做好干部職工人事檔案管理工作探析

文/遼寧鐵法能源有限責任公司供電部 楊超

人事檔案是組織人事工作的重要依據，也是維護個人權益和福利的法律信證，同時還關系建檔當事人的切身利益。為了保證企業各項管理工作順利開展，管理人員要轉變傳統觀念，提升人事檔案管理工作的效率，在不斷提升引導正確性的同時，充分堅持“對黨負責、對干部負責、對職工負責”的理念，在人事檔案管理各個環節中做好基礎工作和利用工作，從而保證干部職工人事檔案管理工作具有規范性、全面性和有效性，使干部職工人事檔案管理工作有序開展。

一、做好干部職工人事檔案管理工作的重要性

人事檔案管理工作主要記錄企業干部、職工個人工作狀態和社會經歷等內容，是干部、職工晉級、調動的重要依據。新時代，通過加強對人事檔案規范化管理，使人事檔案在實際工作中的作用得以充分發揮。因此，要對干部、職工人事檔案工作高度重視，在明確企業干部職工人事管理工作重要內容的基礎上，分析并強調干部職工人事檔案工作開展的重要性，從而幫助企業創新發展提供動力。

二、做好干部職工人事檔案管理工作的措施

（一）制定完善的管理機制，清除人事檔案管理障礙。1.做好人事檔案整理和收集工作，確定人事檔案管理流程。新時代，如果想要保證干部職工人事檔案管理工作具有有序性，就要在確定檔案管理流程之后，做好收集和整理檔案這兩個關鍵環節工作，這是提升干部職工人事檔案管理效率的重要環節。開展干部職工人事檔案整理、完善工作，針對人事檔案現狀，消除干部人事檔案存在的材料分散、雜亂的現象。通過構建完善的管理機制，對檔案整理工作模式提出明確要求，在提升人事檔案管理工作效率的同時，清除檔案管理過程中的各項障礙。還要對從事人事檔案管理人員進行專項培訓、通過指導和培訓、具體幫帶、輔助整理等措施，采用隨來隨學的辦法，使培訓學習貫穿整個檔案整理全過程，對人事檔案工作的嚴肅性及原則性進行強化，提升其專業技能，及時了解先進的管理技術和方法。以鐵法能源有限責任公司供電部為例，在開展干部職工人事檔案管理工作過程中，詳細介紹了公司人事檔案收集、鑒別歸檔、查閱、轉遞、保密等原則。按照公司為了能夠提升干部職工檔案管理有效性的要求，供電部做好人事檔案收集、整理、信息修正等多項工作，并嚴格按照標準要求，對檔案信息進行分類處理，真正使干部職工人事檔案材料集中起來，分類整理，裝訂成冊，形成較為完整規范的檔案。在職干部、在職工人以及退休人員的人事檔案全部加工整理裝訂完畢，工人檔案袋全部更換為職工檔案盒。按不同人員分類設有紙質和電子的索引。建立職工檔案案卷庫并將每卷的卷內文件逐條錄入檔案管理系統。通過計算機技術以及資料收集技術的采用，從而形成電子文檔，做到科學、合理排序，為抓好檔案信息化建設打好基礎。2.積極收集材料，不斷充實干部職工人事檔案內容。在開展檔案收集和檔案整理工作時，發現其中存在缺失材料等問題。有些是該歸檔的干部任免、考核等沒有歸檔，采取措施，積極查尋，按規定要求把查缺補漏工作做好，進一步做好干部職工人事檔案的新建和重建工作。通過對干部人事檔案材料收集工作的重視，以及對人事檔案資料進行收集和匯總力度的加大，能夠使供電部干部職工檔案材料變得更加豐富和全面，在不斷優化檔案管理結構的同時，保證檔案資料能夠真正實現規格統一、方便使用，這樣既能使檔案管理工作向標準化方向轉變，也能為后續做好新時代檔案管理工作打下良好基礎。

（二）堅持把管好、用好干部職工人事檔案，作為從嚴治檔的一環。著力在“建、管、用”上下功夫，將“從嚴管檔”這項工作落到實處，做到“五不查”“四不借”“三不轉”，即無介紹信不準查、非正式黨員不準查、涉及本人不準查、牽扯家屬不準查、未經領導批準不準查；非特殊需要不借、未經領導批準不借、手續不全不借、親屬檔案不借；個人帶檔不轉、沒有調令不轉、接收單位不明不轉。同時要樹立人事檔案需長遠管理這一新型觀念，這是保證干部職工檔案管理工作向規范化、制度化方向發展的基礎依據。由于目前公司人事檔案室設施相對陳舊、落后，檔案室環境質量不能滿足現代檔案管理相應規定，供電部應采取有效措施，加強人事檔案庫房“八防”措施，對檔案庫房建設添置必要的設備和辦公用品，為人事檔案管理的辦公自動化和現代化打下良好的基礎。干部職工人事檔案室購置配套設備設施，例如，更換檔案柜、更新檔案盒、分類紙、更換新置暖氣片、做防水頂板、配置滅火器、安裝空調、溫濕度表等相關溫度濕度調控設施、制作清晰規范的檔案柜索引標識簽、配備計算機、刻錄機、移動存儲介質等，使人事檔案的保管與保護工作得到有效加強。加強辦公現代化建設，真正實現人事檔案硬件環境標準化。

（三）豐富內容，優化從嚴管檔工作體系。做好基礎性工作，應用長遠發展和管理理念，不斷完善檔案管理制度內容，保證全方位的從嚴管檔的長效機制構建工作順利開展。除此之外，著重開展干部職工人事檔案管理體系構建工作，豐富各項規章制度，保證檔案管理過程中涉及的各個環節都具有科學合理性。1.完善干部職工人事檔案相關制度，解決粗放不細致問題。將《鐵法能源公司檔案管理文件匯編》中的標準要求作為基礎性依據，做好檔案材料收集、整理等多項工作，在不斷完善干部職工檔案借閱制度、安全保證機制、檔案核對等多項工作制度的同時，結合工作實際，健全干部人事檔案管理規章制度，制定《供電部干部職工人事檔案管理制度》，完善干部人事檔案材料管理制度，并對工作職責進行細致劃分，不僅能夠保證各項工作按序開展，也能提升管理效果。另外，還要不斷完善干部職工人事檔案借用和歸還制度，在做好檔案出入庫登記工作的基礎上，確保人事檔案安全。建立《供電部人事檔案管理網絡圖》，實現管檔事項一圖盡覽。通過補充和完善檔案管控內容的方式，保證后續實際開展的管理工作能夠真正做到遵循其制度性、嚴謹性及原則性，進而抓好人事檔案質量管理，做好人事檔案的收集、整理、保管、檢索、利用等，嚴格作業流程、嚴格歸檔程序，真正做到規范有序、標準整潔。在日常管理中，干部職工人事檔案工作要嚴格按照《干部職工人事檔案工作條例》以及企業具體檔案管理制度執行。2.做好動態管理工作，顯著提升干部職工人事檔案轉遞、利用工作。例如，供電部結合標準要求，制定具有較強實用性的《查（借）閱干部檔案制度》，實時跟蹤借閱人員的檔案使用狀況，及時反饋檔案使用信息，在制定完善的動態化管控機制之后，達到創新檔案管理體系的目的。3.加強人事檔案材料的轉遞管理。對于人事檔案材料轉遞工作，填寫轉遞材料通知單，造冊登記，還要分別填寫《轉出檔案登記簿》及《接收檔案登記簿》。為了保證工作的有效性，還要指派專人完成轉遞和送取等多項工作。此外，按照標準要求調用具有應用價值的檔案，即便接收新的檔案，也要做好后續的回執處理工作。

（四）應用信息化技術，落實信息化建設工作。信息化時代背景下，干部人事檔案管理傳統單一的人工管理和儲存方式難以得到滿足，通過將信息化與智能化引入干部人事檔案管理中，做好信息整合處理，按照集團公司“存量數字化、增量電子化”戰略，有計劃、有步驟地逐步予以完成。此外，適當加大干部職工人事檔案數字化管理力度，構建信息檢索系統，使干部人事檔案的信息化管理更精確、到位、規范、科學。例如，可以在數字化管理方面，加強對干部人事檔案管理人員的培訓，使人事檔案管理數字化思維理念漸漸融入干部人事檔案管理者的思維和管理工作中。在干部管理工作全鏈條上，干部人事檔案管理作為其中的一環，通過數字化形成的電子檔案，對于搜索以及查閱等能夠更加便捷迅速準確，進一步提高效率。信息化管理技術的應用，充分融合了數字化，強化建管用各環節并重的理念。

（五）牢固樹立檔案安全風險意識，抓好人事檔案安全化建設。媒體時代，來自網絡各方面的風險較高，人事檔案管理工作中最重要的一項就是保密性，嚴格把控干部職工人事檔案安全，不能有絲毫的麻痹心理，所以在電子信息加密上不能降級，要在加強內部管理的基礎上，積極對標先進企業，確保檔案信息安全。

（六）創新工作思維，著力提升檔案管理工作效能。由于干部職工人事檔案管理工作較為繁瑣，存在著層級多、數量大、分類細致、要求準確等特征，因此，需要綜合素質較高的人事檔案管理人員。隨著時代的發展，要做好干部人事檔案管理工作，其核心是保有改革創新之心，求真務實。對于日益繁重的人事檔案管理工作，不斷創新檔案管理人員的思維方式，是著力提升檔案管理工作效能的關鍵所在。

（七）優化人事檔案管理，以人為本，有效提升其服務性。隨著社會的進步以及新時代發展的要求，干部職工人事檔案管理工作要從不同方面進行優化，應遵循以人為本的原則，從管理為主逐漸向服務為主轉變，而不只是簡單的保管檔案。例如，通過將干部職工人事檔案管理工作與社會福祉相聯系，可以提升干部人事檔案工作的服務性。工作理念體現出干部人事檔案管理工作服務性質的重要性，通過轉變管理理念，做到既重視檔案也重視檔案管理人員、既重視組織也重視個人、既為個人服務也為社會大眾服務。通過對干部職工人事檔案信息的整合與統計，既可以了解目前企業干部人才隊伍的整體情況，還可以對人才需求的方向和數量進行預測，對高層次人才檔案進行科學合理以及最大限度地利用，并建立人才庫，吸引更多的、針對性的專業人才，從而合理安排人才引進與配置。優化干部人事檔案管理模式，在人事檔案管理領域積極推進以人為本的理念，符合新時代社會發展的要求和共識，是有利于社會的發展，也體現出對檔案相對人的負責和尊重。

三、結語

綜上所述，應對新形勢新任務新要求，進一步做好干部職工人事檔案管理工作。在確定管理要求的基礎上，從多個角度出發，嚴格管控檔案管理行為，同時完善管理制度，轉變管理方式及工作思維，為后續實現安全化、標準化、信息化建設目標創造條件，進而促進企業的可持續發展。