文/江蘇徐淮地區淮陰農業科學研究所 王禮偉
隨著人類社會和科學技術的飛速發展,信息技術在社會各個領域得到前所未有的廣泛應用,為人們生產和生活帶來了極大的便利。在檔案管理工作領域,充分利用物聯網、大數據、智能化、云平臺等先進的信息技術手段可以代替一部分傳統的手工操作、減少人員管理工作強度、提高檔案開發利用水平。黨建檔案是檔案管理工作的重要組成部分,其作為記錄黨建相關工作的重要載體,是黨一切活動的歷史見證。黨的基層組織是黨在基層一線的重要基礎,是黨的路線、方針、政策的直接宣傳者和貫徹者,做好基層黨組織黨建檔案管理工作,責任重大、意義非凡。江蘇徐淮地區淮陰農業科學研究所自2016年以來,開展了大量的檔案信息化建設工作,覆蓋文書檔案、科研檔案、基建檔案等,期望通過交流探討,共同促進檔案管理工作向著規范化、科學化和智能化方向發展。
(一)是全面從嚴治黨的必然需要。全面從嚴治黨是黨的十八大以來黨中央作出的重大戰略部署,是“四個全面”戰略布局的重要組成部分。全面從嚴治黨涉及黨員干部管理的方方面面。在檔案管理方面,黨建檔案涉及黨員干部的人事信息、工作履歷、入黨資料、教育經歷信息等,通過黨建檔案資料中個人財產、工作經歷、家庭背景和社會關系的分析研判,可以初步了解黨員干部是否存在貪污腐敗、徇私枉法等不良問題,發揮檔案管理工作輔助監督管理的作用;在黨員干部的選拔任用方面,黨建檔案能夠基本反映選拔對象的政治作風、意識形態動向、工作履職能力等,保證黨員干部隊伍建設的高度純潔性。另外,黨建檔案中重要的規章制度、工作總結、調研報告、成果展示等信息資料可以為黨的管理提供借鑒參考,確保黨委、政府的政策制定、決策部署、方案實施更加科學高效。因此,通過基層黨組織黨建檔案信息化建設,夯實黨建工作基礎,對于加強黨的活動陣地建設、提高黨員教育管理水平、提升黨員隊伍干事創業激情、積極推進全面從嚴治黨具有深遠而重大的意義。
(二)是黨建工作開展的內在需求。黨建檔案管理作為黨建工作中一項基礎性、持續性、長期性的工作,做好黨建檔案管理工作,可以真正踐行“建立服務型黨組織”的執政理念、堅持“以人民為中心”的價值取向,從而滿足廣大人民群眾對檔案管理工作的要求和需要。在黨的建設過程中,特別是基層黨組織建設,如何利用檔案信息技術手段、如何開展檔案工作嵌入式管理,涉及黨員干部隊伍組織領導、黨員干部人事任免、黨員干部繼續教育問題、黨建活動開展實施、黨員群眾溝通交流等多個方面,如何通過檔案管理給他們提供更好的服務載體、交流平臺或培訓方式等,更好發揮檔案工作服務黨建大局的作用,依然是黨建工作向縱深發展、向新方向拓展面臨的現實問題。
(三)信息化時代發展的客觀需要。數字化、自動化、信息化、智能化已經成為社會發展的必然趨勢。信息技術、人工智能、大數據分析、物聯網技術、VR技術的普及應用,對黨政管理、國家治理和社會發展都帶來了深刻的影響、重大的機遇和嚴峻的挑戰。黨建工作必須緊跟時代步伐,保證黨建檔案管理工作“永不掉隊”。新時期,黨建工作只有充分應用利用現代信息技術,不斷開展技術的普及應用,才能提高管理水平,提升管理質量,確保我們黨的各項工作走在時代前列。黨建檔案管理是黨組織建設管理中一項非常重要的工作,通過檔案數字化和信息化工作的開展,可以進一步推動黨建檔案資料管理工作規范化、系統化、科學化,能夠生動、全面、及時、有效地記錄黨員基本信息和黨建活動開展基本狀況等,最大力度減少人力物力方面的占用投入、最大限度減少工作人員勞動的強度和時間、最大程度減少檔案查閱人員時間和空間的制約束縛。
(一)檔案信息化管理理念滯后。當前,檔案管理工作在數字化、信息化應用水平方面還有待加強提升,受制于檔案工作運行機制、人員編制、經濟投入、人員配備等因素的制約,部分基層單位黨支部“口頭重視、思想輕視、工作忽視”,沒有充分意識到檔案信息化管理的重要地位和特殊意義。基層黨組織尤其鄉鎮、農村或經濟發展欠發達地區的檔案管理方式,仍然存在傳統的紙質文本傳閱、現場檔案查閱、見面審批、無序開發利用等粗放單一的管理理念,服務理念、服務意識更是無從談起。檔案管理工作的與時俱進、轉型升級未能受到足夠的重視,嚴重制約檔案管理工作的信息化進程。
(二)檔案信息化規章制度欠缺。從檔案信息化規章制度方面分析,主要問題表現在部分基層黨組織或者單位在檔案信息化工作規章制度建設的“質”和“量”方面仍有欠缺。在“質”的建設方面,缺乏具體落實的工作領導小組相關負責人員、不能建設與本單位切合實際的信息化規章制度、規章制度不能緊跟時代發展趨勢、工作職責模糊不清;不能嚴格執行國家檔案局制定的《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》,單位內部制定相關的規章制度、管理辦法、運行流程等更是形同虛設;在“量”的建設方面,僅僅參考國家檔案局等上級主管部門研究制定的法規政策、內部的規章制度,不能覆蓋全面工作、工作流程簡單低效。
(三)檔案信息化管理模式落后。在傳統的管理模式中,管理人員更加重視后期文件資料的管理和歸檔工作,忽視前期文件資料的形成和收集工作,不能充分應用信息化管理模式和手段,不懂得及時應用手機、相機、錄音筆等硬件設備通過微信、QQ等上傳工作記錄資料。檔案信息化管理只停留在檔案業務具體負責部門,不能與上下級部門形成聯動和互動,不能開展全程嵌入式信息化管理,人員信息化工作水平得不到全面提升。在具體的檔案業務開展方面,不能熟練運用文檔掃描技術、數據壓縮技術、數據庫建設技術等先進信息技術處理紙質檔案、圖片、音頻、視頻等,不能構建檔案快速檢索查閱系統、建設服務網站或者數字檔案館、制作檔案網頁鏈接等等,使得檔案信息化管理模式、技術手段得不到充分應用和發揮。
(四)檔案信息化人才隊伍缺乏。因為部分黨組織或者單位對檔案管理工作的重視程度不夠,導致檔案工作在崗位設置、人員配置、職稱評定、福利保障等方面受到不利影響,制約了檔案信息化人才資源的投入。當下,檔案管理已經成為多學科、多領域技術信息交叉應用行業,對黨務工作者的綜合能力要求也越來越高,除了掌握基礎的黨建和檔案工作理論知識外,還需要掌握如計算機技術、互聯網技術、保密科學、數據開發處理方面的學科知識。在人員管理方面,可能存在職稱的“不評不聘”“只評不聘”、非專業人員從事檔案專業管理工作、工作人員兼職或者臨時輔助、人員結構老化或不合理等系列問題,進一步造成了檔案人才隊伍的日益缺乏,從而形成了惡性循環,嚴重限制了檔案管理網絡信息化人才隊伍的建設。
(一)加強檔案信息化建設的重視程度。目前,各級黨委和政府的日常政務工作已經廣泛應用電子政務平臺,通過計算機及專屬網絡處理日常行政工作。這為開展檔案信息化建設工作奠定了必要的硬件和軟件條件。各級領導要從思想上高度重視現代信息技術在黨建工作中的應用,檔案管理人員也要充分認識到基層黨組織黨建檔案信息化管理的必要性和迫切性,黨員干部更需要重視檔案管理工作的開展,主動接納各類檔案信息技術、充分利用信息技術帶來的自由和便捷。單位可通過每5年制定檔案年度發展規劃,自上而下推進檔案信息化建設進程,形成黨建檔案工作信息化、網格化、系統化的運行格局,實現檔案資源開發利用率的最大化,為黨建工作的科學決策、精細管理提供信息基礎。
(二)深化檔案管理機制改革。針對部分黨組織或者單位制定的制度不夠完善、機制流程運行不暢、管理服務不到位等問題,需要充分發揮檔案工作領導小組的功能和作用,要制定相應的管理制度、操作制度、輪崗制度、培訓制度、考核制度、獎懲制度等,并且嚴格做到有法必依、執法必嚴、違法必究。另外,應該遵循目標清晰、流程完整的管理理念,結合黨建和檔案部門信息化工作的實際需要,從檔案管理工作目標制定、電子資料收集歸檔、立卷存儲、查詢借閱、開發利用、評價反饋等方面進行流程化梳理,從而形成一套科學高效、合理完善的機制體制。為進一步落實“三納入”“四參加”“四同步”制度,單位黨委可將檔案工作與業務工作同步安排、同步考核,覆蓋黨員干部的提拔任用、職稱晉升、年度考核等,實施“一票否決制”,并積極引入紀委部門參與檔案工作檢查,將檔案工作列入每年的年中、年末述職報告內容,形成工作倒逼機制,進一步規范檔案管理機制、落實檔案管理職責。
(三)重視信息化人才隊伍建設。黨建檔案信息化管理需要一大批理論功底扎實、實踐經驗豐富、專業能力突出的復合型人才。他們不僅需要了解黨務工作內容和檔案管理業務,而且還要掌握計算機技術、網絡技術。面對部分基層黨組織缺乏專業或專職黨建檔案管理工作人員的現象,各級黨委和政府必須不斷增強黨務干部素質培養的系統性、專業性、持續性,不斷整合培訓資源、豐富培訓內容、改進培訓方法,對黨務工作人員進行檔案政策法規、檔案管理、計算機技術、網絡信息技術、安全保密技術、黨建業務等領域的知識培訓。另外,單位可通過統一招聘,有效地擴充人才隊伍力量,或利用市檔案館招聘檔案工作志愿者契機,選派單位檔案工作人員去學習鍛煉,多方面加強人才隊伍專業技術能力,從而全面增強基層黨組織黨建信息化管理人才隊伍建設力度。
(四)強化檔案保密技術和安全管理。檔案信息化給檔案管理工作帶來了人員的減負和效率的提升,在享受網絡技術帶來便捷自由的同時,更加需要強化保密技術和安全管理。廣大檔案管理人員和工作人員必須以身作則,嚴格遵守《中華人民共和國保密法》《檔案工作者職業道德規范》的有關規定,堅決維護黨和國家檔案工作機密;同時,要做好信息化體系的維護工作,針對因特網、政務網、局域網不同的網絡屬性,利用關聯的身份驗證、簽署協議、UK加密技術、設備權限管理和防火墻等先進技術手段對信息安全和系統安全開展定期維護,開展漏洞掃描、反病毒庫更新、系統補丁修補等安全防護工作;此外,要加大保密技術的應用,通過防火墻技術、數字簽名技術、電子文件認證技術的使用,提高計算機系統的安全等級;還要做好檔案安全宣傳工作,開展檔案保密安全工作的專題培訓、公益講座、科普活動等,讓廣大干部群眾了解檔案信息安全管理工作的重要性。
綜上所述,信息化、智能化技術為基層黨建檔案管理工作創造了更加科學、高效、便利的條件,唯有不斷加大檔案信息化重視程度、深化檔案管理機制改革、強化檔案人才隊伍建設等,才能以高質量檔案信息化建設服務,助力基層黨建工作高質量發展。