信息化技術在人事檔案管理中的運用探究

文/咸寧市勞動人事信息和檔案管理中心 胡鶴寧

互聯網時代，先進信息技術不斷涌現，為社會經濟發展提供了良好助力，各行各業也得益于信息技術的應用，取得了良好發展。針對人事檔案管理工作的開展，理應順應時代潮流，抓住機遇，加強信息化技術的運用，從而促進人事檔案管理方式創新發展，提升其信息化管理水平。通過這樣的方式，才能增強整體管理效率和質量，促使檔案管理發揮出更大的作用和價值。

一、信息化技術在人事檔案管理中的運用價值

（一）檔案管理效率得到穩步提升。人事檔案管理受人員流動等因素影響，實際管理較為復雜，工作量較大，通過應用信息技術，能夠推動傳統紙質檔案資料實現數字化轉型，從而有效減少檔案管理的工作量。在信息化技術的幫助下，通過搭建相應的人事檔案管理信息系統，能夠實現人事檔案一鍵查詢檢索，從而顯著提高人事檔案管理的效率。尤其是針對一些人事檔案數量較多、人事變動較為頻繁的單位，通過加強信息技術的運用，可以有效降低檔案管理人員的工作壓力，提升檔案管理效率，有利于促使檔案實現標準化、規范化管理。

（二）檔案管理更加標準規范。早期的人事檔案管理，一般以人力為主。在這一過程中，很容易受人為失誤的影響，增加了檔案管理的不確定性，很容易自身出現各種問題，增加了人事檔案管理的難度，造成檔案管理混亂，不利于整體檔案管理的規范性提升，對檔案統一整理與查找會帶來一定的干擾。而通過運用信息化技術，能夠實現對檔案的優化管理，增強整體管理工作的規范性，便于檔案的準確查找和利用，能夠使其形成更加統一的數字化格式規范，從而讓檔案管理在統一數字化格式下，整體更加高效，為相關工作的開展提供保障。

（三）檔案存儲更加安全。以前的人事檔案是紙質檔案，這些紙質檔案通常比較脆弱，很容易受溫度、濕度以及動物破壞、人為損壞等因素的影響。再加上紙質檔案長期被人為翻動，磨損增加，更容易損壞。與此同時，檔案材料由紙質組成，很容易受到濕度、溫度變化影響，老化速度加快，無法長期存儲，且對檔案存儲環境有著較高要求，整體成本較高，不利于保障檔案存儲安全。而通過運用信息化技術，將紙質檔案轉化為數字檔案形式，并統一進行備份，再加上應用一些網絡安全技術，能夠更好地保障檔案安全。

圖1 信息化技術在人事檔案管理中的運用價值

二、人事檔案管理中信息化技術運用的問題

（一）人事檔案管理缺乏對信息技術運用的深刻認識。相較于其他工作，當前的人事檔案管理工作比較“低調”，并且很難有明顯的作用與成績。上述這些特征的存在，導致人事檔案管理很容易被忽略。因此一些單位不愿投入較大的成本，加強對信息技術的運用，推動人事檔案管理信息化建設。同時，一些管理人員缺乏對信息化技術在人事檔案管理運用中價值的深刻認識，已經習慣并且依賴手動開展相應的管理工作，不僅效率難以提升，也不利于檔案的查找。

（二）人事檔案管理信息技術應用落后。伴隨著信息技術的應用普及，很多單位雖然進行了信息技術的應用，在這一過程中，完成了相應的信息基礎建設，有效提升了人事檔案管理水平。但伴隨著單位的經營發展，再加上一些先進信息技術的不斷更新運用，針對人事檔案管理提出了更高要求。相關管理人員尚未認識到這一點，依然采用一些落后的信息技術，比如采用一些簡單的辦公信息化軟件等，針對現有的網絡基礎設施，缺乏后續的維護與升級，因此很容易出現網絡卡頓或者信息系統運行變慢現象，影響了正常檔案信息化工作的開展。同時，伴隨著對檔案管理要求的提升，相應的檔案管理信息系統功能已經落后，難以滿足實際管理需求，不利于檔案管理質量水平的提升。

（三）人事檔案管理信息化技術運用存在安全隱患。首先，我們應清醒地認識到，信息化技術是一把雙刃劍，雖然通過在檔案管理中進行信息化技術的運用，減少了檔案管理工作量，提高了管理的時效性，簡化了檔案管理流程，增強了檔案管理的規范性，同時也為人事檔案安全帶來了一定的威脅。比如數字化人事檔案很容易遭受病毒、黑客的攻擊，導致檔案信息泄露。檔案信息還有可能因為管理信息系統故障或其他原因，從而出現檔案信息文件丟失或破損的問題，最終無法被修復或找回，這對人事檔案管理安全帶來了非常嚴重的影響。

（四）人事檔案管理信息化技術應用標準不統一。人事檔案信息化管理是一項非常復雜的過程，因此必須建立規范化的管理流程、管理形式等，保障整體管理的統一規范，才能提升人事檔案管理質量水平。比如，針對各種各樣的紙質人事檔案，在進行數字轉化時，必須遵循統一的規范標準，保障數字文件格式的一致性。但針對紙質人事檔案，沒有制訂統一的數字化轉化標準，這不僅影響后續檔案的有效利用，同時也不利于保障檔案信息內容的真實性。數字化檔案缺乏清晰明確的分類標準，造成了后續管理混亂。又如數字檔案信息與紙質檔案信息存在較大出入，難以保障檔案信息的真實性，同樣會嚴重影響檔案管理水平。

三、人事檔案管理中信息化技術運用策略

（一）增強信息技術運用的認識。首先，人事檔案關系到單位內部相關人員的流動、調動以及一些個人隱私信息，這對單位經營發展的穩定性有著直接的影響。因此必須加大對檔案管理相關工作的重視程度，并且通過上文可知，在人事檔案管理中運用信息化技術，可減少對儲存空間的占用，降低相應成本，并且相關工作流程得到簡化，大幅提升了整體工作效率，減輕人事檔案管理的工作量，充分發揮檔案資料的作用和價值。基于此，在人事檔案信息化技術的運用過程中，需要相關人員加強對上述人事檔案管理以及信息化技術運用的深刻認識，充分認識信息技術的優勢，積極轉變態度觀念，大量支持信息化技術在檔案管理中的應用，主動學習相關的信息技術，從而更好地適應當前信息化時代的發展要求。

（二）促進信息技術應用升級。隨著時間的推移，伴隨著用戶需求的增加，相應的信息技術不斷優化升級。因此在人事檔案管理過程中，針對信息化技術的應用，同樣應緊跟信息技術發展潮流，加強對各種先進信息化技術的引入與應用，有效推動人事檔案管理信息化建設的發展，讓檔案管理信息化始終能夠契合當前最新的標準要求，為管理工作的開展提供保障。例如在實際開展人事檔案管理工作時，可以加強對一些先進信息技術的引入與應用。比如大數據技術、云計算技術等，促進人事檔案信息系統優化升級，構建檔案核心數據庫，從而為檔案信息的深入挖掘利用創造有利條件。與此同時，還可以引入云計算與大數據技術，豐富檔案管理服務功能，進一步提升檔案查詢的精準性與效率，實現對檔案信息的深度利用，促使檔案應用發揮出更大的作用價值。除此之外，還可以加強對開發技術的應用，比如引入HDFS等功能，讓檔案信息收集更加全面性、更加高效，提升檔案管理水平。還可以利用SQL等技術，讓檔案信息處理更加高效，節約更大檔案存儲空間，顯著提高檔案管理信息化效率，更好地彰顯信息技術在人事檔案管理中的作用價值。

（三）提高對信息化技術運用安全的重視。在人事檔案管理中，雖然通過信息化技術的運用帶來了諸多便利，但也帶來了一些安全隱患，需要加強安全防范，具體可從以下幾方面入手：一是建立一個完全的信息化技術運用環境，比如從物理層面出發，建立一個人事檔案信息化管理專用局域網，直接從物理層面與外網隔離，營造一個安全的網絡環境。在此基礎上，針對檔案管理信息系統，還應運用防火墻技術，從而實時監控人事檔案數據信息傳輸訪問過程，及時發現其中的垃圾信息與病毒信息，避免外來病毒的入侵，讓檔案信息存儲安全性再上一個新臺階。二是注重加強先進安全技術的運用，有效抵御病毒、黑客的攻擊，例如在人事檔案信息化技術運用的過程中，可采用可信計算技術，這種安全防護技術能夠在人事檔案信息化管理系統內，通過結合實際的要求，建立相應的信任根與信任鏈構。如此一來，能夠立足整個系統，針對檔案管理相關的軟件，實施全面實時監控，及時發現軟件運行異常，避免病毒通過軟件威脅檔案安全。不僅如此，還可以基于不同軟件的功能重要性，設置不同的運行可信權限，避免被一些非法軟件、不明軟件攻擊，從而有效保護人事檔案的安全。三是為有效解決人事檔案信息資料損壞丟失問題，可以運用數據備份技術，在錄入相關資料信息后，會自動在云端完成備份。在遇到一些不可抗力的自然災害時，如停電或地震，那么遺失的檔案數據資料能夠通過備份安全找回，即使原本存儲在系統中的檔案資料已經破損，也能夠通過備份進行恢復，從而有效保障人事資料的安全性。另一方面，為了保障一些機密資料的安全性，還可以采用標簽水印技術。這種技術能夠對檔案信息進行定位，即使檔案數據信息被竊取，也能夠及時通過水印，通過追蹤檔案信息，及時找回檔案。除此之外，還可以對人事檔案信息資料進行加密處理，即使檔案信息資料泄露，不法分子也無法直接讀取檔案資料機密信息，還可以在檔案資料中設置定時自毀程序，從而避免檔案資料泄露，有效保障人事檔案資料的安全。

（四）建立統一的信息化技術運用標準。人事檔案資料本身內容比較繁雜，檔案資料形式也比較多變，除了文字資料以外，還包括一些圖片以及音視頻資料等。針對這些復雜多變的人事檔案資料管理，實施難度較大，不利于整體檔案管理效率的提升。當運用信息技術對這些檔案信息資料進行數字化轉化時，由于檔案資料形式多變，因此為保障整體檔案信息化管理的規范統一性，需要加強對所有檔案的規范化和標準化要求。并且針對各種各樣人事檔案資料的規范化轉化，需要嚴格遵循《紙質檔案數字化規范》（DA/T31-2017）的要求。在此基礎上，還應根據實際情況，對檔案進行分類整理。在制訂相應規范標準后，還應結合實際管理的需要，做好數字化處理細節的落實。除此之外，在運用信息化技術對人事檔案進行管理時，不能忽略存儲工作的重要性，根據實際需求，科學選擇存儲載體，確保檔案信息存儲的安全性，如可以利用硬盤進行存儲。另外，也可以利用網盤進行備份，能夠有效保障人事檔案存儲的規范性，為后續人事檔案應用提供便利。

（五）人事檔案信息化管理工作實踐流程要點。人事檔案信息化管理工作實踐流程如圖2所示，表現為：第一步，設置權限，為了保障人事檔案信息化管理的安全性和可靠性，需要設置人事檔案管理人員的權限，采用數據加密技術、CA技術等，對相應管理人員進行身份驗證，不具備相應權限者，無法獲取相關檔案信息，從而避免人事檔案信息被篡改、入侵等現象。第二步，統一人事檔案入口，采用布局電子數據文件、條碼技術以及圖像技術等，對不同路徑、不同類型的人事檔案數據信息實施標準化打包，同時把人事檔案轉變成統一的入口文件，在數據庫中進行儲存，并做好備份，保證所有人事檔案數據信息的安全性、全面性以及可追溯性，即便出現信息檔案丟失的情況，也能夠通過備份找回。第三步，對信息檔案文件進行統一管理，統一格式的人事檔案數據文件，能夠為人事檔案的注冊、備案、轉移、接收、儲存、查詢、銷毀以及識別等提供便利，人事檔案管理工作人員能夠快速查找到所需的人事檔案信息。第四步，功能拓展實踐，加載新業務，人事檔案信息化管理工作具有加載標準化文件管理服務的功能，能夠通過拓展接口對新類別的人事檔案文件進行管理，提高人事檔案信息化管理的效率和質量。

圖2 人事檔案信息化管理工作實踐流程圖

四、結語

綜上所述，在人事檔案管理過程中，加強信息技術的運用非常重要，不僅簡化了相關工作流程，提高了整體工作效率，還具有較強的安全性。因此必須重視信息化技術的運用，認識到檔案管理工作在信息化技術運用方面存在的問題，并提出一些針對性的應對策略，促使信息化技術實現有效運用，為相關檔案管理工作的開展助力，推動該行業領域長遠穩定發展。