淺談基于合同管理的企業(yè)合規(guī)管理機制

金 鑫 大慶油田有限責任公司第八采油廠

一、加強合同管理是企業(yè)提升合規(guī)管理水平的重要內容

合規(guī)，即使公司經(jīng)營活動與法律、管治及內部規(guī)則保持一致。企業(yè)合規(guī)管理相對于法律風險管理，不僅在內涵外延、風險識別內容上更為落地，其工作的基本流程也更為細致、明確，更便于企業(yè)操作并能夠為企業(yè)帶來實質性變化。不僅適用于央企，對其他的國有企業(yè)和民營企業(yè)同樣行之有效。合規(guī)管理，是指企業(yè)通過制定合規(guī)政策，按照外部法規(guī)的要求統(tǒng)一制定并持續(xù)修改內部規(guī)范，監(jiān)督內部規(guī)范的執(zhí)行，以實現(xiàn)增強內部控制，對違規(guī)行為進行持續(xù)監(jiān)測、識別、預警、防范、控制、化解合規(guī)風險的一整套管理活動和機制。合規(guī)管理，與業(yè)務管理、財務管理并稱企業(yè)管理的三大支柱，是風險管理的一個關鍵環(huán)節(jié)。2021年10月17日，國務院國資委發(fā)布《關于進一步深化法治央企建設的意見》，明確提出國企改革三年行動和著力健全合規(guī)管理體系，不斷深化治理完善、經(jīng)營合規(guī)、管理規(guī)范、守法誠信的法制企業(yè)建設。這使合規(guī)管理成為了企業(yè)的內在需求。而合同管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的重要依據(jù)，是企業(yè)經(jīng)營管理中必不可少的一部分，直接關系到企業(yè)的收支，是企業(yè)利潤的載體，提升企業(yè)的合同管理水平，不僅是企業(yè)合規(guī)管理的重要組成部分，也是企業(yè)合規(guī)運營、高質量發(fā)展的有力保障。

二、企業(yè)合同管理的突出問題

隨著國有企業(yè)深化改革的推進，推進合同管理規(guī)范化、精細化，為企業(yè)合規(guī)運營、高質量發(fā)展提供了有力的保障，合同管理得到了更多的重視和投入，但是一些問題也逐漸凸顯出來，成為企業(yè)管理的“頑疾”，必須引起所有管理人員的高度重視。

(一)合同審查監(jiān)管不到位

合同審查需要經(jīng)過部門初審、財務審查、計劃審查、法務審查等環(huán)節(jié)，個別單位領導和業(yè)務人員存在 “重業(yè)務、輕合同”的思想，任務合同管理是屬于法務管理部門的職責，法律風險意識淡薄，而合同中涉及到具體的業(yè)務及相關專業(yè)知識以及財務信息和計劃信息，法務部門又無法完全掌握，這樣不僅給法務部門的合同管理工作帶來了巨大的負荷，同時也大大降低了合同的合規(guī)管理水平。

(二)事后合同問題依然存在

事后合同一直是合同風險防控的重點領域，是指在項目實施前未簽訂而在履行過程中或履行完畢后簽訂的合同，分為顯性事后合同和隱性事后合同。簽訂時間晚于合同履行時間則為顯性事后合同，一般在日常工作中比較容易發(fā)現(xiàn)，較容易管控。隱性事后合同的實際合同履行期限與簽訂的合同履行期限往往不一致，由于其隱蔽性較強，合同管理部門日常審批過程中較難認定，但其可能導致的法律風險卻不容忽視。不僅將導致項目監(jiān)管環(huán)節(jié)缺失和企業(yè)風險管理失效，還會帶來極大的交易風險。主要原因：一是合同承辦部門工作缺乏前瞻性，統(tǒng)籌性不強，導致預留簽訂時間不足。二是個別單位仍然存在領導重視程度不夠、制度理解不到位、個別業(yè)務人員風險意識淡薄的問題。三是個別承辦人員責任心不強、合同承辦質量不高，出現(xiàn)合同文本質量差反復退審、不及時跟蹤合同進展、合同審查審批超時等情況，從而影響合同簽訂時效，增加了事后合同的發(fā)生幾率。四是個別單位還存在著合同人員換崗頻繁問題，導致人員接替過程中的適應期間業(yè)務風險增大。分析以上事后合同成因，核心還是責任心不強、履行責任不到位的問題，事實上，主觀原因造成的事后合同是完全可防可控并可以避免的。

(三)合同履行出現(xiàn)異常情況

合同履行監(jiān)管不到位，合同交底制度沒有得到有效落實，合同履行負責人的作用沒有充分發(fā)揮，導致合同履行異常。主要表現(xiàn)為：一是個別單位領導和業(yè)務人員存在“重合同簽訂、輕合同履行”思想，工作統(tǒng)籌性不強，過程管理不到位，未能及時掌握工作進度，導致合同履行異常。二是合同交底制度執(zhí)行不徹底。施工項目嚴格進行了工程交底，但對于部分工程檢測、監(jiān)理等建設工程輔助項目，合同承辦人員對風險預估不足，將合同簽訂情況表發(fā)送給項目經(jīng)理，視作合同交底，由項目經(jīng)理在項目施工過程中給檢測單位隨時下達任務委托，未及時簽署相關交底單據(jù)，容易造成責任推諉。三是未及時妥善處理履行異常的合同。承辦單位未能及時發(fā)現(xiàn)合同履行異常狀況或發(fā)現(xiàn)異常情況后未能及時變更合同，形成違約風險隱患。四是部分合同未按約定結算，存在逾期結算合同款、拖欠民營企業(yè)、中小企業(yè)合同款情形問題，容易造成經(jīng)濟糾紛，影響企業(yè)的社會形象。

(四)制度相對于企業(yè)的發(fā)展有所滯后，不利于合同的簽訂

合同的簽訂需要符合國家法律法規(guī)和企業(yè)相關的各種規(guī)章制度，隨著《中國人民共和國民法典》的頒布，原有的企業(yè)的管理辦法和規(guī)章制度沒有及時地進行更新和解讀，已無法滿足企業(yè)目前的發(fā)展需求，導致合同管理人員每天都要面對繁重的咨詢工作，處理各種企業(yè)的規(guī)章制度無法含括的“特殊問題”，這種游離在制度之外的“特殊問題”就成了企業(yè)合規(guī)管理的一大漏洞。

三、強化合同管理，完善企業(yè)合規(guī)運行機制

(一)全面強化領導及管理人員合規(guī)管理意識，從思想上對合同管理重視起來

將合同管理與領導的履職能力掛鉤，讓合同管理的合規(guī)運行從領導開始重視起來，在意識上形成從上到下的統(tǒng)一。合同管理是關鍵把控環(huán)節(jié)，并不是一味地否定和拒絕，而是依法修正完善，是善意的警示和規(guī)范，是對企業(yè)利益、誠信度和管理人員生命的呵護。嚴格合同履行不僅僅是一項具體業(yè)務的實施過程，而是對踐行崗位責任的體現(xiàn)，也是對職業(yè)道德修養(yǎng)的見證。保持管理人員的相對穩(wěn)定，如遇極特殊情況出現(xiàn)人員變動，要提前做好接續(xù)人員的培訓，保證對接人員具備上崗條件要求。同時，強化制度宣貫和人員培訓，適時開展合同管理相關制度宣貫及實務培訓，確保制度落實到位、理解到位、執(zhí)行到位，進一步提升合同管理人員的敬業(yè)精神、認知能力、風險防范意識和業(yè)務能力，消除合同只是業(yè)務人員崗位職責的思想誤區(qū)，整體提升員工的合規(guī)管理意識，讓合同管理工作高質量運行。

(二)將合規(guī)管控融入進合同業(yè)務環(huán)節(jié)

合規(guī)管理和業(yè)務管理不是兩件事兒，要真正落實“管業(yè)務必須管合規(guī)”的理念，切實讓合規(guī)管理融入到合同管理的每一個環(huán)節(jié)。做好合同業(yè)務統(tǒng)籌和規(guī)劃工作，進一步規(guī)范合同管理的科學運作，加強項目的事前論證，從根本上杜絕事后合同的發(fā)生。強化簽訂過程的時效管理，進一步保證合同管理提質增效。著力提升合同申報質量，減少合同審批退回次數(shù)，促進合同一次通過率穩(wěn)步提高；要求承辦人員加強合同跟蹤催辦，退回的合同應在1個工作日內及時落實修改，并積極通過即時通、電話、登門請示等多種形式溝通催辦，提高合同審批簽訂時效。同時，定期查看審批時間過長的合同，要求相關承辦部門對超時情況進行跟蹤說明，并提出整改意見。加強溝通與配合，從整體運行的角度看待問題，關聯(lián)性項目要相互掌握實施進度，做好項目承接。例如，設計、環(huán)評、安評、基建、土地等部門應理順中間環(huán)節(jié)，相互溝通配合，輔助性項目要先于主體工程簽訂合同，確保項目合規(guī)運作、順利實施。同時，科學統(tǒng)籌、提前規(guī)劃、規(guī)范運作，加強項目的事前論證，保證事前簽約，降低交易風險。專業(yè)管理部門應實行歸口管理，對于同類項目優(yōu)先采取項目批量談判、合并招標、合同捆綁簽訂等方式，提高合同簽訂效率，讓合同審批的每一個環(huán)節(jié)都將自身的責任肩負起來，明晰權責，加大問責力度，充分實現(xiàn)合規(guī)效能，使合同管理工作高效有序地運行。

(三)強化監(jiān)管力度，規(guī)范合同履行負責人的責任

每一個合同都約定唯一一個合同履行負責人，負責合同的履行責任，在合同簽訂之后需合同承辦人及時與合同履行負責人進行合同交底工作，強調合同的相關責任及法律風險，并形成書面文件。在合同履行過程中如果出現(xiàn)問題影響合同的繼續(xù)履行時，合同履行負責人需及時地進行溝通、協(xié)調，實時推進合同的履行，同時對于出現(xiàn)的無法協(xié)調的問題需要及時提出《合同履行異常報告》《合同履行終止確認》等，落實合同爭議處理辦法，避免因合同履行不當從而引發(fā)法律風險。同時，對于超時履行的合同，應查找未履行的原因，并針對其原因進行變更、終止、賬務處理等，及時進行清理。

(四)建立管理考評機制，進一步突出合同管理的重要性

為促進合同管理水平提升，合同管理責任落實，對于合同管理的相關制度和要求落實情況，建立相應的考評機制，實行不定期、季度檢查考核。定期擬召開一次專項會議現(xiàn)場講評執(zhí)行情況，每年年底進行年終驗收，對再發(fā)生事后合同的單位及負責人進行責任追究，為強化主要領導第一責任人職責，考核結果將在主要領導的績效指標中直接體現(xiàn)。同時，將合同管理評價情況與各單位考核結果掛鉤，把合同管理的規(guī)章制度融入到考核并量化指標，使考核結果清晰明確地反映合同管理中出現(xiàn)是問題。

(五)完善合同管理制度，建立持續(xù)上升的合同管理改進方案

合規(guī)管理，制度在先。所謂的合規(guī)管理，前提是要明確管理制度，讓企業(yè)的一切的行為都在制度的管理范圍之內。合同管理中出現(xiàn)的問題一方面反映的是管理水平的不到位，另一方面則是原有的合同管理制度已無法滿足企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀：國家法律法規(guī)已經(jīng)做出了調整，市場宏觀經(jīng)濟環(huán)境和微觀經(jīng)濟環(huán)境以及企業(yè)的自身情況均發(fā)生了變化，合同管理制度也要與時俱進地做出相應的調整，確保管理制度與市場環(huán)境和企業(yè)需求相一致。同時，積極踐行“合規(guī)管理”的原則，自學形成“紅線意識”，持續(xù)規(guī)范合同管理工作。利用PDCA原理，即：將工作分成計劃(Plan)、執(zhí)行(Do)、檢查(Check)、處理(Act)四個環(huán)節(jié)。計劃環(huán)節(jié)要預先對所要開展的項目進行預判和計劃，針對項目的開始時間、審批流程等做好先前工作，為合同簽訂預留出足夠的時間，從根本上避免事后合同；執(zhí)行環(huán)節(jié)，要嚴格按照合同管理相關的制度規(guī)定進行操作，相關的監(jiān)督崗位也要嚴格履行監(jiān)管職責，切實讓合同管理的合規(guī)運行落到實處；檢查是在每一項工作完成后，每個人對自己完成的工作進行檢查，找到工作中出現(xiàn)的風險漏洞，相應的上級部門也要對基層的工作定期進行檢查，及時指出出現(xiàn)的問題；處理環(huán)節(jié)是每個人對自己工作中發(fā)現(xiàn)的漏洞積極思考，及時補救，同時上級部門針對在檢查時發(fā)現(xiàn)的共性問題和隱形問題，及時找到解決辦法，防止在今后的工作中再次發(fā)生。定期開展合同自檢自查工作及專項檢查、合同清理工作，及時查找風險源，采取措施化解風險。在履行合規(guī)監(jiān)察制度中，把合同管理作為重點內容，加大事后合同等突出問題的考核力度，定期進行風險排查和履行檢查，使合同監(jiān)管演變成日常管理行為，自覺形成“紅線意識”，才能將合同管理工作進一步提升，才能使合規(guī)管理的理念灌輸?shù)饺粘９ぷ鞯拿恳粋€角落，不斷強化對合同的合規(guī)管理。

四、結語

合同管理是企業(yè)合規(guī)管理的重要內容，全面加強合規(guī)文化建設，努力培育合規(guī)管理文化理念不僅僅是企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展、長治久安的內在要求，也是完善企業(yè)治理，提高風險管理水平，增強企業(yè)核心競爭力，助推管理升級的基本條件。只有將合同高效地管理起來，確保合同依法合規(guī)的運行，才能夠保證企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展。因此，合同依法合規(guī)的運行制度對于企業(yè)開展經(jīng)營活動有著非常重大的意義。積極探索合同管理的合規(guī)運行，進一步完善企業(yè)管理的合規(guī)管理機制，使企業(yè)的整體管理水平。