信息化時(shí)代背景下高校畢業(yè)生檔案管理與研究

文/淄博市博山區(qū)公共就業(yè)和人才服務(wù)中心 丁清

現(xiàn)如今，由于科學(xué)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，信息技術(shù)在高校畢業(yè)生檔案管理工作中起到了非常重要的作用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，畢業(yè)生檔案管理在不斷進(jìn)行轉(zhuǎn)變與深入，基于大數(shù)據(jù)整合、云計(jì)算、智能數(shù)字化管理等為代表的新型管理技術(shù)層出不窮。畢業(yè)生檔案管理部門也應(yīng)實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、便捷化、科學(xué)化、協(xié)同化、智能化、服務(wù)化。因此，本文此次研究的內(nèi)容和提出的策略對(duì)豐富我國(guó)高校畢業(yè)生檔案管理優(yōu)化改革內(nèi)容具有借鑒作用；對(duì)指導(dǎo)當(dāng)前整體高校的畢業(yè)生檔案管理方式具有現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校畢業(yè)生檔案管理工作優(yōu)化的動(dòng)因

在高校教育中，以就業(yè)為導(dǎo)向的教育目的非常明確，畢業(yè)生檔案中所反映出的畢業(yè)生主體實(shí)際狀況，是各企事業(yè)單位在招聘、選人、錄用時(shí)，作為篩選合適人員的基礎(chǔ)資料。在完善畢業(yè)生檔案中，會(huì)記錄畢業(yè)生的特長(zhǎng)與愛好、所獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)以及優(yōu)異的成績(jī)，各企事業(yè)單位的招聘人員也會(huì)根據(jù)檔案資料，為畢業(yè)生安排最為合適的工作崗位，發(fā)揮其最大的價(jià)值。基于此，只有將畢業(yè)生檔案的優(yōu)化工作落到實(shí)處，才能夠?qū)π７降陌l(fā)展起到?jīng)Q定性作用，同時(shí)也是校方得以長(zhǎng)期發(fā)展的源動(dòng)力。所以，校方必須要給予極高的重視，構(gòu)建人才和管理體制的建立，使畢業(yè)生檔案的效用得以充分發(fā)揮，提升校方的管理效率。

二、高校畢業(yè)生檔案管理工作中存在的主要問題

（一）觀念落后。事實(shí)上，我國(guó)高校院校畢業(yè)生檔案在實(shí)際的管理工作中，一直注重的是“管”，卻沒有注重“理”，更加傾向于管理畢業(yè)生關(guān)系，缺乏對(duì)人才的培養(yǎng)和使用。同時(shí)，缺乏對(duì)于管理專業(yè)人員的把控與培訓(xùn)，很少甚至從不開展人員適應(yīng)性崗位培訓(xùn)，在畢業(yè)生檔案管理相關(guān)人員到達(dá)崗位后，直接進(jìn)行管理業(yè)務(wù)的接洽，導(dǎo)致部分工作人員缺乏職業(yè)素養(yǎng)和操作能力，最終無法勝任崗位要求。實(shí)際上，畢業(yè)生檔案管理工作開展之前，相關(guān)工作人員需要了解崗前培訓(xùn)機(jī)制，目前看來，個(gè)別校方弱化了這一功能，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案管理人員無法有效提升自身工作核心素養(yǎng)，遇到專業(yè)性問題時(shí)無法獨(dú)立解決，出現(xiàn)對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作中的問題放任不管的現(xiàn)象，很難達(dá)到檔案管理優(yōu)化。

（二）實(shí)踐執(zhí)行力差。高校畢業(yè)生檔案管理，執(zhí)行力差具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.校方管理者缺乏管理工作目標(biāo)。在高校的畢業(yè)生檔案管理中，小部分管理者缺乏具有針對(duì)性的工作目標(biāo)，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案管理部門沒有做好工作目標(biāo)計(jì)劃，在部署環(huán)節(jié)中有所欠缺，同時(shí)也制約了高校畢業(yè)生檔案管理工作的發(fā)展。2.校方管理者核心素養(yǎng)低下。導(dǎo)致這一現(xiàn)象起因是畢業(yè)生檔案管理部門沒有做好崗前業(yè)務(wù)培訓(xùn)，校方管理者在工作中沒有業(yè)務(wù)能力素養(yǎng)的支持，無法應(yīng)對(duì)所分配的工作。3.校方管理者工作效能有待提升。導(dǎo)致這一現(xiàn)象的原因是畢業(yè)生檔案管理部門在開始工作的時(shí)候，沒有制定一個(gè)長(zhǎng)效的目標(biāo)計(jì)劃，加之管理人員缺乏對(duì)于管理者工作過程的觀察與把控，導(dǎo)致畢業(yè)生的檔案管理工作結(jié)果不如人意。

（三）對(duì)管理信息化的認(rèn)識(shí)不足。雖然諸多院校的管理都與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行融合與接軌，但部分畢業(yè)生檔案管理人員對(duì)于更具信息化、網(wǎng)絡(luò)化的畢業(yè)生檔案管理理念與模式還沒有產(chǎn)生高度重視，導(dǎo)致整個(gè)高校的畢業(yè)生檔案管理發(fā)展較為傳統(tǒng)與落后。另外，大部分高校領(lǐng)導(dǎo)，缺乏對(duì)于畢業(yè)生檔案管理的正確認(rèn)知以及發(fā)展思維，造成畢業(yè)生檔案管理手段老舊、畢業(yè)生檔案管理方法單一等現(xiàn)象。這樣的現(xiàn)象說明畢業(yè)生檔案管理的效率很低，需要相關(guān)畢業(yè)生檔案管理工作者將先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與畢業(yè)生檔案管理工作相結(jié)合，進(jìn)而有效提升畢業(yè)生檔案管理效率，達(dá)到創(chuàng)新畢業(yè)生檔案管理模式的目的。

（四）模式落后。隨著科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校大部分工作都已經(jīng)完成信息化。但大多數(shù)高校的畢業(yè)生檔案管理并沒有隨著其他環(huán)節(jié)共同信息化，依舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式。當(dāng)畢業(yè)生、高校教育工作者以及高校管理工作者需要使用畢業(yè)生的個(gè)人檔案時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)檔案破損或丟失等情況，而補(bǔ)辦檔案也會(huì)為畢業(yè)生、教師以及管理人員增加工作量。

（五）畢業(yè)生檔案得不到充分利用。畢業(yè)生檔案中包含畢業(yè)生的個(gè)人信息、個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)習(xí)情況等內(nèi)容，但其大部分時(shí)間都處于被儲(chǔ)存的狀態(tài)。畢業(yè)生在步入高校到畢業(yè)期間，能夠用到個(gè)人檔案的機(jī)會(huì)十分稀少，且教師也并不會(huì)翻閱檔案，畢業(yè)生檔案得不到充分的利用，只能長(zhǎng)期處于被閑置的狀態(tài)，沒有發(fā)揮檔案本身應(yīng)有的作用。

三、高校畢業(yè)生檔案管理工作問題的解決對(duì)策及建議

（一）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)。首先，對(duì)于當(dāng)前畢業(yè)生檔案管理人員進(jìn)行審查，保證其業(yè)務(wù)能力與專業(yè)水平能夠達(dá)到日常畢業(yè)生檔案管理工作需求，定期組織考試、培訓(xùn)、講座等提升從業(yè)人員整體水平。其次，校方畢業(yè)生檔案管理工作者需意識(shí)到自身業(yè)務(wù)水平影響著整個(gè)畢業(yè)生檔案管理工作的運(yùn)行，也影響著校方的整體運(yùn)營(yíng)，需要提高自身管理能力，來提升辦事效率與處理事情能力，將畢業(yè)生檔案管理工作爛熟于心。再次，畢業(yè)生檔案管理工作人員要注意，在進(jìn)行畢業(yè)生檔案共享操作之前，需要從校方長(zhǎng)期戰(zhàn)略的角度出發(fā)，通過不斷地嘗試與實(shí)踐，找出不同畢業(yè)生檔案板塊，也可拓展相關(guān)業(yè)務(wù)并發(fā)展為主要業(yè)務(wù)條件的關(guān)鍵點(diǎn)，不斷優(yōu)化并轉(zhuǎn)變畢業(yè)生檔案資源管理方式，要讓校方領(lǐng)導(dǎo)人以及相關(guān)職工重視畢業(yè)生檔案共享工作的建設(shè)，全體人員都需要對(duì)畢業(yè)生檔案資源共享業(yè)務(wù)、畢業(yè)生檔案集中管理工作等方面達(dá)成積極共識(shí)。最后，建立完善的“互聯(lián)網(wǎng)+”畢業(yè)生檔案運(yùn)營(yíng)保障流程機(jī)制，以畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)信息的匯總作為主要依據(jù)，只需工作人員進(jìn)行核對(duì)后提交，就可以完成領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)，以解決畢業(yè)生檔案管理工作繁雜困難的問題。

（二）建設(shè)信息化管理平臺(tái)。首先，畢業(yè)生檔案管理工作者需不斷創(chuàng)新管理模式，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立完善的畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)庫，使用者能夠通過數(shù)據(jù)終端將畢業(yè)生檔案管理信息輸入畢業(yè)生檔案管理平臺(tái)中，保證管理者能夠快速進(jìn)行業(yè)務(wù)查詢。其次，要注意畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確率，能夠生成明確的畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)信息并進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，使決策層能夠一目了然。加大對(duì)于校方畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的投資，并將優(yōu)化完成后的系統(tǒng)與其他系統(tǒng)建立連接，如畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)、校方內(nèi)部管理系統(tǒng)、人員流動(dòng)管理系統(tǒng)、畢業(yè)生檔案調(diào)動(dòng)管理系統(tǒng)等等，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息的共享，完成校方畢業(yè)生檔案管理業(yè)務(wù)與其他業(yè)務(wù)的一體化管理，方便畢業(yè)生檔案管理層面需求。校方需采用新的畢業(yè)生檔案管理技術(shù)架構(gòu)，支持畢業(yè)生檔案共享服務(wù)建設(shè)與規(guī)劃，滿足畢業(yè)生檔案等相關(guān)服務(wù)在畢業(yè)生檔案計(jì)劃等諸多方面的需求，降低校方畢業(yè)生檔案管理人員工作強(qiáng)度，提高防范校方畢業(yè)生檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的能力。最后，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，要求所有畢業(yè)生檔案管理工作人員提高網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)、強(qiáng)化安全維護(hù)手段、優(yōu)化畢業(yè)生檔案管理能力，時(shí)刻保持高度警惕，并隨時(shí)做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估處理方案和實(shí)行準(zhǔn)備，以此保障校方畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)安全。

（三）提升人員核心素養(yǎng)。首先，畢業(yè)生檔案管理工作者要以先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)資源與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為支撐，深刻意識(shí)到并能夠正確使用互聯(lián)網(wǎng)資源來創(chuàng)新校方畢業(yè)生檔案管理理念與模式。其次，校方領(lǐng)導(dǎo)需起到帶頭作用，指導(dǎo)建立網(wǎng)絡(luò)技術(shù)監(jiān)管中心以及畢業(yè)生檔案管理中控臺(tái)等，構(gòu)建校方信息化畢業(yè)生檔案管理平臺(tái)，提升對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作的效率。再次，畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行，是以信息化為基礎(chǔ)和前提，校方畢業(yè)生檔案管理人員需要想盡一切辦法提高信息化工作效率。最后，定期組織提升，校方畢業(yè)生檔案管理工作者信息化管理理念的培訓(xùn)，包括畢業(yè)生檔案管理知識(shí)競(jìng)賽、畢業(yè)生檔案管理能力測(cè)評(píng)等，引導(dǎo)并鼓勵(lì)在職職工積極參加。因此，校方畢業(yè)生檔案管理相關(guān)工作人員要認(rèn)清“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展趨勢(shì)，強(qiáng)化畢業(yè)生檔案管理信息化建設(shè)，保障整體校方畢業(yè)生檔案工作正常運(yùn)行以及畢業(yè)生檔案資源安全。

四、結(jié)語

信息化時(shí)代，高校畢業(yè)生檔案管理工作發(fā)展非常重要，只有更新畢業(yè)生檔案管理觀念，才能使校方的人員資源和管理的方式有所轉(zhuǎn)變，要貫徹“以人為本”的理念，提升畢業(yè)生檔案管理部門的地位，確保校方畢業(yè)生檔案管理工作能夠長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。