提升事業(yè)單位辦公室能效的路徑探索

文/福建省莆田市城廂區(qū)安福電子商務(wù)城管理委員會 陳萍萍

一、相關(guān)概念與理論基礎(chǔ)

（一）事業(yè)單位辦公室工作的主要特點。首先，信息的上傳下達(dá)是事業(yè)單位辦公室工作的主要特點。事業(yè)單位辦公室工作涉及內(nèi)容范圍廣泛，及時接受上級領(lǐng)導(dǎo)部門的指令并將其傳達(dá)給下級管理部門，保證信息的傳達(dá)能夠在第一時間落實到相關(guān)負(fù)責(zé)人，并做好保密工作，是辦公室確保信息傳遞時效性和真實性的重要方式。其次，事業(yè)單位辦公室工作高效開展，在事業(yè)單位正常運行過程中起著統(tǒng)籌溝通協(xié)調(diào)的重要作用，不僅需要做好事業(yè)單位正常運行時產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)信息的整理工作，還需要根據(jù)工作流程和標(biāo)準(zhǔn)來做好其他職能部門的協(xié)調(diào)工作。尤其是特殊突發(fā)事件的協(xié)調(diào)工作、發(fā)展規(guī)劃的參謀協(xié)助工作、下級部門的反饋情況等。最后，辦公室在日常工作過程中還承擔(dān)著一定的監(jiān)督管理角色。根據(jù)事業(yè)單位提前制定好的不同崗位工作流程和考核內(nèi)容，在日常工作的開展過程中，嚴(yán)格落實自身的崗位職責(zé)和使命，遵循相關(guān)的責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)，以嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實的工作作風(fēng)，做好監(jiān)督管理工作，并明確相關(guān)的負(fù)責(zé)人，以督促和提升辦公室工作效率以及其他崗位的工作質(zhì)量，是推動事業(yè)單位整體工作順利開展的法寶。

（二）創(chuàng)新辦公室的管理與組織績效關(guān)系。加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)，創(chuàng)新辦公室管理，保證辦公室各職能部門和工作人員都明確自身的崗位職責(zé)和責(zé)任權(quán)限，可以高效發(fā)揮辦公室承上啟下、統(tǒng)籌兼顧、監(jiān)督管理的作用。這樣既能嚴(yán)格落實事業(yè)單位的各項管理規(guī)章制度，實現(xiàn)資源合理配置，又能讓辦公室員工形成強(qiáng)烈的榮譽(yù)感、責(zé)任感和歸屬感，使其正確認(rèn)識個人利益與單位利益，對提升事業(yè)單位的組織績效具有重要作用。

二、辦公室管理工作現(xiàn)狀分析

（一）辦公室管理工作概況。辦公室管理工作是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中，辦公室在做好自身日常事務(wù)、會前準(zhǔn)備、會議記錄、信息整理、到訪人員登記等工作的基礎(chǔ)上，高效發(fā)揮自身的協(xié)調(diào)、溝通職能，加強(qiáng)與其他各職能部門之間的溝通力度，確保會議記錄內(nèi)容、通知、命令等上傳下達(dá)工作及時開展，并根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有的資源，根據(jù)不同職能部門的實際需求做好資源的合理配置和協(xié)調(diào)，同時要嚴(yán)格遵循辦公室管理工作的條例規(guī)定，做好保密工作與機(jī)要文檔的處理和對接。綜上所述，辦公室管理工作具有一定的綜合性和復(fù)雜性，主要分為管理、協(xié)調(diào)和監(jiān)督三大職能，是為上級領(lǐng)導(dǎo)、不同職能部門以及基層員工做好服務(wù)的樞紐部門。

（二）辦公室管理工作的主要過程。辦公室管理工作內(nèi)容復(fù)雜，主要包括公司資質(zhì)管理、文件管理、文印管理、會議管理、檔案管理等內(nèi)容。辦公室管理工作的主要過程分為兩方面：一方面，辦公室管理工作主要是根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)日常指令或者會議內(nèi)容下達(dá)的命令來做好上傳下達(dá)的工作，同時做好相關(guān)文件的文印工作和歸檔工作，以便于后期查閱，并為領(lǐng)導(dǎo)管理決策的制定提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支撐；另一方面，明確辦公室管理工作的協(xié)調(diào)職能，在遵循相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)和流程的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮自身協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方的崗位職責(zé)和權(quán)限，平衡好各方利益，協(xié)調(diào)好各方工作，處理好各種矛盾，并及時收集、匯總、反饋下級各職能部門的反饋建議到上級管理部門，從而為事業(yè)單位日常運轉(zhuǎn)提供良好的工作環(huán)境和氛圍。

（三）辦公室管理工作存在的問題與原因。事業(yè)單位辦公室管理工作內(nèi)容繁瑣，在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展以及市場經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷推進(jìn)下，事業(yè)單位辦公室管理工作的改革發(fā)展存在一定滯后性。一味沿用以往的管理模式和經(jīng)驗，使得辦公室管理職能發(fā)揮不完全，阻礙新時期事業(yè)單位業(yè)務(wù)的正常開展以及持續(xù)發(fā)展。事業(yè)單位管理人員尚未正確認(rèn)識辦公室管理工作對推動整個事業(yè)單位健康發(fā)展的作用，導(dǎo)致辦公室內(nèi)部管理制度建設(shè)尚不健全，存在新時期新業(yè)務(wù)與管理制度不匹配、不適應(yīng)的情況。如事業(yè)單位檔案管理工作的信息化程度落后于社會發(fā)展現(xiàn)狀，既會影響辦公室職能的高效發(fā)揮，不利于提高辦公室業(yè)務(wù)的開展效率，還會降低管理制度的權(quán)威性。辦公室作風(fēng)建設(shè)問題一直是事業(yè)單位改革發(fā)展的重中之重，但在實際過程中受傳統(tǒng)管理體制影響，辦公室工作人員的創(chuàng)新意識、奉獻(xiàn)精神、集體責(zé)任尚有待提高，尤其是新時期信息技術(shù)的快速發(fā)展，要求辦公室人員在開展工作過程中能夠充分利用先進(jìn)的技術(shù)和軟件，做好上傳下達(dá)工作。當(dāng)前辦公室人員的綜合素質(zhì)和責(zé)任意識不強(qiáng)，無法充分發(fā)揮辦公室工作的崗位職能和權(quán)限，工作缺乏熱情和主動性，部分辦公室人員之間以及與其他職能部門之間存在一些問題，不能正確認(rèn)識個人利益與單位整體利益之間的關(guān)系，使得辦公室業(yè)務(wù)逐漸流于形式，從而導(dǎo)致事業(yè)單位管理工作的整體效率低下。

三、創(chuàng)新管理工作提升辦公室能效的路徑

（一）完善事業(yè)單位辦公室能效管理模式。辦公室是綜合協(xié)調(diào)管理服務(wù)部門，相關(guān)人員要正確認(rèn)識辦公室管理工作的崗位職能和價值體現(xiàn)，通過完善事業(yè)單位辦公室能效管理模式，建立健全辦公室行政管理體制，明確辦公室人員的職能權(quán)限，以保證辦公室工作人員在開展正常協(xié)調(diào)、信息傳達(dá)等業(yè)務(wù)時做到有制度可循；創(chuàng)新辦公室管理工作職能和組織框架體系，實行分化管理模式，保證辦公室工作內(nèi)容具體落實到每位負(fù)責(zé)人身上，使其正確認(rèn)清自身的定位和職責(zé)使命，以身作則，做到事事有落實，件件有回音；建設(shè)完善辦公室管理工作的監(jiān)督管理制度，并制定適當(dāng)?shù)莫剳蜋C(jī)制，保證辦公室工作人員定期對其他職能部門生產(chǎn)經(jīng)營活動的開展情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，通過辦公室管理工作加強(qiáng)各職能部門之間的緊密聯(lián)系，提交監(jiān)督反饋記錄登記表，并且保證及時糾正事業(yè)單位在人力、財務(wù)等管理方面存在的漏洞和不足，保證辦公室日常事務(wù)的開展和運轉(zhuǎn)更加順暢和高效，真正做到人盡其才、物盡其用，從而提升事業(yè)單位辦公室的能效。

（二）合理配置資源。在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時代背景下，事業(yè)單位要緊跟時代發(fā)展步伐，采用動靜結(jié)合的管理方式，學(xué)習(xí)和吸納先進(jìn)企業(yè)的管理理念和模式，以保證事業(yè)單位的辦公室管理工作順利開展。辦公室管理工作的開展涉及多元化的人、財、物等資源，為高效發(fā)揮不同資源的價值優(yōu)勢，事業(yè)單位在創(chuàng)新辦公室管理工作過程中，要結(jié)合新時期市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展現(xiàn)狀，根據(jù)事業(yè)單位不同職能部門的實際需要和崗位任務(wù)，講究適當(dāng)、科學(xué)的工作方法和態(tài)度，在分清事務(wù)輕重緩急的基礎(chǔ)上，遵循先整體后局部以及大、小、先、后等管理原則，合理配置已有的企業(yè)資源。如針對以往事業(yè)單位崗位分工模糊、職能權(quán)限交叉等發(fā)展情況，細(xì)化崗位分工，做好人力資源安排工作，確保不同工作內(nèi)容都有專人負(fù)責(zé)，如檔案管理人員、會議記錄人員、對外接待人員等，同時避免出現(xiàn)崗位職能交叉的情況，保證不同崗位工作的銜接流暢，杜絕資源浪費現(xiàn)象，從而推動新時期事業(yè)單位辦公室管理工作朝著更加科學(xué)化、精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

（三）提高干部職工的工作能力。干部職工的工作能力是保證辦公室管理工作順利開展的關(guān)鍵。首先，在信息技術(shù)快速發(fā)展的新時期，干部職工要重視提高自身的工作能力，豐富自身的知識體系建設(shè)，保證在會議記錄整理、文件檔案管理以及信息上傳下達(dá)的過程中，高效發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的時效性，在降低自身工作難度和壓力的同時，做好信息的實時傳遞和檔案查詢工作。其次，定期開展辦公室工作人員的培訓(xùn)和再教育工作，增強(qiáng)干部職工的思想作風(fēng)建設(shè)，通過認(rèn)真學(xué)習(xí)《黨章》和上級文件精神，在辦公室管理工作開展過程中，嚴(yán)格遵循規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，如實、客觀地記錄和收集、反饋相關(guān)信息，克服懶惰心理和貪腐心理，時刻保持清醒的頭腦，嚴(yán)守保密紀(jì)律，不擅自做主處理重大敏感問題。最后，重點培養(yǎng)辦公室工作人員的奉獻(xiàn)精神和大局意識，引導(dǎo)員工將自身利益與事業(yè)單位的整體利益有效結(jié)合，使大家自覺維護(hù)事業(yè)單位利益，克己奉公，作風(fēng)正派，保障事業(yè)單位日常業(yè)務(wù)順利進(jìn)行。

四、結(jié)語

新時期，在創(chuàng)新事業(yè)單位管理工作過程中，要重視完善辦公室能效管理模式。建立健全辦公室業(yè)務(wù)開展的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合市場發(fā)展實際和事業(yè)單位不同職能部門需求，遵循相關(guān)的處事原則，合理配置資源，實現(xiàn)辦公室崗位分工精細(xì)化、科學(xué)化；做好事業(yè)單位干部職工的培養(yǎng)和再教育工作，不斷提高干部職工的工作能力，解放思想，增強(qiáng)辦公室工作人員的責(zé)任意識、團(tuán)隊合作意識以及榮譽(yù)感、使命感，保證事業(yè)單位辦公室管理工作的開展能夠緊跟時代發(fā)展步伐，要不斷創(chuàng)新辦公室工作方式和管理模式，促進(jìn)事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展。