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高校辦公室行政管理能力提升路徑探索

2022-11-01 13:20:44廣州工商學院畢艷茹
辦公室業務 2022年19期
關鍵詞:管理工作管理

文/廣州工商學院 畢艷茹

高校作為聚集人才的主要場所,在教育管理方面要重視科學制度的制定和規劃,培養出更多優秀人才,為國家的繁榮作出貢獻。在高校行政管理工作中,辦公室人員的職責是把學生、學院、學校聯系在一起,為學生的利益提供保障,進而推動學校得以良性發展。但是,目前我國高校辦公室的行政管理工作還存在著一些問題,因此必須通過各種途徑來不斷提高行政人員的管理水平。基于此,本文以探索高校辦公室行政管理能力提升路徑為主,從管理的內涵、重要性、管理問題及策略分析等多個方面展開研究。

一、高校辦公室行政管理能力的內涵

高校辦公室是高校行政工作的一個重要組成部門,工作內容直接貫徹于學校的整體運作體系,作用是協調各個部門,為師生提供服務,匯總師生的意見,向上級匯報;把上級所要表達的情況傳達給師生;在與外界企業及其他高校進行交流與合作的同時,也要為合作做好充分的準備工作。

行政管理工作是指按照國家有關法律法規,對機關和其他公共行政單位進行依法管理,通常以組織目標為中心,通過充分溝通和協調,及時解決有關問題,以達到高效的管理效果。高校辦公室要想達到預期辦學目的,必須加強其管理功能,提高職員管理水平,這不僅有利于我國經濟和社會的發展,還能為高校提供高質量人才服務,也是當前我國高等教育發展的時代需求。

二、高校行政管理能力提升的重要性

提高高校行政管理水平可以協助學校形成一個完善的管理體系,讓內部管理水平和效率得到進一步提升的同時實現高校的規范化管理。所以,高校辦公室要予以高度配合,提高管理體系的規范性,讓目標策劃和內部管理措施等工作落實到位,才是符合時代發展的標準需求,才能更好地推動教育事業的發展。要想真正解決這些問題,必須重視目標的實現和各方資源的統籌、整合,提高行政管理水平,有利于解決各類問題,為學校培養高素質的人才。

三、當前我國高校辦公室行政管理中存在的問題

目前,我國許多高校辦公室行政管理工作還存在問題,這些問題不僅影響著學校的發展,而且還會降低學校的工作質量,亟待管理人員重視并制定出解決策略,常見問題如下:

(一)缺乏科學的管理方法。高校辦公室的行政管理工作流程復雜,例如管理學生檔案、教學、學籍等,由于工作人員在日常工作中的管理重點是系統,沒有明確主次和職責,這就導致辦公室工作人員的工作狀態非常混亂,無法滿足新時代背景下對高校管理的發展需求。與此同時,辦公室工作人員缺乏大局意識,對辦公室行政管理工作沒有精準定位,缺乏科學的管理方法,行政管理工作質量亟待提升。

(二)對高校辦公室行政管理工作認識不足。高校辦公室行政管理工作是否得當,直接關系到學校的各項工作能否順利開展。長期以來,高校辦公室工作人員由于缺乏對行政管理工作的了解,無法協調各方關系,阻礙了學校各項工作的正常進行,無法充分發揮出辦公室行政管理工作的作用,失去了開設這個職位的真正意義。

(三)辦公室工作人員業務水平偏低、主動性不足。高校辦公室行政管理工作涉及多個部門,具有靈活性、隨機性和偶然性,目前還沒有形成一套固定的工作方式,耗費的時間和精力較大。而且許多行政管理人員都是從別的部門抽調過來的,屬于“經驗型”人員,對業務管理缺乏專業的能力。在處理辦公事務時無從下手,長期如此,會導致工作人員喪失對工作的積極性和主動性。從整體上看,我國的行政管理人員普遍缺乏專業素養,難以處理復雜的辦公事務,這是導致高校辦公室行政管理工作陷入停滯的主要原因。

(四)高校辦公室制度規范欠缺。為提高工作效率,高校辦公室不僅要及時進行硬件設施的升級和采購,而且要健全相應的規章制度。在日常工作中,辦公室負責的工作主要包括接待、傳遞、會議、通知、宣傳等,由于工作人員不明確個人職責,且職能存在互相交叉的現象,一旦發生問題,就會出現工作人員相互推諉的現象,不僅無法迅速解決問題,還會影響辦公室行政管理工作效率。

(五)領導忽視辦公室行政管理工作的重要性。部分領導在安排工作時,沒有為辦公室行政管理工作創造有利的環境,常常是臨時委任,而忽視了管理的內涵。這一現象在部分高校的管理中十分普遍,使辦公室行政人員在開展工作時常常處于尷尬的境地,究其原因,主要是學校領導不重視行政人員工作,臨時交辦的任務具有很大的隨意性,致使其他安排好的工作沒有落實到位。

四、提升高校辦公室行政管理能力的具體路徑

(一)構建完善的高校辦公室行政管理體制。要想使高校辦公室行政管理能力不斷提高,必須建立健全、規范的工作機制。以高校目標為核心,把社會各用人單位辦公室、各職能部門和校區辦公室整合在一起,形成一整套辦公室管理體系,才能不斷提升辦公室的管理水平,從而實現辦公室之間的上傳下達。

(二)加強辦公室各部門之間的協調與合作。高校辦公室之間是否存在著科學的層級劃分,能否協調協作,能否達到共同的目的,以及如何相互協作,都會給高校辦公室的行政效能造成影響。上級辦公室要向下級單位傳達明確的工作要求,下級單位要認真貫徹執行,把工作落實到位。

對下級辦公室來說,要把上級辦公室和領導交辦的各項工作都認真完成,決不推諉扯皮、敷衍了事,對所有工作都要有落實、有舉措、有回音。要實現高校人才培養、建設服務經濟的目的,各個部門要積極配合,與用人單位辦公室保持充分的溝通和聯系,積極做好協調,盡量達到高校辦學的目的。

(三)科學組合辦公室行政管理要素。高校辦公室行政管理包括辦公時間、辦公條件、人員等,要合理組合辦公所涉及的信息、資金、資料和人力資源,才能充分發揮出行政人員的管理功能。根據某種模式,把不同的因素結合在一起,這樣的組合方式更具備科學性,才能有效提高高校辦公室的行政效能。

在整合及對接辦公室行政管理要素時,要充分考慮到人力資源要素的重要性,使其與設備、資金等相匹配。為此,高校要不斷提升辦公設施水平,引進先進的辦公設備,促進辦公室行政自動化管理水平的提升,并提高工作人員的操作能力。另外,還應注意合理調整辦公室員工與其他因素的比例,以便在一定的投入條件下,持續提升辦公室的行政效能。在辦公室行政工作中,工作人員應不斷增強時間觀念,比如在畢業生就業、新生接待等時段,積極調動各類要素,及時投入。在行政工作中,要有“能效”意識,即要減少重復勞動,簡化整個工作流程和縮短工作周期,充分滿足廣大師生和員工的教學研究。

(四)不斷提高辦公室人員的綜合素質。高校辦公室行政管理人員要樹立服務意識,打破傳統的行政思想,以提高工作熱情和工作積極性,服務于全體師生,推動大學辦學目標的實現。提高高校辦公室的高效行政能力,應當著眼于挖掘人才的潛能,調整辦公室工作的協調狀態、激烈程度、素質和數量,建設一支高素質、服務意識強的辦公室行政管理團隊。

首先,要按照辦公目標的需要,對辦公室人員進行適當調整。高校人力資源的投入能夠有效提高高校的產出效率和行政管理能力,但行政管理水平與人力資源的投入并不是呈線性關系,而是被高校規模、工作量等諸多因素所制約。所以,要堅持適度集中原則,合理安排辦公室人員數量,確保所有人員都能具備合理的工作量,從而激發員工的工作熱情,減少人力資源的浪費。

其次,要達到邊際產出,必須合理分配辦公室職員,即保證所有部門職員的人數在合理范圍內,使內部和外部的辦公制度得到協調。在不同的辦公區域,同一辦公人員的邊際產出存在差異,這是因為不同的辦公區域存在著人員短缺、管理水平和效率差異,從而對邊際產出產生一定的影響。行政辦公人員所掌握的專業技術與行政辦公的專業技能之間存在著一定的差距,因此,要使之達到最大限度的邊際產出,就需要對行政人員進行合理分配,持續優化高校內部組織結構。

最后,高校要加強對辦公室人員的再培訓和二次教育,使其專業能力和綜合素質得到有效提高。辦公室人員還應對經濟法律、公共關系、電腦技術和所屬部門的專業知識有一定的了解,能夠做到公平、合理、主次分明、計劃周密、執行有效地去解決問題。還應具備協調、化解各類矛盾、處理各類關系的能力,通過不斷總結來形成一套科學的辦公室行政管理方式。

(五)提高薪資酬勞水平。1.提高固定薪資標準。固定薪資是行政管理人員的一種保障需求,而工資水平的穩步提高則會對人員產生積極的激勵效果。因此,人力資源部要及時了解同級院校的薪酬標準、本市經濟發展狀況。然后,針對不同崗位、工齡、級別、績效等情況,提出個性化的固定工資標準,例如薪酬模式可以考慮引入高彈性或寬帶等形式來制定薪資;經過多次協商和民主投票,每個年度都會提高行政人員的固定薪酬標準,包括基本工資、津貼、五險一金等,確保他們的工資和收入在一個合理的范圍內,以減少對管理人員的不滿和負面情緒。2.調整浮動薪酬比例。浮動薪酬能有效地激發行政人員的工作熱情和工作積極性,但要注意到管理人員之間的等級差異和分配比例之間的關系。以廣西某民辦高校為例,在績效獎勵方面,該校將評價的等級劃分為優秀、良好、合格、基本合格、不合格5個等級,其中,輔導員的評估比例為:學生滿意度測評(40%)、學院考核(40%)、學生事務部考核(20%);行政人員績效考核比例為:思想品行(20%)、工作業績(70%)、勤勉程度(10%)。另外,根據考核級別,對業績獎勵系數進行調整,優秀員工將獲得150%的業績獎勵;工作表現良好的員工將獲得130%的業績獎勵;達到合格線以上的員工將獲得110%的業績獎勵;基本合格的員工將獲得90%的業績獎勵;未達到合格線的員工將獲得70%的業績獎勵。通過對績效考評等級的調整和提高績效獎金的差異,可以讓優秀的員工得到更好的物質回報,同時也可以激勵他們的工作積極性。

(六)構建辦公室激勵機制。合理、高效的員工激勵機制能夠持續激發辦公室行政管理人員的工作熱情,對提升組織的生產能力有積極作用,科學劃分好內部人員的利益、職責、權利范疇,并采用招聘考核的方式選拔出具備一定綜合素質和工作能力的人員。同時,要改進內外環境,優化勞動關系,激發出辦公室人員的創新能力和工作熱情。比如,高校可以通過實施崗位聘用制度、績效薪酬制度等方式,對其予以適當的激勵,加強業績考評,注重質與量相結合,將師生滿意度納入評估標準,行政人員進行考核評價,提升工作熱情,從而達到獎勤罰懶、優勝劣汰的管理目的。通過這種制度設計,可以激勵行政管理人員不斷提升對自身的要求,從而增強主動學習的欲望。同時,提升辦公室行政管理人員的能力和素質,一是注重強化現代科技的訓練,注重信息收集、傳遞、整理、分析、計算機辦公系統應用等方面的能力;二是全面提升稿件草擬、待人接物、處理突發事件、防范風險等方面的能力和素質。

(七)完善崗位管理體系。1.規范職務晉升機制。職務晉升不僅可以提升行政管理人員的薪酬待遇,還可以讓他們在心理上獲得他人的尊重和認可,進而滿足管理人員的物質和心理上的需要。但是,由于學校的晉升機制缺乏系統性和客觀性,使職務晉升的激勵效果下降。所以,要進一步完善人才選拔、使用和評價體系,構建科學合理的晉升機制,才能有效激發行政管理人員的工作熱情。首先,制定行政崗位職能說明書,使行政人員能夠理解與其發展相適應的職業規劃和崗位匹配度。其次,要有一個清晰的晉升標準,需從晉升人員的品質、專業資質、能力、考核等級、工作年限、經驗等進行評估,并確定相關任職細則,這樣才能讓競聘提拔變得更有說服力。最后,通過民主測評、專業化筆試、結構面試等多種形式對應聘者進行德、智、績、能、勤等全面考評,從而實現職位的公正化、科學化。2.實施崗位調整制度。當前,高校行政管理人員面臨著晉升競爭激烈、晉升機會稀少、晉升職位不足等問題,因此,必須實行崗位調整機制,激發學校內部的“鯰魚效應”。采取崗位調動、輪崗交流等方式,既可以解決“僧多粥少”的問題,又可以使行政管理人員在合適的崗位上發揮才能,為以后的職務晉升打下堅實的基礎。行政管理人員可以在每個年度末期,結合個人特點、專業技能、工作表現等情況,將轉崗申請(包括目標部門和崗位)提交給人力資源部門和轉崗單位。之后由相關部門進行全面審核和綜合考評,從中挑選出優秀的申請者,以平級轉崗調動到有關部門或教學單位。實行“崗位調整”不僅可以滿足行政管理人員的發展需要,而且可以解決個人特征與崗位職責不相適應的矛盾問題,使他們真正發揮其內在價值和潛能。

五、結語

要想切實提高高校辦公室有效行政管理水平,只有重視理論與實際相結合,強化內部人員的綜合素質管理,才能順應時代發展,協助高校實現辦學目的。提高有效行政管理水平,重點在于構建一支高質量的行政管理隊伍,不斷促進高校各項事業的良性發展,并全面地推動高校內部開展科學管理,為全校師生和員工提供更多有效服務,為高校教育事業蓬勃發展打下良好基礎。

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