wěn)定。對(duì)照學(xué)科評(píng)估指標(biāo)體系框架的4個(gè)一級(jí)指標(biāo)，可以將學(xué)科檔案分成4個(gè)一級(jí)類目，包括人才培養(yǎng)質(zhì)量、師資隊(duì)伍與資源、科學(xué)研究水平、社會(huì)服務(wù)與學(xué)科聲譽(yù)。在學(xué)科評(píng)估指標(biāo)體系中，每個(gè)一級(jí)指標(biāo)下設(shè)若干二級(jí)指標(biāo)，因此學(xué)科檔案的每個(gè)一級(jí)類目下又細(xì)分若干二級(jí)類目，按照學(xué)科評(píng)估要求對(duì)學(xué)科檔案進(jìn)行如下分類，各類目檔案包含的主要材料及內(nèi)容如表1所示。

表1 基于第五輪學(xué)科評(píng)估指標(biāo)體系的學(xué)科檔案分類及主要內(nèi)容

二、學(xué)科檔案對(duì)于學(xué)科建設(shè)的意義

（一）學(xué)科檔案記錄了學(xué)科建設(shè)發(fā)展歷史，是學(xué)科評(píng)估的基礎(chǔ)和佐證。如果高校或院系沒有建立學(xué)科檔案或?qū)W科檔案不健全，每次學(xué)科申報(bào)和評(píng)估時(shí)就會(huì)臨時(shí)收集、拼湊各種學(xué)科評(píng)估相關(guān)的材料，學(xué)科評(píng)估結(jié)束后又不能及時(shí)整理歸檔，下次評(píng)估時(shí)又出現(xiàn)重新收集整理材料的情況，造成人力、物力、財(cái)力的極大浪費(fèi)，而且評(píng)估材料既不系統(tǒng)也不完整，會(huì)極大地影響學(xué)科評(píng)估結(jié)果，給學(xué)校和學(xué)院造成不可挽回的損失。不同學(xué)科評(píng)估輪次，不同指標(biāo)體系框架下的學(xué)科檔案是填寫學(xué)科評(píng)估簡況表的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，也為學(xué)科評(píng)估提供了完整、翔實(shí)的佐證材料。系統(tǒng)、完整的學(xué)科檔案體現(xiàn)了學(xué)科建設(shè)的水平，反映了學(xué)科建設(shè)發(fā)展的歷史、現(xiàn)狀和趨勢。相對(duì)于公眾對(duì)學(xué)科評(píng)估結(jié)果的重視，每一輪學(xué)科評(píng)估檔案材料的保存、整理和利用才能更好地彰顯學(xué)科評(píng)估的目的和意義，凸顯檔案的價(jià)值和作用，更有助于推動(dòng)學(xué)科建設(shè)的發(fā)展。

（二）學(xué)科檔案為學(xué)科發(fā)展規(guī)劃提供參考依據(jù)，具有指導(dǎo)作用。學(xué)科檔案是制定學(xué)科發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)。通過對(duì)學(xué)科檔案進(jìn)行整理分析，幫助高校了解學(xué)科現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，找出優(yōu)勢和不足，“以評(píng)促改，以評(píng)促建”，采取相應(yīng)的措施和對(duì)策，幫助高校推進(jìn)內(nèi)涵建設(shè)，提高教育教學(xué)質(zhì)量。具體來說，學(xué)科檔案的指導(dǎo)作用包括：其一，宏觀方面。幫助高校了解各學(xué)科發(fā)展的整體狀況，宏觀把控學(xué)科的未來發(fā)展趨勢，及時(shí)做出戰(zhàn)略性的部署和調(diào)整。其二，微觀方面。幫助了解學(xué)科現(xiàn)狀，找出問題和差距，制定補(bǔ)救措施和完善規(guī)劃，明確學(xué)科下一階段的發(fā)展方向和目標(biāo)，加強(qiáng)學(xué)科建設(shè)，推進(jìn)內(nèi)涵式發(fā)展，提高研究生培養(yǎng)質(zhì)量。

（三）學(xué)科檔案對(duì)提高學(xué)科聲譽(yù)，服務(wù)社會(huì)具有重要作用。學(xué)科聲譽(yù)是指由同行專家和行業(yè)人士根據(jù)學(xué)科的學(xué)術(shù)聲譽(yù)、社會(huì)貢獻(xiàn)、學(xué)術(shù)道德等印象，參考《學(xué)科簡介》，作出“學(xué)科聲譽(yù)”的主觀評(píng)價(jià)。學(xué)科檔案中的學(xué)科聲譽(yù)，是學(xué)科對(duì)外宣傳的主要來源，為學(xué)生報(bào)考院校、社會(huì)選拔人才以及人才流動(dòng)提供了重要參考。學(xué)科聲譽(yù)能直觀反映學(xué)科的建設(shè)情況，進(jìn)而為建設(shè)一流大學(xué)和一流學(xué)科提供參考，為構(gòu)建優(yōu)勢特色學(xué)科奠定基礎(chǔ)。

三、學(xué)科檔案管理工作研究及建議

學(xué)科檔案是高校學(xué)科建設(shè)和管理工作的重要組成部分，在學(xué)科建設(shè)和發(fā)展中占據(jù)極其重要的地位。學(xué)科檔案是學(xué)科建設(shè)的真實(shí)記錄，也是學(xué)校檔案工作的重要組成部分。對(duì)學(xué)科檔案工作進(jìn)行研究，對(duì)研究成果進(jìn)行梳理，有助于學(xué)校檔案工作的開展，更有助于推動(dòng)學(xué)科建設(shè)的發(fā)展。

（一）建立和健全學(xué)科檔案組織機(jī)構(gòu)和管理制度。建立和健全學(xué)科檔案組織機(jī)構(gòu)和管理制度是做好學(xué)科檔案工作的保證。由于學(xué)科檔案的征集主要是在學(xué)科建設(shè)單位學(xué)院進(jìn)行的，學(xué)科檔案的現(xiàn)行作用也是在學(xué)院發(fā)揮的，學(xué)院成了學(xué)科檔案工作的基礎(chǔ)和重點(diǎn)，因此，應(yīng)設(shè)立院一級(jí)的檔案室，作為高校檔案館的分支機(jī)構(gòu)，由高校檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。高校檔案館應(yīng)派專人指導(dǎo)、督促、檢查學(xué)科檔案管理的業(yè)務(wù)問題。建立學(xué)科人負(fù)責(zé)制，由學(xué)科負(fù)責(zé)人擔(dān)當(dāng)學(xué)科檔案的第一責(zé)任人，學(xué)科秘書擔(dān)任學(xué)科檔案管理員，負(fù)責(zé)學(xué)科檔案的收集、整理、歸檔和管理工作。總之，應(yīng)當(dāng)建立以高校檔案館為主導(dǎo)，由學(xué)科負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，院系學(xué)科秘書具體實(shí)施，檔案部門指導(dǎo)、督促、檢查和協(xié)助的學(xué)科檔案管理組織體系。建立健全學(xué)科檔案管理制度，明確學(xué)科檔案管理方法，確定學(xué)科檔案的歸檔要求與歸檔指標(biāo)，指導(dǎo)學(xué)科分門別類歸檔。

（二）明確學(xué)科檔案歸檔范圍和歸檔要求。學(xué)科檔案的核心內(nèi)容，包括人才培養(yǎng)、師資隊(duì)伍與資源、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)4個(gè)方面，這是學(xué)科檔案的主要構(gòu)成部分，學(xué)科檔案的具體內(nèi)容也都圍繞著這4個(gè)方面展開，所有這些內(nèi)容構(gòu)成了學(xué)科檔案的主要組成部分。

除了上述內(nèi)容應(yīng)當(dāng)按照學(xué)科檔案要求進(jìn)行歸檔外，學(xué)科評(píng)估4個(gè)內(nèi)容的一系列文件，包括“組織管理制度、學(xué)科建設(shè)發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃、人才培養(yǎng)記錄、新技術(shù)新項(xiàng)目科研項(xiàng)目立項(xiàng)、學(xué)術(shù)活動(dòng)、經(jīng)費(fèi)使用計(jì)劃、設(shè)備購置記錄、成果鑒定及獲獎(jiǎng)、上級(jí)主管部門和學(xué)校有關(guān)學(xué)科建設(shè)和評(píng)估的措施、政策等綜合性材料”也應(yīng)當(dāng)歸入學(xué)科檔案。除了與學(xué)科檔案內(nèi)容有關(guān)的結(jié)果性、結(jié)論性、成果性、文件性的文獻(xiàn)材料列入歸檔范圍外，還應(yīng)當(dāng)將學(xué)科建設(shè)中產(chǎn)生的重要過程性文獻(xiàn)資料作為學(xué)科檔案的重要內(nèi)容，列入學(xué)科檔案歸檔范圍。

因檔案具有特殊的原始性、真實(shí)性、完整性和科學(xué)性，是評(píng)估專家了解學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的重要材料，是展示學(xué)校學(xué)科成就和學(xué)科特色的信息窗口。因此，學(xué)科檔案是否收集齊全、完整，管理是否規(guī)范和科學(xué)是學(xué)科評(píng)估能否順利通過的關(guān)鍵。

（三）學(xué)科檔案管理工作的“三納入”。學(xué)科檔案記錄了學(xué)科建設(shè)發(fā)展的過程，是反映學(xué)科質(zhì)量現(xiàn)狀的第一手資料，具有很高的檔案價(jià)值和情報(bào)分析價(jià)值，因此學(xué)科檔案管理必須具備較高的科學(xué)性及規(guī)范性，在檔案管理工作中要做到“三納入”，具體內(nèi)容如下：

1.“納入學(xué)科秘書職責(zé)范圍”。學(xué)科檔案材料的形成、積累工作貫穿于整個(gè)學(xué)科建設(shè)工作全過程，只有把這項(xiàng)工作列入學(xué)科秘書的職責(zé)范圍，才能使該項(xiàng)工作落于實(shí)處。整理工作也是如此，只有學(xué)科秘書最熟悉形成的檔案材料的因果關(guān)系和完整程度，由他們整理、歸檔，再加上檔案部門在業(yè)務(wù)上的協(xié)助、指導(dǎo)，才能形成高質(zhì)量的案卷。同時(shí)，檔案部門必須加強(qiáng)檔案工作的指導(dǎo)、督促、檢查和協(xié)助工作，只有這樣，才能保證檔案的來源與質(zhì)量。

2.“納入學(xué)科建設(shè)整體規(guī)劃”。學(xué)科檔案材料的形成、積累工作已經(jīng)不是原來意義上的完成形式，而是既按照學(xué)科評(píng)估任務(wù)的要求，又按照檔案工作的要求進(jìn)行的形成、積累工作。檔案管理對(duì)學(xué)科檔案的要求更高、更嚴(yán)，這樣就需要投入一定的附加勞動(dòng)和時(shí)間，特別是整理歸檔工作，需要專門集中時(shí)間進(jìn)行。將檔案工作列入學(xué)科建設(shè)整體規(guī)劃，是對(duì)學(xué)科檔案工作落實(shí)的保證。

3.“納入學(xué)科管理制度”。是指把學(xué)科秘書對(duì)學(xué)科檔案材料的形成、積累和整理歸檔工作，在學(xué)科管理制度中予以保證。學(xué)科檔案材料的形成、積累要有一定的制度要求，整理歸檔工作也要有嚴(yán)格的規(guī)定和程序，不能各行其是，必須把學(xué)科檔案管理工作納入學(xué)科管理制度之中，人人遵守。對(duì)歸檔的學(xué)科項(xiàng)目，如沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和規(guī)范化的檔案材料不能驗(yàn)收。學(xué)科檔案管理工作納入學(xué)科管理制度之中，是做好學(xué)科檔案工作的根本保證措施。

四、結(jié)語

在學(xué)科評(píng)估常態(tài)化的新形勢下，學(xué)科檔案是高校檔案工作中面臨的新情況，開展對(duì)學(xué)科檔案管理的研究，在實(shí)踐中積極探索新方式、新方法，將有利于高校檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展，更好地為高校學(xué)科建設(shè)服務(wù)。