財務共享中心與業務系統的集成應用
——以ZH集團為例

孫怡

（珠海傳媒集團有限責任公司，廣東 珠海 519000）

一、財務共享中心與業務系統集成應用的概述

（一）財務共享中心與業務系統集成應用的含義

基于財務共享中心的業務系統集成應用是指基于財務共享中心這個開放性的信息系統平臺，各項業務系統能夠通過對應的接口連通數據，由業務端按照標準的口徑推送業務流數據至財務共享中心，實現業財深度融合。基于財務發展戰略目標，需要建設業財一體化財務共享中心來提高工作效率和管理能力，通過與業務系統的集成對接，財務共享中心與業務系統的集成實現數據同步，支撐集團管控、降成本、提升服務以及決策支撐，實現財務管理轉型升級。

（二）財務共享中心與業務系統集成應用的重要性

財務共享中心的建設為企業實現業財融合發展目標，在客觀上提供了很好的契機。首先，由于財務共享中心的建設，使企業一些原下屬子公司的財務人員轉向了業務財務崗位，這在某種程度上為打破業務和財務的崗位隔閡創造了條件；其次，擅長于跨系統操作的技術大量應用，使業務和財務信息系統間的信息孤島問題得到了一定的改善，為實現業財信息共享創造了有利條件；再次，隨著共享的流程向高價值管理會計流程拓展，業務和財務數據得到了一定程度的積累，并進一步推動了數據處理能力得到了提高，為實現業財數據同步處理奠定了技術基礎；最后，在推進財務共享中心與業務系統集成應用上，財務共享系統滿足業財一體化的發展需求，業務與財務系統能有效銜接，實現業財融合；會計核算信息化程度提高，發揮財務人員價值創造力。

二、財務共享中心與業務系統集成應用存在的問題

（一）ZH集團簡介

ZH集團是市屬國有文化企業，旗下擁有報社、廣播電視臺等多家主流官方媒體品牌，業務模塊包括報紙、電視、廣播、雜志、新媒體、戶外媒體等文化產業全領域經營模塊，以“媒體+”為扭力，打造全國一流媒體集團，是國內首家全媒體國有文化傳媒集團。集團管理層希望通過共享提高業務處理的透明度和效率，通過標準的財務核算倒逼前端業務規范化，希望通過財務共享建設后，能夠為經營分析及決策提供及時有效、真實可靠的數據信息，同時財務共享中心系統能夠與業務系統進行銜接，實現相應的流程融合和數據融合，形成流程閉環。

（二）ZH集團財務共享中心與業務系統集成應用存在的具體問題

結合ZH集團調研訪談及對收集資料的研讀進行總結分析，財務共享中心與業務系統集成應用存在的主要問題是財務部門和業務部門作為兩個性質不同的部門，其管理流程有差異，考核目標也不同，導致在融合的過程中出現問題甚至矛盾。從對財務共享中心的認識、管理規范性方面、業務難點和工作效率等方面進行分析，主要有以下具體問題。

1.更換業務系統工程復雜

集團現使用的業務系統（如廣告業務系統）使用模塊有合同錄入、見報廣告、廣告排位、廣告財務管理（廣告收款平賬）等，該廣告業務系統已運行很多年，如果改用其他系統，周期較長且牽涉到數據遷移等問題，更換業務系統成為一項復雜的工程。

2.流程和管理不規范

集團還沒有建立專業化的流程和管理規范，目前是相對粗放的管理，業務與財務界限不清晰，各項主要業務流程的接口及控制風險點把握不足，如業務系統的往來單位不唯一，沒有按照統一社會信用代碼標準名稱為標準作為往來單位唯一識別字段，導致同步至財務共享中心的往來單位重復等，這就需要對業務流程進行梳理，按照標準化、流程化、一體化的思路對相似業務進行匯總歸類、統一標準，通過規范化、體系化的財務組織與流程重組，提高財務服務水平與運營效率，支撐企業發展戰略。

3.存在信息孤島問題

各下屬公司都建設了相應的業務系統，如廣告業務系統、報紙發行系統、教育培訓系統等，各系統數據各自積累，且標準不統一，沒有一個跨系統操作技術應用，業務和財務信息系統間出現信息孤島問題，數據處理能力較弱，財務共享中心能夠與現有的業務系統相融合，提高工作效率，向高價值管理會計流程拓展。

三、企業加強財務共享中心與業務系統集成應用的對策

在信息化建設過程中，業務部門和財務部門都已搭建適用于自身的管理系統，如廣告業務系統、財務系統，如推翻重建會耗費大量的人力、物力、財力，而且各部門的出發點不同，同一套管理系統無法同時滿足各部門的要求，這就需要將各部門之間的系統通過信息化技術手段進行整合，兩套系統之間的框架不同、基礎數據不同、系統流程不同、管理角度不同，如何實現兩個信息化系統之間的互聯互通、數據共享與協同合作是業財一體化財務共享中心的難題。本次財務共享中心的建設目標，就需要改善財務數據和業務數據的狀況，把財務數據與業務數據融合在一起，落地業務信息與財務信息的融合融通，實現業財信息的高度集成。

（一）業務系統實現集成對接

首先，財務共享中心與業務系統對接是采用中間表傳輸的方式，財務數據庫與業務數據庫通過聯機或者定義一個中間表進行數據傳輸，把需要傳遞的數據都放置在中間表中進行交換，這種方式能夠保證兩個數據庫不受彼此干擾而較為安全。集團將業務系統中的客戶單位、部門、業務人員信息、輔助項目信息、收款確認等業務實現了數據對接和采集。其次，數據完成采集后，將生成財務憑證的業務數據與憑證接口建立取數關系，為憑證模板定義、科目映射定義和核算映射定義預制數據源。最后，根據定義的憑證模板把業務單據生成財務憑證。

（二）實現流程和管理規范化

為了保證業務系統操作規則的規范性，對業務流程進行梳理尤其重要，集團按照標準化、流程化、一體化的思路對相似業務進行匯總歸類、統一標準，形成各項業務流程，通過業務流程梳理，對財務管理與各項主要業務流程的接口及控制風險點的把握更加清晰，為財務業務一體化管理好到了突破口。在梳理各項業務流程的同時，為保證核算往來單位的唯一性，集團及下屬公司的合同及往來單位需要進行重構及去重處理。在往來單位的處理上，選取統一社會信用代碼標準名稱，并以社會信用代碼作為往來單位唯一識別字段。當業務系統需要新增往來單位時，集團人員根據往來單位性質在客戶名錄中做新增申請，并填寫單位名稱、社會信用代碼、開戶銀行、開戶名稱、開戶賬號、聯系人、聯系地址等信息。業務系統新增往來單位通過審批后，自動同步至財務共享中心。

下面以廣告業務系統為例實現流程和管理規范化的對策。

1.合同錄入

集團人員在廣告業務系統錄入客戶需要刊登廣告的合同信息，根據新收入準則分為五個步驟：識別客戶合同、識別履約義務、確定交易價格、分攤交易價格、確認收入。因實刊日期未發布，第五步收入尚不能確認，合同數據不需要同步至財務共享中心。業務系統的合同錄入至關重要，牽涉到后面的發票客戶信息和銀行收款單位的匹配，一定要按照發票客戶信息錄入合同，客戶編號修改為“社會信用代碼”或者開發增加“社會信用代碼”，部分沒有社會信用代碼的個人散戶，統一歸類為個人大類號碼，保證財務系統往來單位的唯一性，以解決廣告業務系統錄入的往來單位不唯一，導致同步至財務共享中心的往來單位重復的問題。

2.稅務系統發票開具

客戶確認廣告合同書后，集團人員在稅務系統開具發票，觸發傳遞數據至財務共享中心的稅務管理系統，稅務管理系統根據客戶單位“社會信用代碼”作為識別碼，并建立應收賬款往來單位明細賬，系統生成憑證。

借：應收賬款-客戶A

貸：合同資產-客戶A

應交稅費-應交增值稅-銷項稅額

集團人員需要按照發票客戶信息錄入合同，開發增加“社會信用代碼”，保證財務系統往來單位的唯一性，以解決開具發票的客戶名稱不是廣告業務系統的客戶名稱時，導致“合同資產”有兩個不同的客戶名稱（一個開自開票系統，另一個來自廣告業務系統），且金額是一正一負，需要財務人員花更多的時間加以識別做相互核銷。

上線稅務管理系統前，公司僅針對銷項發票在業務系統中通過發票申請相關功能形成臺賬；上線稅務管理系統后，查驗成功的發票會自動保存下來形成臺賬，一是方便財務人員對增值稅專用發票進行批量勾選認證，提高工作效率，二是幫助財務人員在協查失聯發票時能及時追根溯源、從容應對；三是實現稅收指標總體把控。

3.銀行收款

集團人員每日獲取銀行收款信息，錄入廣告業務管理系統的“廣告財務收款”模塊，觸發傳遞數據至財務共享中心，系統生成憑證。

借：銀行存款

貸：應收賬款-客戶A（已開票）

借：銀行存款

貸：應收賬款-客戶B（因合同未錄入而未開票，需要手工生成憑證）

現實生活中，合同客戶、發票客戶和銀行付款單位確實有時候不一致，如發票客戶是開給行政事業單位，但是付款單位是“國庫支付中心”統一支付，無法通過財務共享中心的銀企直聯與稅務管理系統、中間表智能化匹配單位名稱和合同號，需要人工識別。這時候，集團人員需每日將銀行收款信息以表格形式導入或錄入至業務系統，業務人員根據業務系統收款待確認任務池中的收款信息，匹配項目、發票（收據）后，提交相關領導審批再推送至財務共享中心。財務共享中心收到收款信息后，形成資金收款單，并根據收款單中相關信息，自動確認為業務收款。

4.收入的確認

集團人員制作廣告排位后，結合客戶要求，錄入實刊日期，實現新收入準則的收入確認，觸發傳遞數據至財務共享中心，并且建立“合同資產”往來單位明細賬，需要傳遞的信息數據至財務共享中心如下：合同號、刊登日期、實刊日期、廣告內容、所屬部門、刊物、實際應收金額、合同公司名稱、合同備注、廣告類型、指定結算方式、行業類別、標準金額。系統生成憑證。

借：合同資產-客戶A

貸：主營業務收入-媒體刊播收入-廣告收入

-專題收入

實刊日期影響收入的確認，財務共享中心需要監控實刊日期還有多少未刊登，如沒有此功能，需要開發能查詢到此情況，即實刊日期（無日期）的時候還有多少金額，方便財務共享系統監控到業務系統的未刊登實時情況。為保證會計核算的統一性，集團需要對公司科目以及輔助項目進行標準化處理，同時針對各項業務流程編制了會計核算手冊，在此基礎上設立憑證模板及科目映射。在業務系統開發“收入輔助項目”同步功能。收入輔助項目信息同步為業財融合提供數據標準，為財務向經營單元及項目等及時有效地提供財務數據建立基礎。收入輔助項目信息的同步提升了信息傳遞速度，提高信息傳遞質量。

5.平賬（認刊合同號與發票號、收款金額三者匹配）

集團人員錄入實刊日期之后（觸發上述第四點收入確認），還需要在廣告業務系統做平賬功能，將之前的銀行收款單（含發票號）與合同號相匹配。平賬后出現以下情況：第一，如果合同錄入的客戶名稱、發票客戶一致：財務共享中心無需做往來單位匹配，即應收賬款-客戶A、合同資產-客戶A自動核銷完畢。第二，如果合同錄入的客戶名稱與發票客戶不一致：即應收賬款有客戶A和客戶A1一正一負，合同資產有客戶A和客戶A1一正一負（客戶A來自開票信息，客戶A1來自廣告業務系統），財務人員需要額外加以識別，做相互的核銷分錄。廣告業務系統合同錄入的客戶名稱與發票客戶需要一樣，如不一樣，合同錄入的客戶名稱與發票客戶不一致，導致財務人員需要花更多的時間來做相互的核銷分錄。

四、結束語

通過梳理上述業務標準、流程標準、核算標準，實現財務數據標準化、財務核算智能化、財務信息采集自動化，提升財務數據質量和傳遞效率，挖掘財務數據價值，實現財務管理的數字化轉型，支持公司的戰略發展，最終達到內控提升、效率提升、服務提升的建設目標。第一，強管控。通過加強核算、資金、稅務等，完善合規流程，實現主要控制線上運行，強化運營風險控制。第二，業財融合。進行業務流程重組，財務人員將觸角延伸至業務層面，更加了解公司業務運作情況，為公司領導提供多角度、全流程的精細化財務視角。第三，系統整合。作為橫向整合其他業務系統的樞紐，與業務經營系統進行集成，從財務管理角度，完成業務數據和流程向財務系統自動傳遞，從而達到及時、準確的數據采集和風險監控。